RAPPORT. Dialogmøte lokaldemokrati Svelvik kommune

Transkript

1 RAPPORT Dialgmøte lkaldemkrati Svelvik kmmune INNHOLD 1. Bakgrunn, pplegg g deltakelse s Hva man øsker å ppnå med lkaldemkratiet i Svelvik s. 2 a. Innledning Anne Synnøve Hrten b. 3 spørsmål g svar s Lkaldemkratiske rdninger g erfaringer med disse s. 5 a. Oppgaveutvalg s. 5 b. Lkalutvalg s. 6 c. Gjestebud s. 6 d. Ungdmmens kmmunestyre s. 7 e. Når innbyggerne vil ne med kmmunen s. 7 f. Brgertrg s Sluttrd s Bakgrunn, pplegg g deltakelse a. Hvrfr dialgmøter Den plitiske arbeidsgruppen fr lkaldemkratiprsjektet, P1.5, arrangerer til sammen fire såkalte dialgmøter i avgrensede mråder av Ny Drammen kmmune. Første møte dekker hele nåværende Svelvik kmmune. Hensikten med disse møtene er å tilføre arbeidsgruppen kunnskap, erfaringer g synspunkter knyttet til mrådets arbeid med å invlvere innbyggerne, skape møtearenaer fr deltakelse, styrke lkalt engasjement g innsats, g stimulere utvikling på ulike mråder. Inputen fra disse g andre møteplasser skal brukes i arbeidsgruppen sitt arbeid med å fremmes frslag til hvrdan lkaldemkratiet skal utvikles g styrkes i den nye kmmunen. b. Opplegget fr møtet. Det vises til vedlagt prgram. 1

2 Hensikten med pplegget fr møtet, var å bringe fram kmmunens g innbyggernes erfaringer g synspunkter. Derfr ble histrien til lkaldemkratiprsjektet i Svelvik g de ulike rdningene/tiltakene presentert i plenum, mens diskusjnen m dette fant sted i mindre grupper. Gruppene var sammensatt på den måten at arbeidsgruppens medlemmer var frdelt på 6 brd. De sm representerte en bestemt rdninger, satt ved samme brd. Hvert brd hadde gså en referent. Arbeidsgruppens medlemmer ppsøkte ulike brd fr å få mest mulig kunnskap m de frskjellige rdningene. Samlingen ble avslutt med at en representant fra hvert brd, uttrykte gruppens viktigste frventninger til arbeidsgruppen g tilpasningen av Nye Drammen. c. Hvem sm deltk Følgende var tilstede; Det vises til vedlagt deltakerliste. Fra den plitiske arbeidsgruppen; 6 Fra plitisk ledelse i Svelvik kmmune; 3 Fra administrasjnen i Svelvik kmmune; 6 Innbyggere/representanter fr ulike rdninger; 22 Fra prsjektrådmannens stab; 4 Ttalt; Hva man ønsker å ppnå med lkaldemkratiarbeidet i Svelvik a. Innledning Anne Synnøve Hrten (hvedelementer) Viser til vedlagt presentasjn. Bakgrunn. Flere grunner til at lkaldemkratiarbeidet i Svelvik har blitt fkusert g priritert. - Utviklingen i kmmunen har i en peride vært utfrdrende pga en meget anstrengt øknmi. Var nødvendig å «snakke seg pp», bygge selvtillit g skape stlthet blant innbyggerne. Nødvendig å gjøre ting sammen. - Arbeidet med Kmmuneplanen, både samfunns- g arealdel stiller krav m invlvering, men representerte gså en mulighet til å spille på lag med lkalsamfunnet. Ne man valgte aktivt å utnytte. La vekt på å gjøre planprsessene så enkle sm mulig fr å gjøre medvirkningen lettere. - Fikk gså mye ekstern ppmerksmhet g drahjelp fra bl.a. FU-miljø, sm fattet interesse fr det arbeidet kmmunen hldt på med. Stimulerte til frsterket innsats. - Vedtaket m g frberedelsene til Nye Drammen kmmune. Viktig både fr kmmunen selv g fr den nye kmmunen å sette fkus på lkaldemkratiet. Ne sm førte til et eget lkaldemkratiprsjekt, sm vil pågå helt fram til Kmmuneplan g plitisk arbeidsfrm De viktige styringsdkumentene til kmmunen har innbyggerne både fått mulighet til å utvikle g å ta del i ppfølgingen av. Det gjelder i særlig grad kmmuneplanens samfunnsdel g kmmuneplanens handlingsdel g budsjett. Det henger nært sammen med den valgte plitiske arbeidsfrmen, hvr man i større grad fkuserer det å ta 2

3 initiativ g utfrme plitikk, enn å beslutte, iverksette g kntrllere. Selv m det selvsagt gså er en del av det plitiske årshjulet. Denne tilnærmingen gjør at man kun har 4 årlige kmmunestyremøter. Til gjengjeld deltar kmmunestyrets medlemmer på en rekke andre arenaer, sm f.eks. åpne budsjettseminar. Man har mt til å utprøve nye arbeidsfrmer fr å «frnye» demkratiet. Hva er «lkaldemkrati»? Figuren under gir en aktuell illustrasjn. Det handler m frhldet mellm de flkevalgte g innbyggerne, mellm administrasjn /tjenestene g innbyggerne, g mellm plitikk g administrasjn. Hvrdan blir innbyggernes interesser g behv ivaretatt? Hvrdan får de deltatt i utviklingen? Hvrdan blir de «hørt» i viktige saker sm vedrører dem, g hvrdan blir de infrmert? Begrepene medvirkning, invlvering, samskaping g tillit ble drøftet g understreket viktigheten av. Disse fikk gså møtedeltakerne anledning til å reflektere ver i tre krte gruppearbeider, sm det i det følgende er redegjrt fr. b. 3 spørsmål g svar. Hvedpunkter fra gruppearbeid 1. Når g/eller i frbindelse med hva bør innbyggerne invlveres? Så frt prsessen er i gang av plitikere, når det freligger alternativer, før beslutninger Innspill g alternativer må vurderes seriøst, innspill skal føre til endringer Målgrupper: Alle bør invlveres i relevante saker, alle saker nær ss er relevante Invlvering gjennm infrmasjn, bruk av media/ssiale medier Bylaben lav terskel. Gjensidighet: gi innbyggerne ppdrag, invitere til å bidra Plitikerne vil ikke bare høre, men bruke innbyggernes kmpetanse Lkaldemkratiet blir enda viktigere i ny kmmune. 3

4 Flk må delta i livet rett g slett = lkaldemkrati g invlvering Viktig å ha kanaler til rådhuset, at det ikke føles skummelt g ubehagelig å delta Invlvering på innbyggernes premisser Invlvering må følges pp, g kmmunen må ha beredskap fr å følge pp Organisering g frvaltning av frivillige ressurser er avgjørende fr likeverdig samspill Ikke bare frmelle høringer, ufrmelle møteplasser er viktig Lettere å svare på hvilke saker innbyggerne ikke skal høres på 2. Når er en kmmune rigget fr samskaping hva skal til? At det gis bekreftelse, anerkjennelse g tilbakemeldinger til innbyggerne Når samarbeidet ikke er regelstyrt, g med tilgjengelig persn i kmmunesystemet, åpen dør, rganisering av «mttak» g initiativ Når det er en åpen kultur fr frivillighet i de tradisjnelt prfesjnsbaserte kmmunale virksmhetene Når det er mindre skummelt, mer flkelig, lav terskel, åpent g tilgjengelig, tillit til innbyggerne At det er synlighet fra kmmunens side ppsøkende i lkalsamfunnet Når kmmunen er rigget digitalt, fysisk g rganisatrisk: hvem, hvr, hvrdan? Når det er tillit mellm plitikere g innbyggere, mellm innbyggere g administrasjn g mellm plitikk g administrasjn Når innbyggerne trenger kmmunen, mer enn når kmmunen trenger innbyggerne Det er lettere med rganiserte grupper i kntakten med plitikere Når samskaping er et redskap, møteplass fr innbyggere g plitikere. At samskaping betyr riktig rekruttering av innbyggere til de aktuelle frmålene 3. Hvrdan bygge tillit? Åpenhet m hva kmmunen planlegger, ikke ta avgjørelser ver hdet på flk Invlvering krever at kmmunen gir tilbakemeldinger Avtaler må følges pp. Bedre å si nei enn å ikke følge pp Likebehandling g rettferdighet Frskjell på liten g str kmmune, nærdemkratiet er ikke det samme Kmmunisere beslutninger sm går på tvers av innbyggeres innspill g frslag Tilbakemeldinger skal alltid gis, frutsigbarhet g infrmasjn Tørre å ta uppulære avgjørelser g stå ved dem begrunne hvrfr Langsiktige pririteringer Flere frmer fr tillit: individuelle g i fellesskapet Åpenhet g kmmunikasjn i alle kanaler, g å kjenne kanalene Tillit tar tid, tillit krever kntakt, åpenhet gir tillit Gde strukturer på hvem sm skal gjøre hva, frutsigbar rganisasjn Ungdm er pptatt av at ting skal skje, de er i utgangspunktet ikke interessert i plitikk. Det er resultatene de er pptatt av. Tillit pparbeides, g brytes ned 4

5 3. Lkaldemkratiske rdninger g erfaringer med disse. Under dette punktet er de ulike rdningene Svelvik har tatt i bruk presentert. Her har vi bygd på det sm ble presentert på samlinga, samt supplert med infrmasjn fra andre kilder fr å gjøre fremstillingen mest mulig kmplett. Vurderingene av styrker g svakheter/uklarheter er hentet ut fra spørsmål g svar i de ulike gruppene. a. Oppgaveutvalg Oppgaveutvalg er midlertidige, rådgivende g tematisk avgrensede utvalg. De skiller seg fra de eksisterende faste utvalgene ved at de gså har med innbyggere, g at de har sm mål å samskape løsninger på spesifikke plitikkmråder, prblemer g utfrdringer, sm er definert g avgrenset, i et mandat vedtatt av kmmunestyret. Oppgaveutvalgene i Svelvik er ikke å anse sm plitiske utvalg etter kmmunelven, men sm en metde fr medvirkning. Oppgaveutvalgene skal allikevel søke en arbeidsfrm sm er preget av åpenhet g sm bidrar til merffentlighet, g søke en balansert kjønnsmessig representasjn. Med hjemmel g begrunnelse sm gitt i ffentlighetslven kan ppgaveutvalgene vedta å lukke møtene. Flkevalgte medlemmer gis ikke ekstra gdtgjørelse fr deltagelse i Oppgaveutvalg, g innbyggere gis ikke gdtgjørelse. Oppgaveutvalget skal ha inntil 15 medlemmer; nrmalt 5 plitisk valgte representanter g 10 innbyggere/andre relevante, jf. vedtatt kmpetanseprfil. Innbyggerne til ppgaveutvalg rekrutteres gjennm annnsering. Leder g nestleder av ppgaveutvalget velges blant de plitiske deltakerne i ppgaveutvalget. Administrasjnen bistår leder i ppgaveutvalget. I Svelvik er det gjennmført tre ppgaveutvalg i 2017, g det er igangsatt t i Det planlegges ytterligere ett til i Det freligger frskningsrapprt fra følgefrskning i 2017, g er planlagt sluttevaluering av ppgaveutvalg i Styrker med rdningen; Frskningsrapprt mener rdningen har vært en suksess Får engasjert nye ressurser g tilført nye ideer En fleksibel rdning Usikkerhet med rdningen; Hvilke tema passer til ppgaveutvalg? Kan alle prblemstillinger håndteres på denne måten? Hvem bestemmer prfilen på/sammensetningen av medlemmene? Kan rdningen virke udemkratisk? Er det mer effektivt å rganisere på denne måten? Blir rdningen fullt ut akseptert av det plitiske miljøet 5

6 b. Lkalutvalg Svelvik har hatt en rdning med nærmiljøutvalg på Berger g i Nesbygda. I 2017 ble det vedtatt at denne rdningen skulle styrkes gjennm etablering av lkalutvalg. Frmålet er at de skal være en gd lkalplitisk arena, g at de skal styrke lkalt fellesskap g engasjement. Viktige prinsipper fr hvrdan lkalutvalg er rigget, er at det skal være enkelt g interessant å delta, g å påvirke/få innflytelse. En persn fra administrasjnen skal bistå det enkelte utvalg både med etableringen g tilretteleggingen av arbeidet gjennm året. Alle sm br i det aktuelle mrådet kan sitte i utvalget. På første åpne møte, velges 3 til 7 persner sm medlemmer av utvalget. En av plassene frbehldes ungdm mellm 15 g 20 år. Fr å sikre gd kntakt mt det plitiske miljø, skal det ppnevnes t plitikere til hvert lkalutvalg fra kmmunestyret eller et fast utvalg. Disse skal delt i dialgmøte med lkalutvalget t ganger årlig. Alle ver 15 år har stemmerett. Utvalgene står ganske fritt til å legge pp sitt arbeid slik de selv ønsker, g det skal være enkelt å nå fram med frslag g synspunkter til kmmunen g det plitiske miljø. Utvalgene kan selv ta initiativ g kmme med frslag, men de skal gså kunne fungere sm høringsinstans f.eks. på kmmunens årshjuldkumenter. Det er utarbeidet g vedtatt et eget reglement fr disse utvalgene. Styrker ved rdningen; Får utnyttet energien g viljen hs ildsjeler g entusiaster Kmmunen får et fast rgan å spille på lkalt Svakheter med rdningen; Nesbygda, med lengst praksis, g vil helst behlde nærmiljøutvalget. Mener det er viktig med representasjn fra andre lag g freninger, g er skeptisk til at bare ildsjelene skal drive lkallaget. Og stiller spørsmål ved m det er mer lkaldemkratisk c. Gjestebud Oppstd sm medvirkningsmetde i Svelvik i 2012, ifm arbeidet med kmmuneplanens samfunnsdel. Metden var et innspill g frsøk til hvrdan kmmunen kunne nå innbyggere sm var berørte av deler i planen, men sm det var vanskelig å nå g få tilbakemeldinger g innspill fra. Gjestebud går ut på at kmmunen kntakter såkalte gjestebudverter, sm igjen inviterer gjester til å besvare spørsmål fra kmmunen. Gjestebudvertene er uavhengige av kmmunen, sm på den måten selv ikke deltar på disse møtene. Gjestebudvertene bestemmer selv hvem de vil invitere, når de skal hlde Gjestebudet, hvr det skal hldes g hvrdan det skal gjennmføres. De får tilgang til ne materiell, men kan vege å bruke det eller ikke. 6

7 Gjestebud skal være fleksibelt g utradisjnelt i sin frm, g være et supplement til mer tradisjnelle møtefrmer g arenaer. I periden har Svelvik hatt 4-5 gjestebudsrunder, med til sammen ca. 100 gjestebud g ttalt gjester. Temaene har vært: kmmuneplanen, kmmuneplanens arealdel, helse g msrg, sentrumsutvikling g Byhuset. Styrker ved rdningen; Når/kmmer i kntakt med innbyggere sm ellers er vanskelig å invlvere. En enkel g fleksibel arbeidsfrm sm gjør det mulig å kmme i kntakt med alle. Svakheter ved rdningen; Gjestebudvertene får str innflytelse. Kan styre tilbakemeldingene gjennm valg av aktører. Hvrdan vil rdningen fungere i byer/stre beflkningsknsentrasjner? d. Ungdmmens kmmunestyre (UKS) Ungdmmens kmmunestyre (UKS) ble etablert i 2015, g består av 2 representanter fra hvert trinn på Svelvik ungdmsskle, 2 representanter fra elevrådet ved Sande vgs, 1 representant fra fritidsklubben g inntil 6 frie plasser. UKS har møte ca. 1 gang/mnd. Ungdmmens kmmunestyre har møte med Frmannskapet 4 ganger årlig - såkalte Kntaktmøter. Det er lagt til rette fr at UKS kan gi uttalelser til årshjulsdkumentene. Har ellers jbbet med enkeltsaker knyttet til skatepark, brdtennisbrd, fadderuke, arrangementer g kllektivtilbud. Administrasjnen stiller med sekretær/veileder fr UKS. Styrker ved rdninger; Får gd kntakt med ungdmmen, g dermed tilgang til aktuelle saker sm kan frmidles vider g følges pp. Sikrer plitikken en viktig lyttepst til de unge. Skaper engasjement g deltakelse blant de unge. Et viktig bidrag til samskapingen. Svakheter ved rdningen; Ungdmmen selv peker på at ting fte tar fr lang tid. De vil se løsninger mens de selv ennå er unge! e. Når innbyggerne vil ne med kmmunen I kmmunens Frivillighetsmelding uttrykkes mål m at den skal være en anerkjenner, en synliggjører, en tilrettelegger, støttespiller, partner sv. Hva innebærer så dette i praksis? Nen eksempler; Freningen Den Gde Hensikt Lyssetting av mastene på hver side av Svelviksundet Eikveiens venner vennefrening til sykehjemmet 7

8 Frivilligsentralen Frivilligbørs Alt dette er viktige tiltak sm bidrar til å skape trivsel, blyst g psitivt mdømme. Tiltakene har vært helt avhengige av frivillig innsats fr å kunne realiseres g driftes. Sentralt i arbeidet med å mbilisere disse ressursene står Frivilligsentralen. Styrker med rdningen; Genereres aktivitet sm kmmer lkalsamfunn, kmmune g enkeltpersner til gde, sm skaper trivsel, tilhørighet g verdier. Frivilligsentralen blir en viktig samarbeidspartner fr kmmunen, sm bidrar til å ambisjnene i Frivillighetsmeldinga blir til virkelighet. Ingen svakheter f. Brgertrg Svelvik kmmune ønsker å skape et attraktivt g levende sentrum, med et gdt kulturtilbud g gd kmmunal service, i Nye Drammen kmmune. Fr å kunne realisere denne intensjnen, er Brgertrg et av tiltakene. Det tradisjnelle kmmunetrget i Svelvik kmmune vil fram til 2020 gradvis utvikles til et lkalt Brgertrg i den nye kmmunen, sm skal ivareta både den plitiske plattfrmens intensjner g kmmunestyrets ambisjner. Tanken er å samle publikumsrettede tjenester sm skal være i Svelvik etter kmmunesammenslåingen, g samlkalisere dette med frivillige lag g freninger i Byhuset. Brgertrgets ansatte skal sikre innbyggere gd service g være det direkte bindeleddet mellm innbygger g kmmune, g mellm innbygger g ny kmmune. Ansatte skal ha kunnskap m kmmunen/ny kmmune, g bidra til at innbyggere får infrmasjn fra kmmunen g gi kmmunen infrmasjn fra innbyggerne. Sm et tiltak på veien til Byhuset, har man nå etablert prsjektet ByLab, freslått av ppgaveutvalget fr Svelvik, utafr dagens rådhus. ByLab vil være: Teststasjn NY møteplass mellm kmmune, innbyggere, lag/freninger g næringsliv. Rugekasse fr nye ideer g nye måter å samarbeide på. Km innm - slå av en prat, få infrmasjn, gi infrmasjn g innspill Take In ta med matpakka eller støtt lkalt næringsliv ved å kjøpe mat hs dem, spis det gjerne på ByLab`en. Styrker med tiltaket ved realisering; 8

9 Viktig knutepunkt g arena fr innbyggerne i Svelvik i nye Drammen kmmune. Viktig fr lkaldemkratiet Viktig fr næringsliv g frtsatt verdiskaping Ingen svakheter 4. Sluttrd Svelvik kmmune ved Anne Synnøve Hrten, hadde lagt til rette fr et veldig gdt dialgmøte, med gd deltakelse, gd regi g fltte rienteringer. Sm denne rapprten viser, fikk den plitiske arbeidsgruppen fr Lkaldemkratiprsjektet med seg mye nyttig infrmasjn g mange spennende innspill. Arbeidsgruppen har lagt pp til en rekke infrmasjns- g dialgmøter med ulike miljøer fr å skaffe frem et best mulig, g felles erfaringsgrunnlag knyttet medvirkning, engasjement, utvikling g demkrati i kmmunesektren i Nrge g litt i Danmark. Dette fr å ha et best mulig grunnlag å vurdere ut i fra når de skal utvikle g fremme sin anbefaling til hvrdan lkaldemkratiet skal tas vare på g videreutvikles i nye Drammen kmmune. Fra alle disse møteplassene vil det bli lagd rapprter, sm skal tjene følgende frmål; a. Gi hele arbeidsgruppen en versiktlig g etterrettelig tilbakemelding, egnet til bruk i det videre arbeid. Det er kun erfaringer, vurderinger g innspill fra deltakerne sm frmidles. b. Gi de sm har medvirket, kunnskap m det sm arbeidsgruppen tar med seg fra møtet til den videre prsessen. c. Gi andre interesserte (administrasjn, plitikere, brukere g innbygger) mulighet fr innsyn i de prsesser sm pågår. På bakgrunn av disse rapprtene vil det bli utarbeidet en sluttrapprt, sm samler pp hele kunnskaps- g erfaringstilfanget, g hvr det gså vil gjøres vurderinger g analyser ut fra dette materialet. Denne skal alle invlverte gså få tilgang til, g gjøres ffentlig tilgjengelig Kjell Ove Jhansen rådgiver 9