Faste medlemmer som møtte: Namn Funksjon Representerer Jan Einar Helseth Ottar Kaldhol. Varamedlemer som møtte: Namn Møtte for Representerer

Transkript

1 ULSTEIN KOMMUNE MØTEPROTOKOLL A Utvalg: Ulstein kontrollutval Møtestad: Ulstein rådhus. Møterom Hasund Dato: Tid: Faste medlemmer som møtte: Namn Funksjon Representerer Jan Einar Helseth Ottar Kaldhol Leiar Nestleiar Annelise Kleven Godø Medlem Kåre Johan Lynge Medlem. Frå sak 25 Berit Lyngstad Medlem Faste medlemer som ikkje møtte: Namn Varamedlemer som møtte: Namn Møtte for Representerer Frå Vest kontroll møtte: Namn Jostein Støylen Ida Birgitte Marholm Stilling Dagleg leiar Sekretær Frå Søre Sunnmøre kommunerevisjon IKS møtte: Namn Stilling Halldis Moltu Oppdragsansvarleg finansiell revisjon Bodill Skeide Revisjonssjef Alf Marius Grønnevik Forvaltningsrevisor Frå kommunen- /kommuneadministrasjonen møtte: Namn Stilling Jan Berset Ordførar. Frå sak 23 1

2 SAKLISTE Saksnr Tittel 20/15 GODKJENNING AV INNKALLING OG SAKLISTE. MØTEPROTOKOLLEN 21/15 GODKJENNING AV MØTEPROTOKOLLEN FRÅ SISTE MØTE 22/15 GJENNOMGANG AV MØTEPROTOKOLLAR /15 MELDINGAR 24/15 EVALUERING AV KONTROLLUTVALET /15 TILSYNSRAPPORT SKULEN SITT ARBEID MED ELEVANE SITT UTBYTTE AV OPPLÆRINGA ULSTEINVIK BARNESKULE 26/15 TILSYNSRAPPORT SKULEN SITT ARBEID MED ELEVANE SITT UTBYTTE AV OPPLÆRINGA ULSTEIN UNGDOMSSKULE 27/15 VEDK. FORSKRIFT OG LOV 28/15 OPPFØLGING AV FORVALTNINGSREVISJON OPPFØLGINGSPROSJEKT OMSORGSLØN 29/15 OPPFØLGING REKNESKAP /15 KJØP AV FORSIKRINGSRÅDGIVINGSTENESTE o

3 SAK 20/15 GODKJENNING AV INNKALLING OG SAKLISTE. MØTEPROTOKOLLEN 1. Innkalling og sakliste vert godkjent, med tillegg av ny sak Til å skrive under møteboka saman med leiaren vert vald Berit Lyngstad. SAK 21/15 GODKJENNING AV MØTEPROTOKOLLEN FRÅ SISTE MØTE Møteprotokollen frå møtet den Møteprotokollen frå møtet den vert godkjent. SAK 22/15 GJENNOMGANG AV MØTEPROTOKOLLAR 2015 Møteprotokollar til gjennomgang: Kommunestyret: 28.05, Formannskapet: 19.05, 09.06, Formannskapet som klageorgan: Teknisk utval: 13.05, 03.06, 01.07, Levekårsutvalet: 13.05, 20.05, Fellesrådet for eldre og menneske med nedsett funksjonsevne: Valstyret: SSR IKS styre: SSR IKS representantskapsmøte: Ulstein Eigedomsselskap, styremøte: 20.04, Kontrollutvalet har, på noverande tidspunkt, ingen kommentarar til gjennomgådde møteprotokollar. SAK 23/15 MELDINGAR 1. Kommunebilde Ulstein kommune, grunnlagsdokument for dialog mellom Ulstein kommune og Fylkesmannen i Møre og Romsdal 2. Prosjektplan vatn og avløp Ulstein kommune, med korrespondanse 3. Melding om vedtak, Årsmelding og rekneskap UEKF Kommunal rapport, : «Bernt svarer: Du har plikt til å forklare deg til kontrollutvalget» 5. Kommunal økonomi, juni 2015: «Leder: Ventetiden er over!» 6. Kommunal økonomi, juni 2015: «Skatteinnkrevingen i Norge forblir kommunal NKK har vunnet frem med sine argumenter» 7. Vikebladet vestposten : «Ikkje utan vidare gode barnevern» 8. Klage på betaling for opphald ****** ********, av U. off. innsyn, jf. Off.lova 13, fvl. 13 3

4 Meldingane vert teken til vitande. SAK 24/15 EVALUERING KONTROLLUTVALET I og med dette truleg er siste møte noverande valperiode evaluerer vi (kontrollutvalet, sekretariatet og revisjonen) arbeidet i perioden. Dette for å kunne bli endå betre i den nye valperioden. Kontrollutvalet meiner at dei etablerte rutinar for sakshandsaming, møterutinar og samarbeid med revisjonen er tilfredsstillande for utvalet sitt arbeid. SAK 25/15 TILSYNSRAPPORT SKULEN SITT ARBEID MED ELEVANE SITT UTBYTTE AV OPPLÆRINGA ULSTEINVIK BARNESKULE Rapport frå tilsyn om skulen sitt arbeid med elevane sitt utbytte av opplæringa Ulsteinvik barneskule Temaet for tilsynet er skulen sitt arbeid med elevane sitt utbytte av opplæringa. Etter førebels rapport der det vart varsla pålegg om endring, har Fylkesmannen mottatt tilsvar frå kommunen med utfyllande oversikt over kva kommunen har sett i verk og vil sette i verk for å rette dei korreksjonspunkta det vart varsla om. Arbeidet med å rette pålegga i førebels rapport har vore bredt samansett av skuleleiar, skuleeigar og leiar av PPT i kommunen. Skuleeigar vil syte for at alle skulane i kommunen tek i bruk dei endringane som er utarbeidd. Fylkesmannen vurderer at det er sannsynleggjort at kommunen no vil oppfylle lovkrava på alle kontrollområda i tilsynet. Tilsynsrapporten er difor utan varsel om pålegg. Nye vurderingar og konklusjonar går fram av rapporten. Kontrollutvalet tek tilsynsrapporten til vitende. SAK 26/15 TILSYNSRAPPORT SKULEN SITT ARBEID MED ELEVANE SITT UTBYTTE AV OPPLÆRINGA ULSTEIN UNGDOMSSKULE Rapport frå tilsyn om skulen sitt arbeid med elevane sitt utbytte av opplæringa Ulstein ungdomsskule Temaet for tilsynet er skulen sitt arbeid med elevane sitt utbytte av opplæringa. 4

5 Etter førebels rapport der det vart varsla pålegg om endring, har Fylkesmannen mottatt tilsvar frå kommunen med utfyllande oversikt over kva kommunen har sett i verk og vil sette i verk for å rette dei korreksjonspunkta det vart varsla om. Arbeidet med å rette pålegga i førebels rapport har vore bredt samansett av skuleleiar, skuleeigar og leiar av PPT i kommunen. Skuleeigar vil syte for at alle skulane i kommunen tek i bruk dei endringane som er utarbeidd. Fylkesmannen vurderer at det er sannsynleggjort at kommunen no vil oppfylle lovkrava på alle kontrollområda i tilsynet. Tilsynsrapporten er difor utan varsel om pålegg. Nye vurderingar og konklusjonar går fram av rapporten. Kontrollutvalet tek tilsynsrapporten til vitende. SAK 27/15 VEDK. FORSKRIFT OG LOV Då utvalet ville gå inn på vedlegga i saka, vart det foreslått å lukke møtet. Møtet var lukka under drøftinga av grunnlaget, møtet vart opna igjen ved avstemming. Møtet vart samrøystes lukka jf. Kommuneloven 31, pkt. 2 og 4. Tilsendt e-post/brev av / Tipssak/varsling. Kopi av brev sendt frå varslar til Ulstein kommune, dat Kopi av e-post frå Sivilombudsmannen til Ulstein kommune, dat Kopi av e-post frå Ulstein kommune til varslar, dat Kopi av brev frå Ulstein kommune til varslar, dat (Unnateke off. innsyn). Brev frå Ulstein kommune til Vest kontroll med vedlegg, dat a er unnateke off. innsyn. Det vert vist til vedlegga til saka, og særleg til brevet om varsling av Til saka kan det opplysast at kommunestyret i Ulstein behandla i sak 37/15 Oppfølgingsprosjekt - Omsorgsløn forvaltningsrevisjon. Rapporten frå dette prosjektet fylgjer også til kontrollutvalet i sak 28/15. IPLOS-registrering var ein del av grunnlaget i høve undersøkinga for saka, jf. problemstilling 4, side 24, 25, 28 og 29 i rapporten. Det går fram av prosjektet/rapporten at kommunen føretek IPLOS-registrering. Dersom kommunestyret/kontrollutvalet ynskjer at rutinane kring IPOS-registrering skal vurderast, må det bli i eit nytt forvaltningsprosjekt der ein då om mogleg også kan trekke inn å undersøke om Helseregisterlova vert følgt på bestemte områder. Eit evt. nytt forvaltningsprosjekt bør vurderast i samband med ny plan for forvaltningsrevisjon for komande planperiode. Møtet vart opna igjen før det vart gjort avstemming i saka. 1. Kontrollutvalet føreset at kommunen sine IPLOS-registreringar vert gjennomført i samsvar med lov og forskrift. 5

6 2. Kontrollutvalet ber administrasjonen sende over rutinane for IPLOS-registrering for bruk i arbeidet med overordna analyse for komande planperiode. SAK 28/15 OPPFØLGING AV FORVALTNINGSREVISJON OPPFØLGINGSPROSJEKT OMSORGSLØN : Tilbakemelding frå rådmannen, av Forvaltningsrevisjonsrapport Oppfølgingsprosjekt Omsorgsløn Ulstein kommune : Kommunestyret gjorde i sak PS 15/37 slikt vedtak: 1. Kommunestyret tek til vitande forvaltningsrevisjonsrapporten Oppfølgingsprosjekt Omsorgsløn Ulstein kommune. 2. Kommunestyret vedtek at revisjonen sine anbefalingar skal fylgjast/utførast: Det bør settast i verk rutinar i sakshandsaminga som sikrar: o Dokumentasjon, i høve tiltaksmøte, heimebesøk, o.l. jfr. vedteken rutinebeskriving. o At vedtaka inneheld konkrete opplysningar om kven som er omsorgsytar, omsorgslønna sin størrelse (timeløn eller månadsløn). o At underretningar i klagesaker, der vedtaket er til ugunst for partane, inneheld opplysningar om rettar ved klage, moglegheita til å få tilkjent sakskostnadar og søkje fri rettshjelp. o At det som hovudregel vert sendt underretning til begge partane. 3. Kommunestyret vedtek at rådmannen rapporterer om status for gjennomføringane av anbefalingane og evt. vidare framdrift til kontrollutvalet innan Revisor si anbefaling: Rapporten del 8. Side 27 Det bør settast i verk rutinar i sakshandsaminga som sikrar: Dokumentasjon, i høve tiltaksmøte, heimebesøk, o.l. jfr. vedteken rutinebeskriving. At vedtaka inneheld konkrete opplysningar om kven som er omsorgsytar, omsorgslønna sin størrelse (timeløn eller månadsløn). At underretningar i klagesaker, der vedtaket er til ugunst for partane, inneheld opplysningar om rettar ved klage, moglegheita til å få tilkjent sakskostnadar og søkje fri rettshjelp. At det vert sendt underretning til begge partane. Rådmannen si tilbakemelding: «Vi har tatt forvaltningsrevisjonsrapporten til vitande slik den ligg føre og endra på rutinane våre som tilrådd. Vi har betra dokumentasjonen vår slik: Vi skal starte med løpande dokumentasjon i Ephorte frå Tiltaksmøte med eiga mappe der referat skal skrivast inn for kvar gong. Vi vil starte opp denne rutinen etter ferieavviklinga. Dokumentasjon ved heimebesøk vert gjort som vår oppdaterte rutinebeskriving seier. Dette utifrå tidlegare tilråding frå revisjonen. All dokumentasjon skal skje i Gerica. Vedtaket er endra slik at det kjem tydeleg fram kven som er omsorgsytar og omsorgsløna sin storleik, der timeløn eller månadsløn kjem fram. 6

7 Underretningar i klagesaker, der vedtaket er til ugunst for partane, skal innehalde moglegheit for å få tilkjent sakskostnader og søke fri rettshjelp. Dette er meldt inn til systemansvarlege i Gerica, som vil prøve å få dette inn i malar for vedtak. Dersom dette vert vanskeleg pga at det er malar som skal nyttast for fleire typar tenester, så kan ein legge dette inn i eiga prosedyre som gjeld omsorgsløn. Det vert no som hovudregel sendt ut vedtak til begge partane i saker som gjeld omsorgsløn. Vi ynskjer vidare å lage eit temahefte om omsorgsløn dette gjerne i samarbeid med andre kommunar i «Sjustjerna». Omsorgsløn er som vi ser eit område med store variasjonar i desse sju kommunane, og det ville vere positivt å sjå på dette samla. Dette vil eg oppmode kommunalsjefen om å ta opp som tema til hausten.» Avslutning Vi går i gjennom tilbakemeldinga frå rådmannen i møtet saman med revisjonen. 1. Kontrollutvalet registrerar at alle anbefalingar i forvaltningsrevisjonsrapporten er tatt til vitande av kommunen og rutinane vert endra som tilrådd i rapporten. 2. Dersom kommunalsjefane i «Sjustjerna» tek opp tilhøve som rapporten omhandlar i alle kommunane, ber kontrollutvalet om å bli løpande orientert om resultatet av arbeidet. SAK 29/15 OPPFØLGING AV REKNESKAP 2014 Rådmannen si tilbakemelding, jf. møtereferat av Viser til kontrollutvalssak 14/15 og vedtak 2 i saka: Kontrollutvalet viser til tilhøve som revisor har teke opp med rådmannen som kan/bør gjerast betre. Kontrollutvalet rår til at rådmannen tek tak i tilhøva, samt gir tilbakemelding om kva som vert gjort og når. Vi har motteke møtereferat vedkomande tilhøve som var tekne opp, som ligg ved saka. Kontrollutvalet tek rådmannen si tilbakemelding, jf. møtereferat av , til vitende. SAK 30/15 KJØP AV FORSIKRINGSRÅDGIVINGSTENESTE Då utvalet ville gå inn på vedlegga i saka, vart det foreslått å lukke møtet. Møtet var lukka under drøftinga av grunnlaget, møtet vart opna igjen ved avstemming. Møtet vart samrøystes lukka jf. Kommuneloven 31, pkt. 2 og 4. Notat frå advokat Kvammen til Vest kontroll av (Unnateke off. innsyn, jf. Offl. 24) Notat frå advokat Kvammen til Vest kontroll av (Unnateke off. innsyn, jf. Offl. 24) 7

8 Brev frå rådmannen i Ulstein til Vest kontroll av (Unnateke off. innsyn, jf. Offl. 24) Det har kome opplysningar / kome fram at det kan vere uavhengigheitsforhold i høve kommunen sin representant i forsikringssaker. Vi har henta inn ein del dokument og konsultert advokat i samband med å finne ut av dei framkomne opplysningane. Det var mange kommunar som i fellesskap gikk ut for å skaffe seg forsikringskonsulent og Fauske kommune sto føre dette arbeidet. Av ukjent grunn vart samarbeidet avslutta. Ut frå at det er Fauske kommune som sto føre eller hadde ansvaret for konkuransegrunnlaget m.v. meiner ein at det er mest hensiktsmessig at denne kommunen og kontrollutvalet der som evt. behandlar vidare denne delen av saka. Dette støttar både konsulert advokat og rådmannen. Problemstillinga ein då står igjen med er spørsmålet ved habiliteten/uavhengigheita til forsikringskonsulent i høve kommunen. Problemstillinga oppstår fordi forsikringskonsulentfirmaet er også agent for KLP, samstundes som det er kommunen sin forsikringsleverandør. Forsikringskonsulentfirmaet er engasjert innanfor KLP systemet. Firmaet er involvert i forsikringar i selskap i den offentlige marknaden og som kommunen er medeigar i. Som forsikringskonsulent for kommunen er det grunn til anta at firmaet skal ivareta kommunen si interesse overfor KLP, men det er rimeleg å anta at firmaet har eit ansvar å ivareta KLP sine interesser, grunna agentforholdet. I rådmannen sitt siste svar , meiner rådmannen i fleire punkt at forsikringskonsulent har eit eige ansvar for å opptre innanfor gjeldande reglar om forsikringsmekling osv., og ser ingen grunn til tvile på at dei opptrer som uavhengig mellomledd. Vidare kjem det fram at kommunen ikkje har oversikt over kva funksjon forsikringskonsulent har hjå KLP. Kommunen gjentek i sitt svar at han ikkje kan sjå at det ligg føre noko samanblanding av roller for forsikringskonsulentfirmaet. I rådmannen sitt brev går det fram at: Ulstein kommune meiner at dersom ein skal konkludere med at forsikringskonsulent opptrer i strid med god meklarskikk, må det i alle tilfelle gjerast ei nærare og grundigare vurdering av innhaldet i firmaet sine funksjonar/ytingar overfor kommunen, samt avtalen mellom selskapet og KLP når det gjeld oppgåver, fullmakter, betaling/vederlag osb. Det verkar lite trygt at rådmannen ikkje er kjent med kva teneste dei har inngått avtale om eller kva teneste dei har motteke med konsulentfirmaet. Kommunen må sørgje for at avtalen sitt omfang og innhald går klart fram. Likeeins bør forsikringskonsulentfirmaet frigi sin avtale med KLP, og evt. gi kommunen rett til innhente informasjonen direkte frå KLP. Det vil vere naturleg at kommunen sikrar at firma dei kjøper tenester frå har ei uavhengig rolle. I det nemnde tilfelle er det stilt spørsmål om denne habiliteten/uavhengigheita. Ut frå den informasjon som ligg føre der forsikringskonsulentfirmaet står på fleire sider er dette uheldig og kan bl.a. få uheldig fylgjer for oppgjer i samband med forsikringsoppgjer. Møtet vart opna igjen før det vart gjort avstemming i saka. 8

9 1. Kontrollutvalet ber rådmannen å gjere ei nærare og grundigare vurdering av innhaldet i konsulentfirmaet sine funksjonar/ytingar overfor kommunen, samt funksjonar og ytingar mellom konsulentfirmaet og KLP. 2. Ut frå funna i vurderinga ber kontrollutvalet rådmannen vurdere om kommunen har ei tilfredsstillande og uavhengig forsikringskonsulentordning. 3. Kontrollutvalet ber om løpande tilbakemelding frå rådmannen. Jan Einar Helseth Berit Lyngstad Utskift til: Kommunestyret som melding Kontrollutvalet for godkjenning i neste møte 9