Vestby kommune Referansegruppe kommunereform

Vestby kommune Referansegruppe kommunereform MØTEINNKALLING Utvalg: REFERANSEGRUPPE KOMMUNEREFORM Møtested: Formannskapssalen Møtedato: 04.05.2015 Tid: 18:00 Innkallingen sendes også til varamedlemmene. Disse skal imidlertid bare møte etter nærmere beskjed. Eventuelt forfall meldes til tlf. 64 98 01 00. SAKSLISTE RKR -4/15 KOMMUNERFORM - STORTINGSMELDING OM NYE OPPGAVER TIL STØRRE KOMMUNER RKR -5/15 KOMMUNERFORM - KRITERIER FOR VIDERE UTREDNING I VESTBY KOMMUNE RKR -6/15 KOMMUNEREFORM - UTREDNING AV NY KOMMUNESTRUKTUR I MOSSEREGIONEN RKR -7/15 KOMMUNERFORM - INNBYGGERUNDERSØKELSE RKR -8/15 KOMMUNEREFORM - INVITASJON TIL SAMTALER MED SKI OG OPPEGÅRD KOMMUNER Vestby, 24.4.15 John A. Ødbehr Ordfører

Sak RKR -4/15 Behandling Utvalgssaksnr Møtedato Referansegruppe kommunereform RKR -4/15 04.05.2015 Arkivkode Saksnummer Saksbehandler Klageadgang 034// 15/672 Ragne Storsul * RKR -4/15 KOMMUNERFORM - STORTINGSMELDING OM NYE OPPGAVER TIL STØRRE KOMMUNER Dokumenter Dato Trykt vedlegg til Mld. St. 14 (2014-2015) 20.03.2015 RKR SAKSFREMLEGG 1. SAKSOPPLYSNINGER Regjeringen ved Kommunal- og moderniseringsdepartementet har i Mld. St. 14 (2014-2015) den 20. mars 2015 lagt fram en melding til stortinget om nye oppgaver til større kommuner. 2. VURDERING I forbindelse med innhentingen av et felles kunnskaps- og beslutningsunderlag i Follo vil stortingsmeldingen tas med i utredningsarbeidet. 3. ALTERNATIVER Ingen alternativer utredet. 4. KONKLUSJON Stortingsmeldingen tas til foreløpig orientering. RÅDMANNENS INNSTILLING Stortingsmeldingen tas til foreløpig orientering. Side 2 av 11

Sak RKR -5/15 Behandling Utvalgssaksnr Møtedato Referansegruppe kommunereform RKR -5/15 04.05.2015 Arkivkode Saksnummer Saksbehandler Klageadgang 034// 15/673 Ragne Storsul * RKR -5/15 KOMMUNERFORM - KRITERIER FOR VIDERE UTREDNING I VESTBY KOMMUNE Dokumenter Dato Trykt vedlegg til SAKSFREMLEGG 1. SAKSOPPLYSNINGER I henhold til vedtatt fremdriftsplan skal Vestby kommune utredes som egen kommune. Valg av hvilke kriterier som skal legges til grunn for utredningen skal vedtas før sommeren. Stortinget har fire overordnede mål med kommunereformen: Gode og likeverdige tjenester til innbyggerne Helhetlig og samordnet samfunnsutvikling Bærekraftige og økonomisk robuste kommuner Styrket lokaldemokrati Ekspertutvalget har listet opp følgende kriterier som alle kommunene skal vurdere i forbindelse med kommunereformen: 1. Tilstrekkelig kapasitet 2. Relevant kompetanse 3. Tilstrekkelig distanse 4. Effektiv tjenesteproduksjon 5. Økonomisk soliditet 6. Valgfrihet 7. Funksjonelle samfunnsutviklingsområder 8. Høy politisk deltakelse 9. Lokal politisk styring 10. Lokal identitet Nærmere om kriteriene 1. Tilstrekkelig kapasitet Kommunene må ha en tilstrekkelig kapasitet både faglig og administrativt for å kunne løse oppgavene på en effektiv og god måte. Tilstrekkelig kapasitet henger nært sammen med tilgang til relevant kompetanse. Å få én stilling med god fagkompetanse vil ikke gi grunnlaget for et godt fagmiljø. Til det trenger man også kapasitet til å behandle en viss mengde saker, ha god kontroll og oversikt, og til å utvikle fagområdene. 2. Relevant kompetanse I tillegg til tilstrekkelig kapasitet, er også relevant kompetanse avgjørende for å sikre sterke Side 3 av 11

Sak RKR -5/15 fagmiljøer og en god administrasjon. Dette innebærer også at det må være en bredde i kompetansen. Manglende kapasitet og kompetanse er også fremhevet som utfordringer for at kommunen skal ivareta sine roller som samfunnsutvikler og myndighetsutvikler. Innenfor kommunens rolle som demokratisk arena kan en kommunal administrasjon med kompetanse og kapasitet til å utarbeide gode beslutningsgrunnlag for de folkevalgte bedre den politiske styringen og utnytte det lokalpolitiske handlingsrommet. Av hensyn til lokaldemokratisk styring er det avgjørende at kommunen selv kan sikre tilstrekkelig kapasitet og kompetanse og ikke er avhengig av samarbeid eller hjelp fra andre. 3. Tilstrekkelig distanse Kommunene må ha en slik størrelse at det er tilstrekkelig distanse mellom saksbehandler og innbyggerne. Dette for å sikre likebehandling og at det ikke tas utenforliggende hensyn i myndighetsutøvelsen, samt at innbyggerne sikres de rettigheter de har etter loven. I tillegg skal habilitetsreglene sikre tilliten til kommunene og beskytte den enkelte saksbehandler mot utidig press. 4. Effektiv tjenesteproduksjon Større kommuner vil legge bedre til rett for økt rammestyring fra statens side og dermed økt mulighet for å tilpasse tjenestetilbudet til lokale forhold. Større kommuner kan gi bedre utnyttelse av potensielle stordriftsfordeler. Bosettingsmønsteret i kommunen og hensynet til innbyggernes ønske om nærhet til tjenestene kan gjøre det vanskelig å hente ut stordriftsfordeler på alle tjenester i kommunen. Men det vil trolig være effektiviseringsgevinster på enkelte områder slik som i den overordnede styringen og planleggingen i sektoren. 5. Økonomisk soliditet En viktig forutsetning for at kommunene skal kunne tilby sine innbyggere gode velferdstjenester er at kommunene har god kontroll på økonomien og kan håndtere uforutsette hendelser. Kommuner med sunn økonomi, som sørger for å ha et økonomisk handlingsrom, kan i større grad håndtere uforutsette hendelser uten at det får direkte konsekvenser for tjenestetilbudet til innbyggerne. Små kommuner er mer sårbare enn større kommuner i slike situasjoner, fordi de har et mindre budsjett å omdisponere innenfor. 6. Valgfrihet Innbyggerne vil i større grad kreve flere valgalternativer innenfor tjenestene. Større kommuner kan tilby en større bredde i tilbudet til sine innbyggere, som vil være vanskelig å tilby i små kommuner. 7. Funksjonelle samfunnsutviklingsområder Kommunene må ha en inndeling som er mest mulig funksjonell for de områder det er nødvendig å se i sammenheng for å sikre helhetlige løsninger, særlig på areal- og transportområdet. De siste tiårene har det vært en vedvarende regional integrasjon gjennom pendling og tettstedsutvikling, slik at kommunene i stadig mindre grad utgjør en funksjonell enhet. Denne utviklingen vil fortsette. Særlig i byområder gjør behovet for mer funksjonelle samfunnsutviklingsområder at kommunene bør vurdere sammenslåing. Erfaring tilsier at kommunene hver for seg har sterke insentiver for å ivareta egne behov og at de felles løsningene ikke blir optimale, verken i planleggingen eller i implementeringen av planene. I mindre sentrale strøk vil kriterier som kapasitet og kompetanse om samfunnsutvikling være viktigere når kommunesammenslåing skal vurderes. 8. Høy politisk deltakelse Det er viktig å ha et aktivt lokaldemokrati med valgmuligheter både i forbindelse med stemmegivningen og at innbyggerne har mulighet til å få sin stemme hørt mellom valgene. Større kommuner legger i dag i større grad tilrette for deltakelse mellom valgene, og de har oftere ulike Side 4 av 11

Sak RKR -5/15 former for medvirkningsorgan. På noen indikatorer scorer de minste kommunene høyest valgdeltakelsen ved lokalvalg er størst i de minste kommunene og flere innbyggere i små kommuner har vært i kontakt med ordfører enn i større kommuner. Men analyser viser at for noen av disse indikatorene har resultatet mer å gjøre med kjennetegn ved innbyggerne enn at kommunen er liten. 9. Lokal politisk styring Det er avgjørende for lokal politisk styring at den kommunale administrasjonen har nødvendig kompetanse og kapasitet til å utarbeide gode beslutningsgrunnlag for de folkevalgte. Kommunene bør ha mulighet for en hensiktsmessig lokal organisering og prioritering, og ikke være nødt til å organisere sin tjenesteproduksjon i interkommunale ordninger for å levere lovpålagte velferdstjenester. 10. Lokal identitet Det er etter utvalgts vurdering to dimensjoner som spiller inn på dette området, og som kommunene bør vurdere i spørsmålet om sammenslåing: opplevd tilknytning til et område og felles identitet med andre områder. Antakelsen om at noe av dagens nærhet vil forsvinne ved større kommuner, enten det gjelder til kommunehuset, lokalpolitikerne eller tjenester, vil med stor sannsynlighet bli opplevd som problematisk og utfordrende av de berørte innbyggerne. En slik opplevelse vil kunne bli forsterket dersom dagens politiske og administrative system ikke tilpasses nye forutsetninger. Resultatet vil kunne bli et svekket lokalt demokrati. Utvalget tar også som utgangspunkt at det vil være lettere å gjennomføre sammenslåinger med kommuner som i stor grad opplever å ha interkommunal identitet, enn mellom kommuner som ikke har det. 11. Bred oppgaveportefølje Utvalget mener at det er sentralt at kommunene fortsatt har ansvar for en bred oppgaveportefølje. Utvalget tar til følge signalene fra regjeringen om at nye robuste kommuner skal tilføres flere oppgaver, og mener i utgangspunktet at flere oppgaver under lokalpolitisk kontroll vil kunne styrke lokaldemokratiet. Etter utvalgets oppfatning er imidlertid det sentrale for kommunens ivaretakelse av sin rolle som demokratisk arena at kommunene allerede i dag ivaretar betydningsfulle oppgaver. 12. Statlig rammestyring Etter utvalgets vurdering er det viktig at den statlige styringen blir avpasset slik at det lokale demokratiske handlingsrommet tillater at lokale preferanser i størst mulig grad blir bestemmende for hvordan tildelte oppgaver ivaretas, og for fordelingen av ressurser mellom ulike oppgaver. En kommunestruktur med større og mer robuste kommuner vil etter utvalgets vurdering redusere dagens behov for detaljert statlig styring. 2. VURDERING Telemarksforskning har laget følgende eksempler på spørsmål en kan nå nærmere inn på for å kartlegge status innenfor kommunens fire roller, og rådmannen vurderer disse som relevante for å kartlegge status i Vestby kommune: Tjenesteyter: Hva er sterke og svake sider ved kommunen som tjenesteyter i dag? Hva er utfordringene i forhold til forventet demografisk utvikling? Hvilke utfordringer har kommunene når det gjelder kompetanse, spesialisering og rekruttering? Myndighetsutøvelse: Side 5 av 11

Sak RKR -5/15 Skaper mangel på kapasitet og kompetanse utfordringer for myndighetsutøvelsen? Hvordan er tilgangen på juridisk kompetanse i dag? Hva er omfanget av klager, og hvordan fordeler disse seg på ulike forvaltningsområder? Hvordan er saksbehandlingstidene og kvaliteten på saksbehandlingen? Har kommunen gode rutiner og systemer for myndighetsutøvelse? Hvilke utfordringer er avdekket gjennom statlige tilsyn? I hvilken grad er det problemer med habilitet, og hvilke utfordringer skaper dette? Samfunnsutvikler: Hvilke utfordringer står kommunene foran i dag med tanke på å fremme en langsiktig og helhetlig utvikling, både hver for seg og for regionen som helhet? Hvordan er situasjonen i kommunene når det gjelder befolkningsutvikling, næringsutvikling og sysselsetting? Hvilke oppgaver og utfordringer krever felles løsninger på tvers av kommunegrensene? I hvilken grad evner kommunen å gjennomføre vedtak i plan- og utbyggingssaker? Demokratisk arena: Hvordan er lokaldemokratiet organisert i dag, og hvilke deltakelsesformer er etablert? Hvordan er rekrutteringen og engasjementet for å drive politisk arbeid? Hvilke partier er representert og hvordan er aktiviteten i partiorganisasjonene? Hvordan er valgdeltakelsen og det lokalpolitiske engasjementet? Hvordan drives lokalpolitisk styring overordnet styring eller detaljstyring? Hvordan er forholdet mellom saksmengde og tid til å drive lokalpolitikk i kommunestyret? 3. ALTERNATIVER Ingen alternativer til innstillingen er utredet. 4. KONKLUSJON Rådmannen anbefaler at Telemarksforsknings kartleggingsspørsmål gjengitt overnfor benyttes for å kartlegge status i Vestby kommune. RÅDMANNENS INNSTILLING Telemarksforsknings kartleggingsspørsmål benyttes for å kartlegge status i Vestby kommune. Side 6 av 11

Sak RKR -6/15 Behandling Utvalgssaksnr Møtedato Referansegruppe kommunereform RKR -6/15 04.05.2015 Kommunestyret K -/ Arkivkode Saksnummer Saksbehandler Klageadgang 034// 15/648 Ragne Storsul * RKR -6/15 KOMMUNEREFORM - UTREDNING AV NY KOMMUNESTRUKTUR I MOSSEREGIONEN Dokumenter Dato Trykt vedlegg til Spørsmål om Vestby kommune vil slutte seg til 09.04.2015 RKR, K utredning av ny kommunestruktur i Mosseregionen SAKSFREMLEGG 1. SAKSOPPLYSNINGER Vestby kommune mottok henvendelse fra leder av forhandlingsutvalget i Mosseregionen Inger Lise Skartlien i brev datert den 9.4.2015 med forespørsel om Vestby kommune ønsker å slutte seg til utredningen for Mosseregionen. Det anmodes om et snarlig svar. Mosseregionen er en sammenslutning med kommunene Moss, Rygge, Råde og Våler, og utredningen tar sikte på å utrede en sammenslåing av de fire kommunene. Utredningsutvalget vedtok i møte 27.04.2015 å sende en henvendelse til Vestby kommune for å få en rask avklaring på om Vestby ønsker å slutte seg til en utredning for Mosseregionen. 2. VURDERING Referansegruppen for kommunereformen har vedtatt i møte 23.03.2015 at det skal gjennomføres samtaler med alle nabokommunene. En utredning i regi av Follorådet for å skaffe et felles kunnskaps- og beslutningsunderlag ble vedtatt av kommunestyret høsten 2014, og er igangsatt. Denne henvendelsen vil være en nogenlunde tilsvarende utredning for Mosseregionen som den felles utredningen som gjennomføres for Folloregionen. Å delta i en felles utredning vil vise fordeler og ulemper, og det å delta i en utredning sammen med Mosseregionen i tillegg til Folloregionen vil gi Vestby kommune med sin plassering et bredere beslutningsgrunnlag. Samtidig må det påregnes at kommunen må bidra med en god del administrative ressurser i en slik utredning. Det må også påregnes at det må stilles økonomiske ressurser til utredningsarbeidet. 3. ALTERNATIVER Vestby kommune ønsker å delta i en felles utredning med Mosseregionen. 4. KONKLUSJON Vestby kommune har ikke administrative ressurser å avse til å delta i en felles utredning med Mosseregionen som forespurt. Mosseregionens utredning kommer for tidlig i forhold til vår prosess, og rådmannen anbefaler derfor at Vestby kommune gjør noen retningsvalg før det igangsettes ytterligere utredningsarbeider for andre regioner enn den vi pr i dag er en del av. Side 7 av 11

Sak RKR -6/15 RÅDMANNENS INNSTILLING Vestby kommune ønsker ikke å delta i en felles utredning for Mosseregionen. Kommunen kan eventuelt stille med begrensede administrative ressurser ved behov og på forespørsel fra Mosseregionen dersom de ønsker å utrede en løsning som berører Vestby kommune. Side 8 av 11

Sak RKR -7/15 Behandling Utvalgssaksnr Møtedato Referansegruppe kommunereform RKR -7/15 04.05.2015 Arkivkode Saksnummer Saksbehandler Klageadgang 034//&32 15/671 Ragne Storsul * RKR -7/15 KOMMUNERFORM - INNBYGGERUNDERSØKELSE Dokumenter Dato Trykt vedlegg til 1 Tilbud fra Nivi Analyse AS Unnt.off. Jfr. Offl. 23 14.04.2015 RKR 2 Spm Oppegård RKR SAKSFREMLEGG 1. SAKSOPPLYSNINGER I forbindelse med kommunereformen besluttet den politiske referansegruppa i møte 23.03.2015 å avholde en innbyggerundersøkelse i en tidlig fase, med gjennomføring i mai 2015. Vestby kommune har som de øvrige Follokommunene (med unntak av Enebakk, som allerede hadde igangsatt egen anbudsrunde) en opsjon på å tre inn i anbud som Oppegård kommune har valgt. Valget har falt på NIVI analyse AS, som gjennomfører spørreundersøkelsen i samarbeid med Respons Analyse. Nesodden vurderer å tre inn i opsjonen, og Ski kommune har besluttet å benytte opsjonen. Gjennomføring av undersøkelsen er igangsatt i Oppegård, og neste på lista er Ski kommune. Nivi Analyse opplyser at de har kapasitet til oppstart i Vestby fra 20. mai 2015. Gjennomføringen tar ca 4 uker. Vi vil få hovedtallene i god tid før sommeren, men den endelige analysen vil foreligge i august. Spørsmålene i undersøkelsen vil bli laget i samarbeid med administrasjonen når kontrakten er signert. Det vil bli anledning til å supplere med egne spørsmål som er mer spesifikke for den enkelte kommune i tillegg til noen basisspørsmål som utformes likt for alle kommunene. Undersøkelsen har en spørsmålsramme på 15 spørsmål, inkludert de lokalt tilpassede spørsmålene. Undersøkelsen gjennomføres pr telefon i et representativt utvalg av befolkningen. Kommunen kan velge om målgruppen skal være innbyggere over 16 år eller 18 år. Det vil gjøres et utvalg på 600 personer. Det lages en utvalgsplan med soneinndeling av kommunen, for å få et mest mulig representativt utvalg av befolkningen. 2. VURDERING Rådmannen anbefaler at vi benytter oss av opsjonen og inngår kontrakt med NIVI analyse AS om gjennomføring av innbyggerundersøkelse i Vestby kommune. Undersøkelsen gjennomføres med oppstart i mai måned. Administrasjonen vurderer spørsmålene i undersøkelsen og utarbeider lokale spørsmål som supplerer de generelle spørsmålene i undersøkelsen. Vi kan ikke ha mer enn 15 spørsmål totalt. Eksempel på tilsvarende gjennomførte undersøkelser av Nivi Analyse AS ligger på hjemmesidene Side 9 av 11

deres, Sunndal kommune er siste rapport som ligger ute, følg lenken: http://www.nivianalyse.no/images/prosjekter/avsluttede_prosjekter/nivirapport_2015_4_innbyggerunders%c3%b8kelse_sunndal.pdf Sak RKR -7/15 3. ALTERNATIVER Det er ikke vurdert alternativer til innstillingen. 4. KONKLUSJON Rådmannen anbefaler at Vestby kommune benytter seg av opsjonen og iverksetter innbyggerundersøkelsen så snart kontrakt med Nivi Analyse AS er utarbeidet og signert, tilleggsspørsmål er utformet og utvalgsplan er fastsatt. Rådmannen gis myndighet til å signere kontrakt og forestå den administrative oppfølgingen av kontrakten. RÅDMANNENS INNSTILLING Vestby kommune benytter seg av opsjonen og administrasjonen bes om å skrive kontrakt med Nivi Analyse AS om gjennomføring av innbyggerundersøkelse med oppstart i mai 2015. Rådmannen utarbeider relevante lokale tilleggsspørsmål til undersøkelsen i samråd med Nivi Analyse AS. Side 10 av 11

Sak RKR -8/15 Behandling Utvalgssaksnr Møtedato Referansegruppe kommunereform RKR -8/15 04.05.2015 Arkivkode Saksnummer Saksbehandler Klageadgang 034// 15/496 Ragne Storsul * RKR -8/15 KOMMUNEREFORM - INVITASJON TIL SAMTALER MED SKI OG OPPEGÅRD KOMMUNER Dokumenter Dato Trykt vedlegg til SAKSFREMLEGG 1. SAKSOPPLYSNINGER Ordfører har blitt kontaktet av ordførerne i hhv Ski kommune og Oppegård kommune med invitasjon til samtaler i forbindelse med kommunereformen. 2. VURDERING Referansegruppen fattet i møte 23.03.2015 beslutning om å foreta samtaler med alle tilgrensende nabokommuner. Ski og Oppegård kommuner er ikke tilgrensende kommuner, men er kommuner i Folloregionen som vi i dag har et omfattende interkommunalt samarbeid med. Vi deltar også i en felles utredning i Follo i forbindelse med kommunereformen. Det vil derfor være naturlig å gjennomføre samtaler med både Ski og Oppegård. 3. ALTERNATIVER Det er ikke utredet alternativer til innstillingen. 4. KONKLUSJON Rådmannen anbefaler at det gjennomføres samtaler med Ski kommune og Oppegård kommune innen neste møte i referansegruppen. RÅDMANNENS INNSTILLING Det gjennomføres samtaler med Ski kommune og Oppegård kommune innen neste møte i referansegruppen. Ordfører gir referat fra samtalene i neste møte. Side 11 av 11