HERØY KOMMUNE MØTEPROTOKOLL. Utval: Kontrollutvalet Stad: Herøy Rådhus, Møterom 1 Dato: Tid: Medlemer som møtte: Gerhard Furø

Transkript

1 HERØY KOMMUNE MØTEPROTOKOLL Utval: Kontrollutvalet Stad: Herøy Rådhus, Møterom 1 Dato: Tid: er som møtte: Gerhard Furø Oddbjørg Karen Remøy Ove Kåre Remøy Leiar Forfall: Hege Nedreberg Vestavik Stian Elvesæter. Ikkje meldt fråfall Varamedlemer som møtte: Frå Vest kontroll møtte: Jostein Støylen Dagleg leiar Frå Søre Sunnmøre kommunerevisjon IKS (SSKR IKS) møtte: Bodill Skeide Dgl.leiar/rev.sjef Frå Herøy kommune møtte: Olaus Jon Kopperstad Rådmann I sak 43 Gerhard Furø Leiar Oddbjørg Remøy Side 1 av 6

2 SAKLISTE: Saksnr 39/17 40/17 41/17 42/17 43/17 44/17 Innhald GODKJENNING AV INNKALLING OG SAKLISTE. MØTEPROTOKOLL. GODKJENNING AV MØTEPROTOKOLL FRÅ SISTE MØTE GJENNOMGANG AV MØTEPROTOKOLLAR 2017 MELDINGAR SAMARBEID MED VANYLVEN KOMMUNE ORIENTERING OPPFØLGING FORVALTNINGSREISJONRAPPORT ØKONOMISK RAPPORETERING Side 2 av 6

3 SAK 39/17 GODKJENNING AV INNKALLING OG SAKLISTE. MØTEPROTOKOLL 1. Innkalling og sakliste vert godkjent. Sak 43 vart teken etter sak Til å skrive under møteprotokollen saman med leiaren vert vald Oddbjørg Remøy. SAK 40/17 GODKJENNING AV MØTEPROTOKOLL FRÅ SISTE MØTE Møteprotokollen frå møtet vert godkjent. Vedlegg Møteprotokoll frå møtet SAK 41/17 GJENNOMGANG AV MØTEPROTOKOLLAR Kontrollutvalet ber om å få oppgitt heimel for lukking av formannskapsmøte under orienteringar Ny brannstasjon. 2. Kontrollutvalet har, på noverande tidspunkt, ikkje merknadar til gjennomgådde møteprotokollar. Saksopplysning Gjennomgang av møteprotokollar er oppfølging av vedtak, samt at avvik som t.d. habilitet, sakshandsaming, opplysningar m.v. gir kontrollutvalet grunnlag for å ta opp tilhøve i kommunen. Møteprotokollar til gjennomgang Kommunestyret Formannskapet Maritim og teknisk komite Administrasjonsutvalet Arbeidsmiljøutvalet Eldrerådet Komite for næring, kultur og idrett Komite for helse og omsorg Komite for oppvekst Plan og byggenemnd Råd for msk med nedsett funksjonsevne Ungdomsrådet Valnemnd Valstyret Herøy Kulturhus Klageutvalet SSR IKS STYRE Sendt til leiar SSR IKS RE Sendt til leiar Kontrollutvalet viser til møteprotokoll frå formannskapet den Orienteringar. Det går fram av protokollen at møtet vart lukka når eigedomsleiaren orienterte om sak ny brannstasjon. Det går ikkje fram årsaka til lukking av møtet og heller ikkje kva heimel som låg til grunn for lukkinga. Side 3 av 6

4 SAK 42/17 MELDINGAR Meldingane vert tekne til vitende. Vedlegg 1. Kommunal økonomi, oktober 2017: «Dagens føring av pensjon bør opphøre». 2. Notat frå rådmann til ordførar vedkomande RDA midlar til Jensholmen Nord. Vart opplese. Saksopplysningar Det vert og orientering frå sekretariatet/leiar om nyval i styret og budsjett I møtet Rådmannen orienterte vedkomande Klatreparken. Jf. innlegg i Vestlandsnytt av Bjarne Kvalsvik. Rådmannen sa at han endra innstilling før saka kom opp i møtet, grunna nye opplysningar. Når det gjeld investeringsprosjekt vil rådmannen ta opp med alle saksbehandlarane at dei kontaktar økonomiavdelinga vedkomande finansieringa - før sak vert fremma for politiske organ. Dvs at økonomiavdelinga kvalitetssikra finansieringsdelen av saka. RDA-midlar: Rådmannen viser til e-post vedkomande notat til ordføraren som omhandlar Komite for næring, kultur og idrett sitt vedtak vedkomande klage frå tre medlemer i kommunestyret (lovlegkontroll). Rådmannen erkjenner at det har vore ein glipp at saka ikkje vart sendt til Fylkesmannen samstundes som vedtaket i Komite for næring, kultur og idrett vart ekspedert til formann i Jensholmen Nord og Herøy Næringsforum SAK 43/17 SAMARBEID MED VANYLVEN KOMMUNE - ORIENTERING Kontrollutvalet tek orienteringa frå rådmannen vedkomande samarbeid med Vanylven kommune til vitende. Vedlegg Ingen. Saksopplysning Rådmannen orienterte i møtet om samarbeid med Vanylven kommune. Bakgrunnen til samarbeidet var signal frå fylkesmannen om at Vanylven kunne bli pålagt interkommunalt samarbeid. Område som er omsnakka for samarbeid: Økonomi, løn og personal, planlegging, barnevern, arkiv og sentralbord. Felles oppstartmøte 6. og 7. desember. Fylkesmann og ordførarane. Også Sande er inviterte. Fylkesdirektør NAV og Utdanningsdirektør kjem også. SAK 44/17 OPPFØLGING FORVALTNINGSREVISJONSRAPPORT ØKONOMISK RAPPORTERING 1. Kontrollutvalet tek rådmannen si tilbakemelding av til vitende. 2. Kontrollutvalet oppmodar rådmannen å få oppdatert/revidert økonomireglementet så raskt som råd, slik at månadsrapporteringa blir i samsvar med reglementet. Side 4 av 6

5 Vedlegg Ingen. Saksopplysningar Etter forskrift om kontrollutval 12, ligg det til kontrollutvalet å sjå til at kommunestyret sine vedtak knytt til forvaltningsrevisjonsrapportar vert følgde opp. Vedtak for prosjektet Kontrollutvalet i Herøy kommune gjorde i sak 24/15 vedtak om å få utført eit forvaltningsprosjekt knytt til den økonomiske rapporteringa, og kvaliteten i høve denne. Målsettinga med prosjektet var å undersøke om kommunen har dekkande økonomisk rapportering og om kvaliteten var tilfredstillande. Det skulle vidare undersøkast budsjettstyringa/budsjettkontrollen. Rapporten er utarbeida i henhold til vedteken prosjektplan datert Kontrollåret var 2015, då rekneskapen 2016 ikkje var avslutta. Saksbehandling forvaltningsrevisjonsrapport Søre Sunnmøre kommunerevisjon IKS utarbeidde forvaltningsrevisjonsrapport Økonomisk rapportering Herøy kommune, datert Denne var handsama i kontrollutvalssak 19/17, og vidare i kommunestyret i K-sak 68/17 der det vart gjort følgjande vedtak: 1. Kommunestyret vedtek at revisjonen sine anbefalingar skal følgjast/utførast: 1. Kommunen må sette i verk tiltak for å følgje opp økonomireglement mht. månadsrapportering til formannskapet. 2. Kommunen må rapportere på rekneskapsskjema 1A i budsjettkontrollrapportane slik ein kan samanlikne rapporteringa direkte med vedteke budsjett og rekneskap. Kommunen må oppdatere økonomireglementet i høve gjeldande organisering (kap ). 3. Kommunen må vurdere å utarbeide ein felles mal for korleis dei verbale beskrivingane i budsjettkontrollrapportane skal utarbeidast, kva dei skal innehalde, og sikre at alle einingar/avdelingar rapporterar. 4. Kommunen må utarbeide tilfredsstillande rutinar for meirinntekter som overstig rapporteringsgrensene i økonomireglementet, evt. mindre-forbruk vert rapportert inn så raskt som råd slik at dei kan handsamast politisk. 2. Kommunestyret vedtek at rådmannen rapporterer om status for gjennomføringane av anbefalingane, og eventuelt vidare framdrift, til kontrollutvalet innan Tilbakemelding frå rådmannen v/ økonomisjefen 1. Økonomireglementet er utdatert og må oppdaterast, men har blitt nedprioritert i høve til andre viktige arbeidsoppgåver. I eit nytt reglement vil vi tilrå at vi rapporterer politisk per 28.02, 31.03, 30.04, 31.07, og Så får ein vurdere om ein skal lage eit notat til formannskapet over situasjonen per og evt men der ein ikkje brukar månadsrapporteringa i Agresso. 2. Vi starta å rapportere på skjema 1A som ein del av månadsrapporteringa etter at rapporten frå kontrollutvalet låg føre og vart handsama i kommunestyret. 3. Dette er noko vi har prøvd på, men som har sklidd ut. Vi må terpe litt på dette igjen i 2018 rapporteringane. 4. Rådmannen sender ut melding til leiargruppa minst 2 gongar kvar haust der han ber om at meirinntekter vert oppgitt slik at dei kan kome med i budsjettendringssakene som vert lagt fram for politisk handsaming. Målsetjinga er at dette skal bli betre år for år, men rådmannen ser at det er ein liten veg å gå før dette vert tilfredsstillande. Side 5 av 6

6 Kommentar frå Søre Sunnmøre kommunerevisjon IKS Ut i frå tilbakemeldinga vil kommunen sette i verk tiltak for å følgje anbefalingane frå kontrollutvalet. Men det er viktig at kommunen får oppdatert/revidert økonomireglementet så raskt som råd, slik at månadsrapporteringa blir i samsvar med reglementet. Møtet slutt. Møteprotokollen går til: Kommunestyret som melding. Kontrollutvalet for godkjenning i neste møte. Rådmann til orientering. Ordførar til orientering. Søre Sunnmøre kommunerevisjon IKS. Side 6 av 6