05/12 Plan for forvaltningsrevisjon for perioden Forslag til prosjektplan

Transkript

1 Øygarrdeen kommunee MØTEPROTOKOLL Kontrollutvalet Dato: Kl.: Stad: Rongesundet i Øygarden rådhus, Rong Saknr.: 01/12 10/12 MØTELEIAR Rune Haugetun /TVØ) DESSE MØTTE Frank Skjold (KrF) Svein Rolfsen (H) Merethe Refvik ( TVØ) Helga Vik Barsnes (Ap) FORFALL DESSUTAN MØTTE Rådmann Torgeir Sæter, sak 10/12 Økonomisjef Siri Ravnanger, sak 03/12 Forvaltningsrevisor Tone Mari Dahle, Deloitte AS Hordaland fylkeskommune, sekretariat for kontrollutvalet v/seniorrådgjevar Roald Breistein og rådgjevar Elin Molven. Sakliste: Saknr. Sak 01/12 Godkjenning av innkalling og sakliste 02/12 Godkjenning av møteprotokoll frå møte /12 Rådmannen orienterer 04/12 Møteplan for kontrollutvalet for /12 Plan for forvaltningsrevisjon for perioden Forslag til prosjektplan 06/12 Plan for selskapskontroll for perioden Forslag til prosjektplan 07/12 Meldingar 08/12 Orienteringssaker 09/12 Gjennomgang av møteprotokollar Ymse 1

2 01/12 GODKJENNING AV INNKALLING OG SAKLISTE Utvalsleiar signaliserte at det vil verta sett opp ei ekstra sak i høve brev frå TVØ og Rådmannen om arbeidsmiljøet i Familiens hus. Det framkom ikkje merknader til innkalling og sakliste. Innkalling og sakliste vart samrøystes godkjend. 02/12 GODKJENNING AV MØTEPROTOKOLL FRÅ MØTE Det framkom ikkje merknader til protokoll frå møte Protokollen frå møte vart samrøystes vedteken. 03/12 RÅDMANNEN ORIENTERER FORSLAG TIL Saka vert lagt fram utan forslag til vedtak. Økonomisjef Siri Ravnanger presenterte førebels rekneskap for 2011og svarte på spørsmål frå kontrollutvalet. Førebels driftsrapport pr vart delt ut i møtet. Etter dette vart slikt vedtak samrøystes vedteke. Informasjonen vert teken til orientering. 04/12 MØTEPLAN FOR KONTROLLUTVALET FOR 2012 FORSLAG TIL Kontrollutvalet legg opp til denne møteaktiviteten for 2012: Dato: Merknad: Under avvikling Det vert gjort slike endringar i forslag til møteplan for 2012: Ekstra møte Møtet vert endra til Møtet vert endra til Møtet vert endra til

3 Etter dette vart slikt vedtak samrøystes vedteke. Kontrollutvalet legg opp til denne møteaktiviteten for 2012: Dato: Merknad: Under avvikling Kl Kl Kl Kl Kl Kl /12 PLAN FOR FORVALTNINGSREVISJON FOR PERIODEN FORSLAG TIL PROSJEKTPLAN FORSLAG TIL : vesentlighetsvurderingar i Øygarden kommune, samt utarbeide forslag til plan for forvaltningsrevisjon for perioden Tone Mari Dahle frå Deloitte presenterte forslag til prosjektplan og svarte på spørsmål frå kontrollutvalet. Forslag til vedtak vert samrøystes vedteke. vesentlighetsvurderingar i Øygarden kommune, samt utarbeide forslag til plan for forvaltningsrevisjon for perioden /12 PLAN FOR SELSKAPSKONTROLL FOR PERIODEN FORSLAG TIL PROSJEKTPLAN FORSLAG TIL : vesentlighetsvurderingar for selskapa i Øygarden kommune, samt utarbeide forslag til plan for selskapskontroll for perioden Tone Mari Dahle frå Deloitte presenterte forslag til prosjektplan og svarte på spørsmål frå kontrollutvalet. Det vert gjort nokre redigeringsmessige endringar i prosjektplanen og ny redigert versjon vert å sende sekretariatet. Etter dette vart slikt vedtak samrøystes vedteke. 3

4 vesentlighetsvurderingar for selskapa i Øygarden kommune, samt utarbeide forslag til plan for selskapskontroll for perioden Redigert versjon av prosjektplanen vert å sende sekretariatet. 07/12 MELDINGAR Nr. Melding frå: Melding vedr.: 1 Kommunestyret Vedtak i sak 66/11 i KST Budsjett for 2012 og økonomiplan for Kommunestyret Vedtak i sak 71/11 i KST Budsjett 2012 for kontroll og tilsynsarbeidet 3 Formannskapet Vedtak i sak 05/12 i FSK Reglement for godtgjersle til folkevalde FORSLAG TIL Meldingane vert tekne til orientering. Forslag til vedtak vart samrøystes vedteke. Meldingane vart tekne til orientering. 08/12 ORIENTERINGSSAKER I dette møtet vil det verta orientert om følgjande saker innmeld frå sekretariat, revisjon og utvalsmedlemmer: Nr. Orientering frå: Orientering angåande: 1 Sekretariatet Abonnement på Kommunal Rapport 2 Kontrollutvalsleiar/ Sekretariatet 3 Sekretariatet ipad til kontrollutvalet Alle i kontrollutvalet mottek no Kommunal rapport Vararepresentantar til kontrollutvalet Kontrollutvalsleiar tar opp med ordførar om å få vald vararepresentant i rekkefølgje, ev. gruppevis i staden for personlege vararepresentantar Sekretariatet orienterte om at kontrollutvalet også vil få tildelt ipad og at opplæring vil verta gitt 4 Sekretariatet Etiske retningsliner i Øygarden kommune Kontrollutvalet ber rådmannen komme i neste møte for å gjere greie for status når det gjeld etiske retningsliner i Øygarden kommune 5 Sekretariatet Kontrollutvalet på heimesida til Øygarden kommune Kontrollutvalet ber om at utvalet sine saker vert lagt inn på møteplanen til Øygarden kommune på same måte som dei andre politiske utvala. Kontrollutvalet ber også om at informasjon om medlemene i kontrollutvalet må supplerast med e-post, telefonnummer mv. Utvalet ber vidare om at det vert lagt ut informasjon om kva kontrollutvalet sin rolle er, inkl. link til lover og forskrifter, Deloitte og sekretariatet. Sekretariatet kjem med forslag til tekst til neste møte i utvalet 4

5 6 Sekretariatet Opplæring i kontrollutvalet vidare i 2012 Dokumentasjon frå samling på Solstrand vert å sende til Svein Rolfsen på e-post Kontrollutvalet ber om at kommunalsjef for Skule og barnehage i Øygarden kommune kjem i møte i utvalet for å presentere verksemda si inkl. korleis dei ser for seg framtida og kva utfordringar dei ser. Det er ønskjeleg at også 1 einingsleiar innan skule og 1 innan barnehage kjem for å presentere sitt område Samstundes er det ønskjeleg at det vert orientert om status i høve Tilstandsrapport grunnskulen 2011 Det er ønskjeleg at leiar i komité for levekår også deltar under denne presentasjonen Det vert sett av inntil 1 time til heile presentasjonen inkl. spørsmål frå kontrollutvalet Etter dette vart det gjort slikt samrøystes vedtak. Orientering nr. 2: Vararepresentantar til kontrollutvalet Kontrollutvalsleiar tar opp med ordførar om å få vald vararepresentant i rekkefølgje til kontrollutvalet, ev. gruppevis, i staden for personlege vararepresentantar. Orientering nr. 4: Etiske retningsliner i Øygarden kommune Kontrollutvalet ber rådmannen komme i neste møte for å gjere greie for status når det gjeld etiske retningsliner i Øygarden kommune. Orientering nr. 5: Kontrollutvalet på heimesida til Øygarden kommune Kontrollutvalet ber om at utvalet sine saker vert lagt inn på møteplanen til Øygarden kommune på same måte som dei andre politiske utvala. Kontrollutvalet ber også om at informasjon om medlemene i kontrollutvalet må supplerast med e- post, telefonnummer mv. Utvalet ber vidare om at det vert lagt ut informasjon om kva kontrollutvalet sin rolle er, inkl. link til lover og forskrifter, Deloitte og sekretariatet. Sekretariatet kjem med forslag til tekst til neste møte i utvalet Orientering nr. 6: Opplæring i kontrollutvalet vidare i 2012 Kontrollutvalet ber om at kommunalsjef for Skule og barnehage i Øygarden kommune kjem i møte for å presentere verksemda si inkl. korleis dei ser for seg framtida og kva utfordringar dei ser. o Det er ønskjeleg at også 1 einingsleiar innan skule og 1 einingsleiar innan barnehage kjem for å presentere for sitt område Samstundes er det ønskjeleg at det vert orientert om status i høve Tilstandsrapport grunnskulen 2011 Det er vidare ønskjeleg at leiar i komité for levekår også deltar under presentasjonen Det vert sett av inntil 1 time til heile presentasjonen inkl. spørsmål frå kontrollutvalet Kontrollutvalet tar elles informasjonen til orientering. 5

6 09/12 GJENNOMGANG AV MØTEPROTOKOLLAR FORSLAG TIL Kontrollutvalet tar møteprotokollane til orientering. Forslag til vedtak vart samrøystes vedteke. Kontrollutvalet tar møteprotokollane til orientering. 10/12 ARBEIDSMILJØET I FAMILIENS HUS HANDSAMING I MØTE Brev frå rådmannen dagsett og brev frå gruppeleiar i TVØ dagsett gjeldande arbeidsmiljøet i Familiens hus, var send ut på førehand på e-post til medlemmene i kontrollutvalet. Rådmannen orienterte munnleg om saka og svarte på spørsmål frå kontrollutvalet. Det kom m.a. fram at rådmannen har avtalt møte med tillitsvald og hovudverneombod for å få til ein positiv dialog om saka. Rådmannen har god tru på dei no skal få til ein positiv dialog som kan gje resultat. Han meinte difor at det ikkje lenger er naudsynt at kontrollutvalet ser på saka. Desse dokumenta vart delt ut i møtet: E-post dagsett frå ordførar til kommunestyret om innkalling til arbeidsmøte med formannskapet om saka E-post frå ordførar dagsett til kommunestyret om at møtet likevel ikkje skal haldast. E-post frå Stian Hansen dagsett til kommunestyret om hending ved Familiens hus Udatert skriv frå Esther Vetås om tilhøva i Familiens hus, U.off. Offl. 23 Skriv frå hovudverneombodet i Øygarden kommune Påstander som er kome fram om Familiens hus og overordna leiing motteke i administrasjonen , U.off. Offl. 13 Kontrollutvalet ønskjer også snarast mogleg å få tilsend kopi av arbeidsmiljøundersøkinga som er gjennomført av OPTIMAS ved familiens hus. Dette gjeld også den verbale delen av rapporten. Kontrollutvalet ønskjer å få munnleg informasjon frå fleire av partane i saka før dei tek stilling til om dette er ei sak som utvalet vil gjera noko meir med eller ikkje. Det vert difor sett opp eit ekstra møte i kontrollutvalet kl I dette møtet er det ønskjeleg å få munnleg informasjon om tilhøva i Familiens hus gruppevis slik: Verneomboda: Rune Dahle, Hovudverneombod i Øygarden kommune Martha Landro, Verneombod i Familiens hus Tillitsvalde: Thor Wilthil, Fagforbundet Vibeche Hodnekvam, Utdanningsforbundet Grethe Oen, Delta Anne Sissel Oen, FO Gerd Marit Ekerhovd, NST Politisk nivå: Ordførar 6

7 Etter dette vart det gjort slikt samrøystes vedtak. 1. Kontrollutvalet inviterer verneomboda, fagforeiningane og ordførar kvar for seg til å gje munnleg informasjon om saka i tråd med det som kom fram i møtet. 2. Invitasjonen til eit slikt møte kl vert send ut særskilt. 3. Kontrollutvalet ønskjer også snarast mogleg å få tilsend kopi av arbeidsmiljøundersøkinga som er gjennomført av OPTIMAS ved familiens hus. Dette gjeld også den verbale delen av rapporten. YMSE Det kom ikkje fram noko under dette punktet. Rune Haugetun kontrollutvalsleiar Roald Breistein sekretær 7