Telemark fylkeskommune

Transkript

1 Vår ref. 13/ /BOSL Medlemmar og varamedlemmar Dato Telemark fylkeskommune - Det vert med dette kalla inn til møte i : Dato: MERK DATO! Tid: 10:00-15:00 Stad: Fylkeshuset møterom Songavatn Dersom de ikkje kan møte må det snarast meldast ifrå til sekretær for, på e-post: [email protected] eller tlf Sak 8/13 Forvaltningsrevisor Hildegunn Rafdal kalles inn kl 10:00. Sak 9/13 Fylkesrådmann og/eller Christian Thorsen Egeberg TFK Eigedom kalles inn kl 11:00. Vara møter berre etter eiga innkalling. Vedlagt følgjer sakene 8/13-12/13 for Leiar Line Bosnes Sekretær for Temark Postboks BØ Telefon (dir.) E-post: Internett: Foretaksregisteret: Bankkonto: [email protected]

2 Sakliste for Telemark fylkeskommune - Sak nr. Arkivsaknr. Tittel 8/13 12/249 RESSURSBRUK TANNHELSE - FORVALTNINGSREVISJONSPROSJEKT 9/13 12/248 EIENDOMSFORVALTNING - TFK EIENDOM FORVALTNINGSPROSJEKT 10/13 13/105 GODKJENING AV MØTEPROTOKOLL /13 12/470 STUDIETUR /13 13/110 REFERAT- OG DRØFTINGSSAKER

3 Sak nr. 8/13 RESSURSBRUK TANNHELSE - FORVALTNINGSREVISJONSPROSJEKT Arkivsaksnr.: 12/249 Arkivkode: 217 Saksbehandler: Line Bosnes Behandling i: 28/12 Telemark fylkeskommune - 59/12 Telemark fylkeskommune - 3/13 Telemark fylkeskommune - 8/13 Telemark fylkeskommune - Tilråding til fylkestinget: Fylkestinget tek forvaltningsrapport nr: «Tannhelsetjenesten - Avtaler ved Tannklinikken Skien og Spesialistklinikken for kjeveortopedi» til orientering og ber Fylkesrådmannen arbeide vidare med følgande tiltak: Treffe tiltak for å sikre økt kunnskap om og meir einskapleg praktisering av delegasjonsreglementa. Vurdere om ein treng skriftlege rutinar og retningsliner for å sikre at reglane vert fulgt når det gjeld kjøp og offentleg støtte. Vurderer om ein treng retningsliner for når og korleis BTV Innkjøp og TFK Eiendom bør hjelpe fylkeskommunen sine øvrige verksemnder. Vurderer om ein treng å utarbeide retningsliner for å forebygge ulovleg offentleg støtte og kryssubsidiering. Fylkesrådmannen gir ei orientering i arbeidet i saka hausten Sak 8/13 Side 3 av 10

4 Sak 8/13 Problemstillinga i få ord Rapporten handlar om følgande problemstillingar: 1. Har fylkeskommunen rutiner for avtaleinngåelsar på tannhelsefeltet som sikrar best mogleg utnytting av fylkeskommunen sine ressursar, og blir dei fulgt? 2. Er det utarbeida retningsliner for å skille mellom privat og offentleg verksemnd i den offentlege tannhelsetenesta, og blir desse fulgt? I kontrollutvalget sin plan for forvaltningsrevisjon , vedtatt av fylkestinget i sak 20/12, står tannhelsetenesta som fyrste tema. Dette er den andre av to rapportar om tannhelsetjenesta. Todelinga blei vedtatt i kontrollutvalsmøte 9.mai 2012, sak 28/12, og innholdet i denne rapporten blei vedtatt i møte 26. november 2012, sak 59/12. Den fyrste rapporten vart handsama av 30. januar 2013, sak 3/13. den andre delen av rapporten leggast fram for handsaming i dette møtet. I rapporten Tannhelsetjenesten, økonomistyring og ressursbruk nr , vart det vist til at det pågår eit arbeid for å betre økonomistyringa i tannhelsetenesta. Det vart tilrådd at mellom anna kvaliteten på budsjettarbeidet bør bli betre, og at rutiner og praksis for oppfølging og kontroll av budsjett og regnskap bør bli betre. Det vart også tilrådd å vurdere gjeldende praksis for signering av avtalar som pådrar fylkeskommunen utgifter utover budsjettåret. Kommunerevisjonen sine tilrådingar i rapporten «Tannhelsetjenesten - Avtaler ved Tannklinikken Skien og Spesialistklinikken for kjeveortopedi» bygger vidare på tilrådingane i denne fyrste rapporten. Forvaltningrevisor Hildegunn Rafdal legg fram rapporten i møte. Rapporten sendast ut uten sammendrag, endelig rapport med sammendrag ettersendast så snart den er klar og papirversjon delast ut i møtet dersom medlemmane ønskjer det. Vedlegg: Forvaltningsrapport nr Tannhelsetjenester Avtaler ved Tannklinikken Skien og Spesialistklinikken for kjeveortopedi. Side 4 av 10

5 Sak nr. 9/13 EIENDOMSFORVALTNING - TFK EIENDOM FORVALTNINGSPROSJEKT Arkivsaksnr.: 12/248 Arkivkode: 217 Saksbehandler: Line Bosnes Behandling i: 26/12 Telemark fylkeskommune - 9/13 Telemark fylkeskommune - Kontrollutvalet tek orienteringa i saka til etterretning. Kontrollutvalet handsama Forvaltningsrevisjonsrapport Eigendomsforvaltning TFK Eigedom i møte sak 26/12. Fylkestinget handsama rapporten sak 57/12. Der vart følgande vedtak fatta: «Rapporten tas til orientering. Fylkestinget ber fylkesrådmannen komme tilbake med en sak om hvordan anbefalingene følges opp.» Kontrollutvalet kallar inn fylkesrådmann og/eller leiar av TFK Eigedom til å orientere om korleis det går i saka i møte kl 11:00. Sak 9/13 Side 5 av 10

6 Sak nr. 10/13 GODKJENING AV MØTEPROTOKOLL Arkivsaksnr.: 13/105 Arkivkode: 033 Saksbehandler: Line Bosnes Behandling i: 10/13 Telemark fylkeskommune - Møteprotokollen frå møtet godkjennast. Leiar legg fram møteprotokollen for godkjenning i møte. Vedlegg: Møteprotokoll Sak 10/13 Side 6 av 10

7 Sak nr. 11/13 STUDIETUR 2013 Arkivsaksnr.: 12/470 Arkivkode: 033 Saksbehandler: Line Bosnes Behandling i: 53/12 Telemark fylkeskommune - 6/13 Telemark fylkeskommune - 11/13 Telemark fylkeskommune - Planlegging av studietur. Tidspunkt for tur? Vidare planlegging og ansvarsfordeling. Leiar av legg fram foreløpige planar. Telemark fylkeskommune - i møte den sak nr. 6/13: Vedtak i Telemark fylkeskommune - Ingen vedtak. Behandlinga i Telemark fylkeskommune - Kvar går turen? Irland South Tipperary County, innbyggare i et lite innanlandsfylke. Irland gjennomfører regionreform. Nord og sør Tipparary skal slåast saman. Kva ønsker vi på denne turen? Tema er forvaltningsrevisjon, planer og prosesser. Planprosesser, kva typar forvaltningsrevisjon utførast der, korleis er revisjonsprosedyrar innanfor fylket, korleis styrer dei gjennomføring av byggeprosjekter? Det er laga ein Heritageplan langs elva i Tipparary kan dette overførast til Telemarkskanalen? Korleis involverte dei lokalbefolkninga. Turen varer i fire dager. Høsten Leiar sjekkar kva som passer for vertskapet. Torp-Dublin eller Kork via London. Vidare planlegging utover våren. Sak 11/13 Side 7 av 10

8 Sak 11/13 Telemark fylkeskommune - i møte den sak nr. 53/12: Vedtak i Telemark fylkeskommune - Innstilling til fylkestinget: Kontrollutvalet ber om at det settast av ei budsjettramme på ,- til studietur på budsjettet for for Samrøystes vedteke Behandlinga i Telemark fylkeskommune - Kontrollutvalet ynskjer som tidlegare utval å tillegge seg kunnskap og betre samhandlinga i utvalet i starten av perioden. Detta ved å reise samla på ein studietur. Kontrollutvalet er førebels i planfasen for studieturen. Kontrollutvalet har bede sekretariatet undersøke moglegheit for en slik tur. Sekretariatet legg fram mogleg hetar og utvalet legg fram sine ynskjer i møtet. Vurdering frå sekretariatet: Kontrollutvalet må budsjettere i eiga budsjett for ein slik tur. Ein søkjer ei budsjett ramme på ,- for å sikre at ein held seg innafor ved ein slik tur i budsjett for Estimerte utgifter: ca pr.pers 6 personer Flyutgifter tur/retur 6000, ,- Statens regulativ for utenlandsturer- overnatting 1900,- pr pers pr. døgn (3 netter) 5700, ,- Statens regulativ for utenlandsturer kost 900,- pr pers pr. døgn (3 netter) 2700, ,- Forsikring 200,- pr.pers 200,- 1200,- Transport lokalt 500,-pr pers 500,- 3000,- Tranport til og fra flyplass 1000,-pr.pers 1000,- 6000,- uforutsette utgifter 3400,- sum ,- Tidlegare utval har bl.a reist til Island, Sverige. International kontakt i Fylkeskommunen er behjelpelig med program i land som dei har koordinatorar/samarbeidspartnarar i. Ingen forslag. Side 8 av 10

9 Sak 11/13 Kontrollutvalet ynskjer som tidlegare utval å tillegge seg kunnskap og betre samhandlinga i utvalet i starten av perioden. Dette ved å reise samla på ein studietur. I vedtatt budsjett for kontroll og tilsyn 2013 vart det lagt inn kr til dette formålet. Sekretariatet har tidlegare estimert utgiftene slik: ca pr.pers 6 personer Flyutgifter tur/retur 6000, ,- Statens regulativ for utenlandsturer- overnatting 1900,- pr pers pr. døgn (3 netter) 5700, ,- Statens regulativ for utenlandsturer kost 900,- pr pers pr. døgn (3 netter) 2700, ,- Forsikring 200,- pr.pers 200,- 1200,- Transport lokalt 500,-pr pers 500,- 3000,- Tranport til og fra flyplass 1000,-pr.pers 1000,- 6000,- uforutsette utgifter 3400,- sum ,- Tidlegare utval har bl.a reist til Island, Sverige. International kontakt i Fylkeskommunen er behjelpelig med program i land som dei har koordinatorar/samarbeidspartnarar i. Kontrollutvalet bør no bli einige om: - Kvar turen skal gå? - Når tid skal ein reise? - Ei skisse for program på turen? Side 9 av 10

10 Sak nr. 12/13 REFERAT- OG DRØFTINGSSAKER Arkivsaksnr.: 13/110 Arkivkode: 033 Saksbehandler: Line Bosnes Behandling i: 12/13 Telemark fylkeskommune - Referat frå NKRF konferansen på Gardermoen Korrupsjon tema for eit seinare møte? Vårkonferansen i Bø, 30. april. Representantskapsmøte Temark same dag. Rådmann Per Wold, Porsgrunn «Tanker om godt kontrollutvalgsarbeid» Ordfører og leder av KS Etikkutvalg Nils Røhne «Etikk i kommunenen» Neste møte avlyse 19. mars? Eventuelt Sak 12/13 Side 10 av 10