SANDE KOMMUNE. Faste medlemmar som møtte: Namn Funksjon Representerer Olav Myklebust Wenche Gjerde Sætre. Dagleg leiar Sekretær

Transkript

1 SANDE KOMMUNE MØTEPROTOKOLL Utval: Kontrollutvalet Møtestad: Formannskapsromet, Sande Rådhus Dato: Tid: 08:00 10:00 Faste medlemmar som møtte: Funksjon Representerer Olav Myklebust Wenche Gjerde Sætre Leiar Nestleiar Marianne Brune Leikanger Medlem Harald Sætre Medlem Faste medlemmar som ikkje møtte: Bjørn Thore Hansen Medlem Varamedlemmar som møtte: Frå Vest kontroll møtte: Jostein Støylen Ida Birgitte Marholm Dagleg leiar Sekretær Frå Søre Sunnmøre kommunerevisjon IKS (SSKR IKS): Halldis Moltu Oppdragsansvarleg revisor Frå kommuneadministrasjonen og politisk hald møtte: Asbjørn Moltudal Rådmann. I sakene 44 og 45.

2 SAKLISTE Saksnr Innhald 40/13 GODKJENNING AV INNKALLING AV SAKLISTE. 41/13 GODKJENNING AV MØTEBOKA FRÅ SISTE MØTE. 42/13 MELDINGAR 43/13 GJENNOMGANG AV MØTEBØKER /13 OPPFØLGING AV TIDLEGARE UTFØRTE FORVALTNINGSREVISJONSPROSJEKT 45/13 ØKONOMIRAPPORTAR KVARTAL 46/13 UNDERSKRIFT AV MØTEPROTOKOLLEN 47/13 REVISJONSEINING - AVTALE

3 SAK 40/13 GODKJENNING AV INNKALLING OG SAKLISTE. Innkalling og sakliste vert godkjent. SAK 41/13 GODKJENNING AV MØTEPROTOKOLLEN FRÅ SISTE MØTE Møteprotokollen frå møtet den vert godkjent. SAK 42/13 MELDINGAR Melding/vedlegg: 1. Reglement for godtgjersle for kommunale folkevalde i Sande kommune frå Kommunal økonomi nr. 7, september 2013: «Kommunal eiendom merverdiavgift og mva-kompensasjon» 3. E-post frå Finn Åge Ødegård av : «Utgreiing om ev. felles kommunal revisjonsordning i Møre og Romsdal» 1. Meldingane 1 3 vert tekne til orientering. 2. Sak vedkomande revisjonsordning blir tatt opp som eiga sak i slutten av møtet. SAK 43/13 GJENNOMGANG AV MØTEBØKER 2013 Flg. møteprotokollar var til gjennomgang: 1. Kommunestyret Formannskapet 03.09, 24.09, Driftsutvalet Kommunalt råd for funksjonshemma Ungdomsrådet Arbeidsmiljøutvalet Kontrollutvalet har, på noverande tidspunkt, ingen merknader til gjennomgådde møteprotokollar. Rådmannen kom i møtet no. SAK 44/13 OPPFØLGING AV TIDLEGARE UTFØRTE FORVALTNINGSREVISJONSPROSJEKT Prosjekt 1: Vatn og avløp Velfungerande system, med stort rekneark for ei god oversikt. Rådmannen og kommunal leiar Oddbjørn Indregård har fått god innføring i systemet. Brukast i rekneskapsavslutninga både i fjor og år. Fondet er nesten tomt. Saka blir følgt opp vidare, i forhold til bruk av fond for ny vassledning Åram-Larsnes. Kontrollutvalet ønskjer talmateriale for oversikt over fond. Rådmannen og revisor gir nødvendig tilbakemelding i samband med årsmelding og rekneskap for 2013.

4 Prosjekt 2: Rammetilskot for Sande kommune og kostnadstal Pleie/omsorg Fordelingsnøkkelen vert følgt. Beregninga blir oversendt i juli/august og stemmer overeins med situasjonen til Sande kommune. Prosjektet blir sjekka ut, men blir følgt opp gjennom andre saker. Prosjekt 3: Vurdering av innkjøpspraksis Har ikkje motteke rutinar frå Søre Sunnmøre Innkjøpssamarbeid. Rådmannen kjem tilbake med dette. Innkjøp mellom og har ofte dårleg dokumentasjon, og bør følgjast opp av rådmannen. Prosjektet kan kvitterast ut. Prosjekt 4: Meirinntekter Budsjettreglement blir lagt fram i løpet av neste år. Står ope til neste års vurdering. Tar det igjen neste år for evt. utkvittering då. Prosjekt 5: Rutinar for innkrevjing Behov for å bli betre på innkrevjing, og oppfølginga der. Tar igjen neste år for oppdatering. Prosjekt 1 Kontrollutvalet ber rådmann og revisor gi nødvendig tilbakemelding i samband med årsmelding og rekneskap for Prosjekt 2 Kontrollutvalet registrerar at kommunestyrevedtaket er godt nok følgt opp. Kontrollutvalet registrerar at rådmannen vil følgje vidare opp gjennom andre saker. Prosjekt 3 Kontrollutvalet registrerar at kommunestyrevedtaket er godt nok følgt opp. Kontrollutvalet registrerar vidare at rådmannen følgjer opp dokumentasjonen av mindre innkjøp opp til ,-. Prosjekt 4 Kontrollutvalet registrerar at saka ikkje er godt nok følgt opp. Kontrollutvalet ber rådmannen følgje opp i 2014 og ber om tilbakemelding korleis, og helst innan Prosjekt 5 Kontrollutvalet ber rådmannen følgje opp og gi tilbakemelding innan SAK 45/13 ØKONOMIRAPPORTAR KVARTAL Rådmannen orienterte og gjekk igjennom økonomirapportar kvartal. Kontrollutvalet tek økonomirapportar kvartal til orientering. Sak 47 blei behandla før sak 46. SAK 46/13 UNDERSKRIFT AV MØTEPROTOKOLLEN Til å skrive under møteprotokollen saman med leiaren vert vald Marianne Brune Leikanger. SAK 47/13 REVISJONSEINING AVTALE 1. Kontrollutvalet er kjent med at revisjonseiningane i Møre og Romsdal med unntak av Søre Sunnmøre kommunerevisjon IKS (SSKR IKS) har gått inn i eit samarbeid for å greie ut ei felles revisjonseining. Saka vore behandla i styret og representantskapet i

5 SSKR IKS. Der kjem det fram av det var svært lita interesse for dette utfrå avstand og kost/nytte-vurdering, og dei ønskjer derfor ikkje å vere med i utgreiingsarbeidet og den skisserte kommunale revisjonsordninga. 2. Kontrollutvalet er langt meir oppteken av at revisjonen leverer, med høg kvalitet og til rett tid, enn organiseringa som i utgangspunktet er ei sak for revisjonen. 3. Kontrollutvalet vil inngå ein skriftleg samarbeidsavtale med SSKR IKS, med startpunkt frå 2014 av. I avtalen skal bl.a. inngå krav som er nemnde i pkt.2. Leiar og sekretariat utarbeider forslag til avtale. Møtet slutt. OLAV MYKLEBUST MARIANNE BRUNE LEIKANGER UTSKRIFT TIL: KOMMUNESTYRET SOM MELDING KONTROLLUTVALET FOR GODKJENNING I NESTE MØTE