Doknr/versjonsnr: 1.1 Opprettet dato: Endret dato:

Transkript

1 Dokumntir: Sksjon for dokumntasjons- Godkjnt av: Lars Eirik Vorland og informasjonsforvaltning Doknr/vrsjonsnr: 1.1 Opprttt dato: Endrt dato: Formål: Formålt md rutinn r å få n nhtlig organisring og dokumntring av kandidatmappr og mappr for frmstilling til doktorgradsprøvn vd HiOA i hnhold til gjldnd rglvrk. Tidspunkt/rglmssight for utførls: Rutinn følgs (av saksbhandlr) fortløpnd vd saksbhandling av stipndiatsakr og frmstilling til doktorgradsprøvn. S også: Forvaltningslovn Offntlglova Arkivlovn Univrsitts- og høyskollovn Rutinr for FS Hva skal dokumntrs: Ndnfor følgr n ovrsikt ovr hvilk dokumntr innnfor ph.d./doktorgradsprogram som skal lagrs i HiOAs saksbhandlingssystm og hvordan d skal organisrs: 1. Søknad om opptak Søknadr om opptak til ph.d-program lags som n gn samlsak pr program. Sakn skal klassrs ttr arkivkod 621. Søknadn unntas offntlight 26.4 og påførs tilgangsgrupp Forskningssakr. 2. Kandidatmappr Kandidatmapp opprtts i tilknytning til dt fakulttt/sntrt dr kandidatn har fått opptak til ph.d-programmt. Prsonr ansatt som stipndiatr vd HiOA vil ha båd n kandidatmapp og n prsonalmapp, mns kstrnfinansirt ph.dkandidatr bar vil ha n kandidatmapp. Drsom gn ansatt følgr t doktorgradsforløp vd andr institusjonr, dokumntrs dt i prsonalmappn. 1

2 Sid 2 av 6 på sakn: All kandidatmappr skal ha tittln Kandidatmapp ph.d Ettrnavn Fornavn Mllomnavn. Kandidatn knytts til som Kontakt på sakn. Saks/mappansvarlig Fakultt/sntr v/ sksjonssjf studiadministrasjon og intrnasjonalisring llr sntrldr /sksjonssjf FoU/. Kassasjon/bvaring Dt nklt innholdt i kandidatmappn skal kassrs ttr 25 år. Dt som skal kassrs r løpnd korrspondans om gjnnomføring av gradn, f.ks. av studiprogrsjon, prmisjonr, vildning. 3. Frmstilling til doktorgradsprøvn Når kandidatn lvrr sin avhandling til bdømmls opprtts dt mapp Frmstilling til doktorgradsprøvn. Dt opprtts n mapp pr kandidat. på sakn: All mappr for frmstilling til doktorgradsprøvn skal ha tittln Frmstilling til doktorgradsprøvn ph.d Ettrnavn Fornavn Mllomnavn Saks/mappansvarlig Fakultt/sntr v/ sksjonssjf studiadministrasjon og intrnasjonalisring llr sntrldr /sksjonssjf FoU/. Skjrming/tilgangskodr Dokumntr i mappn for frmstilling til doktorgradsprøvn skal ikk skjrms, md unntak fra slv ph.d.-avhandlingn i søknadn som skal skjrms md 26.4 og innstilling fra bdømmlsskomitn. Innstillingn skal ha tilgangskod Utsatt innsyn, 5 og tilgangsgrupp Stipndiat. Når innstillingn r godkjnt av fakulttt r dn offntlig. Kassasjon/bvaring Bvars. Saksframlgg (innstillingr) som gjldr dn nklt stipndiatn og som bhandlrs av høgskolns styringsorganr, skal bvars. 4. Avhandling Ettr disputasn og drsom dn r bstått skal avhandlingr lggs inn i P360. Dt opprtts n samlsak pr år for avhandlingr i P360. Mappn og dokumntr skal ikk skjrms. Avhandlingn rgistrrs når dn offntliggjort. på sakn: All samlsakr skal ha tittln Avhandlingr ph.d. Dokumntr i mappn skal rgistrrs som notat utn. Saks/mappansvarlig Fakultt/sntr v/ sksjonssjf studiadministrasjon og intrnasjonalisring llr sntrldr /sksjonssjf FoU/. 2

3 Kassasjon/bvaring Bvars vig Sid 3 av 6 Hvordan skal sakn dokumntrs: 1. Søknadr om opptak saksbhandlr Opprttr n samlmapp for søknadr om opptak til ph.d-program. Mappn klassrs ttr arkivkod 621. Rgistrrr søknadn på samlsakn. Rgistrrr avslag på samlsakn Samlsak Søknad om opptak til ph.d-programmt i samlsak Søknad om opptak til [navn] Avslag på opptak til 24.6, Forskningssakr 24.6, Forskningssakr 2. Kandidatmappr saksbhandlr Opprttr n mapp for kandidatn. Mappn kan ha intrn tilgangsgrupp Stipndiat. Mappn klassrs ttr arkivkod 622. Fyttr søknadn om opptak fra samlsakn til kandidatmapp - Rgistrrr vdtakt som i kandidatmappn. - Signrr dokumntt kspdrr dt til digital postkass/-post - Rgistrrr all dlr av avtaln samt ndring av vildrforhold/finansiringsk ild. Mapp Kandidatmapp ph.d. i [Ettrnavn Fornavn Mllomnavn] Søknad om opptak til [navn] Vdtak om opptak til Ph.d-avtal 26.4, Forskningssakr 3

4 - Rgistrrr søknadn i kandidatmappn - Rgistrrr svart i kandidatmappn - Signrr dokumntt kspdrr dt via digital postkass/-post Rgistrrr framdriftsrapport i kandidatmappn Rgistrrr rfratt i kandidatmappn Sid 4 av 6 Søknad om prmisjon /forlngls Innvilgt/Avslått søknad om prmisjon/forlngls Framdriftsrapport Rfrat fra smøt Rgistrring i Databas om høyr utdanning skjr via uttrkk fra FS 3. Frmstilling til doktorgradsprøvn saksbhandlr Opprttr n saksmapp i P360. Mappn skal klassrs ttr arkivkod 624. Kandidatn lggs til som Kontakt på sakn. -Rgistrrr søknadn md vdlgg i Avhandlingn lggs som vdlgg til søknadn. -Dato for innlvring rgistrrs også i FS -Rgistrrr mrknadn i saksmappn -Rgistrrr frmstillingn til Doktorgradsutvalgt i saksmappn -Rgistrrr orintringn i saksmappn og kspdrr til kandidatn. -Signrr dokumntt kspdrr dt til digital postkass/-post Sak Frmstilling til doktorgradsprøvn ph.d - [Fornavn Ettrnavn] Søknad om frmstilling til doktorgradsprøvn Kandidatns mrknad til komitsammnstningn Frmstilling til og forslag til bdømmlsskomit til DGU Orintring til kandidatn om godkjnt søknad og bdømmlss-komit

5 -Rgistrrr oppnvningsbrvt i -Signrr dokumntt kspdrr dt til digital postkass/-post. -Rgistrrr innstillingn i -Rgistrrr dato og rsultat også i FS. Rgistrrr innstillingn i Drsom kandidatn har mrknadr til innstillingn rgistrrs dt som brv på sakn. -Rgistrrr innstillingn i -Sndr på godkjnning til DGU-ldrn. -Signrr dokumntt lktronisk i Public Rgistrrr godkjnning av innstillingn i -Ekspdrr dt til kandidatn på -post. -Rgistrrr tmat i saksmappn og kspdrr dn til kandidatn på -post. -Rgistrrr tma for prøvforlsningn også i FS -Rgistrrr protokolln i -Rgistrrr dato i FS Sid 5 av 6 Oppnvningsbrv til mdlmmn i bdømmlsskomitn Innstilling fra bdømmlsskomitn Ovrsndls av innstilling til kandidatn for mrknadr Ovrsndls av innstilling fra bdømmlsskomitn til DGU Godkjnning av innstilling Tma for prøvforlsning Signrt protokoll for godkjnt prøvforlsning 5 (Utsatt innsyn), Stipndiat 5 (Utsatt innsyn), Stipndiat -Rgistrrr protokolln i -Rgistrrr dato også i FS. -Rgistrrr krringn i saksmappn og kspdrr dt til avdling for Forskningog utvikling som følgr vidr opp md rktor for krring. Notat md Signrt protokoll for godkjnt disputas Krring ph.d. i 5

6 4. Avhandlingr Sid 6 av 6 saksbhandlr Opprttr n samlsak. Dt opprtts n samlsak pr programnavn. FoUsksjonsldr skal stå som ansvarlig på mappn Lggr inn avhandling i mappn. Sak Avhandligr ph.d Avhandling ph.d [Navn] 6