Møtedato: Møtetid: Kl. 13:00 15:45. Møtestad: Møterom NAV, kommunehuset Saksnr.: 01/14 05/14

Transkript

1 Kontrollutvalet i Vik kommune Møtebok Møtedato: Møtetid: Kl. 13:00 15:45 Møtestad: Møterom NAV, kommunehuset Saksnr.: 01/14 05/14 Følgjande medlem møtte Gyda Bøtun Ola Engum Oddvar Tryti Siv Settevik Inge Bjørnevoll Parti V Sp Ap H KrF Forfall meldt frå følgjande medl. Parti Følgjande varamedlem møtte Parti Andre møtedeltakarar Parti Marianne Vara, Vestlandsrevisjon Under sak 4 Ugilde Sak Følgjande varamedlem møtte Møteleiar: Frå sekretariatet møtte: Frå revisjonen møtte: Dokument utlevert i møtet: Synfaring: Merknader: Gyda Bøtun Bente Hauge Underskrifter:

2 Sakliste Sak nr. Sakstittel Gradering Ope/Unnateke Offentlegheit 1/14 Godkjenning av møteprotokoll O 2/14 Drøftingssaker, skriv og meldingar O 3/14 Orientering om budsjett for 2014 O 4/14 Gjennomgang av forvaltningsrevisjonsrapport: Rusproblematikk i Vik kommune O 5/14 Årsmelding kontrollutvalet 2013 O

3 Sak 1/2014 Godkjenning av møteprotokoll Bente Hauge /2014 Møteprotokoll frå møtet vert godkjent KONTROLLUTVALET KON-1/14 VEDTAK: Møteprotokoll frå møtet vert godkjent.

4 Sak 2/2014 Drøftingssaker, skriv og meldingar Bente Hauge /2014 Kontrollutvalet tek innhaldet i tilsynsrapport frå Fylkesmann vedk. tildeling og gjennomføring av kvalifiseringsprogram til orientering. Kontrollutvalet merkar seg at kommunen har fått ein merknad og ynskjer å bli orienterte om oppfølging av denne. Drøftingssaker, skriv og meldingar vert tekne til orientering. Orienteringar i møtet vert teke til vitande. Refererte skriv og meldingar: Nr. Dok. Dato Avsendar Tittel SF Revisjon Vurdering av oppdragsansvarleg revisor sin uavhengigheit i forhold til Vik kommune Skatteoppkrevjaren i Årsrapport for 2013 Vik kommune Skatteetaten Kontrollrapport 2013 vedk. skatteoppkrevjarfunksjonen for Vik kommune Fylkesmann Rapport frå tilsyn med tildeling og gjennomføring av kvalifiseringsprogram i Vik kommune SF Revisjon IKS Protokoll representantskapsmøte SIMAS IKS Oppfølging etter gjennomført selskapskontroll av SIMAS i Møtereferat kontaktmøte med kontrollutvalsleiarar Fylkesmannen Oversikt over tilsyn, forvaltningskontrollar og kommunebesøk Vik kommunestyre Møteplan 1. halvår 2014, kommunestyre vedtak 063/ Vik kommune E-post frå økonomisjef vedr plan for handsaming av rekneskap Vik kommunestyre Budsjett 2014 og økonomiplan , kommunestyre vedtak 065/ Vik formannskap Strategi for eigarskap, sak 018/14 i formannskap

5 KONTROLLUTVALET Orienteringar/drøftingssaker 1. Nestleiar Ola Engum orienterte om innhaldet på kontrollutvalskonferansen på Gardermoen. 2. Kontrollutvalet drøfta tema dei ynskjer å få orienteringar frå administrasjonen på i løpet av Aktuelle tema er: - status samhandlingsreforma - status med ROS analyse og arbeid med beredskapsplan - arbeid med rutinar for årleg oppfølging av kommunen sine eigarinteresser i selskap gjennom ei årleg eigarskapsmelding - andre tema kontrollutvalet finn aktuelle 3. Sekretær orienterte om at dei har delteke i eit samordningsmøte med fylkesmannen si tilsynsgruppe KON-2/14 VEDTAK: Kontrollutvalet tek innhaldet i tilsynsrapport frå Fylkesmann vedk. tildeling og gjennomføring av kvalifiseringsprogram til orientering. Kontrollutvalet merkar seg at kommunen har fått ein merknad og ynskjer å bli orienterte om oppfølging av denne. Kontrollutvalet ynskjer følgjande orienteringar frå administrasjonen i løpet av 2014: - status samhandlingsreforma - arbeid med rutinar for årleg oppfølging av kommunen sine eigarinteresser i selskap gjennom ei årleg eigarskapsmelding - status med ROS analyse og arbeidet med beredskapsplan Dette er ei førebels liste og det kan kome behov for andre/fleire orienteringar undervegs. Drøftingssaker, skriv og meldingar vert elles tekne til orientering. Orienteringar i møtet vert teke til vitande.

6 Sak 3/2014 Budsjett kontrollutvalet 2014 Bente Hauge /2014 Saka vert teken til orientering KONTROLLUTVALET KON-3/14 VEDTAK: Saka vert teken til orientering.

7 Sak 4/2014 Gjennomgang av forvaltningsrevisjonsrapport: Rusproblematikk i Vik kommune Bente Hauge /2014 Kontrollutvalet viser til vedlagte forvaltningsrevisjonsrapport frå Vestlandsrevisjon og merkar seg at kommunen synes å arbeide godt med området rusproblematikk. Rapporten er delt i tre. Fyrste del vurderer spørsmålet om innbyggjarane i kommunen med rusproblem får den hjelp dei treng og har krav på. Revisjonen konkluderer med at sett frå eit brukarperspektiv så leverer Vik kommune gode tenester til personar i kommunen som er rusavhengige i samsvar med det dei har rett og krav på. Det er trekt fram at situasjonen i kommunen endra seg mykje etter at kommunen tilsette eigen ruskonsulent i 2010 og det vert vist til positive tilbakemeldingar om innsatsen til ruskonsulenten. Kontrollutvalet merkar seg at revisjonen peikar på risikoen med sårbarheit som kan vere ved eit system som er bygt på særskilt innsats frå ein eller fleire eldsjeler. Revisor tilrår at kommunen tenker gjennom korleis ei slik utfordring eventuelt skal følgjast opp. Vidare at det vert vurdert og avklart kva mogleg ansvar som følgjer av ei utvida teneste i tilfeller der ruskonsulent yter tenester utanom arbeidstid/over forventa standard. Revisor peikar og på at NAV synes å mangle system for intern kontroll og avviksrapportering på område for rus. Då dette ikkje er sjekka nøye av revisjonen vel dei å ikkje kome med tilrådingar på dette forholdet. I følgje rapporten sitt samandrag vert det arbeidd med å få dette på plass. Del to i rapporten tek føre seg spørsmålet om det er samanheng mellom rusproblem blant unge og mangelfult fritidstilbod. Revisjonen konkluderer med at lite tyder på at aldersgruppa år i Vik kommune har eit rusproblem. Vidare at barn og unge i kommunen har gode oppvekstvilkår og får eit godt tilbod av idrettsaktivitetar, men at eit breiare tilbod av fritidsaktivitetar for dei som ikkje er interessert i idrett vert etterlyst. Når det gjeld tiltaka i den ruspolitiske handlingsplanen vurderer revisjonen at kommunen i det store og heile har gjennomført dei fleste tiltaka i planen. Tiltaka som ikkje var utførte når revisjonen vart gjennomført er planlagt ferdige innan Kontrollutvalet vil tilrå at tilrådingane i rapporten vert tekne med i det vidare arbeidet med rusproblematikken i Vik kommune. Kontrollutvalet vil fylgje med på arbeidet og vil be om ein statusrapport i løpet av KONTROLLUTVALET Handsaming i møtet: Revisor Marianne Vara presenterte rapporten i møtet og svarte på spørsmål frå medlemmane.

8 KON-4/14 VEDTAK: Kontrollutvalet viser til vedlagte forvaltningsrevisjonsrapport frå Vestlandsrevisjon og merkar seg at kommunen synes å arbeide godt med området rusproblematikk. Rapporten er delt i tre. Fyrste del vurderer spørsmålet om innbyggjarane i kommunen med rusproblem får den hjelp dei treng og har krav på. Revisjonen konkluderer med at sett frå eit brukarperspektiv så leverer Vik kommune gode tenester til rusavhengige personar i kommunen, minst i samsvar med det dei har krav på. Det er trekt fram at situasjonen i kommunen endra seg mykje etter at kommunen tilsette eigen ruskonsulent i 2010 og det vert vist til positive tilbakemeldingar om innsatsen til ruskonsulenten. Kontrollutvalet merkar seg at revisjonen peikar på risikoen med sårbarheit som kan vere ved eit system som er bygt på særskilt innsats frå ein tilsett. Revisor tilrår at kommunen tenker gjennom korleis ei slik utfordring eventuelt skal følgjast opp. Revisor peikar og på at NAV synes å mangle system for intern kontroll og avviksrapportering på område for rus. I følgje rapporten sitt samandrag vert det arbeidd med å få dette på plass. Del to i rapporten tek føre seg spørsmålet om det er samanheng mellom rusproblem blant unge og mangelfullt fritidstilbod. Revisjonen konkluderer med at lite tyder på at aldersgruppa år i Vik kommune har eit rusproblem. Vidare at barn og unge i kommunen har gode oppvekstvilkår og får eit godt aktivitetstilbod, særleg innan idrett. Eit breiare tilbod av fritidsaktivitetar for dei som ikkje er interessert i idrett vert etterlyst. Når det gjeld tiltaka i den ruspolitiske handlingsplanen vurderer revisjonen at kommunen i det store og heile har gjennomført dei fleste tiltaka i planen. Tiltaka som ikkje var utførte når revisjonen vart gjennomført er planlagt ferdige innan Kontrollutvalet vil tilrå at tilrådingane i rapporten vert tekne med i det vidare arbeidet med rusområdet i Vik kommune. Kontrollutvalet vil fylgje med på arbeidet og vil be om ein statusrapport i løpet av 2015.

9 Sak 5/2014 Årsmelding for kontrollutvalet Bente Hauge / Kontrollutvalet vedtek vedlagde årsmelding for 2013, med eventuelle korrigeringar som kjem til i møtet. - Årsmeldinga vert sendt til kommunestyret til orientering KONTROLLUTVALET KON-5/14 VEDTAK: - Kontrollutvalet vedtek vedlagde årsmelding for 2013, med mindre korrigeringar som kom til i møtet. - Årsmeldinga vert sendt til kommunestyret til orientering