Tinn kommune Kontrollutvalget

Transkript

1 Tinn kommune Kontrollutvalget Møteprotokoll frå Tinn kommune - kontrollutvalget Møtedato: Møtestad: Møteleiar: Formannskapssalen, Rjukan Kjetil Høstrup Djuve Fråfall: Medlem Karin Brennesvik Til stades: Leder Kjetil Høstrup Djuve Nestleder Gunnar Odd Hagen Medlem Ingrid Kjelsnes Medlem Ragnar Dybdal Varamedlem Per Edvin Ruud Oppdragsrevisor Elizabeth Kasin Sekretær Beate Marie Dahl Eide Rådmann Rune Lødøen Ordfører Steinar Bergsland Kommunalsjef Terje Bjerkhagen (sak 21-22/14) Innkallinga blei godkjent. Møteprotokollen fra møte blei godkjent. Sakene blei behandla slik: 21 27/14. Møtet ble vedtatt lukket under behandlingen av sak 23/14 Orientering om mulig korrupsjonssak, ref. Offl. 24-1, da saken p.t. er under etterforskning hos Økokrim. Rjukan, Kjetil Høstrup Djuve Leder Beate Marie Dahl Eide Sekretær Temark Postboks BØ Telefon (dir.) E-post: Internett: Foretaksregisteret: Bankkonto: postmottak@temark.no

2 SAKLISTE Sak nr. Arkivsaknr. 21/14 14/922 LOKALE TILLEGGSAVTALER MELLOM TINN KOMMUNE OG SYKEHUSET TELEMARK HF 22/14 14/923 HÅNDTERING AV PERSONSENSITIVE OPPLYSNINGER OG ELEKTRONISK MELDINGSSYSTEM 23/14 14/924 ORIENTERING OM MULIG KORRUPSJONSSAK 24/14 14/925 BESTILLING AV FORVALTNINGSREVISJONSPROSJEKT/RULLERING AV PLAN FOR FORVALTNINGSREVISJON /14 14/920 ORIENTERING FRA REVISOR I MØTE /14 14/801 MØTE- OG ARBEIDSPLAN FOR /14 14/921 EVENTUELT I MØTE Side 2 av 6

3 Sak nr. 21/14 LOKALE TILLEGGSAVTALER MELLOM TINN KOMMUNE OG SYKEHUSET TELEMARK HF Saken tas til orientering. Kommunalsjef Terje Bjerkhagen orienterte utvalget om status på ulike avtaler og arbeidet som blir gjort fra Tinn kommune, og hvilke utfordringer man står overfor. Kontrollutvalget stilte spørsmål og fikk svar. Leder Kjetil Høstrup Djuve fremmet følgende forslag til vedtak: «Saken tas til orientering». Saken legges frem utan innstilling. Sak nr. 22/14 HÅNDTERING AV PERSONSENSITIVE OPPLYSNINGER OG ELEKTRONISK MELDINGSSYSTEM Saken legges frem utan innstilling. Kontrollutvalget ba om at tittelen på saka ble endret til «Håndtering av personsensitive opplysninger og elektronisk meldingssystem». Kommunalsjef Terje Bjerkhagen orienterte utvalget om systemene som brukes, og hvordan praksis er ute i organisasjonen. Kontrollutvalget stilte spørsmål og fikk svar. Leder Kjetil Høstrup Djuve fremmet følgende forslag til vedtak: «Saken tas til orientering». Saken legges frem utan innstilling. Side 3 av 6

4 Sak nr. 23/14 ORIENTERING OM MULIG KORRUPSJONSSAK Kontrollutvalget tar opplysningene i saken til orientering. Nestleder Gunnar Odd Hagen ba om å få sin habilitet vurdert og fratrådte møtet. Hagen ble enstemmig kjent inhabil. Det var ikkje kalla inn varamedlem. Møtet ble vedtatt lukket, ref. Offl. 24-1, da saken p.t. er under etterforskning hos Økokrim. Rådmann Rune Lødøen og ordfører Steinar Bergsland orienterte om saka og hvordan kommunen har håndtert denne. Kontrollutvalget stilte spørsmål og fikk svar. Kontrollutvalget fremmet følgende forslag til vedtak: «Kontrollutvalget tar opplysningene i saken til orientering». Saken legges frem uten innstilling. Sak nr. 24/14 BESTILLING AV FORVALTNINGSREVISJONSPROSJEKT/RULLERING AV PLAN FOR FORVALTNINGSREVISJON Kontrollutvalget rullerer Plan for forvaltningsrevisjon Rekkefølgen på de resterende prosjektene blir som følger: 1) Eiendomsforvaltning 2) Miljøarbeid 3) Personvern Kontrollutvalget bestiller forvaltningsrevisjonsrapport på Eiendomsforvaltningen i Tinn kommune, og ber Telemark kommunerevisjon IKS legge frem en plan for hvordan prosjektet kan gjennomføres snarest mulig. Sekretariatet orienterte om saka. Innstillingen ble enstemmig vedtatt. Side 4 av 6

5 Kontrollutvalget rullerer Plan for forvaltningsrevisjon Rekkefølgen på de resterende prosjektene blir som følger: 1. Eiendomsforvaltning 2. Miljøarbeid 3. Personvern Kontrollutvalget bestiller forvaltningsrevisjonsrapport på Eiendomsforvaltningen i Tinn kommune, og ber Telemark kommunerevisjon IKS legge frem en plan for hvordan prosjektet kan gjennomføres snarest mulig. Sak nr. 25/14 ORIENTERING FRA REVISOR I MØTE Saken tas til orientering. Oppdragsrevisor Elizabeth Kasin orienterte om revisjonsarbeidet i kommunen. Innstillingen ble enstemmig vedtatt. Saken tas til orientering. Sak nr. 26/14 MØTE- OG ARBEIDSPLAN FOR 2015 Møte- og arbeidsplan for 2015 vedtas som den foreligger. Sekretariatet la fram saka og ei korrigert innstilling. Den korrigerte innstillinga ble enstemmig vedtatt. Møte- og arbeidsplan for 2015 vedtas som den foreligger. Sak nr. 27/14 EVENTUELT I MØTE Side 5 av 6

6 Saka tas til orientering. Sekretariatet orienterte om følgande saker: - Status selskapskontroll Rjukan Lys AS - NKRF-konferanse, februar Orientering om administrativ avgjørelse i henvendelse til utvalet - Tilbakemelding frå rådmannen om Tinn kommune og arkivplan Kontrollutvalget fremmet følgende forslag til vedtak; «Saken tas til orientering». Side 6 av 6