Ullensvang herad Møteprotokoll

Transkript

1 Ullensvang herad Møteprotokoll Utvalg: Kontrollutvalet i Ullensvang herad Møtestad: Kantina, Heradshuset i Kinsarvik Dato: Tidspunkt: 08: Følgjande faste medlemmer møtte: Navn Funksjon Representerer Isak Reisæter Leiar SP Jorunn Børve Marianne Haakonsdatter Kvestad Nestleiar Medlem V H Følgjande medlemmer hadde meldt forfall: Navn Funksjon Representerer Følgjande varamedlemmer møtte: Navn Møtte for Representerer Merknader Andre som møtte: Navn Stilling Kjartan Sekretær for utvalet Haugsnes Hedvig Moe Rådmann (til PS 03/14) Øren Elin Bye IHR Linda Præstin IHR

2 Saksliste Utvalgssaksnr PS 1/14 PS 2/14 PS 3/14 Innhold Lukket Arkivsaksnr Godkjenning av innkalling og sakliste Godkjenning av møteprotokoll frå forrige møte Fokus på etikk i Ullensvang herad, orientering frå rådmannen 2014/152 PS 4/14 IHR uavhengig i høve Ullensvang herad 2014/149 PS 5/14 PS 6/14 PS 7/14 PS 8/14 RS 1/14 RS 2/14 Samanslåing mellom Sogn og Fjordanen revisjon IKS og IHR Forvaltningsrevisjon pleie og omsorg, løypemelding Møteplan for kontrollutvalet i Ullensvang herad 2014 Meldingar Melding om vedtak - Revisjonsrapport om kommunalt vedlikehald i Ullensvang herad - Særutskrift frå kontrollutvalet Vedtak i heradsstyret i Ullensvang - Endring av økonomireglementet 2014/ / / / /144 RS 3/14 Budsjett for kontrollutvalet /143 PS 9/14 Eventuelt PS 1/14 Godkjenning av innkalling og sakliste Det framkom ikkje merknader til sakliste. Innkalling og sakliste vart samrøystes godkjent.

3 PS 2/14 Godkjenning av møteprotokoll frå forrige møte Det framkom ikkje merknader til møtebok Protokollen frå møtet vart samrøystes vedteken PS 3/14 Fokus på etikk i Ullensvang herad, orientering frå rådmannen Orienteringa vert teken til orientering Rådmannen orienterte utvalet og var mellom anna innom desse punkta: - Vi kan bli betre. - Ta opp arbeidet frå sentraladministrasjon/rådmann - Skule, barnehagar og helse har systematisk arbeid på etikk. - Verdier, kommunikasjonsreglar i leiargruppa - Lite bevisst arbeid i kvardagen - Etiske retningsliner er frå 1999, og er modne for revisjon - Vore på kurs i regi av KS, leiarsamlingar med etikk i 2011 og Få på plass verdiar i dei einskilde einingane Kontrollutvalet ser positivt på arbeidet med etiske problemstillingar ute i einingane, og at etikk vert problematisert nær brukarane av kommunale tenester. Etter sams drøfting i utvalet vart slikt forslag til vedtak samrøystes vedteke. 1. Kontrollutvalet tilrår at etiske retningsliner vert revidert og handsama i heradsstyret og at desse vert revidert kvar heradsstyreperiode. 2. Rådmannen vert invitert til siste møte i kontrollutvalet 2014 for å gje ei ny orientering om arbeid med etikk i heradet.

4 1. Kontrollutvalet tilrår at etiske retningsliner vert revidert og handsama i heradsstyret og at desse vert revidert kvar heradsstyreperiode. 2. Rådmannen vert invitert til siste møte i kontrollutvalet 2014 for å gje ei ny orientering om arbeid med etikk i heradet. PS 4/14 IHR uavhengig i høve Ullensvang herad Kontrollutvalet tar eigenvurderinga frå oppdragsansvarleg revisor Elin Bye vedrørande om IHR er uavhengig i høve Ullensvang herad, til etterretning. vart samrøystes vedteke. Kontrollutvalet tar eigenvurderinga frå oppdragsansvarleg revisor Elin Bye vedrørande om IHR er uavhengig i høve Ullensvang herad, til etterretning. PS 5/14 Samanslåing mellom Sogn og Fjordanen revisjon IKS og IHR IHR vert til neste møte beden om å leggja fram ein skriftleg status på kor langt prosessen med samanslåing av SFR IKS og IHR er komen og korleis status er i høve atterhalda i vedtaket i heradsstyret

5 - Elin Bye frå IHR orienterte. - Felles styremøte mellom SF revisjon IKS og IHR , temaer som framleis ikkje er avklart mellom anna; hovudkontor, tilsette og pensjonar. - Forslag til selskapsavtale vert sendt kommunane i byrjinga av mars er framleis dato for samanslåing - IHR meiner at kapasiteten er god og at dei ikkje har leveringsproblem på forvaltningsrevisjon. vart samrøystes vedteke. IHR vert til neste møte beden om å leggja fram ein skriftleg status på kor langt prosessen med samanslåing av SFR IKS og IHR er komen og korleis status er i høve atterhalda i vedtaket i heradsstyret PS 6/14 Forvaltningsrevisjon pleie og omsorg, løypemelding Løypemeldinga vert teken til orientering. Linda Præstiin frå IHR orienterte utvalet og var mellom anna innom desse punkta. - Det har vore sett i verk store endringar i organisasjonen på Bråvolltunet i Gjort store tiltak i høve arbeidsmiljøet - Bråvolltunet er i positiv utvikling - IHR ønskjer å avslutta eller utsetta forvaltningsrevisjonen. Kontrollutvalet ba revisjonen halde fram arbeidet og forventar levering av rapporten i høve vedtak. vart samrøystes vedteke. Løypemeldinga vart teken til orientering.

6 PS 7/14 Møteplan for kontrollutvalet i Ullensvang herad 2014 Kontrollutvalet legg opp til denne møteaktiviteten for 2014: Dato: Merknad: Under avvikling Rekneskap og årsmeldingar Revisjonsrapport Budsjett KU Prosjektplan med endring av møtedato frå til vart samrøystes vedteke. Kontrollutvalet legg opp til denne møteaktiviteten for 2014: Dato: Merknad: Under avvikling Rekneskap og årsmeldingar Revisjonsrapport Budsjett KU Prosjektplan PS 8/14 Meldingar Meldingane vart tekne til orientering Meldingane vart tekne til orientering

7 RS 1/14 Melding om vedtak - Revisjonsrapport om kommunalt vedlikehald i Ullensvang herad - Særutskrift frå kontrollutvalet RS 2/14 Vedtak i heradsstyret i Ullensvang - Endring av økonomireglementet RS 3/14 Budsjett for kontrollutvalet 2014 PS 9/14 Eventuelt Kontrollutvalet hadde spørsmål til rådmannen gjeldande vedlikehald og oppfølging av forvaltningsrevisjonen. Rådmannen svara og var mellom anna innom slike punkt: - Igangsatt systematisk arbeid med status på eigedom - Kjøpt nytt datasystem til arbeidet. - Tilsette har vore på kurs - Komen langt på Utneheimen - Arbeider med å få oversikt over kva heradet eig av bygg var samrøystes. Saka vart teken til orientering