Møtebok. Forfall meldt frå følgjande medl. Parti Følgjande varamedlem møtte Parti. Ugilde Sak Følgjande varamedlem møtte

Transkript

1 Kontrollutvalet i Møtebok Møtedato: Møtetid: Møtestad: Rådhuset møterom 2. etasje Saksnr.: 1/17-5/17 Følgjande medlemer møtte Jarle Offerdal Guri Olsen Jens Rikheim Vidar Gram Astrid Grøndal Trulssen Parti Forfall meldt frå følgjande medl. Parti Følgjande varamedlem møtte Parti Ugilde Sak Følgjande varamedlem møtte Møteleiar: Frå sekretariatet møtte: Frå kommunen møtte: Jarle Offerdal Richard Nesheim Rådmann Alf Olsen Frå revisjonen møtte: Underskrifter:

2 Sakliste Sak nr. Sakstittel Gradering: Ope/unnateke off. 1/2017 Godkjenning av møtebok O 2/2017 Skriv og meldingar saker til oppfølging O 3/2017 Orientering om budsjett for kontrollutvalet for 2017 O 4/2017 Årsmelding for kontrollutvalet for 2016 O 5/2017 Forvaltningsrevisjon 2017 Prosjektplan O Sak 1/2017 Godkjenning av møtebok Møtebok Kontrollutvalet i Richard Nesheim /2017 Møteboka frå møtet vert godkjent. KON-1/17 VEDTAK: Møteboka frå møtet vert godkjent.

3 Møtebok Kontrollutvalet i Sak 2/2017 Skriv og meldingar saker til oppfølging Richard Nesheim /2017 Refererte skriv og meldingar: Skriv til kontrollutvalet: Nr. Dok. Dato Avsendar Tittel Åge Årdal Sak: Overføring/utbetaling av kr frå Fond «Turstiar» i Berekraftprosjektet Åge Årdal Sak: 082/14 styre med vedlegg. Prosjekt berekraftig reiseliv - Sluttrekneskap Åge Årdal Sak: Overføring/utbetaling av kr frå /Bærekraftprosjektet til Lærdal Turlag Johan Grøttebø Vedk. nye omsorgsbustader i Lærdal Rådmann Alf Olsen Om nye omsorgsbustader svar frå formannskapet Arne Sanden Til kontrollutvalet i Arne Sanden Anonymitet ved innsyn Skriv med kopi til kontrollutvalet: Nr. Dok. Dato Avsendar Tittel 8 Skatteoppkrevjaren i Årsrapport for 2016 Lærdal Arne Sanden Klage på avgjerd om innsyn i saksdokument Skriv til orientering for kontrollutvalet: Nr. Dok. Dato Avsendar Tittel Fylkesmannen i Sogn og Fjordane Lovlegkontroll av avgjerd om lukking av budsjettmøte, Kommunal- og Moderniseringsdepartementet Oppfølging av skjønsmidlar til Lærdal kommune etter brann Administrasjonsutvalet Vedtak sak Skriv og meldingar, samt orienteringssaker i møtet vert tekne til vitande. Nærare oppfølging av enkeltsaker må drøftast i møtet.

4 Kontrollutvalet lukka møtet under drøftinga av vedlegg 4, med heimel i kommuneloven 31 punkt 3 og 4. Etter drøftinga vart møtet opna att. Orienteringar/drøftingssaker 1. Kontrollutvalet drøfta kva saker ein ynskjer orientering om frå administrasjonen på komande møter i Sekretæren ga ei kort oppsummering om status på avtalen om sekretariatsfunksjon for kontrollutvala 3. Rådmannen orienterte om fylgjande saker - Rekneskap for 2016 førebelse tal Ein har gjort mange tiltak innan pleie- og omsorg som har gjort at ein har fått betre kontroll på kostnadsutviklinga. Dette gjeld mellom anna redusert vikarbruk og ein del endringar på turnus. Kommunen hyra inn ein ekstern konsulent som har sett på om ein får med seg alle kostnader som ein har rett til å få refundert frå staten i høve til ressurskrevjande brukarar. Gjennom dette arbeidet har ein fått utvida inntektsgrunnlaget med om 3 mill. kr. Ein har ein del avvik knytt til fellesfunksjonar rådmann. Dette gjeld mellom anna advokatkostnader knytt til rettsak i Det gjeld og konsulentbruk i samband med planarbeid. Drifta viser totalt sett eit meirforbruk på om lag 1 mill kr. Ein har fått ekstrainntekter på rammetilskot og skatt. Ein har ikkje fått utbytte frå Lærdal Energi, slik det var lagt opp til i budsjettet for System for oppfølging av vedtak i kommunestyret Sakshandsamarane har ansvaret for oppfølging vidare kommunalsjef og rådmann. I sak-arkiv systemet har ein eit system der ein påfører status på dei ulike vedtaka. Dei ulike statusnivåa er slik: a)vedtaket er påført, b) er ekspedert, c) er gjennomført. Dette vert brukt i ein viss grad. Rådmannen ser at det er forbetringspunkt knytt til å bruke systemet meir enn det blir gjort i dag. Det er til dømes forbetringspunkt knytt til oppfølging av t.d. eigarspørsmål jamfør spørsmålet om utbytte frå Lærdal Energi.

5 KON-2/17 VEDTAK: 1. Skriv og meldingar, samt orienteringssaker i møtet vert tekne til vitande. 2. Kontrollutvalet ber om at revisjonen går gjennom kva som ligg til grunn for utbetalinga av kr til Lærdal Turlag i Ein ber spesielt om at det blir sett på om dette er ei utbetaling som er i samsvar med vedtak i kommunestyret. 3. Kontrollutvalet ber sekretariatet formulere eit svar til Arne Sanden der ein legg til grunn at kommunen må fylgje reglane i offentleglova dersom ein ynskjer å be om innsyn anonymt. Brevet vert sendt med kopi til administrasjonen. 4. Kontrollutvalet viser til mottekne innspel og spørsmål i kommunestyret knytt til kommunen si kjøp av feiemaskin. Ut frå dette ynskjer kontrollutvalet å få ei oppstilling knytt til inntekter og kostnader ved kjøp av feiemaskin kontra kjøp av tilsvarande feieteneste. 5. Kontrollutvalet kjem i neste møte tilbake til plan for orienteringar på møta i kontrollutvalet resten av året Møtebok Kontrollutvalet i Sak 3/2017 Orientering om budsjett for kontrollutvalet 2017 Richard Nesheim /2017 Framlegg frå sekretariatet: Kontrollutvalet tek budsjettet for kontroll- og tilsynsarbeidet til vitande. KON- 3/17 VEDTAK: Kontrollutvalet tek budsjettet for kontroll- og tilsynsarbeidet til vitande.

6 Møtebok Kontrollutvalet i Sak 4/2017 Årsmelding for kontrollutvalet 2016 Richard Nesheim / Kontrollutvalet vedtek vedlagde årsmelding for 2016, med eventuelle korrigeringar som kjem til i møtet. - Årsmeldinga vert sendt til kommunestyret til orientering KON- 4/17 VEDTAK: - Kontrollutvalet vedtek vedlagde årsmelding for Årsmeldinga vert sendt til kommunestyret til orientering

7 Møtebok Kontrollutvalet i Sak 5/2017 Forvaltningsrevisjon gjennomgang og godkjenning av prosjektplan Richard Nesheim /2017 Prosjektplanen frå Deloitte knytt til forvaltningsrevisjonsprosjekt om økonomistyring vert godkjent. Kontrollutvalet føreset at presentasjon til kommunestyret kan gjerast innanfor den totale budsjettramma for prosjektet Birte Bjørkelo presenterte plan for forvaltningsrevisjon og fekk nokre innspel som ho tek med vidare i arbeidet. KON- 5/17 VEDTAK: Prosjektplanen frå Deloitte knytt til forvaltningsrevisjonsprosjekt om økonomistyring vert godkjent. Kontrollutvalet føreset at presentasjon til kommunestyret kan gjerast innanfor den totale budsjettramma for prosjektet.