Kragerø kommune. Kontrollutvalget. Medlemmer og varamedlemmer Dato Anders Støren Sandaas Åge Aashamar. Kragerø kommune - kontrollutvalget

Transkript

1 Kragerø kommune Vår ref. 15/ /BERO Medlemmer og varamedlemmer Dato Anders Støren Sandaas Åge Aashamar Kragerø kommune - kontrollutvalget Leder kaller inn til møte: Dato: mandag Tid: kl Sted: Rådhuset, formannskapssalen Dersom du ikke kan møte må du snarest melde ifra til sekretær for kontrollutvalget, på e-post: oystein.bergh@temark.no eller tlf Vara møter bare etter egen innkalling. Vedlagt følger sakene 18/15-23/15 Kl : ORIENTERING OM VARSLINGSSAKER OG QM+ Kl : TERTIALRAPPORT 01/2015 Kl 1815: : Kl : ØKONOMISTYRING - OPPFØLGING AV FORVALTNINGSREVISJON Kragerø, (sign.) Gotfred Nilsen Leder av kontrollutvalget Øystein Bergh Sekretær for kontrollutvalget Temark Postboks BØ Telefon (dir.) E-post: Internett: Foretaksregisteret: Bankkonto: postmottak@temark.no

2 Sakliste for Kragerø kommune - kontrollutvalget Møtedato: Sak nr. Arkivsaknr. Tittel 18/15 15/607 GODKJENNING AV MØTEPROTOKOLL FRA /15 13/620 ORIENTERING OM VARSLINGSSAKER OG QM+ 20/15 15/642 TERTIALRAPPORT 01/ /15 15/574 KRAGERØ KUNSTSKOLE - PROSESSER VED DRIFT 22/15 15/608 REFERAT OG DRØFTINGSSAKER /15 15/641 ØKONOMISTYRING - OPPFØLGING AV FORVALTNINGSREVISJON

3 Kragerø kommune Sak nr. 18/15 GODKJENNING AV MØTEPROTOKOLL FRA Arkivsaksnr.: 15/607 Arkivkode: 033 Møtedato: Saksbehandler: Øystein Bergh Behandling i: 18/15 Kragerø kommune - kontrollutvalget Forslag til vedtak Møteprotokollen fra godkjennes. Saksopplysninger Møteprotokollen fra legges fram for godkjenning. Vedlegg: Møteprotokoll Sak 18/15 Side 3 av 15

4 Kragerø kommune Sak nr. 19/15 ORIENTERING OM VARSLINGSSAKER OG QM+ Arkivsaksnr.: 13/620 Arkivkode: 030 Møtedato: Saksbehandler: Øystein Bergh Behandling i: 35/13 Kragerø kommune - kontrollutvalget 19/15 Kragerø kommune - kontrollutvalget Forslag til vedtak Uten innstilling. Saksopplysninger Saken har vært opp tidligere. ber om en oppdatering av saken. Kragerø kommune - kontrollutvalget i møte den sak nr. 35/13: Vedtak i Kragerø kommune - kontrollutvalget tar informasjon om Varslingssaker og bruken av kvalitetssystemet Qm+ til orientering. ber kommunestyre vurdere om det skal redegjøres for eventuelle varslingsaker i kommunens rapporteringssystem, tertialrapporten. Saken sendes kommunestyret. Behandlinga i Kragerø kommune - kontrollutvalget HMS & Kvalitetsrådgiver gikk inn på kommunens intranett og presenterte Kvalitetssystemet Qm+. Systemet er primært et kvalitetssystem. Det blir registrert totalt ca store og små hendelser (uønskete) i systemet. Dette brukes aktivt for å forbedre kvaliteten på tjenesteproduksjonen. Det er lagt til rette for melding av Varslingssaker gjennom systemet. Det er satt kriterier for definisjon av Varslingssak. Så langt i 2013 er det i Kragerø kommune ikke registrert varslingssak. Varslingssaker kan også tas opp på annen måte, bl.a. via hovedverneombud og tillitsmann. Dette er det redegjort for i rutinebeskrivelsen. Det er ingen rapportering om varslingssaker. Sak 19/15 Side 4 av 15

5 Sak 19/15 Gotfred Nilsen satte fram følgende tilleggsforslag: ber kommunestyre vurdere om det skal redegjøres for eventuelle varslingsaker i kommunens rapporteringssystem, tertialrapporten. Saken sendes kommunestyret. Innstilling med tilleggsforslag ble enstemmig vedtatt. Forslag til vedtak tar informasjon om Varslingssaker og bruken av kvalitetssystemet Qm+ til orientering. Saksopplysninger I siste møte tok kontrollutvalget opp spørsmål om Varslingssaker og bruken av kvalitetssystemet Qm+. Anders Sandaas, HMS & Kvalitetsrådgiver/Beredskapskoordinator kommer i møtet og redegjør for: Varslingsrutiner/ Retningslinjer for varsling i Kragerø kommune, herunder skjema for varsling og den videre behandling. Status for mottatte varslingssaker i Kragerø kommune Tilgjengelighet til retningslinjene, skjemaer og lovverk Bruk av QM+ for varslingssaker Den daglige varslingen: o Avviksmeldinger i Kragerø kommune i Qm+ o Status for bruk og type rapportering. Vedlegg: Ingen Side 5 av 15

6 Kragerø kommune Sak nr. 20/15 TERTIALRAPPORT 01/2015 Arkivsaksnr.: 15/642 Arkivkode: 200 Møtedato: Saksbehandler: Øystein Bergh Behandling i: 20/15 Kragerø kommune - kontrollutvalget Forslag til vedtak tar økonomirapporten fra 1. tertial 2015 til orientering. Saksopplysninger ønsker å få presentert økonomirapporten fra 1. tertial Økonomisjefen kommer i møtet og presenterer rapporten. Følgende tema tas opp: Tertialrapport 01/2015 Evt tiltak Annet Vedlegg: Økonomirapport fra 1. tertial Sak 20/15 Side 6 av 15

7 Kragerø kommune Sak nr. 21/15 KRAGERØ KUNSTSKOLE - PROSESSER VED DRIFT Arkivsaksnr.: 15/574 Arkivkode: 030 Møtedato: Saksbehandler: Øystein Bergh Behandling i: 21/15 Kragerø kommune - kontrollutvalget Forslag til vedtak Saken legges fram uten innstilling. Saksopplysninger Etter henvendelse har kontrollutvalget tatt opp sak om Kragerø Kunstskole as, må diskutere hvordan henvendelsen skal viderebehandles. Aktuelle måter er å ta opp saken muntlig i møte som orientering evt som prosjekt hvor revisjon engasjeres. Kragerø Kunstskole as, tar opp følgende punkter som vil bli utdypet og fulgt opp i møtet: 1. gjennomføring av permitteringer 2. gjennomføring av generalforsamling 3. valg av styreleder 4. konstituering av rektor 5. sykemeldinger og økonomi 6. tarifflønn 7. utlysingsprosessen ved ansettelser 8. evt Sak 21/15 Side 7 av 15

8 Sak 21/15 Oversikt Kragerø Kunstskole er en 2-årig forskole til høyere utdanning innen kunst-, design-, arkitektur- og kulturfag. Du får praktisk og teoretisk innføring innen flere kunstfag som tegning, maling, kunsthistorie, fargelære, skulptur, glasskunst, fotografi, digitale teknikker, 3D-modellering og 3D-print. Ekskursjoner og utstillinger er en naturlig del av undervisningen, samt årlig studietur til utlandet. Regnskapstall Sum driftsinntekter Driftsresultat Resultat før skatt Sum eiendeler Egenkapitalandel i % -66,7-79,8-81,6 Beløp i hele 1000 Kilde: Brønnøysundregistrene Kontaktinformasjon Telefon: Besøksadresse: Edv Munchs v 3, 3770 Kragerø Postadresse: Postboks 264, 3791 Kragerø E-post: runa@kragerokunstskole.no Hjemmeside: Offisiell foretaksinformasjon Juridisk navn: KRAGERØ KUNSTSKOLE AS Org nr: Selskapsform: Aksjeselskap Daglig leder: Runa Strand NACE-bransje: Videregående opplæring innen tekniske og andre yrkesfaglige studieretninger Telefon: Adresse: Edvard Munchs vei 3, 3770 Kragerø Postadresse: Postboks 264, 3791 Kragerø Registrert i MVA: Nei Registrert i NAV aa-registeret: Ja Registrert i frivillighetsreg.: Nei Stiftelsesdato: Antall ansatte:7 Aksjekapital: Kilde: Brønnøysundregistrene Roller Daglig leder Runa Strand (f 1954) Styrets leder Eivind Eckholdt (f 1953) Nestleder Reidun Brokke (f 1948) Side 8 av 15

9 Sak 21/15 Styremedlem Odd Gunnar Iversen (f 1947) Styremedlem Tone Ørvik (f 1956) Styremedlem Harald Bothner (f 1953) Revisor Bdo AS Kilde: Brønnøysundregistrene Aksjonærer Navn Ant aksjer Andel i % Kragerø Kommune % For mer informasjon gå inn på: Side 9 av 15

10 Sak 21/15 Vedtekter for Kragerø Kunstskole AS 1 NAVN OG RETTSLIG STILLING Selskapets navn er Kragerø kunstskole AS og er et aksjeselskap opprettet i henhold til Lov om aksjeselskaper (aksjeloven) av 13. juni 1997, nr VIRKESTED Selskapet har sitt forretningskontor i Kragerø kommune. 3 FORMÅL a.) Selskapet skal drive kunstfaglig utdanning basert på offentlig godkjente læreplaner. b.) Skoledriften utøves av eget skolestyre som er underlagt AS styret. c.) Selskapet kan drive med næringsrelatert virke etter styrets nærmere bestemmelse. Eventuell næringsrelatert virksomhet skal ha til formål å være en styrke for selskapets identitet. d.) Selskapet skal bidra til en positiv utvikling innen kunst og kultur i Kragerø kommune, Telemark fylke og i regionen. e.) Selskapet skal ikke ha til formål å skaffe eieren økonomisk utbytte. Eventuelle overskudd skal forbli i selskapet og disponeres til formål som styrker skolens drift. 4 GRUNNKAPITAL OG FINANSIERING Selskapets aksjekapital er kr , fordelt på aksjer a kr 1000,-. Aksjekapitalen er fullt innbetalt av Kragerø kommune. Salg eller annen overdragelse av aksjer kan ikke skje uten at generalforsamlingen har bestemt det. Virksomheten finansieres hovedsakelig gjennom offentlige bevilgninger og offentlige eller private tilskudd. 5 GENERALFORSAMLING Generalforsamling holdes innen utgangen av juni og innkalles med to ukers varsel. Generalforsamlingen skal behandle: Årsmelding og regnskap for selskapet Årsmelding og regnskap for skolestyret Valg av styre og revisor Vedtektsendringer Andre saker som i henhold til lov hører inn under generalforsamlingen Ekstraordinær generalforsamling holdes når styret, aksjeeier eller revisor krever det. Ekstraordinær generalforsamling innkalles med 2 ukers varsel. Side 10 av 15

11 Sak 21/15 6 STYRET Selskapets styre er virksomhetens øverste organ og har ansvaret for forvaltningen av selskapet. Styret skal ha 5 9 medlemmer, og velges for 2 år om gangen. Ledervervet skal innehas av en representant for Kragerø kommune. Videre skal en profesjonell kunstner med medlemskap i en kunstnerorganisasjon inne ha et verv. Utover dette kan Kragerø Kommune utøke med styremedlemmer fra organisasjoner, - eller utøke med enkeltpersoner. Styret skal settes sammen til det beste for virksomheten. 7 STYRETS OPPGAVER Styret skal utøve sin virksomhet i samsvar med generalforsamlingens vedtak. Det skal tilse at selskapet utvikles og drives i samsvar med selskapets formål, vedtektene og gjeldende lovgivning. Styret tilsetter rektor (daglig leder). Styret skal sørge for en tilfredsstillende organisering av selskapets virksomhet og at regnskapsførsel og formuesforvaltning er under betryggende kontroll. Det innkalles til møte når leder og minst halvparten av medlemmene krever det. Styret er beslutningsdyktig når minst halvparten av medlemmene er til stede. Ved stemmelikhet har leder dobbeltstemme. 8 SKOLESTYRET Skoledriften ledes av et skolestyre. Skolestyret bør være sammensatt for å bidra til at styret har kompetanse som kollegium for å sikre alle sider av skoledriften. Skolestyret består av en representant fra elevene, valgt av elevene for 1 år av gangen, en fra undervisningspersonalet, valgt av undervisningspersonalet for 1 år av gangen og daglig leder/rektor ved skolen. Skolestyret skal ha mellom 5-9 medlemmer og to vararepresentanter. Styret for øvrig velges for 2 år av gangen. Selskapets styre velger leder til skolestyret. Rektor er sekretær for skolestyret. 9 SKOLESTYRETS OPPGAVER a.) Skolestyret har i oppgave å sørge for at skolen driver kunstfaglig utdanning med høy kvalitet. b.) Skolestyret har det overordnede skolefaglige ansvar. c.) Skolestyret fastsetter reglement for skolens virksomhet. d.) Skolestyret har dokumentasjonsansvar overfor offentlige myndigheter. 10 OPPLØSNING Ved selskapets oppløsning skal eventuelt overskudd eller formue overføres til allmennyttige formål som styrker talent, kunst, kultur og utviklingsformål i Kragerø. Eier har ikke mulighet til å ta utbytte eller overføre midler til seg selv eller styrets medlemmer ved oppløsning. 11 SIGNATUR Selskapets signatur innehas av styrets leder alene og nestleder alene. Styret kan meddele prokura. Kragerø 3. desember Side 11 av 15

12 Kragerø kommune Sak nr. 22/15 REFERAT OG DRØFTINGSSAKER Arkivsaksnr.: 15/608 Arkivkode: 033 Møtedato: Saksbehandler: Øystein Bergh Behandling i: 22/15 Kragerø kommune - kontrollutvalget Forslag til vedtak tar saken til orientering. Saksopplysninger Her kan kontrollutvalgets medlemmer og sekretariatet ta opp saker det er behov for å drøfte/ gi informasjon om. Aktuelle saker i møtet. Delecto, årsmelding og regnskap 2014 Tema for møtene i 2015 Delecto Trygdekassebygget Evt. Vedlegg: Delecto, årsmelding og regnskap Sak 22/15 Side 12 av 15

13 Sak 22/15 Kragerø kommune møte-/arbeidsplan for 2015 Møte: Normalt blir møte holdt på Rådhuset mandag, kl Møtedag Tema Kontrollutvalgsarbeidet, evaluering av egen virksomhet og opplegg for overføring av kunnskap til nytt utvalg. 2. Orientering fra revisor. 3. Budsjett 2016 for kontroll og tilsyn. 4. Bestilling av Overordnet analyse fra Telemark kommunerevisjon IKS. Innspill og synspunkter fra kontrollutvalget. Ta utgangspunkt i plan fra denne valgperioden evaluering. Eierforholdet til planen Opplæring av nytt kontrollutvalg i Kragerø Temark Dagens kontrollutvalg ( ) Tertialrapport 2/2015 for Kragerø kommune. Orientering fra revisor til nytt utvalg om plan for revisjon av Politikeropplæring Kragerø kommune Orientering om styring og drift av kommunen på overordnet nivå, v/rådmannen Orientering fra revisor om framdriften i revisjonsarbeidet. Møte og arbeidsplan Datoene og tema er veiledende og kontrollutvalget står fritt til å ta opp hvilken som helst sak og avholde de møtende som de ønsker. Side 13 av 15

14 Kragerø kommune Sak nr. 23/15 ØKONOMISTYRING - OPPFØLGING AV FORVALTNINGSREVISJON Arkivsaksnr.: 15/641 Arkivkode: 217 Møtedato: Saksbehandler: Øystein Bergh Behandling i: 23/15 Kragerø kommune - kontrollutvalget Forslag til vedtak innstiller til kommunestyret: Kommunestyret tar rapporten, Økonomistyring - Oppfølging av forvaltningsrevisjon, til orientering. Kommunestyret ber administrasjonen vurdere revisjon sine konklusjoner og anbefalinger og gi kommunestyret tilbakemelding innen 6 måneder. Saksopplysninger Forvaltningsrevisjonen, Økonomistyring - oppfølging, er bestilt av kontrollutvalget i sak 23/14 og i sak 41/14. Sommeren 2013 ble det gjennomført en forvaltningsrevisjon om økonomistyring i Kragerø kommune. Kommunestyret tok i sak 54/13 forvaltningsrevisjonen til orientering, og bad rådmannen om å treffe nødvendige tiltak. vil undersøke hvordan prosjektet er fulgt opp. Kommunen sier høsten 2014 at de har fulgt opp anbefalingene i rapporten ved at malen for tertialrapport er omarbeidet med vektlegging på avvik på årsbasis og budsjettoppfølging i den forbindelse, og ved å forenkle rapporteringen på investeringsprosjekter. Kommunen vil vurdere et eventuelt økonomireglement og se dette i sammenheng med en «økonomihåndbok». Våren 2015 opplyser kommunen at de ikke har behov for økonomireglement. Problemstillingene er basert på de områdene der kommunen sier de har gjort endringer. Revisjon undersøker dermed følgende problemstillinger: I hvilken grad har kommunen fulgt opp anbefalingene i forvaltningsrevisjonen om «Økonomistyring». Revisjon ser på: - Blir økonomisk informasjon rapportert ensartet og presist? - Har kommunen holdt budsjettet realistisk gjennom året? Sak 23/15 Side 14 av 15

15 Sak 23/15 Ensartet og presis rapportering Kommunen har omarbeidet malen for tertialrapportering slik at ev. avvik i forhold til vedtatt budsjett skal komme klart fram, men ikke alle enhetene bruker rapporteringsmalen som forutsatt når de rapporterer. Etter revisjon sitt syn betyr dette at kommunen fortsatt ikke rapporterer ensartet og presist om avvik. Kommunen bruker periodisert budsjett som rettesnor for å vurdere om tildelt ramme er tilstrekkelig, det er derfor viktig at periodiseringen er riktig. Basert på stikkprøver fra enhetene Skole, Omsorg og Kultur kan det synes som det er mindre differanser mellom periodisert budsjett og påløpt regnskap i 2014 enn hva det var i 2012, men det er også noen poster der kommunen bør vurdere den periodiseringen som er gjort. Realistisk budsjett gjennom året Revisjon mener at avvik i forhold til vedtatt budsjett kunne ha vært klarere rapportert i tertialrapportene, og det hadde vært en fordel om avvik hadde vært oppdaget tidligere. Rådmannen har foreslått tiltak for enhetene når de har rapportert om avvik, enten i form av økte nettorammer eller i form av pålegg om å gjøre omdisponeringer på egen ramme. Disse tiltakene var ikke tilstrekkelige til å holde budsjettbalansen for Revisjon sine funn og vurderinger er basert på en gjennomgang av enhetene Skole, Kultur og Omsorg, og ikke av kommunen som helhet. Vedlegg: Forvaltningsrevisjon Kragerø kommune, Side 15 av 15