Frosta kommune Arkivsak: 2013/1680-2 Arkiv: 033 Saksbehandler: Arne Ketil Auran Dato: 21.08.2013 Saksfremlegg SAKSGANG Utvalg Møtedato Utvalgssak Formannskapet 10.09.2013 Kommunestyret 24.09.2013 Prioritering av tiltak for inndekning av økonomisk ubalanse i økonomiplan 2014-2017 1 X Temamøte 18.06.2013 2 S Prioritering av tiltak for inndekning av økonomisk ubalanse i økonomiplan 2014-2017 3 X Notat, presentasjon og oppsummering av gruppearbeid fra temamøte KO 18.6.2013 4 X Sender e-post: Simulering av reduksjoner oppsummering av tiltak pr enhet 2.9.2013 Vedlegg 1 Notat til kommunestyrets temamøte 18.06.2013 2 Presentasjon - Temamøte økonomi 18.6.2013 3 Oppsummering gruppearbeid 18.6.2013 4 Sender e-post: Simulering av reduksjoner oppsummering av tiltak pr enhet 2.9.2013 Rådmannens forslag til vedtak 1. Foreslåtte konkrete reduksjonstiltak ihht. Vedlegg Nr. 4. innarbeides i forslag til Budsjett 2014 og Økonomiplan 2014-2017. 2. Foreslåtte tiltak til utredning ihht. Vedlegg Nr. 4, og oppsummert i saksframlegget, innarbeides/synliggjøres som tiltak i Budsjett 2014 og Økonomiplan 2014-2017. 3. På grunn av nødvendigheten av å iverksette omfattende reduksjonstiltak er det behov for å legge til grunn et nøkternt investeringsnivå i kommende økonomiplanperiode 2014-2017.
Bakgrunn for saken: Temamøte økonomi for kommunestyret 18.6.2013, med presentasjon og oppsummering av gruppearbeid. Bearbeiding og forankring i ledergruppen 29.8 og orientering i HTV-møte 29.8.13 om at sak for prioritering av reduksjonstiltak og igangsetting av utredninger fremmes til politisk behandling i FO 10.9.13 og KO 24.9.13 Saksopplysninger: Det vises til notat om økonomisk utfordringsbilde utsendt til temamøte for kommunestyret18.6.2013. Det er lagt til grunn følgende måltall/nivå for årlige nødvendige reduksjoner økonomiplanperioden 2014-2017 i forhold til 2013 nivå, ved iverksetting av prioriterte reduksjonstiltak: Dette er ambisjonsnivået for reduksjoner som vil være nødvendig å gjennomføre, og vil utgjøre summen av iverksatte konkrete tiltak som er synliggjort og som vil bli iverksatt etter utredning/konkretisering og vedtak i økonomiplanperioden 2014-2017. I den grad man ikke ønsker å følge rådmannens forslag til prioritering av enkelttiltak/utredninger, vil man måtte foreslå alternative tiltak pr enhet i den størrelsesorden av de tiltak man ikke velger å prioritere iverksetting av. Altså krav om at det vedtas en alternativ inndekning. Summen av alle tiltak synliggjort av rådmannen til kommunestyrets temamøte 18.6.2013 innebærer følgende sum innsparing pr enhet (oppsummering av Vedlegg Nr 2.)og samlet ift. mål for innsparing pr år synliggjort over Hovedansvar Budsjettert dr.utg.2013 2 014 2 015 2016 2 017 % av brutto ramme ALLE 173 061 327 11 Stab, adm og pol) 18 646 360 600 1 190 1 440 1 440 7,72 % 20 Enhet Oppvekst 51 862 290 1 000 1 190 1 440 1 440 2,78 % 30 Enhet for Pleie og omsorg 64 403 609 770 1 160 1 160 1 160 1,80 % 40 Enhet for teknisk område og landbruk 23 065 816-662 870 870 3,77 % 50 Kirkeformål 1 881 000 55 Fellesansvar 929 401 900 1 100 3 300 4 500 70 Værnesregionen 12 272 851 MÅL for innsparing ift 2013 2 800 3 984 4522 5969 Uten VR og Felles ansvar 2 370 4 202 4 910 4 910 Med VR og FA 3 270 5 302 8 210 9 410 Mangler ift mål (+) 430-218 -388 1 059 Dette viser at det må iverksettes ytterligere tiltak til for å nå måltallet. Vurdering: Hvilke grep som skal iverksettes samlet for å nå måltall pr år for innsparing vil bli et resultat av følgende: 1. Nytt grunnlag fra rådmannen (Vedlegg Nr. 4.), et revidert forslag til konkrete reduksjoner, hvor det er gjennomført en nærmere vurdering av profil i reduksjoner mellom enheter og
samlet sett. (redegjøres for nedenfor) 2. Oppsummeringen fra gruppearbeidet 18.6.2013, og hvilke alternative tiltak som ønskes iverksatt/utredet i vedtaks form ift. rådmannens forslag. I den grad man politisk velger bort tiltak som uaktuelle må det vedtas alternativ inndekning pr ramme/enhet. 3. De alternative reduksjonstiltak man anbefaler utredning av og vedtar iverksatt som tiltak i tillegg til de konkrete eller i stedet for. Og som samlet vil bli prioritert i behandlingen av budsjett 2014 og økonomiplan 2014-2017. 4. Det er viktig å være klar over at dersom man i budsjett- og økonomiplanarbeidet ønsker å prioritere inn tiltak som medfører behov for økte ressurser ut over det som er synliggjort i forrige økonomiplan, innebærer dette behov for iverksetting av reduksjonstiltak ut over synliggjøringen i måltallene for reduksjoner over. Det er viktig at man i den forestående behandlingen av denne saken i FO 10.9.13 og KO 24.9.13 vedtar klare signal om hvilke tiltak man går for og hvilke tiltak man vil ha utredet. Ihht. Budsjettrundskriv nr 1 Budsjett 2014, er rådmannens interne frist for ferdigstilling av konsekvensjustert budsjett fastsatt til 20.09.13. Fra dette tidspunkt vil det være fokus på utredning av tiltak, hvor det er satt en intern frist til 23.10.13. Behandlingen av denne saken vil slik bli et viktig styringssignal fra kommunestyret til rådmannen, tilpasset framdriftsplanen ift. budsjettprosessen. Rådmannens reviderte forslag (Vedlegg Nr. 4.) til konkrete reduksjonstiltak og kommentarer til profil i reduksjoner relativt mellom enheter: Sentraladministrasjon Summen av tiltak innen Sentraladministrasjonen (Stab, adm. Politisk) utgjør den største relative reduksjon når man sammenligner reduksjonene ift. brutto budsjett pr enhet. Oppvekst - Skole Rådmannen vil med bakgrunn i notatet til KO 18.6.13 fremme ytterligere forslag til konkret reduksjon innen skoledelen av oppvekst, da hoveddelen av opprinnelig reduksjon har sin opprinnelse innen barnehageområdet videreføring av effektivisering i 2013. I tilstandsrapporten for Frosta skole er det synliggjort elevtall og antall årsverk undervisningspersonale. Dette viser at antall årsverk i perioden 2008-09 og fram til i dag har vært relativt uendret, mens elevtallet har gått ned, og forventes å gå ytterligere ned på grunn av at 2 store årskull går ut i 2015 og 2016, parallelt med at lærere går av med pensjon 2-3 årsverk. Dette innebærer en mulighet til å redusere antall årsverk ut over det synliggjorte 18.6.2013 uten at det går nevneverdig ut over antall elever pr. undervisningsårsverk. Selv med denne isolerte betraktningen, er det viktig å være klar over at ressursbehovet til spesialundervisning har økt i samme periode. Det bør være et mål å arbeidet for å få ned denne ressursbruken ved at kvalitet og oppfølgingsarbeidet i den ordinære undervisningen bli bedre. Satsing, på klasseledelse, utviklingsveileder m.v. blir viktig i denne sammenheng
Simulering/estimat for utvikling 2008-09 2009-10 2010-11 2011-12 2012-13 2013-14 2014-15 2015-16 2016-2017 Antall elever Frosta skole 378 377 365 359 343 352 340 330 330 Enring i antall elever -1-12 -6-16 9-12 -10 0 Antall årsverk for undervisningspersonale 33,9 33,9 33,1 32,8 33,8 33,21 32,21 31,21 30,21 Endring i årsverk 0-0,8-0,3 1-0,59-1 -1-1 Elever pr årsverk 11,15 11,12 11,03 10,95 10,15 10,60 10,56 10,57 10,92 En reduksjon i antall årsverk, sammen med undervisning i større grupper vil være et nødvendig grep innen skole. Dette for å sikre nødvendig mulighet til nødvendig handlingsrom til å øke ressurser ut over 2013 nivå til pedagogisk utstyr, IKT, undervisningsmateriell, og en bedre mulighet til etterutdanning av lærere, herunder også bygge opp felles ressurs i VR til utviklingsveiledere og fokus og ressursbruk på klasse- og skoleledelse. Ostehøvelprinsippet benyttet i 2013 er ikke bærekraftig over tid, konkrete prioriteringsgrep må til både innen skole og øvrige enheter. Oppvekst-Barnehage Innen kommunal barnehager er det som følge av tilrettelegging og opptak flere barn som tidligere var i en privat barnehage som opphørte, oppnådd en besparelse/effektiviseringsgevinst. Man har økt bemanningen noe i kommunal barnehage, men i tillegg er det netto besparelse på Kr. 700.000 pr år på grunn av redusert tilskudd til private barnehager og noe lavere enhetskostnad pr barn i kommunale barnehager. Det vises til tertialrapport nr 1, hvor dette har 500.000 i virkning for 2013 ved innfasing. Dette er en konsekvens av at en privat barnehage opphørte. Det er ut fra inndekningsbehovet totalt sett, og en vurdering av rimelig fordeling av nivå på reduksjoner mellom ulike enheter, behov for ytterligere innsparinger/effektivisering innen barnehage. Flere kommuner er i samme situasjon og må ta opp flere barn med eksisterende bemanning. Slik vil man ikke kunne oppfylle den veiledende normen om 6 barn over 3 år pr ansatt i barnehagen. For Frosta kommune foreslår rådmannen å gå fra 6 til 7 barn pr voksen. Dette er beregnet til Kr 312.000 i besparelse i 2014 og 410.000 for resterende år i økonomiplanperioden. Parallelt forutsettes de kommunale barnehagene styrket med egne utebaser/enklere bygninger som tidligere beskrevet. Alternativet til iverksetting av dette grepet ift antall barn over 3 år pr voksen, er at man utreder struktur/antall kommunale barnehager, med tanke på å oppnå en effektiviseringsgevinst ift personalutnytting, ledelse, kapital/og driftskostnader totalt sett pr barn i kommunale barnehager, med påfølgende konsekvenser for utmåling av tilskudd til private barnehager. Helse og omsorg Samhandlingsreformen gir økte utfordringer som mer ansvar og økt krav til kompetanse og personell. Dette er et satsingsområdet, og en bør innen dette område forsøke å unngå stillingsreduksjoner. Derfor moderate reduksjoner her. Reduksjon til 60 % miljøterapeut, økt inntjening på kjøkken. Reduksjon av sykefravær, tilpasning av organisering for økt fleksibilitet og større ressursutnytting. Det er i temamøte gitt signaler om å verne verket politisk, dette innebærer at det politisk må vedtas en alternativ reduksjon ift. den rådmannen foreslår.
Teknisk og landbruk Det er i temamøte gitt politisk signal om å verne forsøksringen, noe som innebærer at det må vedtas alternativ reduksjon politisk. Det er flere tiltak til utredning hvor man bør signalisere mål om innsparing/effektivisering ved interkommunalt samarbeid. Værnesregionen Vurdere innsparing på tjenesteområdene årlig og ved evalueringstidspunktene. Rådmannen mener at det er riktig å bringe inn slike styringssignal inn i AU og RR i tilknytning til de områder Frosta deltar på og inn i de forestående Budsjett og økonomiplanprosesser. Dette er sondert med det andre kommunene allerede, og vil bli tema i første AU etter sommerferien 11.9.2013. Den økonomiske situasjonen for Frosta utfordrer også på å prioritere enda sterkere på hva man skal delta på i interkommunal sammenheng, dersom man ikke oppnår effektiviseringsgevinster. Finans Eiendomsskatt ut over økonomiplan---handlingsrom Ytterligere reduksjon i betaling av avdrag --- handlingsrom Befolkningsvekst som vil har pr 1.7.2013 og 1.1.2014 vil gi økning i frie inntekter men avventer befolkningssammensetning/statsbudsjett 2014 Med disse enhetsvise kommentarene og korrigeringene spesielt vedr. flere iverksatte reduksjonstiltak innen skole ut over synliggjøring 18.6.2013, ytterligere 1 årsverk reduksjon fom 1.8.2014 og 1 årsverk reduksjon 1.8.2015 ved naturlig avgang, gir foreslåtte tiltak i Vedlegg Nr. 4. følgende reduksjoner pr enhet i ØP-perioden og samlet ift måltall for reduksjon : Hovedansvar Budsjettert dr.utg. 2 014 2 015 2016 2 017 % av brutto ramme ALLE 173 061 327 11 Stab, adm og pol) 18 646 360 550 1 140 1 390 1 390 7,45 % 20 Enhet Oppvekst 51 862 290 1 312 1 840 2 670 3 010 5,80 % 30 Enhet for Pleie og omsorg 64 403 609 770 1 160 1 160 1 160 1,80 % 40 Enhet for teknisk område og landbruk 23 065 816-662 870 870 3,77 % 50 Kirkeformål 1 881 000 55 Fellesansvar/Finans 929 401 900 1 100 3 300 4 500 70 Værnesregionen 12 272 851 MÅL for innsparing ift 2013 2 800 3 984 4522 5969 Uten VR og Felles ansvar 2 632 4 802 6 090 6 430 Med VR og FA 3 532 5 902 9 390 10 930 Mangler ift mål (+) 168-818 -1 568-461 Oversikten omfatter ikke utredningstiltak, de vil bli synliggjort senere etter beslutning om hvilke tiltak man ønsker utredet Med iverksetting av disse innsparingstiltakene nås målet for økonomiplanperioden. Disse vurderes også å gi en mer riktig fordelingsmessig profil mellom enhetene relatert til både utfordringsbilde, utvikling i utgiftsbehov framover (antall brukere med behov for tjenester), og reduksjoner målt ift. brutto budsjetter pr enhet. Foreslåtte tiltak kan byttes ut med utredningstiltak etter konkretisering, eller komme i tillegg til disse. Profilen i reduksjoner kan etter hvert samordnes opp mot de resonnement lagt til grunn for tiltak man vil prioritere å iverksette på ulike områder for å nå prioriterte mål. Det tenkes her på utarbeidelse av indikatorer og måltall for drift og tjenestekvalitet. Aktuelle mål og indikatorer på kommunens tjenesteområder vil bli fremmet av rådmannen til politisk behandling som del av Budsjett 2014 og Økonomiplan 2014-2017. Dette kan benyttes til argumentasjon/begrunnelse for nivå på enhetenes
framtidige budsjetter, grunnlaget for iverksetting av effektiviseringstiltak og andre organisasjonsutviklingstiltak. Oppsummering av de utredningstiltak som foreslås iverksatt rådmannen, fremgår også av Vedlegg Nr. 4.: Nr Beskrivelse Enhet 1 Endring i ordfører % Sentraladministrasjon 2 Ytterligere stillingsreduksjoner ved oppsigelser Sentraladministrasjon 3 Få analysert mulighetene til bedre ressursutnyttelse/besparelse Oppvekst av samlet administrativ ressurs innen barnehage og mulige driftsmessige effektiviseringstiltak (Ekstern analyse) 4 Vurdere stillingsreduksjoner skole og bibliotek ved naturlig Oppvekst avgang 5 GSPR/FSPR/Uteskole Utrede Oppvekst effektiviseringsmulighet/besparelse ved organisering 6 Tiltak ift pleie og omsorgsplan, samt utbygging og organisering Helse og omsorg av tilbud 7 Utrede endra organisering mtp å effektivisere ressursutnytting Helse og omsorg 8 Outsourching renhold/alt. Reduksjon/effektivisering Teknisk og landbruk 9 Vurdering av innkjøp Brøyting vei Teknisk og landbruk 10 Tjenestesamarbeid plan, landbruk miljø byggesak Teknisk og landbruk 11 Samordning FV SA og Frosta kommune Teknisk og landbruk 12 Vaktsamarbeid brannvesen Teknisk og landbruk 13 Vurdere tilpasset organisering og ansvar - Tydeliggjøre ledelse. Alle enheter Herunder vurdere behovet for administrative ressurs ved økt interkommunalt samarbeid Konklusjon: Foreslåtte tiltak og utredninger fremmes til politisk behandling og vil være viktige styringssignal inn rådmannens arbeid med å forberede forslag til Budsjett 2014 og økonomiplan 2014-2017. Arne Ketil Auran Rådmann