MANDAT FOR FAGGRUPPE: T1 EIGEDOM OG EIGEDOMSFORVALTING

Transkript

1 Faggruppe: Eigedm g eigedmsfrvaltning Mandatet er gitt av: Prsjektleiar i nye Ålesund Versjn dat: Overrdna styringsdkument «Slik bygger vi nye Ålesund» g dkumentet «Felles føringar fr alle delprsjekt i nye Ålesund» ligg til grunn fr faggruppa. MANDAT FOR FAGGRUPPE: T1 EIGEDOM OG EIGEDOMSFORVALTING 1.1 Bakgrunn fr denne faggruppa Kmmunale eigedmmar, areal g bygg, i kmmunane sm dannar nye Ålesund, vil utgjere ein vesentleg del av verdiane g msetninga i den nye kmmunen. Den nye kmmunen må finne dei beste felles løysningane fr drift, frvaltning, ivaretaking g utvikling av eigedmsverdiane. Den kmmunale eigedmsmassen g -frvaltninga er mangfaldig, g vil variere frå kmmune til kmmune. Det gjer det venteleg mellm kmmunane i nye Ålesund gså. I følgje intensjnsavtalen skal den nye kmmunen ha ei frsvarleg øknmistyring g et gdt øknmisk handlingsrm, vere effektiv g mstillingsdyktig, g har fkus på ressursptimalisering. Verdibevarende eiendmsfrvaltning vert ein viktig faktr fr å nå dette, herunder behvet fr å redusere vedlikehaldsetterslep. 1.2 Oppdragsmtale Det er behv fr å få ei versikt ver eigedmsmassen g -frvaltninga i kmmunane i nye Ålesund i dag, før arbeidet med harmnisering, samrdning g utvikling av fagmrådet tek til. Resultata av kartlegginga vil vere eit viktig kunnskapsgrunnlag fr vidare arbeid i faggruppa. Faggruppa mfattar: Kmmunal eigedm: Kmmunalt eigde frmålsbygg til dømes skular, barnehagar g msrgssenter sv. Andre kmmunalt eigde bygg sm kmmunale næringsbygg g kmmunale bustader. Kmmunalt eigde areal sm til dømes tmter m.v., jamfør kmmunale arealplanar. Kmmunal eigedmsfrvaltning sm gjerne har både ein perativ funksjn g ein strategisk funksjn sm skal ivareta nverande g framtidige behv. Oppdraget til faggruppa er å kartlegge eigedmsfeltet i dei fem kmmunane g freslå vidare prsjekt: Faggruppa skal utarbeide eit kunnskapsgrunnlag. Dette skal vere ei tilstrekkeleg kartlegging av fagmrådet fr å få versikt, status, g ein felles ståstad fr utfrdringar Faggruppa skal deretter utarbeide eit grunnlagsdkument. Dette skal freslå vidare prsjektarbeid fr harmnisering, samrdning g utvikling av fagmrådet, herunder verrdna satsingsmråde fr nye Ålesund innan fagmrådet, priritering av tiltak g framdriftsplan. Etter gdkjenning frå prsjektleiar, skal faggruppa iverksetje gjennmføringa i hht. kmande priritert plan. Nye Ålesund faggruppe T1 Eigedm g eigedmsfrvaltning mandat

2 1.3 Mål Effektmål Den nye kmmunen skal ha dei beste felles løysningane fr drift, frvaltning, ivaretaking g utvikling av eigedmsmassen i nye Ålesund. Kmmunen skal ha ei effektiv, frsvarleg styring med verdibevarende eiendmsfrvaltning g plan fr å redusere vedlikehaldsetterslepet Resultatmål Det er definert følgjande knkrete resultatmål/ppdrag fr faggruppa: 1. Utarbeide eit kartleggingsdkument sm gir tilstrekkeleg versikt ver g vurdere eigedm g eigedmsfrvaltning i dei fem kmmunane: a. Kartlegge eksisterande kmmunalt eigde eigedmar g areal, lkalisering g mfang av bygningsmasse g tenester. b. Vurdere tilstand/standard g evt. etterslep sett pp mt nøkkeltall fr drift g vedlikehald. c. Gjere greie fr dagens planar inkl. budsjett, g dagens mål g satsingsmråde inkl. pririteringar i kvar av kmmunane. d. Kartlegge eksterne avtaler (inkl. innleige/utleige/feste). Kartlegge grensesnittet mt marknaden (FDVU-tenester g leveransar) e. Verdifastsetje eigedmsmassen (frsikringsverdi). f. Kartlegge dagens lkale frskrifter g interne reglementer/vedtekter, avtaler med eksterne samarbeidspartnarar g avtaler med eksterne leverandører av varer g tenester. g. Kartlegge g vurdere dagens (digitale) verktøy g styringssystem innan eiendmsfrvaltning (FDVU, Prsjekt, internkntrll) h. Gjere greie fr FDVU-tenester g leveransar intern vs. eksternt (rådgjeving/handverkar/reinhald/ beredskap) i. Innhente nødvendige nøkkeltal g statistikk, slik sm blant annet flkeframskrivingar, KOSTRA-tal, dekkingsgrad, g nrmtal/øknmiske nøkkeltal. j. Gjere krt greie fr rganisering g bemanning av fagfeltet i dei fem kmmunane, med utgangspunkt i det sm allereie er kartlagt i A10 g A1. Pkt. a, b g c må ha høgste priritet frdi det heng saman med øknmiplanarbeidet i nye Ålesund sm startar tidleg Elles må gruppa priritere ut frå kva ein definerer sm viktigast å vere på plass før Kunnskapsgrunnlaget (1) vil gjere ss i stand til å fastsette nærare kva grunnlagsdkumentet (2) skal innehalde. Etter at faggruppa har levert kunnskapsgrunnlaget til prsjekteiar, kan punkta i punkt 2 nedanfr bli endra. Punkt 2 er eit utgangspunkt fr eit grunnlagsdkument: Nye Ålesund faggruppe T1 Eigedm g eigedmsfrvaltning mandat

3 2. Med bakgrunn i kartlegginga, utarbeide grunnlagsdkument med frslag/skisse til det vidare prsjektarbeidet med priritering: Freslå krleis vi skal fastsette ein einskapleg standard fr ulike bygningskategriar. Freslå plan fr å etablere felles digital løysing fr FDVU g prsjektstyring i eigedmsfrvaltning. Skissere kva der er fr øvrig er behv fr å samrdne, harmnisere av IKT-system, rutiner, prsedyrer, standarder, lkale frskrifter g regelverk, leigefrhld, eksterne avtaler sv. Få fram målsettingar g tilrettelegging fr nybygg g rehabilitering knytt til mellm anna digitalisering, smart city-tenking, miljømsyn g øknmi. Freslå kva samrdning g tiltak sm bør iverksetjast før 2020, g kva kan ha eit lengre tidsperspektiv Freslå kva sm bør vere verrdna satsingsmråde, mål g strategiar fr eigedmsfrvaltninga g utviklinga i nye Ålesund (denne beslutninga vil ligge til kmande leiar g rådmann) 1.4 Organisering g ansvar Faggruppa består av: Haram kmmune: Kjell Sindre Jhansen Sandøy kmmune: Gerhard Strand Fitje (vara Håvard Harneshaug) Skdje kmmune: Øystein Eltvik Ørskg kmmune: Mrten Slth-Fjrdside Ålesund kmmune: Bjørnar Helland g Birger M. Hjelle Nye Ålesund kmmune: Bistår med administrativ tilretteleggar. Tillitsvald-representant: Vert invitert til fasen med grunnlagsdkument. Evt. HVO-representant vert vurdert etter kartleggingsfasen. Leiar av faggruppa er: Bjørnar Helland Faggruppa må tidleg vurdere kva ressursar sm må til fr å kme i mål med det naudsynte innan fristen. Bruk av persnellressursar i prsjektet gjerast i samråd med prsjektleiar/rådmenn. Kjøp av eksterne tenester fr å kme i mål må avklarast med prsjektleiar. Det er avklart at det blir nytta ekstern rådgjevar i kartleggingsfasen pkt. a-c. Eventuelle underliggande arbeidsgrupper kan pprettast etter avtale med prsjektleiar. 1.5 Rapprtering Rapprtering skal skje i styringslinjene til prsjektrganisasjn fr nye Ålesund kmmune. Prsjektet rapprterer undervegs til prsjektleiar etter avtale. 1.6 Framdriftsplan 1. Kartleggingsfase (kunnskapsgrunnlag): smmar/haust Utarbeide grunnlagsdkument: vinter 2018/ Gjennmføre identifiserte/pririterte tiltak sm må vere på plass før ny kmmune Øvrige tiltak i grunnlagsdkumentet: Etter Grunnlagsdkumentet skal kme med nærare frslag til priritering. Dette vil gjere prsjektleiar betre i stand til å fastsette nærare innhald g vidare framdrift fr faggruppa. Prsjektleiar vil truleg ppdatere mandatet g framdriftsplan på eit seinare tidspunkt. Nye Ålesund faggruppe T1 Eigedm g eigedmsfrvaltning mandat

4 1.7 Avhengigheit til andre delprsjekt Viktige avhengigheiter til, verlapp eller krdinering med andre delprsjekt: A3 Planstrategi g plansamrdning fr versikt ver planar innan fagfeltet g kmande kmmuneplan med samfunnsdel. A4 IKT g digitalisering fr å skissere krleis kan ressursane innan fagfeltet utnyttast betre, synergiar g utviklingsmråde. A4 har mandat til samrdne arbeidet med IKT g digitalisering fr alle fagmråde. A6 øknmi fr investeringsplan fr den nye kmmunen A7 Innkjøp fr frnying av innkjøpsavtaler A8 Matrikkel, kart g ppmåling fr faktapplysningar m kart g matrikkel m.v. A10 administrativ rganisering fr versikt ver rganisering innan fagfeltet, g kmande rganisering. Framtidig eigarskapsmdell fr kmmunale eigedmmar skal vurderast i A10, herunder skatte- g avgiftsmessige frhld g rganisasjnsplan fr valgt eigarskapsmdell. Faggruppa må her kme med innspel til A10 Administrativ rganisering. A1 Persnal g mstilling fr versikt ver stillingar g kmande kartlegging av arbeidsppgåver. A1 har eigen framdriftsplan fr dette. Fleire fagmråde i kmmunal sektr har naturleg grensesnitt eller er avhengige av faggruppe fr eigedm eigedmsfrvaltning fr bygg g anlegg g vedlikehaldsbehv. til dømes ppvekstmrådet, kulturmrådet, helse g msrg, veg/anlegg/park. Dette må vi kme tilbake til når aktuelle prsjekt er ppretta. T.. Det vert ppretta ei eiga faggruppe sm skal sjå på det bustadssiale utfrdringsbilde inn i den nye kmmunen. Denne gruppa har gså grensesnitt til faggruppe eigedm g eigedmsfrvaltning. (Kvar den bustadssiale faggruppa skal rapprtere, vert klart når verrdna rganisasjnsstruktur er vedteke.) Målet er at nye Ålesund skal ha etablert rganisering g system fr kmmunen sitt bustadssiale arbeid, sm bygger pp under målet m at velferdstenestene i den nye kmmunen er trygge, verknadsfulle g likeverdige, rganisert nær der flk bur, g bidrar til aktive brukarar. 1.8 Prsjektplan g risik- g sårbarheitsanalyse Faggruppa bør utarbeide ein prsjektplan fr krleis de vil løyse mandatet, herunder framdriftsplan. Prsjektplan er nærare grunnlag fr avklaring av priritering, budsjettbehv g bruk av persnellressursar i prsjektet. Gruppa skal gjennmføre ei risik- g sårbarheitsanalyse fr prsjektarbeidet, mal fr dette ligg i prsjektprtalen. 1.9 Øknmisk ramme Det er avklart med prsjektleiar at nye Ålesund dekker kstnader fr bruk av ekstern rådgivar i kartleggingsarbeidet, jf. pkt pkt. 1. Leiar av faggruppa legg fram fr prsjektleiar innstilling til tilbd før kntaktssignering med ekstern rådgjevar. Det er avklart at nye Ålesund stiller til rådigheit ressurs sm administrativ tilretteleggar (pp til 50 %). Nye Ålesund faggruppe T1 Eigedm g eigedmsfrvaltning mandat

5 2 Relevante lenker g referansar Lver g frskrifter: Plan- g bygningslven Nrsk standard Byggteknisk frskrift Lv m ffentlige anskaffelser Frskrift m ffentlige anskaffelser Frskrift m brannfrebygging Lv m tilsyn med elektriske anlegg g elektrisk utstyr Arbeidstilsynets frskrifter/regelverk Byggherrefrskriften Frskrift m miljørettet helsevern i barnehager g skler m.m Kmmunale planar g vedtak i kvar kmmune (vil variere mellm kmmunane): Kmmuneplan Eigarskapsmelding Fagmrådeplanar, eksempelvis skulebruksplan g blig fr velferd Øknmiplan (investering g drift) Kartleggingar g rapprtar i nye Ålesund: Kartlegging av administrativ rganisering g struktur jan Nye Ålesund faggruppe T1 Eigedm g eigedmsfrvaltning mandat