Møteinnkalling / agenda - Fornyingsstyret

Frnyingsprgrammet Møteinnkalling / agenda - Frnyingsstyret Tid & sted: Onsdag 3.april 2013, kl. 16.00-20.00 Møteleder: Møtedeltagere: Fra Frnyingsstyrets prgramkntr: Bjørn Erikstein, Osl universitetssykehus Thn Htel Opera, Drnning Eufemias Gate 4, Osl HF-direktører: Mrten Lang-Ree, Sykehuset Innlandet, Hulda Gunnlaugsdttir, Akershus universitetssykehus, Just Ebbesen, Sykehuset Østfld, Einar Magnus Strand, Sunnaas sykehus, Nils Fredrik Wisløff, Vestre Viken, Bess Margrethe Frøyshv, Sykehuset Telemark, Stein Kinserdal, Sykehuset i Vestfld, Jan-Rger Olsen, Sørlandet sykehus, Tre Prestegard, Sykehusaptekene, KTVer: KTV Terje Keyn, Akademikerne, KTV Svein Øverland, LO, KTV Lena Hinrichsen, SAN, KTV Irene Krnkvist, Uni, KTV Mette Vilhelmshaugen, YS, SP, HSØ RHF: Ole Jhan Kvan, Sykehuspartner, Fagdirektør Alice Beate Andersgaard, Helse Sør-Øst RHF, Knserndirektør Atle Brynestad, Helse Sør- Øst RHF Steinar Marthinsen, Helse Sør-Øst RHF Thmas Bagley, Helse Sør-Øst RHF Bård Seiersnes (referent) Tid Sak Beskrivelse Saksunderlag 16.15 16.20 0313 B-sak Gdkjenne referat møte 6.mars Referat utkast v0.9 16.20 16.50 Temasak Presentasjn fra prgram Digital samhandling 16.50 17.20 Temasak Presentasjn fra prgram Reginal RIS/PACS 17.20 17.35 0413 B-sak Organisering av Reginalt kurve- g medikasjnsprsjekt 17.35 18.00 0513 B-sak Budsjett g prgnse 2013 g ØLP 2014-2017 18.00 18.15 Pause 18.15 18.40 Innledning til 06 g 07 Orientering m mandatsprsessen g struktur i prgrammandatene 18.40 18.55 0613 B-sak Beslutte prgrammandat (P2) prgram Digital Samhandling 18.55 19.10 0713 B-sak Beslutte prgrammandat (P2) prgram Reginal RIS/PACS Presentasjn i møtet Presentasjn i møtet Saksfremlegg rganisering Reg. kurve- g medikasjnsprsjekt Saksfremlegg budsjett g prgnse 2013 g ØLP 2014-2017 Presentasjn i møtet Saksfremlegg P2 Digital samhand. Vedlegg Prgrammandat Saksfremlegg P2 RIS/PACS Vedlegg Prgrammandat 19.10 19.30 0813 B-sak Etablere prgramstyrene Saksfremlegg PS-styrer DS, RIS/PACS, Lab g RKD 19.30 19.40 0913 O-sak Strategiråd fr teknlgi g ehelse Saksfremlegg Strategiråd 19.40 20.00 Eventuelt Videre plan fr Frnyingsstyret 20130403_Agenda FS-møte 1

Dat 06.03.13 Emne Referat ppstartsmøte Frnyingsstyret Side 1 f 4 Tilstede Frnyingsstyret (FS) Fraværende FS Frnyingstyrets prgramkntr HF-direktører: Bjørn Erikstein OUS (møteleder), Mrten Lang-Ree SI, Hulda Gunnlaugsdttir AHUS, Just Ebbesen SØ, Einar Magnus Strand Sunnaas, Nils Fredrik Wisløff VV, Stein Kinserdal SiV, Jan-Rger Olsen SS, Tre Prestegard SA Direktør SP: Ole Jhan Kvan, SP KTV: Terje Keyn, Akademikerne, KTV Svein Øverland, LO, KTV Lena Hinrichsen, SAN, KTV Irene Krnkvist, Uni, KTV Mette Vilhelmshaugen, YS Helse Sør-Øst RHF: Atle Brynestad Bess Margrethe Frøyshv ST, Alice Beathe Andersgaard HSØ RHF Steinar Marthinsen, Thmas Bagley, Cecilia Flatum (referent) På sak Ingen Sted: Grev Wedels plass, 1.etg Dat: Onsdag 6.mars 2013, kl 17-20.00 Vedlegg til referatet: Presentasjn fra møtet Referat ppstartsmøte Frnyingsstyret 6.mars 2013 Nr. Sak Beslutnings- / Orienteringssak - Innledning O-sak BE ønsket velkmmen til møtet. Det var ingen kmmentarer til agenda g innkalling. Underlag - Om etableringen av Frnyingsprgrammet g Frnyingsstyrets mandat SM redegjrde fr saken. Følgende ble fremhevet: O-sak Frnyingsprgrammet vil ha et helhetlig fkus på prsess, teknlgi g rganisasjn. I dette arbeidet er endringsledelse g en helhetlig kmmunikasjn sentralt. De felles reginale prgrammene vil få sine mandater fra frnyingsstyret. Det anbefales at strukturen i prgramrganiseringen følger reginens mdell fr prgramstyring. Prgramstyrene vil ha et faglig fkus. Rller g fullmaktsstrukturer internt i Frnyingsprgrammet g mellm prgram g linje vil tydeliggjøres, bla. i prgrammandatene. FS mandat ble frelagt RHF-styret 6.-7.februar 2013. Innspill fra Frnyingsstyret Prgrammenes ppdrag Viktig at ppdragene setter fkus på rganisasjnsutvikling g endringsprsesser understøttet av IKT. Det er viktig at prgrammene har fkus på det reginale målbildet g at alle HF har eierskap til dette. SP vil være en utøvende aktør på bestilling fra HF Versjn 0.9 versjn sendt til gdkjenning

Dat 06.03.13 Emne Referat ppstartsmøte Frnyingsstyret Side 2 f 4 Nr. Sak Beslutnings- / Orienteringssak g/eller RHF. Underlag Organisering, ansvar g fullmakter: Ansvar fr øknmi, leveranser g eskaleringslinjer må være tydelig. Ansvaret fr å sikre at reginen fr en enhetlig struktur ligger til prgramstyret. FS får en årlig investerings- g driftsramme sm frdeles ned til prgrammene. Prgrammene vil frdele rammene til gjennmføring av implementeringsprsjekter ved HFene. Prgramstyrene vil kunne ta beslutninger iht prgrammandatet g tildelt ramme. Mandatene legges frem på frtløpende på kmmende Frnyingsstyremøte g da vil mfang, fullmakter g ansvar være tydelig. Kmmunikasjn: Viktig at prgramrganiseringen g ansvar frenkles g kmmuniseres enkelt. Det er viktig å tydeliggjøre SPs rlle i den samlede strukturen. - Frnyingsstyrets representanters frventninger BE innledet saken sm fkuserte på følgende spørsmål: Har vi felles frståelse av målbildet? Hvr er vi ift målbildet? Hva er våre suksesskriterier basert på erfaringer g lærdm? Hvilken arbeidsfrm bør vi ha? Innspill fra Frnyingsstyret: Frståelse av målbildet g hvr er vi? Felles frståelse i FS at Frnyingsprgrammet er et OU-prgram sm skal hjelpes frem ved hjelp av riktig bruk av teknlgi. Målbildet mfatter betydelig grad av knslidering g standardisering, g det er viktig å ikke glemme innvasjn g nyutvikling Det er viktig at alle HF har sin plass i målbildet Det må være en bevissthet ift hvr nasjnale initiativ bidrar til realisering av målbildet. Organisering av Kurveprsjektet bør sees på. Erfaringer g lærdm Om Frnyingsprgrammet skal lykkes er det viktig med et tydelig ledelsesmessig grep. Det er viktig å jbbe med endringsledelse g få med de ansatte. Viktig at HFene har en hldning at alle kan gjenbruk reginale standarder. Da må alle HF bidra aktivt inn i prgrammene. Det er viktig å være knservativ ift frventninger g øknmiske besparelser relatert til IKT. Helse Vest Versjn 0.9 versjn sendt til gdkjenning

Dat 06.03.13 Emne Referat ppstartsmøte Frnyingsstyret Side 3 f 4 benyttet fr eksempel begrepet «best-mulig-nytte». Gevinster fr primærhelsetjenesten kan gså synliggjøres. Viktig å være realistiske g iverksette mer enn hva vi har ressurser til g hva lvverket gir av muligheter Det må gjøres bedre frarbeid i knseptfase g franalyse slik at kvaliteten i leveransene frbedres. Rller g fullmakter må være helt klart Vi har vært fr dårlige på å stille krav til leverandørene Vi kan lære av andre bransjer, eks. bank Arbeidsfrm Det ønskelig at FS skal kunne diskutere strategiske tilnærminger fr å sikre bedre funksjnelle løsninger. FS kan bidra med frankring g hldningen «en-fralle», «alle-fr-en». Det bør være de administrerende direktørene sm møter i FS. Samme prinsipper gjelder sm fr direktørmøtene. I helt spesielle situasjner kan stedfrtreder stille. Gde eksempler fra HFene kan presenteres i FSmøtet sm temasaker (eks. RPSM ved SØ) Sykehuspartner vil bringe frem fakta sm kan danne grunnlaget fr diskusjner. Gde beslutningsgrunnlag fra FPK blir sentralt. Dette er et krevende mråde med «stammespråk», så viktig at viktig at FS får gde kmmunikasjnsverktøy. Nr. Sak Beslutnings- / Orienteringssak Underlag Sak 1 Beslutte prgramstyrenes ledere TB innledet saken. Det bes m at FS beslutter hvilket fretak sm skal lede prgramstyrene. FPK vil deretter ta kntakt med hvert fretak fr å avklare leder. Innspill fra Frnyingsstyret: FS støtter mdellen. Det er viktig med ryddige ansvar g rller. Det anbefales at man vurderer rganisering av kurveprsjektet. FPK tar med seg innspillet g legger frem et frslag på neste FS-møte. Begrunnelsen fr prinsippet er at pilt-hfet tar et særlig ansvar. Det er viktig at FS er kjent med rganiseringen ved SØ ift PNØ. Denne rganiseringen vil tydeliggjøres på neste FSmøte. Det er viktig med en bedre frankring mt fagmiljøene, enn hva sm har vært tilfelle så langt Integrasjner g utrulling på tvers er viktig g FS ønsker å bli rientert m hvrdan dette håndteres. Frnyingsstyrets enstemmige vedtak: 1. Frnyingsstyret slutter seg til prinsippet m at det helsefretaket sm implementerer pilten leder Versjn 0.9 versjn sendt til gdkjenning

Dat 06.03.13 Emne Referat ppstartsmøte Frnyingsstyret Side 4 f 4 Nr. Sak Beslutnings- / Orienteringssak prgramstyret. Underlag 2. Frnyingsstyret beslutter følgende ledere av prgramstyrene i de seks strategiske prgrammene: a. Reginal klinisk dkumentasjn Osl universitetssykehus HF b. Radilgiløsning Sykehuset Innlandet HF c. Labratriedatasystem SØ HF d. Digital samhandling AHUS HF e. Infrastrukturmdernisering Sykehuspartner f. Virksmhetsstyring g øknmi Helse Sør- Øst RHF Sak 2 Møteplan BE presenterte freslåtte møteplan. Innspill fra Frnyingsstyret: De anbefales at de første møtene er lengre, men deretter vil det vurderes krtere møter. FS-møte 1 3.april flyttes til kl 16-20 i Osl. Det anbefales at alle møtene legges til Osl. Tirsdag 7. g 8.mai er det knferanse. Frnyingsstyrets enstemmige vedtak: 1. Frnyingsstyret tk saken til etterretning. Nye g status ppfølgingspunkter Frnyingsstyret Nr Fra møte Oppfølgingspunkter samlet (utver vedtak). Ansvar: Status 1 06.03.13 Vurdere alternativ rganisering av Kurve Helse Sør-Øst 2 06.03.13 Legge inn gde eksempler fra HF sm temasaker Helse Sør-Øst Ny Ny Versjn 0.9 versjn sendt til gdkjenning

Frnyingsprgrammet Saksnummer g saksnavn Møtedat U.ff inntil en gitt dat? Sak 04/13 Organisering av Reginalt kurve- g medikasjnsprsjekt 03.04.2013 Nei Type sak Orienteringssak: Beslutningssak: X Innstillingssak til AD el. styret i HSØ RHF: Temasak: Til infrmasjn (ingen behandling): Annet: 1. HVA SAKEN OMHANDLER I KORTE TREKK Saken er en ppfølging av en bestilling fra Frnyingsstyrets (FS) ppstartsmøte, hvr Helse Sør-Øst ble bedt å vurdere rganiseringen av Reginalt kurve- g medikasjnsprsjekt. Saken beskriver dagens rganisering med en vurdering av frdeler g ulemper ved videreføring av dagens rganisering vs rganisering sm et eget prgram. Det anbefales at prsjektet frtsatt rganiseres i prgram Reginal klinisk dkumentasjn (RKD). 2. SÆRSKILTE FORHOLD PROGRAMSTYRET BØR VÆRE KJENT MED PNØ ble, i brev av 4.januar 2013 fra administrerende direktør Peder Olsen, Helse Sør-Øst RHF, bedt m å ta et ansvar fr å styre leveranser med avhengigheter til nytt Østfld-sykehus. Dette innebærer at PNØ får et leveranseansvar fr prsjektet. En «Task frce» bestående av PNØ, RKD g Helse Sør- Øst RHF sm har utarbeidet en anbefaling på hvrdan denne beslutningen skal perasjnaliseres. Denne saken vurderer hvrdan prsjektet skal rapprtere i den reginale prgramprteføljen. Prgrammandat fr Reginal klinisk dkumentasjn (RKD) vil behandles i FS-møtet den 7. mai 2013. Mandatet vil ivareta beslutningen sm utledes av denne sak. 3. SAKENS VURDERING Om dagens rganisering i prgram RKD g Reginalt kurve- g medikasjnsprsjekt RKD mfatter: infrmasjn i systemer fr pasientadministrative systemer g elektrnisk pasientjurnal (PAS/EPJ) kurvefunksjnalitet, barne- g ungdmspsykiatri (BUP) eresept reginal fødejurnal medikasjnstjeneste pre-hspital dkumentasjn g systemstøtte fr akuttmttak datafangst fra medisinsk teknisk utstyr (MTU) sm bør være integrert med dkumentasjnssystemene Prgrammet har ansvar fr å utarbeide felles reginale arbeidsprsesser, inkl. internkntrll, samt retningslinjer fr hvilke frihetsgrader det enkelte helsefretak skal ha vedrørende arbeidsprsesser. Side 1 av 3

Frnyingsprgrammet Reginalt kurve- g medikasjnsprsjekt har innført kurve på intensiv g perasjnsenheter (AIO) på OUSHF. Prsjektet mfatter nå AIO-kurve g utvikling g piltering av gjennmgående kurve- g medikasjnsløsning. Løsningen skal nå breddes Sykehuset Østfld HF. Prsjektet gjennmføres i periden 2012 2014. Ttalt budsjettbehv fr 2013 er anslått per 15. mars 2013 til 52 mnk g 44 mnk fr 2014. Helse Sør-Øst har pt ingen gyldige avtaler utver Osl universitetssykehus HF g Sykehuset Østfld HF slik at eventuell innføring av kurveløsning utver disse fretak vil medføre at det i frkant må gjennmføres en anskaffelse av reginal kurveløsning. Reginalt kurve- g medikasjnsprsjekt ble 1. ktber 2012 besluttet underlagt RKD g rerganisert. Om endret rganisering av leveranser til nytt Østfld-sykehus I brev av 4.januar 2013 ba administrasjn direktør i Helse Sør-Øst RHF PNØ m å verta leveranseansvaret fr bredding av løsningen ved SØ. RKD g PNØ har utarbeidet et frslag til hvrdan denne føringen skal perasjnaliseres. Knklusjnen er at: Prsjekt nytt østfldsykehus (PNØ) vil i samarbeid med RKD rerganisere nåværende prsjektaktiviteter slik at ansvaret fr utvikling, leveranse g mttak blir rganisert under en felles ledelse i PNØ. Ansvaret mfatter gjennmgående kurve, dvs. felles løsning fr anestesi/intensiv/perasjn (AIO) g sengepster. PNØ vil i samarbeid med RKD etablere de nødvendige styringsmekanismer fr å sikre at løsningen sm implementeres i nytt østfldsykehus danner reginal standard fr kurve- g medikasjnsløsning på sengepster i HSØ. Helse Sør-Øst RHF har videre vurdert hvrvidt Reginalt kurve- g medikasjnsprsjekt bør frtsette i RKD eller skilles ut i eget prgram. Se versikt nedenfr sm krt beskriver Alternativ 0 Videreføring av dagens rganisering g Alternativ 1 Etablere sm eget prgram, Alternativ 0 Videreføre i RKD Reginalt kurve- g medikasjnsprsjekt rganiseres slik at ansvaret fr utvikling, leveranse g mttak blir rganisert under en felles ledelse i PNØ. Det vil etableres en egen styringsgruppe (SG) ledet av PNØ. RKD vil være representert i SG. Prsjektet skal rapprteres til RKD sm vil krdinere prsjektet mt andre reginale kliniske prsjekter g sikre at reginale standarder ivaretas. Frdeler Mulighet fr å se bruk av kliniske systemer i et større perspektiv ift hvilke funksjner sm brukes i hvilke system g sikre arbeidsflyt mellm systemene Gde frutsetninger fr å sikre reginale standarder, lik strukturering g like faglige begrep på tvers av kliniske prsjekter RKD følger pp g krdinerer at klinisk målarkitektur på tvers av kliniske systemer blir lik Det er nødvendig med krdinering, men det er innenfr samme prgram Strdriftsfrdel ved å ha felles prgramkntr Ulemper Et av flere prsjekter i et strt prgram, ne sm kan redusere fkus Side 2 av 3

Frnyingsprgrammet Alternativ 1 Etablere sm eget prgram Reginalt kurve- g medikasjnsprsjekt rganiseres slik at ansvaret fr utvikling, leveranse g mttak blir rganisert under en felles ledelse i PNØ. Det vil etableres en egen styringsgruppe (SG) ledet av PNØ. Det vil etableres et reginalt kurveprgram sm vil være representert i SG. Prsjektet skal rapprteres til Nytt Kurveprgram sm vil krdinere prsjektet mt andre reginale kliniske prgrammer g sikre at reginale standarder ivaretas. Frdeler Økt fkus på kurve da det blir et eget prgram Ulemper Økt behv fr krdinering på prgramnivå Lavere frutsetninger, enn alt. 0, fr å sikre reginale standarder, lik strukturering g like faglige begrep på tvers av kliniske prsjekter Økt behv fr å krdinere på tvers av prgrammer fr at klinisk målarkitektur på tvers av kliniske systemer blir lik Redusert kstnadseffektivitet frdi det etableres egen prgramrganisasjn Redusert reginalt fkus da all aktivitet vil være rettet mt ett fretak. Anbefaling FPK anbefaler at prsjektet videreføres sm en del av prgram RKD. PNØ vil ha et helhetlig ansvar fr utvikling, leveranse g mttak. Det vil etableres en egen styringsgruppe (SG) ledet av PNØ g PNØ vil utpeke prsjektleder. RKD vil være representert i SG. RKD vil krdinere prsjektet mt andre reginale kliniske prsjekter g sikre at reginale standarder ivaretas. Prsjektet skal rapprteres til RKD sm videre rapprterer til Frnyingsstyret. 4. VEDLEGG TIL SAKEN Innlegg. 5. PROSESS MED UTARBEIDELSE AV SAKEN Saken er utarbeidet i Teknlgi g ehelse Prgram RKD har gitt innspill til saken Anbefalinger fra «Task frce» RKD g PNØ er innarbeidet Videre prsess etter behandling i FS-møte 3.april 2013 Orientering i styremøte i RKD - 24.april 2013 Behandling prgrammandat i FS - 7.mai 2013 6. HELSE SØR-ØSTS FORSLAG TIL VEDTAK 1. Frnyingsstyret slutter seg til Helse Sør-Østs anbefaling m at prsjekt Reginal kurve- g medikasjnsløsning rganiseres i prgram RKD, hvr PNØ har et leveranseansvar fr prsjektet. Side 3 av 3

Frnyingsprgrammet Saksnummer g saksnavn Møtedat U.ff inntil en gitt dat? Sak 05/13: Budsjett g prgnse 2013 g Øknmisk langtidsplan fr årene 2014-2017 03.04.2013 Nei Type sak Orienteringssak: Beslutningssak: X Innstillingssak til AD el. styret i HSØ RHF: Temasak: Til infrmasjn (ingen behandling): Annet: 1. HVA SAKEN OMHANDLER I KORTE TREKK Saken gir versikt ver prteføljens budsjett g prgnse fr 2013 samt planfrutsetninger i øknmisk langtidsplan (ØLP) fr årene 2014-2017. Saken tydeliggjør frslag til frnyingsstyrets videre prsess med å tilpasse prteføljen til tilgjengelige budsjettrammer 2013. 2. SÆRSKILTE FORHOLD PROGRAMSTYRET BØR VÆRE KJENT MED Budsjett fr 2013 ble tildelt til prgram/prsjekt gjennm budsjettbrev fra Helse Sør-Øst RHF i januar. Prgrammenes/prsjektenes egne prgnser fr 2013 er betydelig høyere enn tildelt budsjett g det er behv fr innstramminger i frhld til prgrammenes nåværende planer. Styret i Helse Sør-Øst RHF behandlet planfrutsetninger i øknmisk langtidsplan 2014-2017 i styremøte 14.03.2013. Planfrutsetningene viser en gradvis økning i investerings- g driftsmidler fr reginale prsjekt. Frnyingsstyret skal før smmeren frdele drift g investeringsmidler fr årene 2014-2017 mellm de seks strategiske prgrammene. Dette vil være de rammene prgrammene skal legge til grunn fr sin freløpige planlegging i periden, mens den faktiske budsjettildelingen vil skje fr ett år av gangen. Helse Sør-Øst vil gjøre en vurdering av hva sm vil være frnyingsstyrets driftsg investeringsramme i ØLP fr de seks strategiske prgrammene. 3. VEDLEGG TIL SAKEN Det er ett vedlegg til saken, g dette innehlder gså relevante deler av saksfremlegget i frbindelse med styrebehandling av planfrutsetninger fr ØLP den 14.03.13. 4. PROSESS MED UTARBEIDELSE AV SAKEN Helse Sør-Øst RHF har frberedt styresaken g har i samarbeid med Sykehuspartner hatt dialg med prgram/prsjekt. Det er innhentet ytterligere infrmasjn fra de samme enhetene ved utarbeidelse av saken til frnyingsstyret. Side 1 av 2

Frnyingsprgrammet 5. HELSE SØR-ØSTS FORSLAG TIL VEDTAK 1. Frnyingsstyret tar til etterrretning Helse Sør-Øst sitt pågående arbeid med å gjøre en ttal priritering av budsjettet fr 2013 med mål m å sikre kritiske leveranser innenfr budsjettrammen. Frnyingsstyret tar til etterretning at Osl Universitetssykehus g Sykehuset Østfld har hvedpriritet. 2. Frnyingsstyret ber m at det i den videre pririteringen kun er kritiske prsjekter innenfr vedtatt budsjett sm iverksettes av prgramstyrene inntil mfrdelt budsjett g masterplan er behandlet i frnyingsstyret. 3. Frnyingsstyret ber m at Helse Sør-Øst fremlegger frslag til prinsipper fr frdeling av de freløpige budsjettestimatene fr 2014-2017 til neste møte i frnyingsstyret den 07.05.13. g fremlegger frslag til knkrete innspill til frdeling i ØLP 2014-2017 til møtet 04.06.13. Side 2 av 2

Frnyingsprgrammet Vedlegg til saksnummer g saksnavn Møtedat U.ff inntil en gitt dat? Vedlegg til sak 05/13: Budsjett g prgnse 2013 g Øknmisk langtidsplan fr årene 2014-2017 03.04.2013 Nei Innhld 1. FORMÅL OG BAKGRUNN... 2 2. OVERORDNET ØLP REGIONALE PROSJEKT/PROGRAM 2012-2017... 2 3. PROGNOSE VS BUDSJETT 2013 FOR REGIONALE PROSJEKTER... 2 4. PLANFORUTSETNINGER ØLP 2014-2017 STYRESAK 022-2013... 4 5. LANGTIDSPLAN 2014 2017 FORDELING AV ØLP BUDSJETT TIL PROGRAMMER... 7 Side 1 av 7

Frnyingsprgrammet 1. FORMÅL OG BAKGRUNN Saken gir versikt ver prteføljens budsjett g prgnse 2013 g en rientering m Helse Sør-Øst RHFs pågående arbeid med å tilpasse prteføljen til tilgjengelige budsjettrammer 2013. Det er en økt investeringsprgnse relatert til innføring av reginal PAS/EPJ ved OUS. Videre er prgrammenes/ prsjektenes egne prgnser fr 2013 betydelig høyere enn prteføljens tildelte budsjett fra Helse Sør-Øst RHF. I tillegg gir saken en rientering m planfrutsetninger i øknmisk langtidsplan (ØLP) fr årene 2014-2017. Styret i Helse Sør-Øst behandlet planfrutsetninger i øknmisk langtidsplan 2014-2017 sm temasak i styremøte 14.03.2013. Frnyingsstyret skal før smmeren priritere budsjetterte drift g investeringsmidler fr årene 2014-2017 mellm de seks strategiske prgrammene. Dette vil være de rammene prgrammene skal legge til grunn fr sin freløpige planlegging i periden, mens den faktiske budsjettildelingen vil skje fr ett år av gangen. 2. OVERORDNET ØLP REGIONALE PROSJEKT/PROGRAM 2012-2017 Budsjett 2013 viser en betydelig økt satsning på reginale prsjekter g prgrammer sammenlignet med 2012. Sm vist i tabellen under legges det i planfrutsetningene i ØLP (budsjettmessig frutsetning fr endring i tjenestepris fra Sykehuspartner) pp til en gradvis budsjettøkning i tråd med krav til frnying g standardisering: INVESTERINGER (mill kr) 2012* 2013 2014 2015 2016 2017 Regnskap Budsjett ØLP ØLP ØLP ØLP Sum reginale prsjekter/prgrammer 766 983 1150 1300 1400 1400 IKT løsninger fr nytt Østfld sykehus 0 138 150 100 0 0 Sum inkl. nytt Østfld sykehus 766 1121 1300 1400 1400 1400 DRIFT (mill kr) 2012* 2013 2014 2015 2016 2017 Regnskap Budsjett ØLP ØLP ØLP ØLP Sum reginale prsjekter/prgrammer 193 244 270 295 295 290 IKT løsninger fr nytt Østfld sykehus 34 106 50 55 55 60 Sum inkl. nytt Østfld sykehus 227 350 320 350 350 350 *Prsjektene sm mfatter tallet fr 2012 er sammenlignbart med tallene fr 2013 Helse Sør-Øst RHF vil gjøre en vurdering av hva sm vil være frnyingsstyrets drifts- g investeringsramme i ØLP fr de seks strategiske prgrammene. Dette vil legges frem fr frnyingsstyret til møte i mai 2013. 3. PROGNOSE VS BUDSJETT 2013 FOR REGIONALE PROSJEKTER Budsjett 2013 fr reginale prsjekter er tildelt til prgram/prsjekt gjennm budsjettbrev i desember 2013 fra Helse Sør-Øst RHF. Prgrammene har etter februar innrapprtert et betydelig prgnse avvik. De største avvikene er knyttet til satsningsmrådene klinisk dkumentasjn g infrastrukturmdernisering Avvik klinisk dkumentasjn Nåværende investeringsprgnse fr underliggende prsjekter er i verkant av 100 mkr høyere enn budsjett. Side 2 av 7

Frnyingsprgrammet Økt investeringsprgnse relatert til innføring av reginal PAS/EPJ ved OUS ble behandlet sm sak 021-213 i styremøte i Helse Sør-Øst RHF den 14.03.13. Referatet fra styremøtet ppsummerer følgende: «Styret tar til etterretning at kstnadene fr innføring av PAS/EPJ ved Osl universitetssykehus HF er estimert til MNOK 635. Den økte kstnadsrammen på MNOK 118 g en risikmargin på MNOK 95 håndteres innen Helse Sør-Øst RHF sitt investeringsbudsjett. Styret tar videre til etterretning at kstnadsrammen fr innføring av PAS/EPJ i Sykehuset Telemark HF er anslått til å bli 10 MNOK lavere enn tidligere estimert, slik at samlet effekt på kstnadsrammen er 108 MNOK.» Avvik infrastrukturmdernisering Nåværende investeringsprgnse fr prgram IKT plattfrm er i størrelsesrden 100 mkr høyere enn budsjett. Prgramledelsen i prgram IKT plattfrm har hatt en dialg med Helse Sør-Øst RHF m knsekvensen av budsjettrammen. Helse Sør-Øst har infrmert prgrammet m at eventuell refrdeling av budsjettmidler må vurderes av frnyingsstyret når de ser prgrammets g prteføljens øknmiske utvikling de kmmende måneder. Helse Sør-Øst RHF har igangsatt et arbeid med å gjøre en repriritering fr 2013 med mål m å sikre kritiske leveranser innenfr budsjettramme. Vurderingen vil gjøres i nært samarbeid med prgrammene. Osl universitetssykehus g Sykehuset Østfld vil ha hvedpriritet i dette arbeidet. Helse Sør-Øst RHF freslår at det i den videre pririteringen kun er kritiske prsjekter innenfr vedtatt budsjett sm kan iverksettes av prgramstyrene inntil mfrdelt budsjett g masterplan er behandlet i frnyingsstyret. Nåværende budsjett fremkmmer av tabellen under: Satsningsmråde Budsjett 2013 Investeringer Budsjett 2013 Drift 1. Klinisk dkumentasjn 283 42 DIPS OUS DIPS Telemark Reginal kurveløsning Reginalt fødesystem FKI kmplettering 2. Labratriedatasystem 34 4 3. Radilgi 48 14 Reginal RIS/PACS Prgram 44 13 RIS/PACS ppgradering 4 1 4. Digital samhandling 12 10 Meldingsløftet 12 10 5. Virksmhetsstyring g øknmi 70 19 Datavarehus g rapprteringsløsning (LIS) ERP Øknmi g lgistikk 6. Infrastrukturmdernisering 443 20 Prgram IKT Plattfrm 200 20 Driftsinvesteringer SP 188 Sikker g stabil drift 55 7. Nytt Østfldsykehus 138 106 8. Øvrige* 14 117 SUM 1 043 331 * Øvrige består bl.a. av kreftregisteret, bedre ressursstyring (admhr), nytt stråleterapisystem g Nødnett innføring Side 3 av 7

Frnyingsprgrammet 4. PLANFORUTSETNINGER ØLP 2014-2017 STYRESAK 022-2013 I styresaken m planfrutsetninger ØLP står det følgende m IKT ifm øknmisk bæreevne: «Innenfr IKT legges det pp til en økning i investeringsnivået i tråd med krav til frnying g standardisering. En slik satsning vil medføre økte framtidige kstnader fr helsefretakene, men gså et gevinstptensial. Dette må reflekteres i fretakenes innspill til øknmisk langtidsplan, samtidig sm effekter av standardisering synliggjøres.» Videre står det følgende m teknlgi g de ulike prgrammene: «Bakgrunn g situasjnsbeskrivelse Fretaksgruppens bruk av IKT skal sikre at rett infrmasjn er tilgjengelig til rett tid, til rett persn, slik at pasientsikkerheten blir ivaretatt g slik at alle ansatte i helsefretakene kan utføre sine ppgaver effektivt g med høy kvalitet verfr pasientene. Både kliniske prsesser g prsesser fr ledelse g administrasjn krever gd, hurtig g sikker infrmasjnstilgang fr å støtte analyse, beslutninger g praktisk arbeid. Dagens pasientfrløp består i økende grad av helsetjenester fra flere virksmheter sm til sammen dekker pasientens behv fr behandling g pleie. IKT må understøtte samhandling mellm alle aktørene i pasientfrløpet g tilfredsstille pasienters g pårørendes økende frventninger til at infrmasjn er tilgjengelig i digitale kanaler. IKT-mrådet i Helse Sør-Øst har gjennmgått en mfattende utvikling siden pprettelsen av helsereginene. Nå er det meste av infrmasjnen i sykehusene på et digitalt frmat. Det er imidlertid frtsatt manglende systemstøtte fr å dele infrmasjn internt i fretakene, på tvers i fretaksgruppen, g mt andre aktører g pasientene selv. Det er begrenset systemstøtte fr definerte arbeidsprsesser g det er liten grad av beslutningsstøtte. IKT-infrastrukturen er mangfldig g aldrende. Utfrdringer g rammebetingelser I ktber 2012 ble det av styret i Helse Sør-Øst RHF vedtatt en IKT Strategi g handlingsplan sm legger føringer fr det videre arbeide med IKT i planperiden (jfr. styresak 066-2012). Arbeid med IKT utvikling i den kmmende planperiden vil i mye sterkere grad fkusere på standardisering av systemløsninger, samt fkusere på et sett pririterte satsningsmråder, jfr. mtale under. Det er etablert et Frnyingsstyre sm blant annet skal priritere mellm de enkelte utviklingstiltak fremver i planperiden. I en egen masterplan skal rekkefølge g tidsplan fr innføring av de reginale standardiserte løsninger på fretakene, beskrives. Planen skal besluttes av Frnyingsstyret. Freløpige planer viser en betydelig økning i aktiviteter inneværende år, 2014 g 2015, fr deretter å flate ne ut. Dette legger et ekstra strt press på ressurser g øknmi de nærmeste årene. Sm innspill til øknmisk langtidsplan 2014-17, er det tatt utgangspunkt i de planer sm så langt freligger. Fretakene må ta høyde fr de kstnader sm er knyttet til endringsbehv i eget fretak fr å kunne ta i bruk reginale løsninger. Dette innebærer alt fra pplæring til rganisasjnsendringer i eget fretak. Det er videre grunn til å understreke at det fr mange av prgrammene er avhengigheter i mellm disse g at rekkefølge fr innføring av enkelte løsninger ved det enkelte helsefretak er avgjørende fr å kunne ta ut ønskede effekter g/eller løse akutte behv fr nye løsninger. En eventuell endring i priritering eller utsettelse av prgrammer må derfr ses i sammenheng med masterplan g de knsekvenser slike endringer vil gi. Side 4 av 7

Frnyingsprgrammet Særskilte strategiske satsingsmråder Reginal klinisk dkumentasjn (RKD) Dette prgrammet dekker en rekke delprsjekter knyttet til klinisk dkumentasjn. Hvedmråde i prgrammet er innføring av pasientadministrative systemer/elektrnisk pasientjurnal (PAS/EPJ). Fr PAS/EPJ er det nå i 2013 2014 hvedfkus på etablering g innføring av DIPS ved Osl universitetssykehus HF, samt ferdigstille innføring av DIPS på Sykehuset Telemark HF i 2013. Dette skal resultere i en standardisert løsning av DIPS sm litt lenger ut i planperiden skal kunne breddes g benyttes fr øvrige fretak. Etter gjennmført frprsjekt ved Osl universitetssykehus HF, viser det seg at kstnadene fr innføring av DIPS er økt vesentlig siden gjennmføring av franalyse i 2012. Dette legger et betydelig press på tilgjengelige investeringsrammer i planperiden. Fr Elektrnisk kurve planlegges det med etablering av en gjennmgående kurveløsning i 2014 fr Sykehuset Østfld HF basert på eksisterende avtale. Det skal gjennmføres en ny reginal anskaffelse, samt innføring av felles reginal kurve løsning i alle helsefretak g sm gjelder både intensiv/ perasjn g sengepst g begge med en medikasjns tjeneste (dette vil strekke seg ne utver planperiden 2014-17). Det vil bli innføring av en helhetlig elektrnisk medikasjnstjeneste sm en del av dette. I tillegg vil det startes innføring g bruk av eresept ved samtlige helsefretak basert på løsninger i DIPS innen utgangen av 2015. Labratriedatasystem Det er besluttet anskaffelse av løsning sm først skal pilteres på Sykehuset Østfld HF i 2013. Etter dette vil denne etableres på øvrige fretak g nåværende planer tilsier at dette strekker seg utver planperiden 2014-2017. Det er ønsket å intensivere takten på innføring g det må vurderes nærmere hva dette eventuelt vil medføre i frhld til andre pririterte prgrammer g hvrdan dette påvirker øknmisk ramme. Radilgiløsninger Det er besluttet innføring av reginal systemløsning g sammen med valgt leverandør utarbeides nå mer detaljerte planer fr dette. Det planlegges med etablering på samtlige fretak med ppstart i 2013 g videre innføring er ventet at vil strekke seg ne utver 2017. Dette innebærer gså kmmunikasjnsløsninger fr utveksling av infrmasjn i første mgang mellm helsefretak, men på sikt gså mt andre helsereginer g øvrige partnere. Også her er det ønsket å intensivere innføringen i helsefretakene, men dette må sm fr labratriedatasystem, vurderes pp mt øvrige prgrammer. Innføring av labratriedatasystem g radilgiløsninger er stre prgram med et betydelig behv fr investeringer i planperiden. Digital samhandling På krt sikt i planperiden (2013) vil arbeid fkuseres på ferdigstilling av Interaktive henvisninger g rekvirering (IHR) g meldinger fr pleie- g msrgs tjenester (PLO). Videre jbber prgrammet med et revidert mandat fr resten av planperiden fr å kunne følge pp en rekke planlagte reginale g nasjnale tiltak fr mrådet. Revidert mandat vil legges frem fr Frnyingsstyret fr vurdering g beslutning. Øknmi g virksmhetsstyring Det pågår arbeid med etablering g innføring av ny reginal datavarehus g rapprteringsløsning. Trinn 1 av dette prsjektet er planlagt ferdigstilt våren 2013 g planlegging av trinn 2 vil starte parallelt med dette. Det vil senere i planperiden bli vurdert utvidet bruk av datavarehus- g rapprteringsløsningen fr behandling gså av kliniske data. Side 5 av 7

Frnyingsprgrammet Videre er det fr mrådet øknmi g lgistikk under anskaffelse en reginal systemløsning (ERP) sm i første mgang vil bli etablert ved Sykehuset Østfld HF, Osl universitetssykehus HF, Helse Sør-Øst RHF g Sykehuspartner i løpet av 2014-2015. Senere i planperiden er det planlagt å bredde denne løsningen til samtlige helsefretak. I tillegg planlegges det gjennmført en reginal anskaffelse av et avviks- g dkumenthåndteringssystem. Anskaffelsen fr dette er planlagt gjennmført i 2013 med påfølgende innføring i helsefretakene ut ver i planperiden. IKT plattfrm g infrastruktur I periden frem til 2015 skal de helsefretak sm ikke er på standard Helse Sør-Øst IKT plattfrm legges m til dette. Det skal gjøre det mulig å starte innføring av øvrige reginale standardiserte løsninger. Samtidig vil det i planperiden være en videre utvikling av de tjenestene sm inngår i standard plattfrm. Det er et strt behv fr å gjøre betydelig endringer med en mdernisering av infrastruktur delen av plattfrmen. Dette er et arbeid sm starter pp nå med analyse g vurderinger av tiltak. Arbeidet med denne mdernisering vil kreve betydelig arbeid, tid g midler. Det er frventet at arbeid med dette vil frsterkes utver i planperiden g gå langt utver 2017.» Anslått ressursbehv i periden er i styresaken vurdert sm følger: «Det er gjennmført en verrdnet vurdering av investeringsnivå fr alle satsningsmrådene samlet sett. Vurderingen er basert på de enkelte prgrams planer g antatt nivå på tilgjengelige ressurser fr gjennmføring i periden. Vurderingen viser et samlet behv fr investeringsmidler i planperiden sett under ett. Det er allikevel slik at det er bygget pp et behv fr raskt å løse utfrdringer knyttet til mråder sm labratriedataløsninger, radilgiløsninger, samt stre implementeringsløp på PAS/EPJ ved Osl universitetssykehus HF g IKT leveranser til nytt Østfld sykehus. Det er videre behv fr å gjennmføre en større mdernisering av IKT infrastruktur i reginen. Dette er tiltak sm i hvedsak må g skal gjennmføres i periden 2013 2015 g dette skaper utfrdringer i frhld til tidligere innspill til øknmisk langtidsplan knyttet til investeringsramme fr IKT. Ny verrdnet vurdering av investeringsnivå viser en utvikling sm følger: Investering (tall i mill.kr.) 2014 2015 2016 2017 Reginale prgrammer 1150 1300 1400 1400 IKT løsninger fr nytt Østfld sykehus 150 100 Sum 1300 1400 1400 1400 Innmeldt ØLP 2012 1000 1100 1200 Innmelding ØLP 2012 dekket ikke IKT løsninger fr nytt Østfld sykehus Side 6 av 7

Frnyingsprgrammet Drift (tall i mill.kr.) 2014 2015 2016 2017 Reginale prgrammer 270 295 295 290 Reginale avtaler 50 55 55 60 IKT løsninger fr nytt Østfld sykehus *) Sum 320 350 350 350 Innmeldt ØLP 2012 290 320 350 *) Knkretiseres i arbeidet med øknmisk langtidsplan Basert på dette investeringsnivå, de freløpige planer fr gjennmføring g kjente frhld per februar 2013, er det gjrt en beregning på utvikling av tjenestepris fr det enkelte fretak i planperiden. Dette er freløpige beregninger g de vil ppdateres etter hvert sm det freligger et bedre underlag. Dette vil gså bli avstemt med helsefretakene frem til styrebehandling av øknmisk langtidsplan i juni 2013.» 5. LANGTIDSPLAN 2014 2017 FORDELING AV ØLP BUDSJETT TIL PROGRAMMER Det vil på trss av økte reginale prsjektmidler være et strt press på ressurser g øknmi de nærmeste årene. Det vil være behv fr en kritisk gjennmgang både av planlagte g igangsatte prsjekter fr å vurdere m de bør igangsettes/videreføres, m mfang/ambisjner fr løsningen er i tråd med verrdnede pririteringer g m det er en gd innkjøpsstrategi fr anskaffelsene. Helse Sør-Øst RF freslår en tdelt behandling i frnyingsstyret av frdelingen av freløpige ØLPrammer til det enkelte prgram: Helse Sør-Øst fremlegger frslag til prinsipper fr frdeling av de freløpige budsjettrammene fr 2014-2017 til frnyingsstyrets møte 7. mai 2013. Helse Sør-Øst fremlegger frslag til frnyingsstyrets innspill til ØLP i møtet 4. juni 2013. Helse Sør-Øst RHF vil utarbeide dette i nært samarbeid med prgrammene, helsefretakene g Sykehuspartner. Frnyingsstyret vil få frslag til behandling av ØLP den 4. juni 2013 fr videre innspill til styrebehandling i Helse Sør-Øst RHF den 20. juni. Side 7 av 7

Frnyingsprgrammet Saksnummer g saksnavn Felles saksfremlegg Møtedat U.ff inntil en gitt dat? Sak 06/13 Beslutte prgrammandat (P2) prgram Digital Samhandling - nasjnalt g reginalt 03.04.2013 Nei Sak 07/13 Beslutte prgrammandat (P2) prgram Reginal RIS/PACS Type sak Orienteringssak: Beslutningssak: X Innstillingssak til AD el. styret i HSØ RHF: Temasak: Til infrmasjn (ingen behandling): Annet: 1. HVA SAKENE OMHANDLER I KORTE TREKK Sakene mhandler en beslutning av prgrammandater fr prgram Digital Samhandling g prgram Reginal RIS/PACS. Mandatene er frnyingsstyrets ppdrag til prgrammet g mfatter prgrammets mfang, resultatmål, effektmål, avhengigheter, tidsramme g verrdnet gjennmføringsplan. Videre er prgramstyrets myndighet, ansvar, ppgaver g fullmakter er beskrevet. 2. SÆRSKILTE FORHOLD PROGRAMSTYRET BØR VÆRE KJENT MED Det pågår et arbeid med å utarbeide prgrammandater til alle de seks reginale prgrammene. På neste FS-møte 6.mai 2013 vil mandater fr Reginal klinisk dkumentasjn g Labratrieløsninger legges frem Prgrammene Mdernisering av infrastruktur g Virksmhetsstyring g øknmi mfatter en sammenslåing av pågående prsjekter/prgrammer g disse t prgrammene vil gjennmføre en innledende fase (Frme prgram) fr å sikre at prgrammandater blir best mulig. Prgrammandatene vil legges frem senest på FS-møte 4.juni 2013. Budsjettene til prgrammene gjenspeiler budsjettildeling 2013 fra Helse Sør-Øst. Helse Sør-Øst RHF jbber med en refrdeling g priritering av budsjettmidler til prgrammene. Frslag til frdeling fr 2013 vil legges frem på neste FS-møte 6.mai 2013 sammen med en masterplan fr alle de seks reginale prgrammene. Prgrammene jbber med å tydeliggjøre g frbedre effektmål g gevinstmål. I mandatene beskrives målene slik de nå freligger, men det vil gjøres en ppdatering av disse målene i løpet av 2013 fr å sikre at de er knkrete g målbare. Prgrammandatet består av fast tekst sm er lik fr alle prgrammene (i hvedsak kapitlene 2, 6 g 7) g prgramspesifikk tekst (merket med blå tekst). Prgramstyrets myndighet, ansvar, ppgaver g fullmakter er beskrevet er i kapittel 6. Side 1 av 2

Frnyingsprgrammet 3. VEDLEGG TIL SAKSFREMLEGGET Sak 0613 Prgrammandat Digital samhandling nasjnalt g reginalt Sak 0713 Prgrammandat Reginal RIS/PACS 4. PROSESS MED UTARBEIDELSE AV SAKEN Helse Sør-Øst RHF har utarbeidet mal fr prgrammandat iht PPM-mdell Prgramleder har gitt innspill til tidlige utkast av mandatene Helse Sør-Øst RHF har ferdigstilt mandatene g gjennmført kvalitetssikring med ytterligere invlvering av prgramleder 5. HELSE SØR-ØSTS FORSLAG TIL VEDTAK Sak 0613 1. Frnyingsstyret gdkjenner prgrammandat g beslutningspunkt P2 fr prgram Digital samhandling nasjnalt g reginalt. Sak 0713 1. Frnyingsstyret gdkjenner prgrammandat g beslutningspunkt P2 fr prgram Reginal RIS/PACS Side 2 av 2

Dat: 22.03.2013 1 / 23 Digital samhandling reginalt g nasjnalt Prgrammandat Lkalt prsjektnr/-id: R050 Reginalt prsjektnr/-id: Prgrammandat Prgram: Digital samhandling reginalt g nasjnalt Srt tekst = felles tekst fra mal ppdatert pr 21.03 Blå tekst = frslag prgramspesifikk tekst Versjn X 21.03.2013 GODKJENT AV: Navn Rlle Stilling Dat Sist skrevet ut: 22.03.2013 14:30:00

Dat: 22.03.2013 2 / 23 Digital samhandling reginalt g nasjnalt Prgrammandat Lkalt prsjektnr/-id: R050 Reginalt prsjektnr/-id: INNHOLDSFORTEGNELSE 1 PROGRAMMETS NAVN... 5 2 PROGRAMEIER... 5 3 BAKGRUNN, DRIVERE, MÅLBILDE OG INTERESSENTER... 5 4 PROGRAMMETS OMFANG, AVHENGIGHETER OG RAMMER... 10 5 PROGRAMMETS RESULTATMÅL, EFFEKTMÅL OG GEVINSTER... 17 6 PROGRAMSTYRETS MYNDIGHET, ANSVAR OG OPPGAVER... 18 7 GJENSIDIGE FORPLIKTELSER... 22 Sist skrevet ut: 22.03.2013 14:30:00

Dat: 22.03.2013 3 / 23 Digital samhandling reginalt g nasjnalt Prgrammandat Lkalt prsjektnr/-id: R050 Reginalt prsjektnr/-id: ENDRINGSLOGG Versjn Dat Kapittel Endring Prdusent Gdkjent av 0.8 16.10.2012 Utkast fr gjennmgang med prgrameier 1.0 25.10.2012 Behandlet av prgramstyret fr reginalt meldingsløft X 21.03.13 Revidert pp mt IKT strategi g handlingsplan ihht ny mal fr prgrammandat Kjell Arne Grøtting Kjell Arne Grøtting Mbiliseringsprsj ektet/fpk i samråd med prgrammet Prgramstyret fr meldingsløftet REFERANSER TIL ANDRE DOKUMENTER Nr. Dkumentnavn Dk.id. Versjn Arkiv Dat 1 Strategidkument fr Helse Sør-Øst - Plan fr strategisk utvikling 2013 2020 (RHF styresak 075-2012) 2 IKT strategi g handlingsplan (RHF styresak 066-2012) 3 Prtefølje, prgram g prsjektstyring i Helse Sør-Øst (PPM-systemet) v1.0 22.11.2012 v1.0 17.10.2012 I Clarity 4 IKT styringssystem (under utarbeidelse) 5 Oppdragsdkument 2013 fra HOD til Helse Sør-Øst 6 Samhandlingsrefrmen, St. meld. nr. 47, 2008-2009. 19.06.2009 7 Prgramdirektiv fr Nasjnalt meldingsløft 2008 2010 8 Nasjnal helse- g msrgsplan (2011-2015). Meld. St. 16 13. 11. 2008 10.05.2011 9 Frskrift m kmmunal medfinansiering av spesialisthelsetjenesten g kmmunal betaling fr utskriftsklare pasienter (Fr 2011-11-18 nr 1115) 18.11.2011 Sist skrevet ut: 22.03.2013 14:30:00

Dat: 22.03.2013 4 / 23 Digital samhandling reginalt g nasjnalt Prgrammandat Lkalt prsjektnr/-id: R050 Reginalt prsjektnr/-id: Nr. Dkumentnavn Dk.id. Versjn Arkiv Dat 10 Frskrift m infrmasjnssikkerhet ved elektrnisk tilgang til helsepplysninger i behandlingsrettede helseregistre (helseinfrmasjnssikkerhetsfrskriften, FOR 2011-06-24 nr 628). 24.06.2011 11 Nasjnal strategi fr elektrnisk samhandling i helse- g msrgssektren 2008 2013; Samspill 2.0 12 Styresak 135-2008, Handlingsplan : Dkumentflyt i pasientarbeidet/henvisningsrutiner i helsefretakene 2010 2008 13 Referat fra Styringsgruppen i Nasjnalt Meldingsløft 15.06.2011 14 Mandat fr meldingsløftet i Helse Sør-Øst 1.1 01.01.2012 15 Reginalt meldingsløft i Helse Sør-Øst. Handlingsplaner g budsjett 2012-2013 16 Fretaksprtkll Helse Sør-Øst RHF, Krav g rammer fr 2013 m.v. 17 Meldingsutbredelse i kmmunesektren, Nrsk Helsenett 18 Strtingsmelding nr 9 2012-2013 «En innbygger en jurnal» 2012-2013 19 Veiledning i rller fr prsjekt-, prgram- g prteføljestyring (PPM-systemet) 1.69 01.02.2012 31.01.2012 12.06.2012 30.11.2012 1.1 01.08.2012 20 Fretaksprtkll Helse Sør-Øst RHF. Krav g rammer m.v. fr 2013 Freløpig versjn 30.01.2013 Sist skrevet ut: 22.03.2013 14:30:00

Dat: 22.03.2013 5 / 23 Digital samhandling reginalt g nasjnalt Prgrammandat Lkalt prsjektnr/-id: R050 Reginalt prsjektnr/-id: 1 PROGRAMMETS NAVN Digital samhandling reginalt g nasjnalt 2 PROGRAMEIER Prgrammet eies av frnyingsstyret. Frnyingsstyret har ansvar fr å utarbeide g gdkjenne prgrammandatet. Mandatet ppdateres i frbindelse med årlig budsjettprsess, ved endringer i IKT strategi fr reginen g ved eventuelle andre viktige endringer i føringer fr prgrammet. Prgramstyret kan freslå endringer i prgrammets mandat til frnyingsstyret. 3 BAKGRUNN, DRIVERE, MÅLBILDE OG INTERESSENTER 3.1 Bakgrunn Prgrammet er et priritert satsningsmråde i Helse Sør-Øst ref. Plan fr strategisk utvikling 2013 2020 g IKT Strategi g handlingsplan. Dette prgram er etablert fr å ivareta frpliktelsene fra meldingsløftet, men skal i tillegg håndtere flere andre nasjnale initiativer. Prgramdirektiv fr det nasjnale meldingsløftet, sm er frankret i handlingsplanen «Samspill 2.0», ble besluttet i nvember 2008. Gjennm det reginale Meldingsløftet i Helse Sør-Øst, sm har pågått i periden 2009-2012, er det gjrt et mfattende grunnarbeid fr etablering av digital kmmunikasjn mellm reginens helsefretak g legekntrer g kmmuner. Det reginale Meldingsløftet ble avsluttet i 2012 g restleveransene ble verført til prgrammet Digital samhandling. Fretaksprtkllen 2013 er gså tydelig på at eksisterende ppgaver skal fullføres. Restleveransene fra det reginale meldingsløftet er: - Digital labratrierekvisisjn g digital radilgihenvisning - disse meldingstypene blir i Helse Sør Øst håndtert i prsjektet «Interaktiv henvisning g rekvirering» (IHR). - Elektrniske pleie- g msrgsmeldinger - fullføres sm prsjekt i prgram fr Digital samhandling. - Elektrnisk kmmunikasjn mellm egne Helsefretak (ikke påbegynt) - Elektrnisk sykemelding (ikke påbegynt) - Dialgmelding Sist skrevet ut: 22.03.2013 14:30:00

Dat: 22.03.2013 6 / 23 Digital samhandling reginalt g nasjnalt Prgrammandat Lkalt prsjektnr/-id: R050 Reginalt prsjektnr/-id: Ytterligere nasjnale initiativ fra Helsedirektratet er Kjernejurnal g Helsenrge.n. Kjernejurnal skal prduksjnsettes i første versjn høsten 2013, g vil i første mgang innehlde infrmasjn sm er viktig fr akuttmedisinsk behandling. Helsenrge.n har vært i prduksjn i ca. et år, g er ment å skulle bli en felles prtal fr hele helsesektren mt publikum g pasienter. Sykehusenes systemer er pr i dag ikke tilrettelagt fr brukermedvirkning, men det er vesentlig at dette skjer innenfr rammene av Helsenrge.n. Gjennm prgram fr digital samhandling ønsker Helse Sør-Øst å innta en praktiv rlle fr å kunne utnytte ptensialet i de nasjnale løsningene så snart frhldene ligger til rette fr det. Strtingsmelding nr. 9/2012 «En innbygger - en jurnal» [18] handler i hvedsak m digital samhandling, g bærer fram visjnen m et felles jurnalsystem fr hele helse- g msrgssektren. Strtingsmeldingen er imidlertid gså tydelig på at man fram til man kmmer så langt må fullføre igangværende satsninger g sørge fr at man gså har en effektiv digital samhandling i de årene fram mt realisering av visjnen. Sm en del av dette skal det gså utarbeides en nasjnal plan fr meldingsutbredelse, sm skal verta etter «Samspill 2.0» sm nasjnalt plangrunnlag fr fullføring av meldingsutbredelse. Fretaksprtkllen 2013 definerer gså Helse Sør-Østs frpliktelser innen digital samhandling. Innhenting av data til nasjnale helseregistre skjer i dag hvedsakelig manuelt. Det vil være betydelige gevinster å hente ved å kunne gå ver til elektrnisk samhandling. 3.2 Drivere 3.2.1 Behv sett fra klinisk- g ledelsesperspektiv Dagens samhandling understøtter ikke i tilstrekkelig grad behvene fra klinikkene g ledelsen sm er spesifisert i IKT-strategi g handlingsplan: Behv fr økt pasientsikkerhet Behv fr økt kvalitet Behv fr økt effektivitet Behv fr enklere g mer effektiv samhandling Behv fr å støtte sammenhengende behandlingsfrløp Behv fr å balansere hensyn til persnvern g pasientsikkerhet, m nødvendig ved endringer i lvverk Behv fr tilgang til ledelsesinfrmasjn fr virksmhetsstyring i sykehus Behv fr trygg g sikker drift av kjernefunksjnene i sykehusene Behv knyttet til IKT-infrastruktur g standardisering 3.3 Strategisk målbilde Dette målbildet er utviklet i sammenheng med strategisk planlegging fr den øverste ledelsen g styret i Helse Sør-Øst. Sist skrevet ut: 22.03.2013 14:30:00

Dat: 22.03.2013 7 / 23 Digital samhandling reginalt g nasjnalt Prgrammandat Lkalt prsjektnr/-id: R050 Reginalt prsjektnr/-id: IKT Strategi g handlingsplan ppsummerer følgende m digital samhandling: Innføring av IKT-løsninger sm understøtter samhandling skal føre til at pasientfrløpet betjenes mer effektivt med høyere kvalitetsmessig verføring av infrmasjn. I tillegg til nasjnale føringer sm stiller krav m økt samhandling, vil IKT-løsninger møte samfunnets frventninger til at helsetjenesten kan dele infrmasjn g tilby selvbetjeningsløsninger fr pasienter g pårørende. Gi pasienter g pårørende innsyn i egen jurnal g kliniske resultater Etablere løsninger sm kan snakke fritt med hverandre uten frsinkelser g uten unødighinder Sikkerhet må bygges på en ttalvurdering sm balanserer mellm hensynet til pasientsikkerhet g hensyn til persnvern Etablere løsninger fr å kmmunisere med andre etater, sm NAV g Helf Sørge fr at infrmasjn fra reginens systemer blir tilgjengelig i nasjnal Kjernejurnal g helsenrge.n Sikre implementering av jurnalsystemer med standardiserte skjemaer g meldinger sm kan sendes mellm de ulike aktørene på tvers av behandlingsnivå Utrede muligheter fr å innføre sektrvergripende systemløsninger sm understøtter samhandling på tvers av behandlingsnivåene Sist skrevet ut: 22.03.2013 14:30:00

Dat: 22.03.2013 8 / 23 Digital samhandling reginalt g nasjnalt Prgrammandat Lkalt prsjektnr/-id: R050 Reginalt prsjektnr/-id: Pasientfrløpet betjenes mer effektiv med høyere kvalitetsmessig verføring av infrmasjn Møte samfunnets frventninger til at helsetjenesten kan dele infrmasjn g tilby selvbetjeningsløsninger fr pasienter g pårørende Arbeidsprsesser må standardiseres reginalt En rekke prsjekter i helsefretakene der samhandling er tema g mål, må sluttføres g prduksjnsettes 3.4 Interessentversikt Det er mange interessenter sm er viktige fr at prgrammet skal kunne ppnå de strategiske målene. Prgramstyret må sikre et gdt samspill med de ulike interessentgruppene. I tabellen under vises nen viktige interessenter: Interne interessenter Interessenter Hva er de pptatt av? Hvrfr er de viktige fr prgrammet? Labratrieavdelinger Kvalitet Bildediagnstikkavdelinger Effektivitet Pasientsikkerhet Kvalitet Effektivitet Kliniske avdelinger Kvalitet Pasientsikkerhet Effektivitet Pasientsikkerhet Helsepersnell Funksjnalitet i løsningen Effektiv samhandling Pasientsikkerhet Samhandlingspart Ansvarlig fr endringsbeslutninger Hente ut gevinster Samhandlingspart Ansvarlig fr endringsbeslutninger Hente ut gevinster Samhandlingspart Ansvarlig fr endringsbeslutninger Hente ut gevinster Brukere av IT-løsninger Fagansvarlig fr prsess Hente ut gevinster Eksterne interessenter Interessenter Hva er de pptatt av? Hvrfr er de viktige fr prgrammet? Helse- g Omsrgsdepartementet Oppdragsgiver. Premissgiver sm eier av Helse Sør- Øst. Sist skrevet ut: 22.03.2013 14:30:00

Dat: 22.03.2013 9 / 23 Digital samhandling reginalt g nasjnalt Prgrammandat Lkalt prsjektnr/-id: R050 Reginalt prsjektnr/-id: Interessenter Hva er de pptatt av? Hvrfr er de viktige fr prgrammet? Helsedirektratet Standardiseringsmyndighet (avdeling fr standardisering). Sekretariatet fr NUIT (Nasjnalt utvalg fr IT-priritering i helse- g msrgssektren). Ansvarlig fr nasjnal utvikling av Kjernejurnal, Helsenrge.n g e- resept. Nrsk Helsenett SF Leverandør av kmmunikasjnstjenester Brger/pasient g bruker Infrmasjnsdeling Legekntr (fastleger g avtalespesialister) Rask ppfølging Tilgang på egen pasientinfrmasjn Kmmunikasjn med helsetjenestene Funksjnalitet i løsningen Effektiv samhandling Pasientsikkerhet Kvalitet Kmmunene Funksjnalitet i løsningen Effektiv samhandling Pasientsikkerhet Kvalitet NHN adresseregister g OSEANprsjektene. Krdinere utbredelse av elektrnisk meldingsutveksling fra g med 2012. Lansert prgram Meldingsutbredelse 2012-2015. Pasient Pårørende Bruker av helsetjenester Bruker av helsesektrens publikumsrettede IKT-løsninger Samhandlingspart med helsefretak Ansvarlig fr arbeidsprsesser i egen virksmhet Ansvarlig fr teknlgi i egen virksmhet. Ansvarlig fr egen kntakt med Nrsk Helsenett Ansvarlig fr kmmunikasjn med egen kmmune Samhandlingspart med helsefretak Ansvarlig fr arbeidsprsesser i egen virksmhet Ansvarlig fr teknlgi i egen virksmhet. Ansvarlig fr egen kntakt med Nrsk Helsenett Ansvarlig fr kmmunikasjn med fastleger i egen kmmune Ansvarlig fr å samarbeide med andre kmmuner i reginen m prsjekter fr elektrnisk kmmunikasjn med sykehuset Sist skrevet ut: 22.03.2013 14:30:00

Dat: 22.03.2013 10 / 23 Digital samhandling reginalt g nasjnalt Prgrammandat Lkalt prsjektnr/-id: R050 Reginalt prsjektnr/-id: Interessenter Hva er de pptatt av? Hvrfr er de viktige fr prgrammet? Andre reginale helsefretak Kvalitet Effektiv samhandling Pasientsikkerhet Samhandlingspart med helsefretak g kmmuner på tvers av reginer NAV Effektivitet Mttaker av elektrnisk sykmeldinger Skattedirektratet Effektivitet Leverandører til legekntr Leverandører til kmmuner Leverandører til helsefretak Kreftregisteret, Flkehelseinstituttet g andre kvalitetsregistre Effektiv infrmasjnsinnhenting Datakvalitet Eier av kvalitetsregistre Leverandører av systemer til Helse Sør- Øst Klare bestillinger Priritering av krav Leverandører Leverandører av systemer til kmmuner g legekntr Klare bestillinger Priritering av krav Leverandører Aptek Effektivitet Kvalitet Mttaker av resepter Prgramstyret må sikre en mer mfattende interessentanalyse, blant annet i frbindelse med detaljering av kmmunikasjnsplan i prgramdirektivet. 4 PROGRAMMETS OMFANG, AVHENGIGHETER OG RAMMER 4.1 Krt beskrivelse av prgrammet Prgrammet skal arbeide fr å sikre ppnåelse av det strategiske målbildet. Prgram fr digital samhandling skal: - sikre at Helse Sør-Øst ppfyller nasjnale frpliktelser g krav i frhld til Nasjnalt meldingsløft, Kjernejurnal, Helsenrge.n g nasjnale helseregistre. - representere Helse Sør-Øst i de nasjnale prsjektene fr digital samhandling g sikre nødvendig kmmunikasjn g avklaringer i Helse Sør-Øst. - sikre at Helse Sør-Østs strategiske mål blir ivaretatt, herunder standardisere reginale arbeidsprsesser. Prgrammet skal levere i henhld til vedtatte nasjnale eller reginale standarder. Der hvr disse ikke finnes, skal nødvendige reginale standarder defineres sm en del av prgrammet. 4.2 Omfang Omfanget av prgrammet kan beskrives i nedenstående figur: Sist skrevet ut: 22.03.2013 14:30:00

Dat: 22.03.2013 11 / 23 Digital samhandling reginalt g nasjnalt Prgrammandat Lkalt prsjektnr/-id: R050 Reginalt prsjektnr/-id: Restleveranser fra det nasjnale meldingsløftet Følgende ppgaver er verført fra det reginale meldingsløftet: NHN adresseregister Det nasjnale adresseringsprsjektet (OSEAN) styres av Nrsk Helsenett. Prsjektet er en del av nasjnalt meldingsløft, g alle samhandlingsparter må svare pp sine frpliktelser fr å få etablerte NHN adresseregister sm master fr adresseinfrmasjn fr alle aktører i helse-nrge. Interaktiv henvisning g rekvirering Dette prsjektet har sm mål å få etablert meldingstypene digital labratrierekvisisjn g digital radilgihenvisning. Å få etablert elektrniske meldinger fr disse meldingstypene er gså en del av det nasjnale meldingsløftet fra 2009. Pleie- g msrgsmeldinger Elektrniske pleie- g msrgsmeldinger ble fra 2011 tatt inn i det nasjnale (g reginale) meldingsløftets mandat. Etter innføringen av Samhandlingsrefrmen har disse meldingene fått enda større aktualitet frdi de kan erstatte de ressurskrevende g usikre rutinene sm ble etablert ved innføring av refrmen i januar 2012. Elektrnisk kmmunikasjn mellm Helsefretak Elektrnisk kmmunikasjn mellm Helsefretak var en del av det nasjnale meldingsløftet fra 2008, men er ikke realisert pga. manglende standarder g det frhld at OUS hittil ikke har vært i stand til å mtta elektrniske henvisninger. Behvene fr tiltak på dette mrådet er tatt pp i Styresak 135 fra 2008 g i 2012 i prsjektet «Glemt av sykehuset». Sist skrevet ut: 22.03.2013 14:30:00

Dat: 22.03.2013 12 / 23 Digital samhandling reginalt g nasjnalt Prgrammandat Lkalt prsjektnr/-id: R050 Reginalt prsjektnr/-id: Elektrnisk sykmelding Dialgmelding Elektrnisk sykmelding var en del i det nasjnale meldingsløftet, men er hittil ikke realisert fra sykehussiden. Alle legekntrer sender i dag elektrniske sykmeldinger, g det er ønskelig, særlig fra NAV sin side, å få etablert disse løsningene på sykehusene. Dialgmelding er i bruk i kmmunikasjn mellm sykehus g kmmune, g mellm legekntrer g kmmune (sm del av PLO meldingene). Det er et sterkt ønske fra fastlegene m å få tatt funksjnaliteten i bruk i dialgen mellm legekntrer g sykehus, særlig i tilknytning til henvisningsprsessen. Oppfølging av restleveransene fra meldingsløftet gjøres gjennm Samrdnet utbredelse av meldinger (SUM). Dette initiativet er en direkte videreføring av det nasjnale meldingsløftet, g drives av Nrsk Helsenett SF. Andre pågående nasjnale prgrammer I frhld til nasjnale prgrammer innenfr digital samhandling skal prgrammet planlegge, styre g krdinere nødvendige aktiviteter i Helse Sør-Øst fr å svare pp fretaksgruppens frpliktelser. Dette gjelder ppgaver relatert til: Publikumsprtaler (Helsenrge.n) Kjernejurnal Å kunne tilby publikumsrettede tjenester gjennm Helsenrge.n vil stille krav til endringer i sektrens fagsystemer g innføring av nye arbeidsprsesser. Etter hvert sm utviklings- g migreringsplanene fr Kjernejurnal kmmer på plass, bør det utvikles et veikart sm gir grunnlag fr å planlegge hvilke endringer sm må gjøres i fagsystemer g standard meldinger fr å sikre best mulig digital samhandling gjennm hele kjernejurnalens planlagte utviklingsløp. Innrapprtering til helse- g kvalitetsregistre Flkehelseinstituttet har allerede freslått elektrnisk innrapprtering til flere av sine registre. Kreftregisteret er allerede i gang. Det vil være en frdel både fr sykehus g de mange registrene at innrapprtering til de mange registrene standardiseres g planlegges samlet. Prgrammet skal gså støtte Helse Sør-Øst sin deltakelse i NUIT (Nasjnalt utvalg fr IT-priritering), samt utarbeidelse av nasjnal handlingsplan fr meldingsutveksling (sm skal verta etter «Samspill 2.0» sm nasjnalt styringsdkument på mrådet). Dette arbeidet er initiert av Strtingsmelding nr. 9/12. Prgrammet har et ansvar fr å utarbeide felles reginale arbeidsprsesser, inkl. internkntrll, samt retningslinjer fr hvilke frihetsgrader det enkelte helsefretak skal ha vedrørende arbeidsprsesser. Der hvr vedtatte nasjnale eller reginale standarder fr kdeverk ikke finnes så skal nødvendige standarder defineres sm en del av prgrammet. 4.3 Avgrensninger Dette prgrammet skal levere på nåværende ambisjnsnivå fr de nasjnale prsjektene. Oppfølgingen av Strtingsmelding nr. 9/12 «En innbygger - en jurnal» vil føre til nye initiativ sm knytter sammen Sist skrevet ut: 22.03.2013 14:30:00

Dat: 22.03.2013 13 / 23 Digital samhandling reginalt g nasjnalt Prgrammandat Lkalt prsjektnr/-id: R050 Reginalt prsjektnr/-id: Kjernejurnal g Helsenrge.n. Disse initiativene vil ventelig kmme etter at den innledende utredningen er gjennmført i 2013. Prgrammet skal følge med på eventuelle endringer g legge frem evt. knsekvenser fr Frnyingsstyret. 4.4 Avhengigheter Prgramstyret må sikre en gd avhengighetsstyring. I tabellen under vises nen viktige avhengigheter fr prgrammet fr å ppnå det strategiske målbildet: Nasjnale avhengigheter: Avhengighet Mtpart Kmmentarer/Krav til håndtering Adresseregister NHN Kjernejurnal Helsedirektratet Definering av funksjnalitet g mfang Helsenrge.n Helsedirektratet Definering av funksjnalitet g mfang Nasjnale standardfrmater Helse- g kvalitetsregistre Helsedirektratet (EISI) Flkehelseinstituttet / Helsedirektratet Utarbeidelse g eierskap Datainnsamler g dataeier Regininterne avhengigheter: Avhengighet Mtpart Kmmentarer/Krav til håndtering Etablere frvaltningsrganisasjn Sykehuspartner Må gjøres i samarbeid mellm prgram/prsjekter g Sykehuspartner Kdeverk/standardisering RHF Faglig ansvarlig fr dette fr dette må ppnevnes. Kdeverk/standardisering Prgram fr LABDATA Omfrent bruk av kdeverk med IHR Kdeverk/standardisering Prgram fr RIS Omfrent bruk av kdeverk med IHR Innføring av DIPS OUS RKD DIPS på plass på OUS før utbredelse av henvisning g PLO meldinger Innføring av DIPS STHF RKD DIPS på plass før innføring av basismeldinger g PLO. Bestilling av ny DIPSfunksjnalitet RKD Definering av behv, priritet g krdinering av bestillinger. Nytt labdatasystem Prgram fr LABDATA Påvirker utbredelse av kmmunikasjnsløsninger på systemer sm skal skiftes ut. Nytt radilgisystem Prgram fr RIS Påvirker utbredelse av kmmunikasjnsløsninger på systemer sm skal skiftes ut. Innføring av PKI Plattfrmprgrammet Fr innføring av e-sykmelding Innføring av DIPS v7.1 Sykehuspartner Funksjnalitet fr PLO avhenger av dette. Sist skrevet ut: 22.03.2013 14:30:00

Dat: 22.03.2013 14 / 23 Digital samhandling reginalt g nasjnalt Prgrammandat Lkalt prsjektnr/-id: R050 Reginalt prsjektnr/-id: Avhengighet Mtpart Kmmentarer/Krav til håndtering Reginalt BizTalk integrasjnsmiljø Plattfrmprgrammet Enkelte helsefretak er avhengig av nytt integrasjnsmiljø fr å kunne utveksle meldinger med HER-Id. Funksjnalitet fr mttak av elektrniske henvisninger/ rekvisisjner RIS, LAB, RKD Nye EPJ-, LAB g RIS systemer må ha nevnte funksjnalitet. Funksjnalitet fr eksprt av applikasjnskvittering Funksjnalitet fr utsendelse av elektrniske svar Funksjnalitet fr mttak g ppfølging av applikasjnskvittering Støtte fr elektrnisk arbeidsflyt Kmpatibilitet mt NHN adresseregister (HER-Id) PLO-meldinger med applikasjnskvittering Funksjnalitet fr mttak av epikrise Funksjnalitet fr mttak av elektrniske svar Funksjnalitet fr sending av elektrniske henvisninger/ rekvisisjner RIS, LAB, RKD RIS, LAB, RKD RIS, LAB, RKD RIS, LAB, RKD RIS, LAB, RKD RKD RKD RKD LAB, RIS, RKD Nye EPJ-, LAB g RIS systemer må ha nevnte funksjnalitet. Nye EPJ-, LAB g RIS systemer må ha nevnte funksjnalitet. Nye EPJ-, LAB g RIS systemer må ha nevnte funksjnalitet. Nye EPJ-, LAB g RIS systemer må ha nevnte funksjnalitet. Nye EPJ-, LAB g RIS systemer må ha nevnte funksjnalitet. Nye EPJ-systemer må ha støtte fr både å sende g mtta PLO-meldinger med kvittering. Nye EPJ-system må støtte dette fr kmmunikasjn mellm helsefretak. Nye EPJ-system må støtte dette fr kmmunikasjn mellm helsefretak. Nye EPJ-system må støtte dette fr kmmunikasjn mellm helsefretak. Kjernejurnal RKD, LAB, RIS Kjernejurnal trenger infrmasjn fra DIPS, kurveløsning g lab g røntgen. Helsenrge.n RKD, RIS Publikumsprtaler trenger å kmmunisere med DIPS g RIS dersm det skal åpne fr bking av avtaler. Helse- g kvalitetsregistre RKD, RIS, LAB Avhengigheter mt alle øvrige prgram fr innsending av data. Prgramstyret må sikre en mer mfattende analyse av interne g eksterne avhengigheter, blant annet i frbindelse med detaljering av prgramdirektiv. Sist skrevet ut: 22.03.2013 14:30:00

Dat: 22.03.2013 15 / 23 Digital samhandling reginalt g nasjnalt Prgrammandat Lkalt prsjektnr/-id: R050 Reginalt prsjektnr/-id: 4.5 Tidsramme g verrdnet gjennmføringsplan Prgrammets tidshrisnt er fra januar 2013 til 2016, g er følgelig planlagt gjennmført innenfr fase 1 av IKT strategi g handlingsplan. Nen av prsjektene er i gang g er vertatt fra Meldingsløftet, mens andre prsjekt/aktiviteter er planlagt å starte i løpet av 2013. Innføring av nye løsninger skjer etter piltering i utvalgte HF/avdelinger g utbredelse tilpasses situasjnen på det enkelte HF, avhengig av rganisatriske g teknlgiske frhld. I 2013 vil fkus ved de fleste HF primært være rettet mt innføring av pleie g msrg-meldinger (PLOmeldinger) g innføring av system fr interaktiv henvisning g rekvirering (IHR). Frdi prgrammet i str grad har sin virksmhet definert gjennm nasjnale prgrammer g pririteringer relatert til digital samhandling, vil mange av aktivitetene planlegges i frhld til behvene g kravene fra fretaksprtkllen, knklusjner fra NUIT, Helse- g Omsrgsdepartementet, g lver g frskrifter. Et nasjnalt mål er at basismeldingene skal være på plass i 2014. (Strtingsmelding nr. 9/12 kap. 6.2). Tabellen under ppsummerer i mer detalj hva sm skal leveres g i hvilken tidsperide aktivitetene fr å utarbeide leveransene er planlagt. Hva skal leveres (ref. kap. 4.2) Planlagt startdat * Er i ulike faser på ulike HF **Er i ulike faser hs ulike helseregistre Planlagt startdat Planlagt ferdigdat Planlagt ferdigdat Publisering g tilgang til ppdatert g enhetlig adressering* Pågående Q4 2013 Implementering av Digital labratrierekvisisjn g digital radilgihenvisning i Helse Sør-Øst (IHR)* Implementering av elektrniske meldinger fr Pleie g msrg (PLO) i Helse Sør-Øst* Implementering av elektrnisk kmmunikasjn mellm helsefretak I Helse Sør-Øst Pågående Q4 2014 Pågående Q4 2014 Q2 2013 Q4 2014 Implementering g innføring av Dialgmelding Q2 2013 Q4 2014 Implementering av elektrniske sykemeldinger I Helse Sør-Øst Q2 2013 Q2 2015 Sending av infrmasjn fra elektrniske pasientjurnalsystemer (EPJ) til Kjernejurnal Endringer i fagsystemer g innføring av nye arbeidsprsesser fr å kunne tilby publikumsrettede tjenester gjennm Helsenrge.n Q2 2013 2016 Q2 2013 2016 Prgram fr digital samhandling har definert følgende bilde sm synliggjør leveransene (med tilhørende steg) g implementeringsrekkefølge. Sist skrevet ut: 22.03.2013 14:30:00

Dat: 22.03.2013 16 / 23 Digital samhandling reginalt g nasjnalt Prgrammandat Lkalt prsjektnr/-id: R050 Reginalt prsjektnr/-id: Prgramstyret må sikre at prgrammet etterlever prinsippet m at ibruktakelse bør skje så snart sm mulig fr å få best mulig nytteeffekt. 4.6 Øknmisk langtidsplan (ØLP) g budsjett Øknmisk langtidsplan Øknmisk langtidsplan (ØLP) legger de verrdnede føringer fr den øknmiske rammen til prteføljen g fr det enkelte prgram fr de neste 5 år. Det årlige arbeidet med ØLP starter i januar g styrebehandles nrmalt i Helse Sør-Øst RHF i juni. I denne prsessen vil det være en dialg med prgramstyrene m behv i det enkelte prgram, g dette innebærer at prgrammene må ha et langsiktig perspektiv i sine vurderinger. Langtidsbudsjettet revurderes årlig g skiller mellm investeringsmidler g driftsmidler, reginal g helsefretak finansiering, samt frdeling på det enkelte år i prgramperiden. Årsbudsjett Prgrammet tildeles ved vergang til nytt kalenderår et endelig budsjett fr det kmmende året. Dette kan avvike fra langtidsbudsjettet; blant annet frdi bevilgningene i statsbudsjettet kan være annerledes enn frutsatt i frbindelse med ØLP. Budsjettet viser innenfr hvilke rammer prgramstyret skal planlegge g styre prgrammet. Prgramstyrets fullmakter innenfr budsjettrammen er nærmere beskrevet i pkt. 6.4. Sist skrevet ut: 22.03.2013 14:30:00

Dat: 22.03.2013 17 / 23 Digital samhandling reginalt g nasjnalt Prgrammandat Lkalt prsjektnr/-id: R050 Reginalt prsjektnr/-id: Prgrammet har følgende budsjett fr 2013: Investeringsmidler: kr. 12.300.000 Driftsmidler: kr. 10.000.000 Budsjettet er basert på midler frdelt pr. 21.12.2012. 5 PROGRAMMETS RESULTATMÅL, EFFEKTMÅL OG GEVINSTER 5.1 Resultatmål Resultatmål er de knkrete resultatene (mfang g kvalitet) prgrammet skal levere innenfr gitte tids- g kstnadsrammer. Prgrammets resultatmål er i IKT strategi g handlingsplan beskrevet sm følger: Innføre pleie g msrgsmeldinger (PLO) Innføre integrert g helhetlig adressering Innføre interaktiv henvisning g rekvirering (IHR ) Elektrnisk kmmunikasjn mellm helsefretak Samrdninger mt eresept g elektrniske sykemeldinger Tilpasninger til Nasjnal Kjernejurnal Publikumsprtaler / Helsenrge.n Frnyingsstyret har gjrt følgende presisering av resultatmål: Hele fretaksgruppen har innført elektrniske pleie- g msrgsmeldinger (PLO) til de kmmunene sm kan kmmunisere elektrnisk. Hele fretaksgruppen har innført elektrnisk publisering til NHN adresseregister g har tilgang til ppdatert g enhetlig adressering. Det er innført lab- g radilgisvar i hele fretaksgruppen. Det er innført digital klinisk henvisning g tilknyttet dialgmelding, rekvirering/henvisning innenfr labratriefag g radilgi, epikrise, labratriesvar g radilgisvar mellm helsefretak i Helse Sør-Øst. Elektrnisk sykmelding er tatt i bruk i hele fretaksgruppen. Helse Sør-Øst har gjennmført nødvendige endringer i fagsystemer g meldinger slik at elektrnisk samhandling i Helse Sør-Øst videreutvikles i takt med de økede muligheter sm nasjnale satsninger gir i frbindelse med Kjernejurnal g Helsenrge.n. Det er gjennmført nødvendige endringer i fagsystemer g meldinger g elektrnisk innrapprtering til kvalitetsregistre er etablert. Svare pp reginens frpliktelser i frhld til Strtingsmelding 9/12 g fretaksprtkllen 2013. Prgrammet må videreutvikle resultatmål basert på drivere, behv g mål beskrevet i kapittel 3, samt resultatmålene gjengitt ver, g dette arbeidet skal gjennmføres ved bruk av reginale virkemidler g i samarbeid med linjen. Sist skrevet ut: 22.03.2013 14:30:00

Dat: 22.03.2013 18 / 23 Digital samhandling reginalt g nasjnalt Prgrammandat Lkalt prsjektnr/-id: R050 Reginalt prsjektnr/-id: 5.2 Effektmål Effektmålene beskriver hvilken frbedring sm ønskes ppnådd g sm gir en nytteeffekt/gevinst realisering fr pasienten, virksmheten g/eller samfunnet. Prgrammets effektmål er i IKT strategi g handlingsplan beskrevet sm følger: Helhetlige pasientfrløp støttet av effektive digitale løsninger Bedre pasientsikkerhet gjennm tilgjengelig g ppdatert pasientinfrmasjn fr alle aktører i samhandlingskjeden Digitale løsninger er frankret i nasjnale standarder g felles kmpnenter. Der hvr nasjnale standarder ikke finnes, benyttes reginale standarder Helse Sør-Øst RHF fyller sin rlle i utviklingen av digital samhandling nasjnalt g reginalt i samarbeid med Helsedirektratet, NHN g de andre RHF Digital samhandling i kntinuerlig utvikling sm tilpasser seg endringer i rammebetingelser g teknlgi ikke islert til enkeltprsjekter fr å innføre en bestemt teknlgi Prgrammet skal utdype effektmålene med frslag til realistiske g målbare kvalitative g kvantitative gevinster i samarbeid med linjen. 5.3 Gevinstrealisering Prgramstyret må sikre utarbeidelse av gevinstrealiseringplan g gjennmføring av «før» målinger i helsefretakene. Primæransvaret fr selve gevinstrealiseringen ligger hs helsefretakene, men prgrammet har et ansvar fr å støtte helsefretakene i implementering g gevinstrealisering samt å følge pp at målinger blir gjennmført g at nytteeffekten blir ppnådd til avtalt tid i henhld til gevinstplan. 6 PROGRAMSTYRETS MYNDIGHET, ANSVAR OG OPPGAVER 6.1 Overrdnede føringer g reginale virkemidler Prgramstyret må sikre at prgrammet frhlder seg til styrende dkumenter i Helse Sør-Øst, nasjnale standarder g retningslinjer samt lver g frskrifter. Prgrammet skal blant annet frhlde seg til reginale standarder g retningslinjer fr gjennmføring av prsjekter g prgrammer i Helse Sør-Øst; PPM-systemet. Styringsnivåene ifm prgrammer g prsjekter (ref. PPM) er sm illustrert i figuren under: Sist skrevet ut: 22.03.2013 14:30:00

Dat: 22.03.2013 19 / 23 Digital samhandling reginalt g nasjnalt Prgrammandat Lkalt prsjektnr/-id: R050 Reginalt prsjektnr/-id: PPM-systemet er dkumentert i Clarity. 6.2 Ytterligere føringer i IKT-styringssystem I tillegg til de verrdnede føringene sm gjelder fr alle deler av reginens virksmhet så er det utarbeidet reginale styrende dkumenter fr IKT-mrådet. Prgramstyret må sikre at prgrammet frhlder seg til disse føringene, herunder de til enhver tid gjeldende arkitekturkrav g infrmasjnssikkerhetskrav. 6.3 Prgramstyrets ansvar g ppgaver Prgramstyret er ansvarlig fr realisering av prgrammets strategiske mål innenfr prgrammandatets rammer g fr å sikre gde arbeidsfrhld fr prgrammet. Prgramstyret utarbeider g beslutter et prgramdirektiv basert på føringer i dette mandatet g mal fra frnyingsstyrets prgramkntr (FPK). Direktivet fra prgramstyret gir prgrammet nærmere instrukser m hvrdan prgrammet skal gjennmføres fr å ppfylle prgrammets mandat. Prgramdirektivet skal behandles i frnyingsstyret sm rienteringssak. Prgramstyret styrer prgrammet g tar nødvendige beslutninger innenfr prgrammets mandat g prgramstyrets myndighet. Prgramstyret skal sikre styring g ppfølging av fremdrift, kstnad, risik g kvalitet Prgramstyret skal sikre at prgrammet til enhver tid har en ppdatert beslutningsversikt fr alle sine prsjekter. Oversikten skal vise hvilken prsjektfase prsjektet er, tildelte prsjektmidler i den enkelte fase, samt beslutningsdat g besluttende rgan fr h.h.v. vergang til nye prsjektfaser, anskaffelser, standardisering av prsesser g kdeverk g implementeringsrekkefølge fr helsefretakene Prgrammet skal rientere frnyingsstyret m nye prsjekter sm er igangsatt (B2 beslutning) innenfr prgramstyrets fullmakt. Sist skrevet ut: 22.03.2013 14:30:00

Dat: 22.03.2013 20 / 23 Digital samhandling reginalt g nasjnalt Prgrammandat Lkalt prsjektnr/-id: R050 Reginalt prsjektnr/-id: Prgramstyret skal frhlde seg til den rlle- g ansvarsdeling sm er beskrevet i PPM g eventuelle tilleggsinstrukser fra frnyingsstyret. Prgramstyrets ansvar g ppgaver i henhld til PPM er sm følger: - Prgramstyret skal sikre at prgrammet etableres iht. Helse Sør-Østs mdell fr prsjekt-, prgram-, g prteføljestyring. - Prgramstyret er ansvarlig fr prgrammets resultater, g bistår g følger pp prgramleder fr å sikre at prgrammet når sine mål. Prgramstyret skal ivareta det strategiske ansvaret innenfr sitt mandat g sikre at arbeidet er krdinert med virksmhetenes samlede strategi - Prgramstyret skal dispnere g følge pp tildelte budsjettmidler sm er tildelt av frnyingsstyret i tråd med det strategiske målbildet fr prgrammet. - Prgramstyret har ansvar fr at prgrammets mandat knkretiseres i underliggende prsjekter slik at prgrammets mål realiseres. Prgramstyret gdkjenner prgramdirektiv, beslutningsunderlag, prgramstyringsdkumenter, prgrammets resultat g sluttrapprt i de ulike prgramfasene. - Prgramstyret ppretter g avslutter prsjekter innen sitt prgrammandat, gdkjenner prsjekters mandat, direktiver g resultat, samt eventuelt endrer prsjektenes innhld m nødvendig. Dersm et eksisterende prsjekt med etablerte styrings- g beslutningslinjer underlegges prgrammet vil knsekvensen av dette være at prsjektet må følge prgrammets rapprteringsg styringsstruktur. - Prgramstyret er ansvarlig fr rapprtering til frnyingsstyret iht. gjeldende krav fr rapprtering. - Prgramstyret fretar nødvendige pririteringer g løser eventuelle pririteringsknflikter sm måtte ppstå ift. fr eksempel tid, kst g kvalitet. - Leder av prgramstyret er ansvarlig fr å gjennmføre g lede møter i prgramstyret. - Prgramstyret følger pp saker fra prgramstyremøtene sm de er ansvarlige fr, g sikrer at egen rganisasjn lever pp til sine frpliktelser verfr prgrammet g underliggende prsjekter. - Prgramstyret skal sikre at beslutninger er frankret på rett nivå før beslutninger fattes, fr eksempel beslutninger sm Påvirker andre prgrammer/prsjekter Krever faglig avklaring i aktuelt fagfrum Krever behandling i frnyingsstyret - Andre sentrale ppgaver er: støtte prgrammet g prgramleder sikre at ressurs- g kmpetansebehv dekkes støtte prgrammet g underliggende prsjekter i egen rganisasjn være praktiv ift. saker sm prgrammet bør være ppmerksmme på/må løse tidlig sikre at prgrammet ikke går utver sitt mandat gi styringssignaler g andre innspill til prgramleder Prgramstyret utnevner prgramleder g gir prgramleder myndighet til å styre prgrammet. Prgramleder styrer prsjektlederne i de reginale prsjektene. Prgrammets rganisering må tilfredsstille PPM-systemets krav rlle- g ansvarsdeling, de pliktige rllene i et prgram g et prsjekt g Sist skrevet ut: 22.03.2013 14:30:00

Dat: 22.03.2013 21 / 23 Digital samhandling reginalt g nasjnalt Prgrammandat Lkalt prsjektnr/-id: R050 Reginalt prsjektnr/-id: de krav sm freligger til kmpetanse g pplæring i relevante retningslinjer g metdikk. Prgrammet har ansvar fr at deltakerne har den rette kmpetansen m dette. 6.4 Prgramstyrets myndighet PPM-systemet skal legges til grunn fr beslutningspunkter fr prgrammets g prsjektenes vergang fra en fase til den neste. Beslutningspunktene fr prgramstyring (P1-P5 i PPM) skal alltid behandles i frnyingsstyret. I frbindelse med beslutningspunktene fr prsjektstyring (B1-B8 i PPM) må prgramstyret vurdere hvrvidt beslutningen er innenfr prgramstyrets fullmakt. Dersm beslutningen går utver prgramstyrets fullmakt så skal prgramstyret gi en innstilling til frnyingsstyret. Dersm beslutningen går utver frnyingsstyrets fullmakt vil frnyingsstyret gi en innstilling til ledergruppen i Helse Sør-Øst RHF, fr eventuell videre behandling i styret. Øknmiske beslutninger I frbindelse med anskaffelser vil Helse Sør-Østs linjefullmakter gjelde g ikke den linjefullmakten sm prgramstyrets leder har i eget helsefretak/helse Sør-Øst RHF. Faglige beslutninger Prgramstyret har ikke myndighet til alene å beslutte felles reginale prinsipper, prsesser g kdeverk, men skal gi innstilling til frnyingsstyret. Prgrammet skal ha en dialg med relevante faglige fra g deres kmmentarer skal vedlegges fra prgramstyret ved versendelse av saksgrunnlag til FPK. Organisatriske beslutninger Prgramstyret har ikke myndighet til å beslutte frslag m eventuelle rganisatriske endringer i helsefretakene, men skal gi en innstilling til frnyingsstyret sm vil vurdere videre saksgang. Beslutninger m rekkefølge fr implementering i helsefretak Prgramstyret har ikke myndighet til å alene beslutte pririteringsrekkefølge fr implementering av løsninger i det enkelte helsefretak. Prgramstyret skal gi en innstilling til frnyingsstyret fr beslutning. Beslutninger vedrørende ekstern kvalitetssikring Det er Helse Sør-Øst RHF sm skal utpeke ekstern kvalitetssirkel fr prgrammet. Prgramstyret har ansvar fr ekstern kvalitetssikring av underliggende prsjekter i henhld til PPM, men avtale m ekstern kvalitetssikring skal gjøres i samarbeid med frnyingsstyrets prgramkntr. Sist skrevet ut: 22.03.2013 14:30:00

Dat: 22.03.2013 22 / 23 Digital samhandling reginalt g nasjnalt Prgrammandat Lkalt prsjektnr/-id: R050 Reginalt prsjektnr/-id: 7 GJENSIDIGE FORPLIKTELSER Nedenfr er beskrevet de viktigste rller g frpliktelser de ulike aktørene har i frhld til prgrammet: 7.1 Helse Sør-Øst RHF sine frpliktelser Helse Sør-Øst RHF har følgende frpliktelser verfr prgrammet: Prgrammets ppdragsgiver gjennm frnyingsstyret Krdinering på tvers av helsefretak Overrdnet styring av helsefretakene Overrdnet styring av Sykehuspartner 7.2 Frnyingsstyrets sine frpliktelser Frnyingsstyret har følgende frpliktelser verfr prgrammet: Beslutte prgrammandat g ppnevne prgramstyre Iverksette eventuelle krrigerende tiltak fr å sikre at målsettingene nås Freta/sikre beslutninger sm er utenfr prgramstyrets myndighet Priritere ressurser mellm prgrammene ved eventuelle ressursknflikter 7.3 Prgrammets frpliktelser verfr mgivelsene Prgrammet har følgende frpliktelser: Utføre de ppgaver sm er nødvendig fr å nå målene i prgrammandatet Følge de retningslinjer sm er nedsatt i prgrammandatet Overhlde den vedtatte beslutningsstrukturen 7.4 Det enkelte helsefretaks frpliktelser Det enkelte helsefretak vil ha følgende frpliktelser verfr prgrammet: Samkjøre mrådeplaner med frnyingsstyrets pririteringer, rekkefølge g tidsplaner fr prgrammene Utarbeide gevinstrealiseringplan g gjennmføre «før» målinger i samarbeid med prgrammet Planlegge g implementere innføring av reginale standarder i egen virksmhet Finansiere lkale prsjekter Intern kmmunikasjn i HFet Opplæring av ansatte Gdkjenning av tjenestepris Sist skrevet ut: 22.03.2013 14:30:00

Dat: 22.03.2013 23 / 23 Digital samhandling reginalt g nasjnalt Prgrammandat Lkalt prsjektnr/-id: R050 Reginalt prsjektnr/-id: Sikre gevinstrealisering til avtalt tid i henhld til gevinstplan Etablere en lkal styringsstruktur fr utviklingsarbeidet lkalt sm invlverer samhandlings- fagg IKT ledelse. Styringsstruktur g ledelsesfrankring lkalt bør være i samsvar med gjeldende styringsmdell fr IKT i reginen. Være prsesseier g resultatansvarlig fr samhandlingen mellm sykehus/hf g legekntrer internt mellm sykehusets ulike enheter mellm ulike sykehus/hf Være kntaktpunkt med legekntrer g kmmuner i spørsmål m innhld i meldingene Implementere endringene i egen rganisasjn 7.5 Sykehuspartners frpliktelser Sykehuspartner har følgende frpliktelser verfr prgrammet: Leveranseansvar teknlgiløsninger Frvaltnings- g driftsansvar fr de berørte fagsystemene Tildele prsjektressurser til prgrammet Utarbeide gevinstrealiseringsplan g gjennmføre «før» målinger fr SP gevinster i samarbeid med prgrammet Beregne tjenestepris Kmmunikasjn med Nrsk Helsenett m utfrming g leveranse av teknlgiløsninger Eier av avtaler med leverandører av EPJ g fagsystemer Rådgivende ifm. tekniske arkitekturløsninger 7.6 Andre aktørers frpliktelser Lvisenberg g Diaknhjemmet behandles sm helsefretakene i samme pptaksmråde innenfr rammene av gjeldende avtaler. Sist skrevet ut: 22.03.2013 14:30:00

Dat: 22.03.13 1 / 18 Prgram reginal RIS/PACS HSØ Lkalt prsjektnr/-id: Reginalt prsjektnr/-id: Prgrammandat PRJ 01193 Prgrammandat Prgram: Ett reginalt RIS/PACS HSØ Srt tekst = felles tekst fra mal ppdatert pr 21.03 Blå tekst = frslag prgramspesifikk tekst Versjn X 21.02.13 GODKJENT AV: Navn Rlle Stilling Dat

Dat: 22.03.13 2 / 18 Prgram reginal RIS/PACS HSØ Lkalt prsjektnr/-id: Reginalt prsjektnr/-id: Prgrammandat PRJ 01193 INNHOLDSFORTEGNELSE 1 PROGRAMMETS NAVN... 4 2 PROGRAMMEIER... 4 3 BAKGRUNN, DRIVERE, MÅLBILDE OG INTERESSENTER... 4 4 PROGRAMMETS OMFANG, AVHENGIGHETER OG RAMMER... 8 5 PROGRAMMETS RESULTATMÅL, EFFEKTMÅL OG GEVINSTER... 12 6 PROGRAMSTYRETS MYNDIGHET, ANSVAR OG OPPGAVER... 14 7 GJENSIDIGE FORPLIKTELSER... 17

Dat: 22.03.13 3 / 18 Prgram reginal RIS/PACS HSØ Lkalt prsjektnr/-id: Reginalt prsjektnr/-id: Prgrammandat PRJ 01193 ENDRINGSLOGG Versjn Dat Kapittel Endring Prdusent Gdkjent av 1.0 14.12.11 Prgrammandat versjn 1.0 Prgrameier Hans Nielsen Hauge 1.5 05.02.13 Alle Første utkast ny dk.mal fr revidert mandat X 21.03.13 Revidert pp mt IKT strategi g handlingsplan ihht ny mal fr prgrammandat Jn Jensen/Mette Härdi Mbiliseringsprsj ektet/fpk i samråd med prgrammet REFERANSER TIL ANDRE DOKUMENTER Nr. Dkumentnavn Dk.id. Versjn Arkiv Dat 1 Tidligere versjn av Prgram mandat RIS/PACS HSØ 2 Tidligere versjn av Prgram mandat RIS/PACS HSØ V1.0 14.12.2011 V1.5 05.02.2013 3 Prgramdirektiv RIS/PACS HSØ V1.0 27.02.2012 4 Strategidkument fr Helse Sør-Øst - Plan fr strategisk utvikling 2013 2020 (RHF styresak 075-2012) 5 IKT strategi g handlingsplan (RHF styresak 066-2012) 6 Prtefølje, prgram g prsjektstyring i Helse Sør-Øst (PPM-systemet) v1.0 22.11.2012 v1.0 17.10.2012 I Clarity 7 IKT styringssystem (under utarbeidelse)

Dat: 22.03.13 4 / 18 Prgram reginal RIS/PACS HSØ Lkalt prsjektnr/-id: Reginalt prsjektnr/-id: Prgrammandat PRJ 01193 1 PROGRAMMETS NAVN Ett reginalt RIS/PACS HSØ. 2 PROGRAMMEIER Prgrammet eies av frnyingsstyret. Frnyingsstyret har ansvar fr å utarbeide g gdkjenne prgrammandatet. Mandatet ppdateres i frbindelse med årlig budsjettprsess, ved endringer i IKT-strategi fr reginen g ved eventuelle andre viktige endringer i føringer fr prgrammet. Prgramstyret kan freslå endringer i prgrammets mandat til frnyingsstyret. 3 BAKGRUNN, DRIVERE, MÅLBILDE OG INTERESSENTER 3.1 Bakgrunn Prgrammet er et priritert satsningsmråde i Helse Sør-Øst ref. Plan fr strategisk utvikling 2013 2020 g IKT Strategi g handlingsplan. Helse Øst utarbeidet i 2003 en reginal rammeavtale m anskaffelse av RIS/PACS. Helse Sør-Øst har i dag ingen felles løsning fr RIS/PACS. Avtalen fra 2003 er utløpt g dagens prtefølje av systemer er svært fragmentert. 3.2 Drivere Driverne fr gjennmføringen av endringer på IKT-mrådet generelt g Radilgisystemer spesielt er mfattende behandlet i IKT-strategien. De viktigste driverne på generell basis kan hentes fra sammendraget i IKT-strategien: IKT-mrådet i Helse Sør-Øst har gjennmgått en mfattende utvikling siden pprettelsen av helsereginene. Nå er det meste av infrmasjnen i sykehusene på et digitalt frmat. Likevel møter ikke Helse Sør-Øst frventningene til bruk av IKT i kjernevirksmheten. Det er manglende systemstøtte fr å dele infrmasjn internt i fretakene (spesielt OUS), på tvers i fretaksgruppen, g mt andre aktører g pasientene selv. Det er begrenset systemstøtte fr

Dat: 22.03.13 5 / 18 Prgram reginal RIS/PACS HSØ Lkalt prsjektnr/-id: Reginalt prsjektnr/-id: Prgrammandat PRJ 01193 definerte arbeidsprsesser g det er liten grad av beslutningsstøtte. IKT-infrastrukturen er mangfldig g aldrende. De virksmhetsmessige implikasjnene av denne situasjnen er at pasientsikkerheten kan settes i fare, g det er stre muligheter fr ytterligere kvalitets- g effektivitetsfrbedringer i kjernevirksmheten ved bruk av IKT. Samfunnets frventninger til bruk av IKT er høyere en det sm er realitetene i Helse Sør-Øst i dag, g helsesektren får et uheldig mdømme sm følge av det. Det er videre uttrykt følgende behv fra klinisk- g ledelsesperspektiv: Behv fr å sikre økt pasientsikkerhet Behv fr å sikre økt kvalitet Behv fr å sikre økt effektivitet Behv fr å sikre enklere g mer effektiv samhandling Behv fr å støtte sammenhengende behandlingsløp Behv fr endringer i lvverket Behv fr tilgang til ledelsesinfrmasjn fr virksmhetsstyring i sykehus Behv fr trygg g sikker drift av kjernefunksjnen i sykehusene Spesifikt knyttet til RIS/PACS: Det er i dag vesentlige driftsutfrdringer g ustabilitet ved flere av helsefretakene, g nen av systemene nærmer seg end f supprt. Fire av helsefretakene i reginen har i dag multiple RIS/PACS løsninger sm ikke kmmuniserer på tvers av gegrafisk lkalisasjn, selv m de er installert innenfr samme juridiske fretak. Dette vanskeliggjør utnyttelse av ressurser innenfr samme helsefretak på tvers av lkalisasjner g gir utfrdringer fr pasientsikkerheten. Vekstraten innen radilgi g nukleærmedisin tilsier gså at behvet fr mderne løsninger, sm kan håndtere de neste års prduksjn, er tiltagende. Det er derfr et strt behv i reginen fr anskaffelse av RIS/PACS løsninger sm understøtter dagens g fremtidens prduksjnsvlum, krav til ytelse g funksjnalitet. Reginen har i dag ingen fullverdig elektrnisk løsning ved verføring av pasientinfrmasjn mellm helsefretak, institusjner g andre behandlere. Det finnes heller ingen gde service-tilbud fr digital samhandling med tilgang til infrmasjn fra RIS/PACS verfr pasienter, pårørende g henviser.

Dat: 22.03.13 6 / 18 Prgram reginal RIS/PACS HSØ Lkalt prsjektnr/-id: Reginalt prsjektnr/-id: Prgrammandat PRJ 01193 3.3 Strategisk målbilde IKT-strategien sier følgende m den generelle strategiske utviklingsretningen: IKT skal understøtte samhandling mellm alle aktørene i pasientfrløpet g møte helsepersnells behv fr IKT-løsninger sm understøtter mderne g mrgendagens arbeidsmetder. Relevant, sammenlignbar g ppdatert infrmasjn gjennm gd funksjnalitet funksjnalitet skal være tilgjengelig på en brukervennlig g lettfattelig måte fr pasienter, pårørende g helsepersnell, der de trenger det, når de trenger det g med riktig kvalitet. IKT Strategi g handlingsplan ppsummerer følgende m reginens radilgiløsning: Rammeavtalen fr radilgiløsninger (RIS/PACS) er utløpt g en ny anskaffelse fr å avlaste driftsprblemer er igangsatt. Anskaffelsen av et nytt RIS/PACS er basert på behv i Sykehuset Innlandet HF g Akershus universitetssykehus HF, samt behv fr felles radilgiløsning ved Osl universitetssykehus HF RIS/PACS-innføring på hvert helsefretak skal sikre en reginal standardisering av løsning g arbeidsprsesser. Det er en frutsetning at systemet på lengre sikt skal kunne understøtte nødvendige strukturelle endringer innenfr radilgimrådet ved å legge til rette fr mderne løsninger med sentraliserte granskningssentra g fjerngranskning. Det er fkus på å standardisere både applikasjner g arbeidsprsesser, slik at dette bedre kan knyttes pp i en helhet hvr infrmasjnen flyter mer elektrnisk mellm alle invlverte parter. Målsettingen er å ha en felles, sentralisert plassert RIS/PACS applikasjn, sm understøtter kravene til prduksjnsvlum g infrmasjnsutveksling. Frnyingsstyret presiserer følgende: En felles avtale er nødvendig fr å sikre en reginal tilnærming i henhld til IKT-strategien Flere enn de venfrnevnte helsefretak har driftsmessige utfrdringer knyttet til RIS/PACS

Dat: 22.03.13 7 / 18 Prgram reginal RIS/PACS HSØ Lkalt prsjektnr/-id: Reginalt prsjektnr/-id: Prgrammandat PRJ 01193 3.4 Interessentversikt Det er mange interessenter sm er viktige fr at prgrammet skal kunne ppnå de strategiske målene. Prgramstyret må sikre et gdt samspill med de ulike interessentgruppene. I tabellen under vises nen viktige interessenter: Interessenter Hva er de pptatt av? Hvrfr er de viktige fr prgrammet? AD med ledergruppe i HF Innføring eget HF, gevinstrealisering, ressursbruk, øknmi Utrullingsplaner når skal vårt HF innføre RIS/PACS, ppfylle frpliktelse fr kjøp Avd.ledere Radilgi i HF Innføring avdeling, brukere, gevinstplaner, ressursbruk Utrullingsplan eget HF, sette av ressurser, behv fr vikarer, pplæring, Kvalitetssikring OU behv Gevinstene realiseres i linjen Avd.leder MTA Integrasjn, ressursbruk, innføringsplaner Utrullingsplan eget HF, sette av ressurser Avstemme mt MTU prsjekter Behandlende lege Rask g sikker tilgjengelighet Hvedbruker av infrmasjnen til bilder g beskrivelser Brukere av RIS/PACS Funksjnalitet, brukervennlighet, understøtte Delta i test, sette av tid til pplæring, superbrukere, kmpetanseverføring arbeidsprsesser, pplæring Bidra med fagkmpetanse Sykehuspartner RIS/PACS frvaltning Eksterne samarbeidspartnere Tillitsvalgte/fagrganisasjner Helsedirektratet, Datatilsynet, HELFO, Nrsk Helsenett Innføringsplaner, pplæring, frvaltning, drift, administrasjn, knfigurering, knvertering Elektrnisk samhandling, tilgang til infrmasjn m bildediagnstikk Arbeidsprsesser, innføring, funksjnalitet, eventuelle rganisasjnsendringer Lver, regler, retningslinjer, standarder, sikkerhet Pasienten Kvalitetssikret diagnstikk Effektiv prsess Tilgang til egen infrmasjn Frskning g Tilgang til relevante data undervisning Persnvern Tabell 1 Overgang fra dagens leverandøravtaler til ny avtale med en leverandør, kmpetanseverføring, pplæring, endring i bemanning? Sender papirhenvisning, ønsker raskere tilgang til bilder g svar Opptatt av evt rganisasjnsendringer sm følge av innføring felles RIS/PACS HSØ Hvedbruker av tjenesten Brukere av tjenesten

Dat: 22.03.13 8 / 18 Prgram reginal RIS/PACS HSØ Lkalt prsjektnr/-id: Reginalt prsjektnr/-id: Prgrammandat PRJ 01193 4 PROGRAMMETS OMFANG, AVHENGIGHETER OG RAMMER 4.1 Krt beskrivelse av prgrammet Prgrammet skal arbeide fr å sikre ppnåelse av det strategiske målbildet. Prgrammet skal innføre en felles standardisert reginal løsning fr RIS/PACS ved de helsefretak i reginen sm har radilgisk- g nukleærmedisinske enheter. Prgrammet skal sikre en applikasjnsknslidering innen mrådet. Prgrammet skal krdinere ibruktakelse av nye løsninger i aktuelle helsefretak, sørge fr at dagens løsninger er kartlagt, lage en plan fr g sikre at fr å aktuelle applikasjner fases ut Det utarbeides g innføres standardiserte arbeidsprsesser knyttet til RIS/PACS fr hele Helse Sør-Øst. Prgrammet skal i tillegg innføre en infrmasjns- g kmmunikasjnsløsning fr utveksling av RIS/PACS infrmasjn. I første mgang mellm helsefretakene i reginen, men løsningen skal i fremtiden gså kunne benyttes fr utveksling av infrmasjn med andre helsereginer, private institutter, øvrige samarbeidspartnere g pasienter. Prgrammet skal sikre at ny RIS/PACS gir effektiv g sikker drift, standardiserte arbeidsprsesser, kvalitetsfrbedring, økt infrmasjnssikkerhet g infrmasjnsflyt i reginen. 4.2 Omfang Prgrammet skal innføre en felles standardisert reginal RIS/PACS løsning med tilhørende infrmasjnsg kmmunikasjnsløsning g felles arbeidsprsesser ved åtte av reginens helsefretak: Akershus universitetssykehus HF Osl universitetssykehus HF Sykehuset Innlandet HF Sykehuset i Vestfld HF Sykehuset i Telemark HF Sørlandet sykehus HF Vestre Viken HF Sykehuset i Østfld HF Den reginale RIS/PACS-løsningen skal ha en full elektrnisk standardisert arbeidsflyt fr hele reginen. Ressursbruk, metde, løsning g arbeidsprsesser skal basere seg på erfaringer fra piltinnføringen, g sikre standardisering på tvers av helsefretakene. Prgrammet skal gjøre dette på en måte sm sikrer en effektiv g standardisert ibruktakelse, videre drift g frvaltning. Prgrammet har et ansvar fr å utarbeide felles reginale arbeidsprsesser, inkl. internkntrll, samt retningslinjer fr hvilke frihetsgrader det enkelte helsefretak skal ha vedrørende arbeidsprsesser. Der hvr vedtatte nasjnale eller reginale standarder fr kdeverk ikke finnes så skal nødvendige standarder defineres sm en del av prgrammet.

Dat: 22.03.13 9 / 18 Prgram reginal RIS/PACS HSØ Lkalt prsjektnr/-id: Reginalt prsjektnr/-id: Prgrammandat PRJ 01193 Prgrammet skal tilrettelegge fr at helsefretakenes ibruktaktelsesprsjekt kan gjennmføre standardisering av undersøkelsesmetdikk fr pasienter sm skal sendes mellm behandlingsnivåer. Der hvr det er juridiske begrensninger fr å hente ut standardiseringsgevinster skal prgrammet infrmere Frnyingsstyret m dette, samt følge pp utviklingen fra prgrammets ståsted. 4.3 Avgrensninger Prgrammet har følgende avgrensninger Prgrammet mfatter kun dagens brukermiljøer av eksisterende RIS/PACS ved de aktuelle helsefretakene. Oppgraderinger av dagens RIS/PACS er ikke del av dette prgrammet. 4.4 Avhengigheter Prgramstyret må sikre en gd avhengighetsstyring. I tabellen under vises nen viktige avhengigheter fr prgrammet fr å ppnå det strategiske målbildet: Avhengighet Mtpart Kmmentarer/Krav til håndtering Juridiske begrensninger Det er juridiske begrensninger fr å hente ut standardiseringsgevinster knyttet til løsning. Det tillates i dag ikke felles database på tvers av HF. Strategiske avhengigheter Prinsipiell føring fra Helse Sør-Øst RHF m at felles reginale løsninger kan innføres på HF frutsatt at HFet er lagt m til HSØ standard plattfrm Andre klinisk dkumentasjnssystem Labratriedatasystemer, klinisk dkumentasjn g radilgiløsninger må utvikles med mulighet fr tilgang til infrmasjn g infrmasjnsutveksling mellm systemene Andre klinisk dkumentasjnssystem Labratriedatasystemer, klinisk dkumentasjn g radilgiløsninger må utvikles med mulighet fr tilgang til infrmasjn g infrmasjnsutveksling mellm systemene Tekniske frutsetninger I frhld til sentralisering av langtidslager g mulighet fr felles databaser/løsning. Prgram Infrastrukturmdernisering delprgram IKTplattfrm Prgram fr Reginal Klinisk Dkumentasjn (RKD) Reginalt prgram fr Digital samhandling HSØ Kjernenett Prgrammet må hlde seg løpende infrmert m utviklingen, vurdere hvrdan avhengigheten bør håndteres g hlde frnyingsstyret rientert m utvikling, anbefaling g knsekvenser. Kntrakt med leverandør betinger mlegging til HSØ plattfrm. Prgrammet må ha en tett dialg med de andre prgrammene g løfte eventuelle behv fr avklaringer mellm prgrammene til frnyingsstyret. Prgrammet må ha en tett dialg med de andre prgrammene g løfte eventuelle behv fr avklaringer mellm prgrammene til frnyingsstyret. Manglende implementering medfører begrensninger i teknisk løsning. Installasjn må evt gjøres lkalt. Dialg med prsjektledelsen. Knvertering/migrering fra eksisterende Helsefretakene Prgrammet må sammen med

Dat: 22.03.13 10 / 18 Prgram reginal RIS/PACS HSØ Lkalt prsjektnr/-id: Reginalt prsjektnr/-id: Prgrammandat PRJ 01193 systemer Nåværende leverandører leverer ikke nødvendig uttrekk g frmat av histriske data. Kstnadene fr uttrekk skal dekkes av det enkelte HF, per dd er ikke dette kstnadsberegnet. Ibruktakelsesprsjekt Helsefretakene må ta eierskap fr egen bemanning, pplæring, lkale rganisasjnsendringer sv. Tabell 2 Helsefretakene leverandør utarbeide frslag til hva sm skal knverteres g/eller migreres. Prgrammet må avtale uttrekk av data g kstnad med helsefretakene. Tett dialg med aktuelle helsefretak ved den enkelte innføring. Prgramstyret må sikre en mer mfattende analyse av interne g eksterne avhengigheter, blant annet i frbindelse med detaljering av prgramdirektiv. 4.5 Tidsramme g verrdnet gjennmføringsplan Prgrammets tidsperide er pprinnelig planlagt til 2011-2018. Prgrammet bes m å utarbeide et frslag til en implementeringsplan basert på kritikalitet, se punkt 5.1 Resultatmål. Implementeringsplanen må sikre at relevante gevinster kan hentes ut tidsriktig. Frventet veikart mt 2018 er illustrert i figuren under:

Dat: 22.03.13 11 / 18 Prgram reginal RIS/PACS HSØ Lkalt prsjektnr/-id: Reginalt prsjektnr/-id: Prgrammandat PRJ 01193 Prgramstyret må sikre at prgrammet etterlever prinsippet m at ibruktakelse bør skje så snart sm mulig fr å få best mulig nytteeffekt.

Dat: 22.03.13 12 / 18 Prgram reginal RIS/PACS HSØ Lkalt prsjektnr/-id: Reginalt prsjektnr/-id: Prgrammandat PRJ 01193 4.6 Øknmisk langtidsplan (ØLP) g budsjett Øknmisk langtidsplan Øknmisk langtidsplan (ØLP) legger de verrdnede føringer fr den øknmiske rammen til prteføljen g fr det enkelte prgram fr de neste 5 år. Det årlige arbeidet med ØLP starter i januar g styrebehandles nrmalt i Helse Sør-Øst RHF i juni. I denne prsessen vil det være en dialg med prgramstyrene m behv i det enkelte prgram, g dette innebærer at prgrammene må ha et langsiktig perspektiv i sine vurderinger. Langtidsbudsjettet revurderes årlig g skiller mellm investeringsmidler g driftsmidler, reginal g helsefretak finansiering, samt frdeling på det enkelte år i prgramperiden. Årsbudsjett Prgrammet tildeles ved vergang til nytt kalenderår et endelig budsjett fr det kmmende året. Dette kan avvike fra langtidsbudsjettet; blant annet frdi bevilgningene i statsbudsjettet kan være annerledes enn frutsatt i frbindelse med ØLP. Budsjettet viser innenfr hvilke rammer prgramstyret skal planlegge g styre prgrammet. Prgramstyrets fullmakter innenfr budsjettrammen er nærmere beskrevet i pkt. 6.4. Prgrammet har følgende budsjett fr 2013: Investeringsmidler: kr. 43.600.000 Driftsmidler: kr. 13.200.000 Budsjettet er basert på midler frdelt pr. 21.12.2012. 5 PROGRAMMETS RESULTATMÅL, EFFEKTMÅL OG GEVINSTER 5.1 Resultatmål Resultatmål er de knkrete resultatene (mfang g kvalitet) prgrammet skal levere innenfr gitte tids- g kstnadsrammer. Prgrammets resultatmål er i IKT-strategi g handlingsplan beskrevet sm følger: Fullføre anskaffelse g innføring av et reginalt RIS/PACS med frslag til rekkefølgepriritering basert på nytte/kst vurdering Gjennmføre innføring i første mgang ved Sykehuset Innlandet HF g AHUS. Innføre løsning fr kmmunikasjn g infrmasjnsutveksling på tvers av helsefretak g andre interessenter sm pasient, primærhelsetjeneste g institusjner innenfr g utenfr reginen (inkludert private røntgeninstitutt). Ytterligere presisering av resultatmål: Ett felles reginalt standard system fr RIS/PACS fr Helse Sør-Øst helsefretak med bildediagnstikk-virksmhet. Implementering skal baseres på en revidert implementeringsplan basert på kritikalitet sm gir en vesentlig krtere fremdrift fr systemimplementering enn skissert i mandat versjn 1.0 datert 14.12.2011. Prgrammet skal utrede g anbefale nødvendig applikasjnsknslidering innen mrådet Standard arbeidsprsesser innen radilgi g nukleærmedisin

Dat: 22.03.13 13 / 18 Prgram reginal RIS/PACS HSØ Lkalt prsjektnr/-id: Reginalt prsjektnr/-id: Prgrammandat PRJ 01193 Sikre at helsefretakene har mulighet fr effektiv, standardisert g sikker ibruktakelse av felles standardisert RIS/PACS løsning g arbeidsprsesser Prgrammet må videreutvikle resultatmål basert på drivere, behv g mål beskrevet i dette mandatet, samt resultatmålene gjengitt ver, g dette arbeidet skal gjennmføres ved bruk av reginale virkemidler g i samarbeid med linjen. 5.2 Effektmål Effektmålene beskriver hvilken frbedring sm ønskes ppnådd g sm gir en nytteeffekt/gevinst realisering fr pasienten, virksmheten g/eller samfunnet. Prgrammets effektmål er i IKT strategi g handlingsplan beskrevet sm følger: Økt kvalitet i helsetjenesten gjennm en enhetlig løsning g standardiserte arbeidsprsesser Økt mulighet g høyere kvalitet gjennm elektrnisk samhandling sm muliggjør at helsefretak raskt kan få støtte g hjelp ved analyse g kvalitetssikring av diagnse Bedre pasientsikkerhet ved å sikre tilgang til bildemateriale fra hele reginen Lavere driftskstnader gjennm enklere administrasjn g frvaltning av en reginal RIS/PACS løsning En mer effektiv helsetjeneste med høyere prduktivitet Ytterligere presisering av effektmål: Økt kvalitet i tjenester fra Sykehuspartner Frbedret leverandørstyring Prgrammet skal utdype effektmålene med frslag til realistiske g målbare kvalitative g kvantitative gevinster i samarbeid med linjen. 5.3 Gevinstrealisering Prgramstyret må sikre utarbeidelse av gevinstrealiseringplan g gjennmføring av «før» målinger i helsefretakene. Primæransvaret fr selve gevinstrealiseringen ligger hs helsefretakene, men prgrammet har et ansvar fr å støtte helsefretakene i implementering g gevinstrealisering samt å følge pp at målinger blir gjennmført g at nytteeffekten blir ppnådd til avtalt tid i henhld til gevinstplan.

Dat: 22.03.13 14 / 18 Prgram reginal RIS/PACS HSØ Lkalt prsjektnr/-id: Reginalt prsjektnr/-id: Prgrammandat PRJ 01193 6 PROGRAMSTYRETS MYNDIGHET, ANSVAR OG OPPGAVER 6.1 Overrdnede føringer g reginale virkemidler Prgramstyret må sikre at prgrammet frhlder seg til styrende dkumenter i Helse Sør-Øst, nasjnale standarder g retningslinjer samt lver g frskrifter. Prgrammet skal blant annet frhlde seg til reginale standarder g retningslinjer fr gjennmføring av prsjekter g prgrammer i Helse Sør-Øst; PPM-systemet. Styringsnivåene ifm prgrammer g prsjekter (ref. PPM) er sm illustrert i figuren under: PPM-systemet er dkumentert i Clarity. 6.2 Ytterligere føringer i IKT-styringssystem I tillegg til de verrdnede føringene sm gjelder fr alle deler av reginens virksmhet så er det utarbeidet reginale styrende dkumenter fr IKT-mrådet. Prgramstyret må sikre at prgrammet frhlder seg til disse føringene, herunder de til enhver tid gjeldende arkitekturkrav g infrmasjnssikkerhetskrav. 6.3 Prgramstyrets ansvar g ppgaver Prgramstyret er ansvarlig fr realisering av prgrammets strategiske mål innenfr prgrammandatets rammer g fr å sikre gde arbeidsfrhld fr prgrammet. Prgramstyret utarbeider g beslutter et prgramdirektiv basert på føringer i dette mandatet g mal fra frnyingsstyrets prgramkntr (FPK). Direktivet fra prgramstyret gir prgrammet nærmere instrukser