VOLDA KOMMUNE MØTEPROTOKOLL. Utval: Kontrollutvalet Møtestad: Møterom Helgehornet, Volda rådhus Dato: Tid:

Transkript

1 VOLDA KOMMUNE MØTEPROTOKOLL Utval: Kontrollutvalet Møtestad: Møterom Helgehornet, Volda rådhus Dato: Tid: Faste medlemer som møtte: Funksjon Representerer Ronald Hagen Solfrid Førde Jørgen Holte Ragnhild Folkestad Bjørn Ytrestøyl Torill Rødven Eide Leiar Nestleiar Faste medlemer som ikkje møtte: Inge Alexander Bruheim Funksjon Vara som møtte: Eilev Halkjelsvik Frå Vest Kontroll møtte: Jostein Støylen Frå Søre Sunnmøre kommunerevisjon møtte: Alf Marius Grønnevik Stilling Dagleg leiar Stilling Forvaltningsrevisor Frå kommuneadministrasjonen og politisk hald møtte: Stilling

2 SAKLISTE SAK 41/17 SAK 42/17 GODKJENNING AV INNKALLING OG SAKLISTE. MØTEPROTOKOLLEN GJENNOMGANG AV MØTE PROTOKOLLEN FRÅ SISTE MØTE SAK 43/17 GJENNOMGANG AV MØTEPROTOKOLLAR 2017 SAK 44/17 SAK 45/17 MELDINGAR FORVALTNINGSREVISJONSPROSJEKT TIDLEG INNSATS SAK 46/17 TERTIALRAPPORT 2017

3 SAK 41/17 GODKJENNING AV INNKALLING OG SAKLISTE. MØTEPROTOKOLLEN 1. Innkalling og sakliste vart godkjent. 2. Til å skrive under møteprotokollen saman med leiaren vart vald Bjørn Ytrestøyl. SAK 42/17 GODKJENNING AV MØTEPROTOKOLLEN FRÅ SISTE MØTE Møteprotokollen frå møtet den vart godkjent. Møteprotokollen frå møtet den SAK 43/17 GJENNOMGANG AV MØTEPROTOKOLLAR 2017 Kontrollutvalet har, på noverande tidspunkt, ikkje merknader til gjennomgådde protokollar. Saksopplysing Møteprotokollar til gjennomgang Kommunestyret Formannskapet Driftsstyret Eldrerådet Forvaltningsutvalet Ungdomsrådet Valnemnda Råd for likestilling av menneske med nedsett funksj. Valstyret VØR styret Fellesnemnd for nye Volda kommune Tenesteutval for oppvekst og kultur Tenesteutval for helse og omsorg SAK 44/17 MELDINGAR Kontrollutvalet tek meldinga og orienteringa til vitende. 1. Kommunal økonomi, oktober 2017: «Dagens føring av pensjon bør opphøre». Saksopplysningar Det vart og orientering frå sekretariatet/leiar om nyval i styret og budsjett 2018.

4 SAK 45/17 FORVALTNINGSREVISJONSPROSJEKT TIDLEG INNSATS Samrøystes innstilling 1. Kommunestyret tek til vitande forvaltningsrevisjonsprosjektet - Tidleg innsats, Volda Kommune. (Utarbeida av Søre Sunnmøre Kommunerevisjon IKS, datert ). 2. Kommunestyret vedtek at revisjonen sine anbefalingar skal følgjast/utførast: a) Volda kommune har lange ventelister i høve tilvisingar til PPT. Det er viktig at det nye PPT straks kjem i gong med handsaming av enkeltsaker. b) PPT har siste åra i svært liten grad gjennomført systemretta og førebyggjande arbeid ute på einingane. PPT skal støtte barnehagane og skulane i kommunen med kompetanse- og organisasjonsutvikling for å legge opplæringa betre til rette for barn og unge med særlige behov. c) Kommunen skal i større grad enn tidlegare involvere komande kontaktlærar i overgangsarbeid/overgangsaktivitetar mellom barnehage og skule. d) Kommunen skal sikre at kunnskap og kompetanse opparbeida i samband med «Voldaprosjektet» i barnehagane vert overført til skulane i kommunen. e) Kommunen skal vurdere korleis det tverrfaglege ressursteamet skal fungere og korleis ein kan få meir utbytte av det. Dette bør også sjåast i samanheng, og koordinerast med det nye PPT då dei vil ha ein sentral plass her. f) Kommunen skal utarbeide felles rutinar i barnehagesektoren knytt til førskulearbeidet og sosial kompetanse. Dette arbeidet bør ta utgangspunkt i kommunen sin kvalitetsplan for oppvekstsektoren. 3. Kommunestyret vedtek at rådmannen rapporterer om status for gjennomføringane av anbefalingane, og eventuelt vidare framdrift, til kontrollutvalet innan Søre Sunnmøre Kommunerevisjon IKS, Forvaltningsrevisjonsprosjekt, Tidlig innsats, Volda Kommune, datert Motteke Saksopplysning Viser til rapporten som ligg ved denne saka. Kontrollutvalet i Volda kommune gjorde i sak 10/17 vedtak om eit forvaltningsprosjekt kring tidleg innsats og PPT. Målsettinga med prosjektet var å undersøke om kommunen følgjer lov, forskrift og retningsliner med omsyn til å identifisere barn med vanskar og yte spesialpedagogisk hjelp i barnehagar. Vidare at dei kjem tidlig i gong med spesialundervisning/tilrettelagt undervisning i grunnskulen. I tillegg er det utarbeida ei deskriptiv analyse kring emnet der det bl.a. er sett på omfang av spesialpedagogisk undervisning, kompetanse og tiltak i barnehagar, men og resultat frå nasjonale prøver. Det er samanlikna med dei ulike kommunane på Søre Sunnmøre. Problemstillingar: 1. Korleis vert born med behov for spesialpedagogisk hjelp fanga opp av kommunen? 2. I kva grad har kommunen tilfredstillande ordningar ved overgang frå barnehage til grunnskule for born med særlege behov? 3. I kva grad tilfredsstiller PPT sakshandsamingstida som går fram av lov og forskrift? Desse problemstillingane har revisjonen belyst i rapporten, med følgjande vurderingar og konklusjonar:

5 Problemstilling 1: Korleis vert born med behov for spesialpedagogisk hjelp fanga opp av kommunen? Korleis samarbeider dei ulike einingane i kommune på denne området? Revisjonen konkluderer med (side i rapporten): PPT har siste åra i liten grad gjennomført førebyggjande og systematisk arbeid i skulane og barnehagane. Barnehagar og skular beskriv samarbeidet med PPT siste åra som utfordrande med lange ventelister og lang sakshandsamingstid, men enkelte rapporterte også om ei positiv utvikling dei siste to åra. Einingane har klare forventningar til at nye PPT kjem raskt i gong med handsaming av saker og at dei vil vere aktivt ute på einingane, mht. førebyggjande arbeid. Kommunen har forskjellige rutinar og kartleggingsverktøy for å fange opp barn med utfrodringar både i barnehage og skule. Både skular og barnehagar gav tilbakemelding om at ein kjem tidleg i gong med å prøve ut tiltak i bekymringsfasen, kommunen har også skriftlege rutinar knytt til dette. Volda har tilbod om leksehjelp i klasse med 2 timar i veka ved dei kontrollerte skulane (til saman 8 timar i veka). Dette tilfredstillar krava i høve rettleiar. Problemstilling 2: I kva grad har kommunen tilfredstillande ordningar ved overgang frå barnehage til grunnskule for born med særlege behov? Revisjonen konkluderer med (side 34 i rapporten): Kommunen har felles plan for overgang mellom barnehage og skule. Einingane nytta den i stor grad og dei fleste einingane gav tilbakemelding om eit godt samarbeid. Tilbakemelding frå einingane viser at det er store forskjellar i kva arbeid/aktivitetar som vert gjennomført i overgangsarbeidet mellom barnehage og skule. Kommunen bør vurdere om det skal leggjast ei aktivitetsliste som er eit minimumskrav av aktivitetar som må gjennomførast. Ein bør også vurdere om komande kontaktlærar skal delta i førskuleaktivitetane og i overføringssamtalane mellom einingane. Kommunen bør vurdere å utarbeide felles rutinar i barnehagesektoren knytt til førskulearbeidet og sosial kompetanse. Dette arbeidet bør ta utgangspunkt i kommunen sin kvalitetsplan for oppvekstsektoren. Kommunen bør også vurdere om tilbakemelding frå skulen til barnehagen ved avslutta første klassetrinn bør inngå som ein del av overgangsplanen i kommunen. Problemstilling 3: I kva grad tilfredsstiller PPT sakshandsamingstida som går fram av lov og forskrift? Revisjonen konkluderer med (side 38 i rapporten): Volda kommune har i flg. tilbakemelding frå skulane og barnehagane over mange år hatt lang venteliste og svært lang sakshandsamingstid. Venteliste på opp til 6-7 månadar og deretter ei sakshandsamingstid på langt over 3 månadar (skuleåret 2015/2016).

6 No er Volda og Ørsta gått inn i eit felles PPT-samarbeid med Hareid og Ulstein. I den samanheng vart alle gamle saker avslutta og kommunen måtte tilmelde alle saker på nytt. Det er viktig at PPT så raskt som råd startar arbeidet knytt til kartlegging og sakshandsaming slik at dei elevane som treng enkeltvedtak får dette så raskt som råd, men og startar det systematiske og førebyggande arbeidet. Anbefalingar i frå revisjonen (side 39 i rapporten): Volda kommune har lange ventelister i høve tilvisingar til PPT. Det er viktig at det nye PPT raskt kjem i gong med handsaming av enkeltsaker. PPT har siste åra i svært liten grad gjennomført systemretta og førebyggjande arbeid ute på einingane. PPT bør støtte barnehagane og skulane i kommunen med kompetanse- og organisasjonsutvikling for å legge opplæringa betre til rette for barn og unge med særlige behov. Kommunen bør i større grad enn tidlegare involvere komande kontaktlærar i overgangsarbeid/overgangsaktivitetar mellom barnehage og skule. Kommunen bør sikre at kunnskap og kompetanse opparbeida i samband med «Voldaprosjektet» i barnehagane vert overført til skulane i kommunen. Kommunen bør vurdere korleis det tverrfaglege ressursteamet skal fungere og korleis ein kan få meir utbytte av det. Dette bør også sjåast i samanheng, og koordinerast med det nye PPT då dei vil ha ein sentral plass her. Kommunen bør utarbeide felles rutinar i barnehagesektoren knytt til førskulearbeidet og sosial kompetanse. Dette arbeidet bør ta utgangspunkt i kommunen sin kvalitetsplan for oppvekstsektoren. I møtet Kontrollutvalet vil be leiaren for den nye PPT møte i kontorollutvalet for å gi orientering om organiseringa og spesielt kven har ansvaret for kva i eininga, og kva er tryggheita for at tenestene som er tillagt PPT vert utført straks. SAK 46/17 TERTIALRAPPORT Kontrollutvalet tek tertialrapport 2017 til vitende. 2. Kontrollutvalet ber rådmann/personalsjef møte i neste møte for å orientere om tiltak for å få ned sjukefråværet. Kommunestyresak 109/17 Tertialrapport Saksopplysning Kommunestyret handsama tertialrapport i sak 109/17. Samandrag av saka, side merka 37: Tertialrapporten viser så langt prognose om økonomisk balanse ved årsslutt når ein ser Volda kommune under eitt. Sektorar som Helse og omsorg, Service og kultur og Politisk verksemd melder alle om utfordringar i drifta og underskot ved årsslutt. Opplæring og oppvekst melder også om avvik, men dette må sjåast i samanheng med inntekter knytt til

7 flyktning. Sjukefråveret har stige litt samanlikna med same tid i fjor. Det er sterkt fokus på arbeidsmiljøutvikling og oppfølging av dei som er sjukmeldt i organisasjonen. Frå sektorane vert det rapportert om stor aktivitet og god tenesteyting. Prosessen med bygging av ny kommune saman med Hornindal er i gang og fleire tilsette i ulike sektorar er involvert i dette. Viser elles til vedlegg, og spesielt til side merka 62 og 63 med avsluttande kommentar.. I møtet vart det teke opp om tiltak for å få ned sjukefråværet. Utvalet ynskje meir informasjon om tiltak. Møtet slutt. Ronald Hagen Leiar Bjørn Ytrestøyl Møteprotokollen går til: Kommunestyret som melding Kontrollutvalet for godkjenning i neste møte