Faste medlemmer som møtte: Namn Funksjon Representerer Ivar Mork Asbjørn Gausdal. Leiar Nestleiar

Transkript

1 ULSTEIN KOMMUNE MØTEPROTOKOLL A Utvalg: Ulstein kontrollutval Møtestad: Ulstein rådhus. Møterom Ulstein Dato: Tid: Faste medlemmer som møtte: Funksjon Representerer Ivar Mork Asbjørn Gausdal Leiar Nestleiar Jon Åge Eidem Medlem Berit Lyngstad Medlem Mary Kleven Brekke Medlem Faste medlemer som ikkje møtte: Varamedlemer som møtte: Møtte for Representerer Frå Vest kontroll møtte: Jostein Støylen Stilling Dagleg leiar Frå Søre Sunnmøre kommunerevisjon IKS møtte: Stilling Halldis Moltu Oppdragsansvarleg finansiell revisjon Frå kommunen- /kommuneadministrasjonen møtte: Stilling 1

2 SAKLISTE Saksnr Tittel 01/16 GODKJENNING AV INNKALLING OG SAKLISTE. MØTEPROTOKOLLEN 02/16 GODKJENNING AV MØTEPROTOKOLLEN FRÅ SISTE MØTE 03/16 GJENNOMGANG AV MØTEPROTOKOLLAR /16 GJENNOMGANG AV MØTEPROTOKOLLAR /16 MELDINGAR 06/16 ÅRSMELDING FOR KONTROLLUTVALET /16 MØTEPLAN /16 KONTROLLRAPPORT ÅRSRAPPORT 2015 SKATTEOPPKREVJARFUNKSJONEN 09/16 SAKER SOM KJEM TIL o

3 SAK 01/16 GODKJENNING AV INNKALLING OG SAKLISTE. MØTEPROTOKOLLEN 1. Innkalling og sakliste vart godkjent med tilføying av sak 09/16 som kom til. 2. Til å skrive under møteboka saman med leiaren vart vald Berit Lyngstad. SAK 02/16 GODKJENNING AV MØTEPROTOKOLLEN FRÅ SISTE MØTE Møteprotokollen frå møtet den vart godkjent. SAK 03/16 GJENNOMGANG AV MØTEPROTOKOLLAR 2015 Møteprotokollar som var til gjennomgang: Kommunestyret: 24.09, 15.10, 29.10, Formannskapet: 01.09, 15.09, 20.10, 10.11, 17.11, 01.12, Teknisk utval: 16.09, 14.10, 12.11, Levekårsutvalet: 13.10, 11.11, 02.12, Fellesrådet for eldre og menneske med nedsett funksjonsevne: Administrasjonsutvalet: 15.09, Valstyret: Ulstein Eigedomsselskap, styremøte: Kontrollutvalet har merka seg at det i Levekårsutvalet av sak 62, ikkje er anvist dekning. Dette skal gå fram i saka. Vidare har Kontrollutvalet merka seg at i sak 66 fekk Kjersti Hasund permisjon, og åtte røysta i saka. I neste sak var det ni som røysta, men det går ikkje fram av protokollen at Kjersti Hasund har tatt sete i møtet igjen. Kontrollutvalet ber om at ein eventuell feil her vert retta og/eller vert gitt ei forklaring på. 2. Kontrollutvalet stiller spørsmål om møte i Levekårsutvalet den var kalla inn til på vanlig måte og kunngjort. 3. Kontrollutvalet har, på noverande tidspunkt, ingen merknader til gjennomgådde møteprotokollar. SAK 04/16 GJENNOMGANG AV MØTEPROTOKOLLAR 2016 Møteprotokollar som var til gjennomgang: Kommunestyret: Formannskapet: 19.01, Teknisk utval: 21.01, Levekårsutvalet: 20.01, Fellesrådet for eldre og menneske med nedsett funksjonsevne: Valstyret:

4 1. Kontrollutvalet har, på noverande tidspunkt, ingen merknader til gjennomgådde møteprotokollar. 2. Kontrollutvalet fordeler møteprotokollane for gjennomgang slik: Alle: Berit Lyngstad. Asbjørn Gausdal: Jan Åge Eidem: Mary Kleven Brekke: - Kommunestyret - Formannskapet (også som klageorgan) - Fellesrådet for eldre og menneske med nedsett funksjonsevne - Administrasjonsutvalet - Arbeidsmiljøutvalet - Teknisk utval - Levekårsutvalet SAK 05/16 MELDINGAR Vedlegg 1. Kommunal økonomi, februar 2016: «Leder: Javel, herr statsråd» Meldinga vart teken til vitande. SAK 06/16 ÅRSMELDING FOR KONTROLLUTVALET 2015 Vedlegg Årsmelding for kontrollutvalet Viser til vedlagte årsmelding for kontrollutvalet Samrøystes innstilling Kommunestyret tek til etterretning kontrollutvalet si årsmelding for SAK 07/16 MØTEPLAN 2016 I 2016 er det sett opp møte 3. mars, 11. mai (alt. 1 rekneskap), 1. juni (alt. 2 rekneskap), 5. oktober og 22. november. Diskusjon om den oppsette møteplanen inkl. talet på møte passar til utvalet sin aktivitet. Kontrollutvalet fastsette møteplanen i samsvar med framlegget. SAK 08/16 KONTROLLRAPPORT - ÅRSRAPPORT 2015 SKATTEOPPKREVJARFUNKSJONEN 4

5 Vedlegg - Kontrollrapport 2015 frå Skatteetaten, av Årsrapport 2015 Skatteoppkrevjaren, av Årsrekneskap 2015 for skatterekneskapen, av Årsmelding Interkommunal arbeidsgivarkontroll 2015, av ar Det vert vist til kontrollrapporten frå Skatteetaten, årsrapporten frå Skatteoppkrevjaren, skatterekneskapen. Fylgjande kjem fram av vedlagde dokument, og særleg skatteetaten sin kontrollrapport: Tilfredsstillande: - Overordna intern kontroll. - Rekneskapsføringa, rapporteringa og framlegginga av rekneskapen. - Utføringa av innkrevjingsarbeidet og oppfølginga av restansane. - Innkrevjingsarbeidet og oppfølginga av restansane - Utføringa av arbeidsgivarkontrollen Ikkje tilfredsstillande: - Arbeidsgivarkontroll er ikkje utført i tilstrekkeleg omfang, 1,5% (2,5 % i 2014), medan kravet var 5%. Innkrevjinga/skatteinngangen: - Det vert vist til Skatteetaten sin kontrollrapport pkt Årsrapport frå Skatteoppkrevjaren pkt. 3 og skatterekneskapen. - Kommunen sin del av skatteinngangen i 2015 er kr I 2014 var skatteinngangen kr Dvs. ein auke på kr , 6,28%. - Budsjettert skatteinngang for 2015 var kr Altså 28,07 mill. auke i skatteinngangen i høve til det budsjetterte. Jf. pkt i Skatteoppkrevjaren sin Årsrapport. Vurdering: Kommunen bør stille krav til den Interkommunale arbeidsgivarkontrollen om årleg å utføre talet på kontrollar i samsvar med kravet frå Skatteetaten. /uttale 1. Kontrollutvalet har ingen merknader til Skatteetaten sin kontrollrapport, Skatteoppkrevjaren si årsmelding, Skatterekneskapen og Årsmeldinga for interkommunal arbeidsgivarkontroll Kontrollutvalet meiner at kommunen må stille krav om at den Interkommunale arbeidsgivarkontrollen utfører talet på kontrollar årleg i samsvar med Skatteetaten sine krav. SAK 09/16 SAKER SOM KJEM TIL 1. Forvaltningsrevisjon sjukefråver Det kan vere ynskjeleg at revisjonen ser på kva pleie og omsorg gjer for å nå eigne mål i høve å redusere sjukefråveret. 5

6 Kontrollutvalet ber revisjonen om å ta med seg innspelet frå møtet i det vidare arbeidet med den overordna analysa. 2. Arena Ulstein Det var drøfting rundt Arena Ulstein. Kommunestyret har fått orientering om Arena Ulstein, og det hadde vore ynskjeleg for kontrollutvalet å få denne. Kontrollutvalet ber om å få kopi av den skriftlege orienteringa til kommunestyret. 3. Asylsøkjarar frå Søre Sunnmøre Mottak - undervisningslokale Leiar i kontrollutvalet orienterte om saka med utgangspunkt i dokument som ligg på nettsida til Ulstein kommune og dokument som han har bedd om innsyn i. Asylsøkjarar frå Søre Sunnmøre Mottak, som fram til februar 2016 hadde undervisning ved Ulstein ungdomskule, har vorte tekne ut av ungdomskulen. Desse 26 asylsøkjarane, er i aldergruppa år, og såleis er ikkje alle i same aldersgruppe som ungdomskuleelevane. Kontrollutvalet stiller spørsmål ved sakshandsaminga i denne saka, og om kven som har bestemt at desse elevane skulle flyttast. Det var reist spørsmål i møtet om ordførar, på grunnlag av Politisk Reglement og Delegasjonsreglementet i Ulstein Kommune, kan ta ei avgjersle på dette åleine. Og vidare om kommunestyret eller eit anna folkevald organ, kan instruere oppvekstsjefen, dvs. ein konkret person i administrasjonen. Kontrollutvalet stiller spørsmål ved sakshandsaminga, og om kven som har bestemt at elevar frå Søre Sunnmøre Mottak skulle flyttast frå Ulstein Ungdomsskule. Kontrollutvalet ber ordførar, rådmann og oppvekstsjef om ei orientering i saka. Møtet slutt. Ivar Mork Berit Lyngstad Utskift til: Kommunestyret som melding Kontrollutvalet for godkjenning i neste møte 6