HAREID KOMMUNE MØTEPROTOKOLL. Faste medlemar som møtte: Faste medlemar som ikkje møtte: Varamedlemar som møtte: Vest kontroll - sekretariat:

Transkript

1 MØTEPROTOKOLL Utval: Kontrollutvalet i Hareid kommune Møtestad: Rådhuset Myravegen, møterom formannskapsromet Dato: Møte tok til Kl Møte slutta Kl ane har vorte varsla skriftleg via e-post. Saksdokumenta har vore utlagde til ålment ettersyn på heimesida til Vest kontroll Sekretariat for kontrollutval. Faste medlemar som møtte: Berte Holstad Engen Kjartan Grimstad Terje Dalsøren Inga Ishild Hareide Greta Nelly Kirkebø Leiar Nestleiar Faste medlemar som ikkje møtte: Varamedlemar som møtte: Møtte for Vest kontroll - sekretariat: Jostein Støylen Dagleg leiar Søre Sunnmøre Kommunerevisjon IKS: Bodill Skeide Dagleg leiar/revisjonssjef. Frå administrasjonen møtte: Stilling Ragnhild Velsvik Berge. Rådmann. I sak 3, 6 og 7 Christina Steffensen Einingsleiar for kommunalteknikk og VAR. I sak 6 Kai Rune Bjørke Kommunalsjef. I sak 6 Kariann Bigset Assisterande rådmann. I sak 6 Kristian Fuglseth Varaordførar. I sak 6 Side 1 av 5

2 SAKLISTE SAK 01/18 SAK 02/18 GODKJENNING AV INNKALLING OG SAKLISTE. MØTEPROTOKOLL GODKJENNING AV MØTEPROTOKOLL FRÅ SISTE MØTE SAK 03/18 GJENNOMGANG AV MØTEPROTOKOLLAR 2017 SAK 04/18 MELDINGAR SAK 05/18 MØTEPLAN FOR KONTROLLUTVALET 2018 SAK 06/18 SAK 07/18 BRØYTEANBOD ORIENTERING YMSE Rådmannen beklagar at ho ikkje møtte på forrige møte, dette var grunna møtekollisjon med formannskapet. Ho gløymde å gi beskjed til kontrollutvalet om dette. Side 2 av 5

3 01/ IBM GODKJENNING AV INNKALLING OG SAKLISTE. MØTEPROTOKOLL 1. Innkalling og sakliste vert godkjent, sak Ymse vert teken opp i slutten av møtet. 2. Til å skrive under møteprotokollen saman med leiaren vert vald Greta Kirkebø. 02/ IBM GODKJENNING AV MØTEPROTOKOLLEN FRÅ SISTE MØTE Kontrollutvalet godkjenner møteprotokollen frå møtet Møteprotokollen frå møtet /18 033& IBM GJENNOMGANG MØTEPROTOKOLLAR Kontrollutvalet har, på noverande tidspunkt, ikkje merknadar til gjennomgådde møteprotokollar. 2. Kontrollutvalet registrerar at rådmannen vil gje endeleg tilbakemelding på oppfølging av kontrollutvalssak 55/17 når avklaringar vedkomande lukking av avvik ligg føre. 3. Kontrollutvalet tek orienteringa frå rådmannen vedkomande utskifting av inventar på musikkskulen og rådhuset til vitende. Saksopplysning For best mulig kontroll må ein vere oppdatert om kommunen, gjennomgang av møteprotokollar og saker er ein viktig del av dette. Ved gjennomgang bør ein og særleg sjå etter formelle feil (habilitet, lukking av møte osv.) Dokumenta finn ein på Hareid kommune si heimeside - Møteprotokollar til gjennomgang Kommunestyret Formannskapet Levekårsutvalet Nærings- og miljøutvalet Eldrerådet Råd for menneske med nedsett funksjonsevne Valstyret Administrasjonsutvalet Arbeidsmiljøutvalet SSR Representantskap Vert sendt til leiar i kontrollutvalet Side 3 av 5

4 SSR Styret Vert sendt til leiar i kontrollutvalet Viser til kontrollutvalssak 55/17 Oppfølging av tilsynsrapport Kommunale helse og omsorgstenester til personar med utviklingshemming Rådmannen opplyste at ho vil gi kontrollutvalet melding når nødvendige avklaringar vedkomande lukking av avvik frå Fylkesmannen ligg føre. Det vart stilt spørsmål til rådmannen om kva som skjer med inventar som blir skifta ut i musikkskulen og på rådhuset. Rådmannen opplyste at dei skiftar ut kun det som er heilt utslite. 04/18 033& IBM MELDINGAR Kontrollutvalet tek meldinga til vitende. 1. Melding om vedtak: Val av ny leiar og endringar på medlemane i kontrollutvalet 05/ IBM MØTEPLAN FOR KONTROLLUTVALET 2018 Kontrollutvalet fastset møteplan som framlegget. Detaljert møteplan for kommunen og totalt for Vest kontroll. Saksopplysningar I 2018 er det i tillegg til 26. januar sett opp møte 7. mars, 23. april, 24. mai, 5. september, 10. oktober og 21. november. 06/ JS BRØYTEANBOD - ORIENTERING Kontrollutvalet ber rådmannen framstille saka/saksgongen skriftleg overfor kontrollutvalet. Kontrollutvalet vil etter det vurdere om det er aktuelt å gå vidare og korleis. 1. E-post korrespondanse frå Roy Bikset til Berte Holstad Engen Svar på klage frå Hareid kommune til Roy Bikset 2. Vikebladet Vestposten, : «Reagerer på anbods-prosessen for brøyting i Hareid kommune. Det kan ikkje ha gått rett for seg» Side 4 av 5

5 3. Vikebladet Vestposten, : «Kommentar frå Anders Riise. Uproblematisk» 4. Vikebladet Vestposten, : «Første gongen det har vore rift om rodene» Saksopplysningar Det har vore ein del innspel vedkomande anbodsprosessen for kommunale brøyteanbod. Ein vel difor å, i første omgang, å få orientering om saksbehandlinga. Rådmannen ved einingsleiar for kommunalteknikk og VAR møter for å orientere om prosessen. Ut frå det som kjem fram i orienteringa må kontrollutvalet vurdere om det er grunnlag gå vidare i saka, kanskje i form av ein forvaltningsrevisjon på området innkjøp/konkurranseutsetting av tenester. Rådmann, assisterande rådmann, kommunalsjef, einingsleiar og varaordførar møtte i denne saka. Dei orienterte og svara på spørsmål. Kontrollutvalet registrerte at det har kome fleire klager på tildelinga. Rådmannen meinte at gjeldande reglar vedkomande anbodsprosess og tildeling av brøyteroder var følgde. Det var ingen forskjellsbehandling av tilbyderane. 07/ YMSE 1. Kontrollutvalet registrerer at gjeldande rutinar er følgde. Permen på avvege inneheld ikkje informasjon som er unnateke offentleg innsyn. 2. Kontrollutvalet tek orientering frå leiar og nestleiar vedkomande brannvern til orientering. Kontrollutvalet ser ikkje grunn til å gå vidare med denne saka no. Rådmannen orienterte vedkomande innlevert perm som vart funnen med informasjon til kontrollutvalet i perioden Leiar og nestleiar orienterte vedkomande henvendingar om brannvern. Møtet slutt. Berte Holstad Engen Leiar Greta Kirkebø Møteprotokoll går til: Kommunestyret som melding Kontrollutvalet for godkjenning i neste møte Ordførar og rådmann til orientering Søre Sunnmøre kommunerevisjon IKS til orientering Side 5 av 5