Retningslinjer for klart og tydelig språk i Statens vegvesen

Transkript

1 Rtningslinjr for klart og tydlig språk i Statns vgvsn vgvsn.no

2 EN KLAR TEKST Slik skrivr vi klar og tydlig tkstr: 1. Vi sørgr for at lsrn får dn informasjonn d trngr ikk mr, ikk mindr. 2. Vi startr tkstn md dn informasjonn som r viktigst for lsrn. 3. Vi gjør tkstn ovrsiktlig vd å bruk ovrskriftr, undrovrskriftr og punktlistr. 4. Vi skrivr i n imøtkommnd ton. 5. Vi hnvndr oss dirkt til dm vi skrivr til, vd å bruk du og dr. 6. Vi får fram hvm som har ansvar for hva, vd å bruk aktiv vrb. 7. Vi brukr ord som lsrn forstår. Dr vi må bruk faguttrykk, forklarr vi dm. 8. Vi skapr god flyt i tkstn vd å varir mllom kort og litt lngr stningr. 9. Vi lsr alltid gjnnom tkstn til slutt og får gjrn n kollga til å ls gjnnom. 10. Vi slår opp i ordbøkr og brukr språksidn på Vgvvn. Brtt ut og ls mr! lart! k iv r k s il v g J Trj Mo Gustavsn, vgdirktør Foto: Knut Opid Vil du?

3 EN KLAR TEKST Slik skrivr vi klar og tydlig tkstr: 1. Vi sørgr for at lsrn får dn informasjonn d trngr ikk mr, ikk mindr. Hvis vi klarr å gi lsrn vår akkurat dn informasjonn d trngr, unngår vi misforstålsr, tlfonhnvndlsr og purringr. Drfor skal målt alltid vær å gi nok informasjon til at lsrn får md sg hvorfor vi skrivr til dm. Non gangr ønskr vi at d skal gjør no, andr gangr orintrr vi dm bar. Vi må også vis til hvor d vntult kan finn mr informasjon. Non gangr r dt fristnd å skriv for langt, og da kan dn viktigst informasjonn ltt forsvinn i all ordn og avsnittn. Andr gangr r dt ltt å glmm vsntlig informasjon som lsrn har bruk for. S ksmpl på rtningslinj 1 i bruk 2. Vi startr tkstn md dn informasjonn som r viktigst for lsrn. Lsrn skal slipp å lt ttr dn viktig informasjonn. Lsrn r oft mst intrssrt i konklusjonn llr konskvnsn som gjldr dm, og drfor bør dt komm tidlig i tkstn. Startr vi tkstn md dn informasjonn som r mst rlvant for lsrn, r dt størr sjans for at d får md sg dt vi har å si. S ksmpl på rtningslinj 2 i bruk 3. Vi gjør tkstn ovrsiktlig vd å bruk ovrskriftr, undrovrskriftr og punktlistr. En ovrsiktlig struktur gjør tkstn lsrvnnlig og økr sjansn for at kommunikasjonn blir ffktiv. Uanstt om lsrn r vant til å ls my llr lit, sttr båd kollgr og brukr pris på ovrsiktlig tkstr som r nkl å orintr sg i. All tkstr skal, så langt dt r mulig, ha n tydlig ovrskrift. En god ovrskrift angir tmat llr får fram hovdpongt i tkstn. Dt r viktigr at n ovrskrift innholdr nok informasjon, nn at dn r kort. Tkstr på mr nn n halv sid bør ha informativ undrovrskriftr. Som rgl trngr vi flr nn tt stikkord for å få fram pongt vårt flr ord, n stning llr t spørsmål r god altrnativr. Bruk gjrn undrovrskriftn til å få fram hva lsrn skal gjør, til å få fram fristr llr til å oppklar vanlig misforstålsr. Punktlistr brukr vi gjrn dr dt passr. Punktlistr r ffktivt når vi skal rams opp ulik vilkår, gi n vildning llr stt opp n husklist. S ksmpl på rtningslinj 3 i bruk

4 Rtningslinj 2: Vi startr tkstn md dn informasjonn som r viktigst for lsrn. Rtningslinj 3: Vi gjør tkstn ovrsiktlig vd å bruk ovrskriftr, undrovrskriftr og punktlistr. Rtningslinj 1: Vi sørgr for at lsrn får dn informasjonn d trngr ikk mr, ikk mindr. Mang har ikk fått md sg at d nå må sjkk fristn for EU-kontrolln slv. Når vi minnr om dt hr, blir dt nklr for lsrn å gjør dt som r riktig.

5 4. Vi skrivr i n imøtkommnd ton. Brukrn vår skal opplv oss som n åpn og brukrvnnlig tat også gjnnom måtn vi skrivr på. Ulik tkstr har ulik formål og ulik lsr, mn vi skal uanstt strkk oss for å yt god srvic gjnnom dt vi skrivr. Non gangr passr dt md n hygglig fras llr n lykkønskning, mn vl så oft handlr dn god srvicn om å oppgi kontaktinformasjon llr om å informr om klagrttn på n saklig og forstålig måt. Eksmplr på imøtkommnd ton Drsom du trngr mr informasjon, kan du ring oss på tlfon Har du spørsmål, svarr vi dg gjrn på firmapost-midt@vgvsn.no. Vi ønskr god dialog md dr som r brørt av planprosssn. Ta drfor kontakt md oss allrd nå drsom dr har synspunktr llr opplysningr vi bør vit om. Vi ønskr lykk til md driftn av trafikkskoln og håpr på t godt samarbid. Gratulrr md gjnnomført trafikalt grunnkurs! 5. Vi hnvndr oss dirkt til dm vi skrivr til, vd å bruk du og dr. Dt blir nklr for lsrn vår å skjønn hva som gjldr dm, hvis vi hnvndr oss dirkt til dm. Drfor skal vi ikk snakk ovr hodt på lsrn vår vd å omtal dm i trdj prson (grunnir, søkr llr ir av kjørtøyt), mn skriv du llr dr. Unngå å skriv om lsrn llr å bruk D Søkr pliktr å fjrn llr dkk til skiltt i d dln av årt hvor stdt ikk r i drift. Kjørtøyts ir må slv avtal tid for kontroll. Vi anbfalr trafikkskoln å stt sg nøy inn i forskrift om trafikkopplæring og førrprøv m.m. Man kan i dtt tilfllt bygg ny avkjørsl drsom vilkårn ndnfor oppfylls. Dt viss til brv datrt 3. sptmbr 2011 dr D søkr om å få stt opp t privat skilt. Skriv til lsrn bruk du llr dr Dr må sørg for at skiltt blir dkkt til i d dln av årt stdt r stngt. Du må bstill tim hos t godkjnt kontrollorgan så snart som mulig. Godkjnt kontrollorganr r blant annt NAFs tststasjonr og mang bilvrkstdr. Vi anbfalr at dr sttr dr nøy inn i forskrift om trafikkopplæring og førrprøv m.m. Du kan få bygg ny avkjørsl. Forutstningn r at du oppfyllr vilkårn ndnfor. Vi visr til brv datrt 3. sptmbr 2011 dr du søkr om å få stt opp t privat skilt. 6. Vi får fram hvm som har ansvar for hva, vd å bruk aktiv vrb. En god tkst skal gjør dt klart hva dn som skrivr, forvntr av dn som lsr. Brukr vi aktiv vrb, blir tkstn klarr og nklr å ls. Et tips når vi skal skriv aktivt, r å bruk ord som du og dr, vi llr Statns vgvsn da får vi tydlig fram hvm som skal gjør hva. Passiv formulringr som gjør ansvar og rollr mindr tydlig Dt må søks om ny tillatls når avkjørsln oppfyllr kravn. Dt forutstts at skiltt tas nd hvis virksomhtn ikk r i drift dlr av årt. Papirkopir kan snds drsom dtt ønsks. Vgområdt skal ttr arbidt stts i stand. Vdtakt kan påklags. Aktiv formulringr Du må søk om ny tillatls når avkjørsln oppfyllr kravn. Vi forutsttr at dr tar nd skiltt hvis virksomhtn ikk r i drift dlr av årt. Ta kontakt på tlf. XX XX XX XX drsom du ønskr at vi skal snd dg papirkopir. Dr har ansvart for å stt vgområdt i stand når dr r frdig md arbidt. Du har rtt til å klag på vdtakt.

6 7. Vi brukr ord som lsrn forstår. Dr vi må bruk faguttrykk, forklarr vi dm. Intrnt i Vgvsnt har vi mang formulringr og ord som ikk r kjnt for all lsrn vår. Non av dm r hntt fra rglvrkt, andr r fagbgrpr llr forkortlsr. Skrivr vi til n kollga innnfor samm fagflt, r d prsis fagbgrpn nyttig. Er vi ikk hlt sikr på at lsrn vår kjnnr til dfinisjonn av bgrpn, må vi bytt ut ordt, forklar dt llr gi ksmplr som kan gjør dt nklr å skjønn hva vi mnr. Målt r alltid å skriv så klart og tydlig som mulig utn å fornkl for my. Formulringr ikk all r kjnt md Dt skal gis økonomisk kompnsasjon for prmannt rvrv av aral. Du har nå rtt til å kjør, jf. trafikkopplæringsforskriftn 2-1, forutsatt at du oppfyllr kravn. Før utbudt av ladbar kjørtøy r tilfrdsstillnd, kan ladbar kjørtøy kjøps inn md krav som følgr ndnfor. Faktura for gnandln snds i gn kspdisjon fra rgnskapsavdlingn. Formulringr dr dt blir lttr for lsrn å s hvordan informasjonn angår dm Dr skal få økonomisk kompnsasjon for dn dln av indommn dr må gi fra dr. Har du fylt 15 år, kan du nå øvlsskjør md mopd, ltt motorsykkl, traktor og snøscootr. Har du fylt 16 år, kan du nå øvlsskjør md mllomtung motorsykkl og prsonbil. Før tilbudt av l-bilr r tilfrdsstillnd, kan Statns vgvsn kjøp inn l-bilr som møtr kravn vi listr opp ndnfor. Rgnskapsavdlingn vil snd dr n faktura for gnandln. 8. Vi skapr god flyt i tkstn vd å varir mllom kort og litt lngr stningr. Tkstn blir klar og forstålig når vi prsntrr innholdt i passlig porsjonr. Drfor skal vi husk på å stt punktum oft. Samtidig bør ikk all stningn vær kort språkt flytr bst når vi vkslr mllom kort og litt lngr stningr. Vær spsilt på vakt mot stiv formulringr som gjør innholdt vanskligr nn nødvndig. Stning md for my informasjon På dnn bakgrunn kan kjørtøyt omrgistrrs drsom D møtr opp på n trafikkstasjon md dtt vdtaksbrvt og samtlig øvrig krav for å omrgistrr kjørtøyt r oppfylt jf. forskrift av 25. januar 1990 nr. 92 om bruk av kjørtøy. Formulringr dr pongt blir tydligr Vi kan omrgistrr kjørtøyt drsom du møtr opp på n trafikkstasjon md dtt vdtaksbrvt. All d andr kravn for å kunn omrgistrr kjørtøyt må også vær oppfylt (jf. forskrift av 25. januar 1990 nr. 92 om bruk av kjørtøy). Oppdragt md å utfør skiltingn blir bstilt så snart vi har mottatt din bkrftls på vdlagt avtaldokumnt om at gnandln vil bli btalt innn gitt tidsfrist. Md grunnlag i dtt og for å spar rssursr vd bhandlingn av årlig søknadr, finnr vi på vilkår nvnt ndnfor å kunn gi flrårig tillatls til omsøkt skilting gjldnd fram til og md 2016, dvs. fm år. Vi br dg snd oss dt vdlagt avtaldokumntt som n bkrftls på at du vil btal gnandln innn fristn. Så snart vi har mottatt avtaln, bstillr vi oppdragt md å stt opp skiltt fra n av vår lvrandørr. Vår konklusjon r at dr kan få n tillatls som gjldr til og md Vilkårn for avtaln finnr dr ndnfor. 9. Vi lsr alltid gjnnom tkstn til slutt og får gjrn n kollga til å ls gjnnom. Dt r alltid n god idé å ls gjnnom tkstn til slutt for å s at språkt flytr godt, og at hlhtn har blitt slik du hadd tnkt. Bruk gjrn spørsmåln undr En klar tank for å sjkk at du har tnkt på dt viktigst. Få n kollga til å ls gjnnom tkstn og komm md sin innspill oft kan dt vær nyttig md litt hjlp til å s dt som kan bli bdr. 10. Vi slår opp i ordbøkr og brukr språksidn på Vgvvn. På Vgvvn > støttfunksjonr > dokumntasjon > klart språk finnr du flr tips om språk og skriving. Hr har vi også samlt ordbøkr og andr oppslagsvrk som kan vær nyttig når du skrivr. Lykk til md skrivingn!

7 Vi skrivr så folk forstår EN KLAR TANKE Før du bgynnr md slv skrivingn, kan dt vær lurt å tnk gjnnom diss spørsmåln: Hvm skrivr du til? Skrivr du til n kollga llr til n av brukrn vår? Stt dg i lsrns std før du bgynnr å skriv. Tnk for ksmpl gjnnom hvilk forutstningr lsrn har for å forstå tkstn, og hvor godt d kjnnr sakn. Husk at brukrn vår som rgl ikk kjnnr til rglvrkt llr d fagbgrpn vi brukr. Drfor må vi i mang tilfllr forklar fagord og rglvrk på n måt som folk flst forstår. Når vi forklarr lovr og forskriftr md gn ord, må vi forsikr oss om at viktig nyansr ikk blir bort, samtidig som vi sørgr for at innholdt r forstålig for lsrn. Hvorfor skrivr du? Hvis hnsiktn r at lsrn skal gjør no ttr å ha lst tkstn, bør dt komm tydlig fram i ovrskriftn, i innldningn og i undrovrskriftn. Dt r for ksmpl lurt å uthv fristr. Hva trngr lsrn å vit? Lsrn skal få svar på dt d lurr på vrkn mr llr mindr. Dn viktigst informasjonn bør stå i ovrskriftn, i undrovrskriftn og tidlig i tkstn. Hvordan kan du hjlp lsrn til å gjør dt som r riktig? Få tydlig fram hva lsrn skal gjør, hvilk fristr d må forhold sg til, og hvordan d kan få mr informasjon. Bruk gjrn punktlistr hvis lsrn skal husk flr ting, llr hvis d skal følg n gitt framgangsmåt. Husk at du må bruk aktiv formulringr og du/dr for å plassr ansvar på n tydlig måt. Sidsl Sandlin, rgionvgsjf, Rgion øst Foto: Flmming Støldal ngn i r t D t t s å skam m punktu.

8 Hi! Jg r spnt på å s rsultatt av at du brukr rtningslinjn for klart og tydlig språk! Trngr du flr tips, llr vil du ha inspirasjon? På Vgvvn > støttfunksjonr > dokumntasjon > klart språk finnr du vrktøy, ordlistr, tstr og kurstilbud. På bloggn vår Vgvsnspråkt fortllr vi om arbidt vårt til andr som jobbr md klart og tydlig språk. Du finnr dn på: På kan du ls om rfaringr fra andr som har lignnd prosjktr, og også hr finnr du inspirasjon til vidr arbid. Trngr du hjlp til klarspråksarbidt, ta kontakt md mg llr n i kommunikasjonsmiljøt nær dg. Dt r viktig for all brukrgruppn til Vgvsnt at d får klar og tydlig informasjon fra oss. Dtt grir vi sammn! Hilsn Sissl Fallr kommunikasjonsdirktør grafisk.sntr@vgvsn.no Illusrtasjonr: Colourbox.com Trykk: Kai Hansn, Stavangr vgvsn.no