Porsgrunn kommune Kontrollutvalget

Transkript

1 Porsgrunn kommune Kontrollutvalget Møteprotokoll fra Porsgrunn kommune - kontrollutvalget Møtedato: Møtested: Møteleder: Porsgrunn rådhus, Formannskapssalen Svein Tore Uldal Forfall: Til stede: Leder Nestleder Medlem Medlem Medlem Sekretær Oppdragsrevisor Forvaltningsrevisor Kommunalsjef Kvalitetssjef Virksomhetsleder Arkivleder Kommunalsjef Rådgiver/NK Svein Tore Uldal Ivar Moen Torhild Wahlstrøm Edvard Garmo Inger Nilsen (sak 40 43/2013) Øystein Bergh Lisbet Fines Anne Sæterdal (sak 41, 42/2013) Morten Næss Kjell Meen (sak 36/2013) Stian Stiansen (sak 40/2013) Dubravko Bikic (sak 40/2013) Ingrid Kåss (sak 41/2013) Anne Karin Røe Edvardsen (sak 41/2013) Innkallinga blei godkjent. Saklista blei godkjent. Sakene blei behandla slik: 35 43/2013 Porsgrunn, Svein Tore Uldal Leder av kontrollutvalget Øystein Bergh Sekretær for kontrollutvalget Temark Postboks BØ Telefon (dir.) E-post: Internett: Foretaksregisteret: Bankkonto: postmottak@temark.no

2 SAKLISTE Sak nr. Arkivsaknr. 35/13 13/368 GODKJENNING AV MØTEPROTOKOLL /13 13/369 KVALITETSARBEIDET I KOMMUNEN 37/13 13/372 BUDSJETTRAPPORT FOR KONTROLLUTVALGET PR /13 13/371 BUDSJETT 2014 FOR PORSGRUNN KONTROLLUTVALG 39/13 13/370 ORIENTERING FRA REVISOR /13 13/373 ARKIV OG POST 41/13 13/221 FORVALTNINGSREVISJONSPROSJEKT RUSOMSORG OG PSYKISK HELSE DEL 2 42/13 13/374 FORVALTNINGSREVISJON - TJENESTEKONTORET 43/13 13/376 REFERAT- OG DRØFTINGSSAKER Side 2 av 8

3 Sak nr. 35/13 GODKJENNING AV MØTEPROTOKOLL Møteprotokoll godkjennes. Leder la fram protokollen for godkjenning. Møteprotokoll godkjennes. Sak nr. 36/13 KVALITETSARBEIDET I KOMMUNEN Kontrollutvalget tar presentasjon og informasjonen om Kvalitetsarbeidet i Porsgrunn kommune til orientering. Kvalitetssjef Kjell Meen orienterte om kvalitetsarbeidet i kommunen. Foilene som ble brukt er sendt på epost til kontrollutvalgets medlemmer. Kontrollutvalget tar presentasjon og informasjonen om Kvalitetsarbeidet i Porsgrunn kommune til orientering. Sak nr. 37/13 BUDSJETTRAPPORT FOR KONTROLLUTVALGET PR Kontrollutvalget tar budsjett-rapporten pr til orientering. Side 3 av 8

4 Leder presenterte budsjett-rapporten pr Kontrollutvalget tar budsjett-rapporten pr til orientering. Sak nr. 38/13 BUDSJETT 2014 FOR PORSGRUNN KONTROLLUTVALG Kontrollutvalget legger med dette fram sitt budsjettforslag for området kontroll og tilsyn for Kontrollutvalgets innstilling for 2014 er: Ansvar 1701 Kommunerevisjon kr Ansvar 1705 Kontrollutvalget kr Budsjettforslaget sendes bystyret. Leder la fram saken. Budsjettet legger opp til samme aktiviteten i 2014 som i år. Kontrollutvalget legger med dette fram sitt budsjettforslag for området kontroll og tilsyn for Kontrollutvalgets innstilling for 2014 er: Ansvar 1701 Kommunerevisjon kr Ansvar 1705 Kontrollutvalget kr Sak nr. 39/13 ORIENTERING FRA REVISOR Kontrollutvalget tar redegjørelsen fra revisor til orientering om framdriften i revisjon av regnskapet for Side 4 av 8

5 Oppdragsrevisor orienterte om revisjon og planleggingen av revisjon for regnskapet Overordnet revisjonsstrategi for regnskapsrevisjon 2013 Del 1 ble delt ut til medlemmene i kontrollutvalget. Kontrollutvalget tar redegjørelsen fra revisor til orientering om framdriften i revisjon av regnskapet for Sak nr. 40/13 ARKIV OG POST Kontrollutvalget tar presentasjon og informasjonen om Dokumentforvaltning og Arkiv i Porsgrunn kommune til orientering. Arkivleder presenterte virksomheten. Foliene som ble brukt er sendt kontrollutvalgets medlemmer på epost. Kontrollutvalget tar presentasjon og informasjonen om Dokumentforvaltning og Arkiv i Porsgrunn kommune til orientering. Sak nr. 41/13 FORVALTNINGSREVISJONSPROSJEKT RUSOMSORG OG PSYKISK HELSE DEL 2 Kontrollutvalget vil overfor bystyret sterkt anmode om å ta revisors konklusjoner og anbefalinger i denne rapporten alvorlig. Denne rapporten sammen med Del 1 vil kunne gi kommunestyret et godt utgangspunkt for forbedringer for denne utsatte gruppen og deres familier. Side 5 av 8

6 Som det fremgår av rapporten bruker kommunen betydelige midler innen området. Men like viktig som ressursrammene er hvordan ressursene blir benyttet for å oppnå gode resultater for pasienter/rusmiddelbrukere og deres familier ved et helhetlig og koordinert tjenestetilbud. Kontrollutvalget vil spesielt peke på viktigheten av at nær familie får relevant muntlig/skriftlig informasjon/rettledning fra et tidlig stadium av nye tilfeller innen rus og psykisk helse. Kontrollutvalget vil også peke på behovet for en koordinerende enhet i tråd med kravene som er satt i loven. Kontrollutvalget vil også ut fra målsettinger om å bringe flest mulig ut av disse vanskelige situasjonene, som rus og psykiatri utgjør, anmode bystyret å se spesielt på de positive erfaringer og arbeidet som Keops utfører på vegne av Porsgrunn kommune. Saken oversendes Ordføreren til videre behandling og vedtak i Porsgrunn Bystyre. Kopi sendes Rådmann og partienes gruppeledere. Kommunalsjefen orienterte om administrasjonens framdrift i bystyrets vedtak for Del 1. Kommunalsjefen planlegger å komme med tilbakemelding til bystyret i oktober Prosjektet Del 2 var lagt fram i siste møte. Forvaltningsrevisor presenterte rapporten. Kontrollutvalget valgte å vente med sluttbehandling til dette møte. Ivar Moen satte fram følgende forslag til vedtak: Kontrollutvalget vil overfor bystyret sterkt anmode om å ta revisors konklusjoner og anbefalinger i denne rapporten alvorlig. Denne rapporten sammen med DEL 1 vil kunne gi kommunestyret et godt utgangspunkt for forbedringer for denne utsatte gruppen og deres familier. Som det fremgår av rapporten bruker kommunen betydelige midler innen området. Men like viktig som ressursrammene er hvordan ressursene blir benyttet for å oppnå gode resultater for pasienter/rusmiddelbrukere og deres familier ved et helhetlig og koordinert tjenestetilbud. Kontrollutvalget vil spesielt peke på viktigheten av at nær familie får relevant muntlig/skriftlig informasjon/rettledning fra et tidlig stadium av nye tilfeller innen rus og psykisk helse. Kontrollutvalget vil også peke på behovet for en koordinerende enhet i tråd med kravene som er satt i loven. Kontrollutvalget vil også ut fra målsettinger om å bringe flest mulig ut av disse vanskelige situasjonene, som rus og psykiatri utgjør, anmode bystyret å se spesielt på erfaringer og rollen til KEOPS. Saken oversendes Ordføreren til videre behandling og vedtak i Porsgrunn Bystyre. Side 6 av 8

7 Kopi sendes Rådmann og partienes gruppeledere. Kontrollutvalget diskuterte framlegget og justerte ordlyden i vedtaket. Forslaget ble enstemmig vedtatt. Vedtak i Porsgrunn kommune kontrollutvalget : Kontrollutvalget har mottatt og fått presentert Forvaltningsrevisjonsprosjektet Rusomsorg og psykisk helse Del 2. Kontrollutvalget utsetter sluttbehandlingen til neste møte. Sak nr. 42/13 FORVALTNINGSREVISJON - TJENESTEKONTORET Kontrollutvalget bestiller prosjektet Tjenestekontoret service og saksbehandling som beskrevet i prosjektplan, datert Forvaltningsrevisor gikk igjennom prosjektplanen for prosjektet Tjenestekontoret service og saksbehandling. Kontrollutvalget diskuterte problemstillingene og avgrensningene. Kontrollutvalget ønsker å bli løpende orientert i prosjektet. Leder la fram følgende forslag til vedtak: Kontrollutvalget bestiller prosjektet Tjenestekontoret service og saksbehandling som beskrevet i prosjektplan, datert ble enstemmig vedtatt. Uten innstilling. Sak nr. 43/13 REFERAT- OG DRØFTINGSSAKER Sakene tas til orientering. Side 7 av 8

8 Følgende saker ble tatt opp: Seminar om Samhandlingsreformen, Kontrollutvalget er påmeldt. Leder har blitt kontaktet av innbygger om sak om Utslippstillatelse. Leder følger opp saken. Følgende møtedatoer er satt opp for Høsten 2013: Tirsdag , kl Tirsdag , kl (arbeidsmøte/idé møte). Tirsdag , kl Tirsdag , kl (arbeidsmøte/idé møte). Tirsdag , kl Følgende innarbeides i arbeidsplan til kontrollutvalget: Møte med Utvalgslederne Møte med Gruppelederne Møte med Ordfører og Rådmann Sakene tas til orientering. Side 8 av 8