Telemark fylkeskommune -

Transkript

1 Telemark fylkeskommune - Kontrollutvalet Møteprotokoll frå Telemark fylkeskommune - kontrollutvalet Møtedato: Møtestad: Møteleiar: Møterom Møsvatn, Fylkeshuset Skien Erling Dahl Fråfall: Anne Nora Oma Dale Meldt fråfall, vara kunne ikkje møte Jone Blikra Meldt fråfall, vara innkalla Tilstades: Leiar Medlem Medlem Varamedlem Sekretær Oppdragsrevisor Forvaltningsrevisor Erling Dahl Per Lykke Solfrid Rui Slettebakken Tahar Haddad Marianne Lundeberg Birgitte Holmberg Aud Bjervamoen Innkallinga blei godkjend. Saklista blei godkjend. Møteprotokollen frå møte Sakene blei behandla slik: 25-30/12 Leiar Erling Dahl Sekretær Marianne Lundeberg Temark Postboks BØ Telefon (dir.) E-post: Internett: Foretaksregisteret: Bankkonto: [email protected]

2 SAKLISTE Sak nr. Arkivsaknr. 25/12 12/247 GODKJENNING AV MØTEPROTOKOLL FRÅ /12 12/248 EIENDOMSFORVALTNING - TFK EIENDOM FORVALTNINGSPROSJEKT 27/12 12/258 RULLERING AV FORVALTNINGSREVISJONSPLAN FOR TELEMARK FYLKESKOMMUNE /12 12/249 RESSURSBRUK TANNHELSE - FORVALTNINGSREVISJONSPROSJEKT 29/12 12/251 ORIENTERING FRÅ REVISOR /12 12/252 REFERAT- OG DRØFTINGSSAKER Side 2 av 7

3 Sak nr. 25/12 GODKJENNING AV MØTEPROTOKOLL FRÅ Møteprotokollen frå godkjennast. Møteprotokollen frå blei lagt fram for godkjenning i møtet. Møteprotokollen frå godkjennast. Sak nr. 26/12 EIENDOMSFORVALTNING - TFK EIENDOM FORVALTNINGSPROSJEKT Tilråding til fylkestinget: Kontrollutvalet anbefaler eieren, fylkestinget å: utarbeide en eierstrategi for TFK Eiendom holde regelmessige eiermøter med foretaket se til at TFK Eiendom alltid har et styre med tilstrekkelig fagteknisk kompetanse klargjøre rollene til henholdsvis styret/daglig leder i foretaket og fylkesrådmannen/- fylkesadministrasjonen vurdere om det er hensiktsmessig å samle all eiendomsmasse og alle eiendomsrelaterte oppgaver i TFK Eiendom vurdere hvilke driftsutgifter som det er naturlig å få dekket av husleien, og om foretaket bør få betalt for andre utførte tjenester, i tillegg til leieinntektene. Ved uenighet mellom foretaket og fylkesrådmannen om hvordan tjenester skal prises, bør eierne gi føringer, alternativt godkjenne avtaler. vurdere om foretaket skal beholde momskompensasjonen på de utgiftene de har vurdere hvordan TFK Eiendom kan gis mulighet til å opparbeide et vedlikeholdsfond for å kunne ivareta nødvendig vedlikehold i et langsiktig perspektiv vurdere om kapitalutgiftene bør legges inn i husleien for å vise reell kostnad TFK Eiendom bør: vurdere om det er mulig å legge inn livsløpsperspektivet i planleggingen innenfor eiendomsforvaltningen benytte nøkkeltall for sammenligninger over tid og sammenligning med andre som et styringsverktøy, og å rapportere dette til eierne vurdere å gjennomføre brukerundersøkelser som et styringsverktøy forbedre arbeidet med å synliggjøre foretaket for eierne, fylkesadministrasjonen og brukerne/leietakerne; virksomhet/resultater og informasjon om de langsiktige virkningene eiendomsforvaltningen har for fylkeskommunen og fylkeskommunens økonomi TFK Eiendom, evaluering av virksomheten Telemark fylkeskommune Side 3 av 7

4 Fylkesrådmannen bør: bedre kommunikasjonen mellom foretakets ledelse og fylkesrådmannen, evt. hans lederteam (regelmessig kontakt) Til slutt vil vi anbefale Temaheftet Kommunal eiendomsforvaltning en veileder/-verktøykasse for folkevalgte og administrasjon i etablering, drift og utvikling av kommunale eiendomsforetak for alle som er involvert i eiendomsforvaltningen. Det inneholder mye informasjon og gode råd. Temaheftet ble utgitt i 2011 og kan hentes her: Fylkestinget ber fylkesrådmann: se nøye på rapporten og dens anbefalinger i ny sak om eigarstrategi og eigarmeldingane. Innhente erfaringer fra andre kommuner og fylkeskommuner i det videre arbeid. Orientere kontrollutvalet om hva som er gjort med anbefalingene i rapporten våren Forvaltningsrevisor Aud Bjervamoen la fram forvaltningsrevisjonsrapport nr: TFK Eigedom evaluering av virksomheten Telemark fylkeskommune i møtet. Høringsvar frå TFK Eigedom vart levera forvaltningsrevisor og blei lagt fram i ferdig rapport i møtet. Tilråding til fylkestinget: Kontrollutvalet anbefaler eieren, fylkestinget å: utarbeide en eierstrategi for TFK Eiendom holde regelmessige eiermøter med foretaket se til at TFK Eiendom alltid har et styre med tilstrekkelig fagteknisk kompetanse klargjøre rollene til henholdsvis styret/daglig leder i foretaket og fylkesrådmannen/- fylkesadministrasjonen vurdere om det er hensiktsmessig å samle all eiendomsmasse og alle eiendomsrelaterte oppgaver i TFK Eiendom vurdere hvilke driftsutgifter som det er naturlig å få dekket av husleien, og om foretaket bør få betalt for andre utførte tjenester, i tillegg til leieinntektene. Ved uenighet mellom foretaket og fylkesrådmannen om hvordan tjenester skal prises, bør eierne gi føringer, alternativt godkjenne avtaler. vurdere om foretaket skal beholde momskompensasjonen på de utgiftene de har vurdere hvordan TFK Eiendom kan gis mulighet til å opparbeide et vedlikeholdsfond for å kunne ivareta nødvendig vedlikehold i et langsiktig perspektiv vurdere om kapitalutgiftene bør legges inn i husleien for å vise reell kostnad TFK Eiendom bør: Side 4 av 7

5 vurdere om det er mulig å legge inn livsløpsperspektivet i planleggingen innenfor eiendomsforvaltningen benytte nøkkeltall for sammenligninger over tid og sammenligning med andre som et styringsverktøy, og å rapportere dette til eierne vurdere å gjennomføre brukerundersøkelser som et styringsverktøy forbedre arbeidet med å synliggjøre foretaket for eierne, fylkesadministrasjonen og brukerne/leietakerne; virksomhet/resultater og informasjon om de langsiktige virkningene eiendomsforvaltningen har for fylkeskommunen og fylkeskommunens økonomi TFK Eiendom, evaluering av virksomheten Telemark fylkeskommune Fylkesrådmannen bør: bedre kommunikasjonen mellom foretakets ledelse og fylkesrådmannen, evt. hans lederteam (regelmessig kontakt) Til slutt vil vi anbefale Temaheftet Kommunal eiendomsforvaltning en veileder/-verktøykasse for folkevalgte og administrasjon i etablering, drift og utvikling av kommunale eiendomsforetak for alle som er involvert i eiendomsforvaltningen. Det inneholder mye informasjon og gode råd. Temaheftet ble utgitt i 2011 og kan hentes her: Sak nr. 27/12 RULLERING AV FORVALTNINGSREVISJONSPLAN FOR TELEMARK FYLKESKOMMUNE Plan for forvaltningsrevisjon endrast slik: Prosjekt prioriteringa blir som fylgjande: 5.1 Tannhelse 5.2 KRD-midler 5.3 Kunst 5.4 Bestillerfunksjonen innen samferdsel 5.5 Kollektivplan- gjennomføring og virkninger 5.6 Folkehelsearbeid og samhandlingsreformen 5.7 Informasjonssikkerhet 5.8 Nytt prosjekt. 5.9 Forslag for 2014 og 2015 Forslag til rullering av forvaltningsrevisjonsplanen blei lagt fram i møtet. Kontrollutvalet i Skien ynskjer ikkje sluttrapport for prosjekt Hjalmar Johansen/ Skien fritidspark og TKR IKS har kome med innspel på at det pr. dato er liten nytteverdi å ha prosjektet og foreslår at det utgår. Tannhelseprosjektet er starta og KRD midlar prosjektet kan startas opp før kunst prosjektet. Side 5 av 7

6 Forvaltningsrevisor Aud Bjervamoen frå Telemark kommunerevisjon IKS møtte for å orientere om omprioriteringa i prosjekta. Plan for forvaltningsrevisjon endrast slik: Prosjekt prioriteringa blir som fylgjande: 5.1 Tannhelse 5.2 KRD-midler 5.3 Kunst 5.4 Bestillerfunksjonen innen samferdsel 5.5 Kollektivplan- gjennomføring og virkninger 5.6 Folkehelsearbeid og samhandlingsreformen 5.7 Informasjonssikkerhet 5.8 Nytt prosjekt. 5.9 Forslag for 2014 og 2015 Sak nr. 28/12 RESSURSBRUK TANNHELSE - FORVALTNINGSREVISJONSPROSJEKT Kontrollutvalet sluttar seg til revisjonens framlagte notat som det føreligg og ber om tilbakemelding om prosjektet må endrast undervegs. Forvaltningsrevisor frå TKR IKS Aud Bjervamoen var tilstades i møtet å tok imot innspel til prosjektet ressursbruk tannhelse. Notat om disponering av oppdraget vert utdela i møtet og arkiverast i saka. Saka leggast fram utan tilråding. Sak nr. 29/12 ORIENTERING FRÅ REVISOR Basert på informasjon frå revisor ynskjer kontrollutvalet å i verksetta ei undersøking om samarbeidsavtale/partnerskapsavtale med Grenland Fotball AS og Fylkeskommunen. Kontrollutvalet ber Telemark kommunerevisjon IKS å undersøke saken og komme tilbake med en rapport som utgreier lovlegheita i saka. Side 6 av 7

7 Kontrollutvalet igangsetter undersøkelse uten å ha konkludert i saken. Kontrollutvalet anmodar fylkestinget om å stille utbetalingar i bero inntil konklusjonen føreligg. Oppdragsrevisor Birgitte Holmberg orientera utvalet førebels om spørsmål i saka kring partnerskapsavtale samarbeidsavtale mellom Fylkeskommunen og Grenland Fotball AS.. Punkt som vert sett på var blant anna: Saksbehandling/avtaleinngåelse og -innhold EØS-regelverket om offentlig støtte Lov om offentlige anskaffelser Bruk av regionale utviklingsmidler Kostnader TUF Telemark utviklingsfond. Det har kome spørsmål til kontrollutvalet om TUF driv i samsvar med vedtekter og lovverk. TKR IKS ser på saken og kommer tilbake til utvalet med meir informasjon. Saka tas til orientering. Sak nr. 30/12 REFERAT- OG DRØFTINGSSAKER Sakene tas til orientering. Saker til neste møte. informasjon og innspel Eventuelt Sakene tas til orientering. Side 7 av 7