INNSPILL TIL HØRINGSNOTAT ADMINISTRATIV ORGANISERING UIS Generelt AØV mener at rapprten nå er blitt så mfattende g tar pp så mange ulike mmenter at det blir naturlig at tilbakemeldingene blir rettet mye mt det sm de ikke finner i rapprten, istedenfr å kmmentere på selve mdellen. Den enkelte leser rapprten med det fr øye å finne hvr egne ppgaver er nevnt ev ikke nevnt g kmmenterer på dette. Innspillene nedenfr bærer ne preg av dette. Det er skrevet mye m prsesseier, fagansvar, nettverksrganisering, prsessnettverk etc (pkt 5.2 g 5.3). Innhldet er veldig mfangsrikt, de ulike avsnittene går inn i hverandre g begrepene er vanskelige å få tak på. Er det mulig å presisere g frkrte? Må alle de ulike begrepene beskrives eller kan det være nk med f.eks prsesseier, fagansvarlig g nettverk? AØV har diskutert ntatet i de enkelte enhetene fr lønn, regnskap, virksmhetsstyring, prsjekt g anskaffelse. Vedlagt følger 2 ntater fra hhv virksmhetsstyring (vedlegg 1) g prsjekt (vedlegg 2). T kmmentarer til høringsntatet: 1. Anskaffelse - Vi kan ikke se at ntatet mhandler anskaffelser med verdi ver NOK 100 000 men under NOK 1,1 mill., hvr dette i dag gjennmføres desentralt, med støtte g bistand fra innkjøpsenheten. Skal slike innkjøp sentraliseres under et sentralt innkjøps-kntr, hvilket antas å kreve betydelige ressurser, eller skal slike anskaffelser frtsatt gjennmføres av de ulike fagpersner ved frskjellige enheter med støtte fra innkjøpsenheten slik sm i dag? 2. Lønn savner at den nødvendige avklaringen mellm AØV g HR vedrørende ppgavefrdeling adresseres i arbeidet med HR transfrmasjnen. Det transaksjnelle er helt fraværende i det arbeidet. 04.04.2017 På vegne av AØV Eli L. Klstø, øknmi- g virksmhetsdir. 2 Vedlegg
Vedlegg 1 Innspill til arbeidet med administrativ rganisering ved UiS fra Enhet fr virksmhetsstyring (AØV) Det vises til innspillsntat fra arbeidsgruppa sm skal gi anbefalinger m administrativ rganisering ved UiS. Dette innspillet er gitt av «enhet fr virksmhetsppfølging» sm i dag er rganisert sm en «seksjn» med 6 medarbeidere, under Avdeling fr øknmi- g virksmhetsstyring. Vi har tatt utgangspunkt i de knkrete høringsspørsmål sm stilles i ntatet: 1. Definisjner av ulike begreper (er disse frståelige?) 2. Har vi utelatt ne sm burde vært adressert? 3. Er det viktige ppgaver, prsesser eller mråder vi har glemt? 4. Hvilke prsesser er de viktigste g hva bør pririteres videre? De mmentene vi spiller inn er imidlertid ikke strengt srtert g rdnet i den rekkefølge spørsmålene stilles.. Om valg av generell mdell fr administrativ rganisering. Vi følger langt på vei de valg arbeidsgruppen har gjrt med å frsøke å beskrive en mdell fr rganisatrisk struktur, med prinsipp m frvaltning på 2 nivåer, tanker m «gjennmgående rganisering» g med et knseptuelt skille mellm «rganisering» g lkalisering. Prinsippene m «likebehandling», «brukerrientering» etc er gså frståelige. Imidlertid bærer arbeidet (så langt) preg av å ha en sterk slagside mt «det eksisterende», mt det perative/transaksjnelle g tjenesteytende (der det er enklest å applikere begreper g prinsipper sm «likebehandling», «effektivisering» g «brukere»). Dette er vel g bra, men vi savner nen ansatser mt å si ne m det framtidige; På hvilke administrative mråder vil vi få de største utfrdringene i framtida? Hvilke administrative mråder må vkse g hva slags administrativ kmpetanse vil det være større behv fr gitt frventning m videre utvikling i vår sektr g vår institusjn? Avbyråkratisering, frenkling g effektivisering ligger (selvsagt) til grunn fr OU, men gså behvet fr bedre resultater (større verdiskaping innen frskning g utdanning), høyere kvalitet i det faglige g administrative, g større evne til å håndtere endringer g økt kmpleksitet i g rundt institusjnen. Vi trr det hadde vært tjenlig fr det videre arbeidet hvis det hadde vært "bygget pp" rundt nen sentrale (g knkrete) administrative utviklingsmråder, ne sm etter vår ppfatning ville gjrt det enklere å kmmunisere OU-prsjektet g dets målsetninger. Mer fkus på framtid g psitive ambisjner fr en gd, prfesjnell g bedre rganisert «rebyråkratisert» (sm er litt mer vital enn en avbyråkratisert) administrasjn ville vært bra fr å mtivere en mstilling sm vil måtte finne sted, uansett resultater av OU i denne mgang. Vi trr veldig mange administrativt (g faglige) ansatte ser seg selv, g sitt administrative fag i en slik framtid, g det er derfr en fare fr at behvet fr grep sm «standardisering», «spesialisering» g «effektivisering» ikke gjenkjennes (sm det viktigste) av så veldig str del av det administrative apparatet. Litt m virksmhetsstyring g ledelsesstøtte ved UiS Hva er virksmhetsstyring (ref NAUT-rapprten, se referanseliste) «Virksmhetsstyring på alle nivåer g innenfr alle mråder - handler enkelt sagt m all ledelsesmessig aktivitet innrettet på å utføre vedtak, planer g strategier til faktiske resultater g frbedringer (målppnåelse/verdiskapning) - innenfr rammen av knappe ressurser.»
Mulig framtidig rganisering av virksmhetsstyringa ved UiS Vi ser veldig psitivt på at arbeidsgruppens har pekt på behvet fr å styrke g «rebyråkratisere» det administritive arbeidet med å følge pp strategi- g planarbeidet ved UiS. Vi støtter gså frslaget m å pprette en egen enhet fr virksmhetsstyring, sm samler de aktuelle administrative ressursene i en rganisatrisk enhet. Det må imidlertid gjøres et grundig utredningsarbeid i frkant fr en slik etablering fr å kunne ta stilling til hvilke funksjner enheten skal mfatte g hvilke tjenester den skal levere. Dette arbeidet må invlvere flere aktuelle enheter g persner, gså enheter/funksjner sm ikke er nevnt i innspillsntatet. Arbeidet med virksmhetsstyring ved UiS er i dag relativt fragmentert, ne sm reduserer den ptensielle kapasiteten på mrådet betydelig. I praksis mfatter arbeidet med virksmhetsstyring ulike persner, funksjner g rller i ulike deler av rganisasjnen, bl.a i: AØV, øvrige administrative enheter g funksjner g i fakultetene. «Virksmhetsstyring» sm fag er gså slik i sin natur at den vil (g skal) kmme i berøring med de fleste administrative funksjner g mråder. Fr å sikre hensiktsmessige rlleavklaringer ifht en eventuell ny rganisatrisk enhet, må gså viktige grenseflater mt de administrative funksjnene avklares mht ansvars-, ppgavefrdeling, f.eks ifht: Øknmifunksjnen HR-funksjnen Strategifunksjnen Frsknings- g studieadministrative funksjner Mulige fellestjenester innenfr virksmhetsstyring I g med at dette må utredes nærmere, så vil ikke vi gå i detalj med å skissere hvrdan en enhet fr virksmhetsstyring vil måtte rganiseres, hvilke ressurser en slik enhet bør ha tilgjenglig sv, men vil vil anbefale at det tas hensyn til hva UiS tidligere har vært med å utrede på mrådet (blant annet rapprt mtalt i referanseliste. UiS bør gså se til hvrdan NTNU g UiO har valgt å rganisere seg på dette mrådet, selv m det selvsagt gså må ta hensyn til at vi må tilpasse vår løsning til et universitet av betydelig mindre mfang. Nen av de største administrative mrådene sm vanligvis innlemmes i betegnelsen «virksmhetsstyring» er blant annet: Krdinering av institusjnelle tverrgående strategi-, plan-, analyse- g rapprteringsprsesser (PVO) Enhetlig g felles frvaltning av «strategisk» øknmiplanlegging (budsjettfrdeling g budsjettprsess på begge frvaltningsnivåer), herunder verrdnet kntrllerfunksjn g rådgivningstjeneste. Institusjnelle data- g analysetjenester («Institutinal Research») Institusjnelle utrednings- g utviklingstjenester Kvalitetssystemer g i nen tilfeller studie- g frskningsprteføljefrvaltning Etc
Nyttige referanser i det videre arbeidet med å etablere en enhet/avdeling fr virksmhetsstyring ved UiS 1: Fra strategiplan til bedre ytelse - Sluttrapprt fra arbeidsgruppe nedsatt av «nettverk fr administrativ utvikling (NAUT)» 2: Organisering av virksmhetsstyringa ved NTNU https://www.ntnu.n/adm/virksmhet 3: Et eksempel på hvrdan kmpleks digitalisering, virksmhetsstyring, data g analyser håndteres ved NTNU: https://innsida.ntnu.n/wiki/-/wiki/nrsk/bevisst+- +System+fr+virksmhetsstyring#sectin-BEVISST+-+System+fr+virksmhetsstyring- Hva+er+system+fr+virksmhetsstyring 4: Organisering av virksmhetsstyring g lederstøtte ved UiO «Enhet fr lederstøtte» Lederstøtte skal krdinere på tvers av administrative mråder i saker av viktighet fr UiO sm helhet g sørge fr at UiO pptrer enhetlig internt g eksternt. Enhetens arbeidsmråder er frskning g utdanning, internasjnalisering, kmmunikasjn, rganisasjnsutvikling, systemeierskap, virksmhets- g øknmistyring, analyse g strategiske prsjekter. http://www.ui.n/m/rganisasjn/ls/el/index.html
Vedlegg 2 Innspill fra Prsjektgruppen AØV Prsjektppfølging utver søknadsfasen er lite mtalt i OU-dkumentet g arbeidet i prsjektenheten ved AØV samt prsjektppfølging ute ved enhetene er lite synlig. På generelt grunnlag nevnes prsjektenheten i veldig liten grad. Man nevner at FIA er prsesseier, men får ikke med at prsjektenheten bidrar inn mt mtrent alle prsessene, eksempelvis: Senterrapprtering, prgrammråder, NFR kalkyler etc! Prsjektenheten inngår i AØV, g skal ifølge ntatet ivareta kun transaksjnelle tjenester. Like fullt bidrar vi sterkt med utvikling av metdikk, rutiner g digitaliserte løsninger i Agress prsjekt, fr å nevne ne, men fremstår «usynlig» i prsessene. FIA freslås sm prsesseier fr prsjektppfølging (EU/NFR/internasjnale frskningssamarbeid g FU g Innvasjn generelt). Virksmhetsstyring freslås sm prsesseier fr analyser, malverk ulike rapprter, utvikling/utfrming av ny metdikk m.m. Slik «bks»-legging av prsesseierskap frdrer MYE bedre samhandling g krdinering av ppgaver enn i dagens rganisasjn. Arbeidsgrupper på tvers av rganisasjnen må da tilrettelegges fr i mye større grad, g prsjektenhetens bidrag må evt. inngå g beskrives i delprsesser med ansvarliggjøring. Ntatet nevner gså ad-hc prsesser, sm ønskes benyttet i større grad. Også her vil prsjektenheten (erfaringsmessig) gså bli invlvert. Ntatet freslår at det etableres prsesseierskap fr digitalisering, sm gir enhetlig dkumentasjn av prsesser g at det da blir lettere fr å versikt. Dette er et gdt frslag, men str utfrdring! Spørsmålet blir da m det virkelig er mulig å få til integrerte g gde digitaliserte løsninger, med aksept g frankring i hele rganisasjnen? Ekstern prsjektppfølging er et kmplekst mråde g prsjektarbeidet består av flere faser g delprsesser med flere aktører g flere nivåer. Nen andre faser utver søknadsfasen er blant annet: etablering av prsjektet ved UiS / intern budsjett / regnskapsteknisk rganisering / kstnads- g inntektsppfølging (fullstendig, gyldig, krrekt beløp, avvik mt budsjett) / regnskapsteknisk ppfølging (knt-bruk g klargjøring g bkføring av timelister) / statusrapprtering faglig g regnskapsmessig (internt + til finansieringskilde) / sluttrapprtering faglig g regnskapsmessig / frmell avslutning/stenging i regnskap. Delprsesser knyttet til disse fasene kan f eks deles i tre kategrier: 1) Individuell prsjekt-prsess knyttet til hvert enkelt prsjekt => Hvem er prsesseier? 2) Felles driftsprsesser/analyser av utviklingen i ulike prteføljer av prsjekter, f.eks. pr budsjettenhet enhet, pr prsjektleder, pr type prsjekt NFR, EU, Oppdrag, EVU sv g UiS på ttalnivå. => Hvem er prsesseier? 3) Rutine- g teknisk systemvedlikehld samt utvikling (frbedringsprsesser). Kmmer blant annet til uttrykk i prsjekthåndbk på nett g via Agress prsjektmdul i regnskapssystemet. => Hvem er prsesseier? Prsjektenheten AØV..
Ulike aktører er/kan være: Prsjektleder g eventuelle prsjektmedarbeidere, øknmimedarbeider ved fakultet/senter, rådgiver Prsjektenhet AØV, institutt- /senterleder, FU-adm rådgiver på fakultet, FiA ved jurist eller andre, kntrsjef ved institutt/senter m. fl. Ulike nivå/enheter sm er invlvert, vil variere ut fra størrelse g kmpleksitet på prsjektet samt m det er interne samarbeidspartnere. Eksempler på nivå: UiS ledelsen, fakultet/museet, institutt/senter g sentrale staber med sine «kntrer», f.eks Internasjnalt kntr. Et viktig spørsmål blir derfr: Hvem er prsesseier når så mange ulike parter er invlvert? Hvem tar ansvar fr å lande prsessene sm skal til fr å få etablert g driftet prsjektet frmelt g regnskapsmessig? Prsjektleder?? Naturlig at FIA er prsesseier fr søknader til NFR g EU, men bør det ikke fremkmme tydeligere av ntatet at det er andre prsesser etter pre-prsjekt fasen? Viktig å få fram at prsjektprteføljen ved UiS gså består av prsjekter fra andre enn NFR g EU. Blant annet bidragsprsjekter med andre ffentlige g private aktører, EVU-prsjekter, utgravnings prsjekt AM, stre ppdragsprsjekt etter anbud m.m. Hvem er prsesseier fr søknader g anbud til disse aktørene? Ref Høringsntatet side 32. Prsesser g ansvarsfrdeling bør være tydeligere. Det blir nevnt i veldig liten grad fr andre typer prsjekt enn NFR g EU prsjekter. Dkumentet nevner at prsjekt vil bli plassert på nivå 1, men med mulighet fr tilstedeværelse på nivå 2. Fr ressurser sm har leder med persnalansvar på nivå 1, men sm er plassert på nivå 2: Hvrdan vil dette bli håndtert mtp arbeidsmetder, ppfølging av medarbeider, arbeidsplass, tilhørighet, integrering etc? Hvrdan vil det avgjøres m hvem sm skal sitte på nivå 1 g nivå 2? Dkumentet nevner at virksmhetsstyring anbefales å ses sm en egen enhet, innebærer dette at Cntrllerne følger med? De har en tett knytning til budsjett g regnskap i basis hvilke tanker har arbeidsgruppen m dette? Vedlagt følger en mer detaljert beskrivelse av faser i prsjektppfølging av eksternt finansiert virksmhet. Dette viser ne av bredden g kmpleksiteten av prsjektarbeidet. Håper det kan være nyttig infrmasjn til arbeidsgruppens videre arbeid. Mvh Prsjektgruppen AØV