Kviteseid kommune Kontrollutvalet

Transkript

1 Kviteseid kommune Kontrollutvalet Møteprotokoll frå Kviteseid kommune - kontrollutvalet Møtedato: Møtestad: Møteleiar: møterom Vrådal Randi Enger Bråthen Fråfall: Leiar Heidi Åmot Meldt fråfall Medlem Petter Wraa Meldt fråfall Til stades: Nestleiar Randi Enger Bråthen Varamedlem Svein Henriksen for Heidi Åmot Varamedlem Kristen Salmelid for Petter Wraa Revisor Hildegunn Rui Sekretær Marianne Lundeberg Rådmann Hans Bakke sak: 8 14/11 Innkallinga blei godkjend. Saklista blei godkjend. Møteprotokollen frå møte blei godkjend. Sakene blei behandla slik:8 15/11 Randi Enger Bråthen Nestleiar av kontrollutvalet Marianne Lundeberg Sekretær for kontrollutvalet Temark Postboks BØ Telefon (dir.) E-post: Internett: Foretaksregisteret: Bankkonto: postmottak@temark.no

2 SAKLISTE Sak nr. Arkivsaknr. 8/11 11/175 GODKJENNING AV MØTEPROTOKOLL FRÅ /11 11/195 KVITESEID KOMMUNE SITT ÅRSREKNESKAP KONTROLLUTVALET SI UTTALE 10/11 11/192 SKATTEOPPKREVEREN I KVITESEID KOMMUNE - ÅRSRAPPORT OG KONTROLLRAPPORT /11 11/185 POSTJOURNALAR OG POSTLISTER 12/11 11/211 STATUS PÅ EIGARSKAPSMELDINGA I KVITESEID KOMMUNE 13/11 11/193 VAL AV KONTROLLUTVAL I KVITESEID KOMMUNE /11 11/210 FORVALTNINGSREVISJONSPROSJEKT NR NAV OG KOMMUNEN 15/11 11/186 REFERAT- OG DRØFTINGSSAKER Side 2 av 7

3 Sak nr. 8/11 GODKJENNING AV MØTEPROTOKOLL FRÅ Møteprotokollen frå møtet godkjennast. Møteprotokollen frå møtet blei lagt fram for godkjenning i møtet. Møteprotokollen frå møtet godkjennast. Sak nr. 9/11 KVITESEID KOMMUNE SITT ÅRSREKNESKAP KONTROLLUTVALET SI UTTALE Kontrollutvalet har handsama årsrekneskapen og årsmeldinga for 2010 i Kviteseid kommune. Driftsrekneskapen viser kr til fordeling drift og eit rekneskapsmessig mindreforbruk på kr Utvalet baserer si handsaming på revisjonen sitt arbeid, melding frå revisjon og rapport til kontrollutvalet. Kontrollutvalet viser til rapport til kontrollutvalet, der revisor meiner at årsrekneskapen er avlagt i samsvar med lov og forskrifter og gir uttrykk for kommunen si økonomiske stilling pr , samt at rekneskapen er i samsvar med god kommunal rekneskapskikk i Noreg. Kontrollutvalet gir rådmann og administrasjonen ros for godt styrt arbeid gjennom året. Uttala sendast til kommunestyret. Kopi av uttala sendast formannskapet. Rådmann Hans Bakke la fram årsrekneskapen og årsmelding frå Kviteseid kommune 2010 i møtet. Kontrollutvalet har handsama årsrekneskapen og årsmeldinga for 2010 i Kviteseid kommune. Driftsrekneskapen viser kr til fordeling drift og eit rekneskapsmessig mindreforbruk på kr Utvalet baserer si handsaming på revisjonen sitt arbeid, melding frå revisjon og rapport til kontrollutvalet. Kontrollutvalet viser til rapport til kontrollutvalet, der revisor meiner at årsrekneskapen er avlagt i samsvar med lov og forskrifter og gir uttrykk for kommunen si økonomiske stilling pr , samt at rekneskapen er i samsvar med god kommunal rekneskapskikk i Noreg. Uttala sendast til kommunestyret. Side 3 av 7

4 Kopi av uttala sendast formannskapet. Sak nr. 10/11 SKATTEOPPKREVEREN I KVITESEID KOMMUNE - ÅRSRAPPORT OG KONTROLLRAPPORT 2010 Årsrapport for 2010 Skatteoppkrevjaren i Kviteseid kommune og Kontrollrapport 2010 for skatteoppkrevjarfunksjonen i Kviteseid kommune vert teken til vitande. Rådmann Hans Bakke la fram Årsrapport og kontrollrapport 2010 frå skatteoppkrevjaren i Kviteseid kommune. Kontrollutvalet påpeikar at arbeidsgivarkontrollen ligg under kravet til antall kontrollar.. Rådmann: Fleire rapportar skal gjennomførast i åra framover. Årsrapport for 2010 Skatteoppkrevjaren i Kviteseid kommune og Kontrollrapport 2010 for skatteoppkrevjarfunksjonen i Kviteseid kommune vert teken til vitande. Sak nr. 11/11 POSTJOURNALAR OG POSTLISTER Kontrollutvalet ber kommunen legge ut vedlegg til politiske saker på kommunens nettside. Rådmann Hans Bakke svara kontrollutvalet på manglande vedlegg til politiske saker på nettsida. Kommunen kan bli betre på dette området. Meiner dei har gode rutinar for postlister og postjournalar men eit kontinuerlig arbeid for å oppretthalde detta. Om det er andre manglar ved postjournalar og postlister ber rådmann via kontrollutvalet om konkrete eksempel, slik at detta kan ryddast opp i. Saka vert teken til vitande. Sak nr. 12/11 STATUS PÅ EIGARSKAPSMELDINGA I KVITESEID KOMMUNE Saka vert teken til vitande. Side 4 av 7

5 Rådmann Hans Bakke orientera utvalet om status på eigarskapsmeldinga i Kviteseid kommune. Administrasjonen har tatt tak i eigarskapsmelding i samband med saka selskapskontroll på Kviteseid Arbeidssamvirke kor kommunestyret vedtok at det skulle utarbeidast ei eigarskapsmelding. Tor Borgenvik har sakshandsamaransvaret for saka. Fristen vert sett til Målet er å få ferdig eit utkast til formannskapsmøte 01.juni og kommunestyret 16.juni Hovuddrag: 1. Oversyn over det eigarskapet Kviteseid har i dag Ein generell del om: Grunngjeving(ar) for kommunalt eigarskap (og indirekte dermed også ikkjeeigarskap ) Sterke og svake sider ved ulike selskapsformer. (Døme aksjeselskap, stifting, Selskap med begrensa ansvar, kommunale føretak, Interkommunalt samarbeid, Interkommunale selskap.) Rutinar for val til styre og representantskap/generalforsamling. Rapporteringsrutinar mellom eigarrepresentantar i selskapa og FSK/KST/ordførar/Rådmann. Vi ser klare manglar på dette området i dag. Rutinar for politisk eigarskapsdrøfting generelt (som t.d årleg eller ein gang per kommunestyreperiode) 3.Ein spesiell del for konkrete selskap i Kviteseid, der vi i denna omgang plukkar ut ved sida av Arbeidssamvirket VTK og Kviteseid Veskst, fordi dei er størst. Tanken er så at vi på bakgrunn av denna veldinga og handsaminga av den kjem tilbake med bidrag til den spesielle delen for dei andre selskapa vi har eigarskap i. (Hovuddrag tatt frå e-post levert til rådmann for kontrollutvalgsmøte ) Saka vert teken til vitande. Sak nr. 13/11 VAL AV KONTROLLUTVAL I KVITESEID KOMMUNE Innstilling til kommunestyret: Kommunestyret velgjer nummererte varamedlemmar for kontrollutvalet for neste valperiode. Frå rapporten til KRD 85 tilrådningar for styrkt eigenkontroll i kommunane Regelen for kontrollutvala er den same som hovudregelen i kommunelova: eit utval skal ha minst tre medlemmer. Dette fører til at det er tenleg å ha nok varamedlemmer til at utvalet ikkje berre har to medlemmer ved forfall. Skulle eit kontrollutval ikkje fungere Side 5 av 7

6 på grunn av stort forfall, kan kommunestyret kaste heile utvalet og velje nye medlemmer for den eller dei som ikkje fungerte. Kommunestyret har ansvaret for å velje eit kontrollutval som fungerer. I denna fire årsperiode har utvalet hatt 2 personlege varamedlemmar. Ein har då hatt få å velgja mellom ved forfall. Sekretariatet anbefaler nummerert varaliste ved nestevalperiode. Innstilling til kommunestyret: Kommunestyret velgjer nummererte varamedlemmar for kontrollutvalet for neste valperiode. Sak nr. 14/11 FORVALTNINGSREVISJONSPROSJEKT NR NAV OG KOMMUNEN Kontrollutvalet godkjenner prosjektskisse NAV og kommunen som den ligg føre. Telemark kommunerevisjon IKS kan informere riksrevisjonen og internrevisjonen i NAV om oppstart og innhald av forvaltningsrevisjonsprosjekt nr: NAV og kommunen. I sak: 10/514 blei Forvaltningsrevisjonsplanen rullert. Nav kommunen blei prosjekt for Telemark kommunerevisjon IKS blei beden om å lage ein prosjektplan som leiar skulle godkjenne etter fullmakt frå utvalet. Prosjektleiar har gjeve informasjon om ønsket innhold i prosjektet. Prosjektskisse blir lagt fram for godkjenning i møtet. NKRF: einfo 09/21 Samhandling ved revisjon av Nav-kontorer Både Riksrevisjonen og Navs internrevisjon ga uttrykk for at de ønsker mer informasjon om kommunerevisorenes revisjon av Nav-kontorene. NKRF ble bedt om å orientere bedriftsmedlemmene om dette ønsket, samt om å minne om intensjonen bak rutinene for samhandling, som er å bidra til hensiktsmessig og effektiv ressursbruk gjennom koordinering i utførelse av revisjoner. Det er inngått en samhandlingsavtale som tilsier at partene informerer hverandre når det revideres. Kontrollutvalet godkjenner prosjektskisse NAV og kommunen som den ligg føre. Telemark kommunerevisjon IKS kan informere riksrevisjonen og internrevisjonen i NAV om oppstart og innhald av forvaltningsrevisjonsprosjekt nr: NAV og kommunen. Sak nr. 15/11 REFERAT- OG DRØFTINGSSAKER Side 6 av 7

7 Kontrollutvalet ber administrasjonen gje kontrollutvalet ein oversikt over kor mange brukarmøte som gjennomførast på KOS og PU-boligar i løpet av året til neste møte i kontrollutvalet Dei andre sakene vert tekne til vitande. Vurdering av oppdragsansvarlig revisors uavhengighet forvaltningsrevisjon Eventuelt Under eventuelt ble det meldt inn ei sak. Innbyggjarar i Kviteseid kommune har gjeve innspel om at det for få brukarmøte ved KOS og ved PU-boligane og ynskjer kontrollutvalet undersøkjer dette. Ein oversikt over kor mange møte med brukarar og pårørande det er i året. Kontrollutvalet ber Administrasjonen om svar på dette til neste møte i kontrollutvalet 25.august Sakene vert tekne til vitande. Side 7 av 7