Saksutgreiing Frå forvaltningsrevisjonsrapporten Offentlige anskaffelser - Drift - Vågsøy kommune heiter det:

Transkript

1 1 Dato: Arkiv: 217 Kontrollutvalet i Vågsøy SAK 43/16 RAPPORT FORVALTNINGSREVISJON OFFENTLIGE ANSKAFFELSER DRIFT Vedlegg Forvaltningsrevisjonsprosjekt Offentlige anskaffelser - Drift - Vågsøy kommune. Utarbeida av Nordfjord kommunerevisjon IKS, datert Saksutgreiing Frå forvaltningsrevisjonsrapporten Offentlige anskaffelser - Drift - Vågsøy kommune heiter det: Formålet med loven om offentlig anskaffelse er å bidra til økt verdiskapning i samfunnet gjennom effektiv ressursbruk ved anskaffelser basert på forretningsmessighet og likebehandling. I lov om offentlige anskaffelser 1heiter det at regelverket skal medvirke til at det offentlege opptrer med stor integritet slik at allmenta har tillit til at offentlege anskaffingar skjer på ein samfunnstenleg måte. Kommunen bli erstatningsansvarlig om den ikkje fyl lova om offentlig anskaffelse. (Sjå rapporten s.6) Vedtak for prosjektet Kommunestyret i Vågsøy vedtok i sak 061/16 Plan for forvaltningsrevisjon der prosjektet Offentlege innkjøp skulle gjennomførast først. Nordfjord kommunerevisjon IKS delte bestillinga i to forvaltningsprosjekt Innkjøp og Drift då rekneskap og organisering har slik inndeling i kommunen. Prosjektplan Offentlege driftskjøp Vågsøy kommune vart lagt fram og godkjent av kontrollutvalet sak 29/16. Prosjektet skulle vurdere om innkjøpspraksisen i Vågsøy kommune er i samsvar med det lov- og forskriftsverket som regulerarer offentlige anskaffingar. Rapporten er avgrensa til driftskjøp, i tillegg til å gjelde innkjøpsprosessen fram til val av leverandør. Revisjonen har ikkje vurdert kommunen si evaluering av mottekne tilbud. I dei tilfelle der kommunen har gjort innkjøp på grunnlag av ein etablert og gjeldande rammeavtale, er ikkje regeletterlevinga knytta til prosedyren, undersøkt. Revisjonen har valt ut 8 leverandørar på grunnlag av innkjøpet sin størrelse, samtidig som den har prøvd å dekke flere forskjellige sektorer i kommunen. Det føreligg rammeavtale for 4 av de 8 utvalte leverandørane. Utvalet er ikkje tilstrekkelig stort til at revisjonen kan uttale seg om kommunen si praktisering av regelverket på generell basis.

2 2 Formålet med prosjektet er å setje søkelys på situasjonen i dag og peike på mulig forbetring og vidareutvikling av den kommunale verksemda, samt avdekke eventuelle manglar. o MÅLSETTING Målsettinga for prosjektet er å vurdere om innkjøpspraksisen i Vågsøy kommune er i samsvar med det lov- og forskriftsverket som regulerer offentleg anskaffing. Det er Lov om offentlige anskaffelser, Forskrift om offentlige anskaffelser samt Veileder til reglene om offentlige anskaffelser som er sentrale kilder for kommunale innkjøp. o PROBLEMSTILLING Revisjonen tok (på grunnlag av bestillinga frå kontrollutvalet) utgangspunkt i følgjande problemstilling: Fyl kommunen regelverket for offentlige anskaffing innan drift? Der revisjonen ut i frå lovverket konkret ville sjå på følgjande kriteriar: o Driftskjøp skal vere basert på konkurranse. o Det skal utarbeidast verdianslag for kvar anskaffing. o For kjøp under og over EØS-terskelverdi skal det utarbeidast konkurransegrunnlag. o Alle kjøp over kr skal kunngjerast. o Det skal foreligge skatteattest frå dei leverandørar som det er inngått innkjøpsavtale med. o Det skal utarbeidast protokoll for alle kjøp over kr. Problemstillinga Fyl kommunen regelverket for offentlige anskaffing innan drift? har revisjonen belyst i rapporten, med følgjande vurderingar o Driftskjøp skal vere basert på konkurranse. I revisor si vurdering, rapporten sin del 5.1 (s.7), heiter det: kravet til grunnleggende konkurranse. Vurderingen viser at ikke alle ansvarene følger loven og inngåtte avtaler fullt ut. Meir detaljert grunnlag for revisor si vurdering finn ein i rapporten sin del 5.1. (s.7) o Det skal utarbeidast verdianslag for kvar anskaffing. I revisor si vurdering, rapporten sin del 5.2 (s.8), heiter det: Etter vår vurdering er det ikke skriftlig dokumentert hvordan kommunen er kommet fram til verdianslagene. Vi baserer vårt nei i tabellen på følgende moment i lov, forskrift og veileder: Loven 5 «gjennomsiktighet og etterprøvbarhet» Forskrift 2-3 «utarbeidelse av verdianslag»

3 Forskrift 3-1, 7. ledd - Oppdragsgiver skal fortløpende sikre at de vurderinger og den dokumentasjon som har betydning for gjennomføringen av konkurransen er skriftlig, slik at en tredjeperson eller et klageorgan i ettertid kan få en god forståelse av oppdragsgivers vurderinger og upartiskhet Veileder om offentlige anskaffelser (2013) pkt avsnitt 3 notat bør opprettes ved kjøp hvor verdien er nær terskelverdi samt regelmessige kjøp Ut ifra de grunnleggende kravene som her er nevnt, mener vi at intensjonen i regelverket er at kommunen bør ha en skriftlig dokumentasjon om hvordan man har kommet frem til anslaget. kravet til utarbeidelse av verdianslag. Meir detaljert grunnlag for revisor si vurdering finn ein i rapporten sin del 5.2. (s.8) 3 o For kjøp under og over EØS-terskelverdi skal det utarbeidast konkurransegrunnlag. I revisor si vurdering, rapporten sin del 5.3. (s.10), heiter det: kravet til konkurransegrunnlag. Meir detaljert grunnlag for revisor si vurdering finn ein i rapporten sin del 5.3 (s.10) o Alle kjøp over kr skal kunngjerast. I revisor si vurdering, rapporten sin del 5.4. (s.11), heiter det: kravet til kunngjøring. Meir detaljert grunnlag for revisor si vurdering finn ein i rapporten sin del 5.4 (s.11) o Det skal foreligge skatteattest frå dei leverandørar som det er inngått innkjøpsavtale med. I revisor si vurdering, rapporten sin del 5.5. (s.12), heiter det: Bortsett fra anskaffelsene omfattet av rammeavtalene er det ingen av anskaffelsene, bortsett fra ansvar 6700, som har fulgt kravet til skatteattest. Meir detaljert grunnlag for revisor si vurdering finn ein i rapporten sin del 5.5 (s.12)

4 4 o Det skal utarbeidast protokoll for alle kjøp over kr. I revisor si vurdering, rapporten sin del 5.5. (s.13), heiter det: kravet til protokollføring. Meir detaljert grunnlag for revisor si vurdering finn ein i rapporten sin del 5.5 (s.13) o KONKLUSJON OG ANBEFALINGAR Revisor kjem med følgjande konklusjon og anbefalingar (rapporten s.4): Da vi ikke kan se at forskriftskravene til innkjøp blir ivaretatt, mener vi at det kan mangle nødvendig kunnskap om loven om offentlige anskaffelser innen de ansvarene vi har kontrollert. 1. Kommunen bør vurdere om det er behov, i deler av organisasjonen, å oppdatere seg på Lov om offentlige anskaffelser. 2. Kommunen må organisere rutiner som ivaretar: kravene til konkurranse jf. 5 i «Lov om offentlige anskaffelser». utarbeidelse av verdianslag jf. 2-3 i «Forskrift om offentlige anskaffelser». konkurransegrunnlag, jf. 8-1 og 17-1i «Forskrift om offentlige anskaffelser». kunngjøring for kjøp over kr, jf. 9-1 og 18-1i «Forskrift om offentlige anskaffelser». skatteattest, jf i «Forskrift om offentlige anskaffelser» protokollføring, jf. 3-2 i «Forskrift om offentlige anskaffelser» o RÅDMANNEN SI TILBAKEMELDING I rapporten side 14 kjem rådmannen med si tilbakemelding på forvaltningsrevisjonsrapporten: Det vert vist til foreløpig rapport. Rein generelt bør det framgå at forvaltningsrevisjonen har omfatta mykje meir enn det som rapporten omhandler. No kan ein få inntrykk av at det er funne dil ved alt som er undersøkt. Rådmannen er einig at kommunen i fleire samanhengar, bør nytte rammeavtalar. Det som i utgangspunktet starter som eit lite innkjøp har i fleire av tilfella gjennom året utvikla seg til å kome nær eller bli over terskelverdien på ,-. Sjølv om terskelverdien frå 2017 blir heva til 1,1 mill ma for å legge til rette for fleire lokale innkjøp, bør rammeavtalar nyttast der tilhøva ligg til rette for det. Vidare nyttar vi i stor grad eksterne aktørar i innkjøpsprosessen. Dette inneber at dokumentasjonen på prosessen ligg hjå denne aktøren, og kommunen får berre melding om resultatet av anbodet/konkurransen. Vi føreset at prosedyren for innkjøp vert følgd. Innkjøpsreglane i Økonomireglementet fastset prosedyrane i tillegg til lov og føreskrift. Rådmannen går vidare inn og gir tilbakemelding på konkrete ankepunkt, sjå rapporten side 14, men revisjonen sine kommentarar til desse (s. 16)

5 Ein viser elles til rapporten Forvaltningsrevisjonsprosjekt Offentlige anskaffelser - drift - Vågsøy kommune, som ligg ved. Forslag til innstilling Kommunestyret tek til vitande forvaltningsrevisjonsprosjektet Offentlige anskaffelser - drift - Vågsøy kommune (Utarbeida av Nordfjord kommunerevisjon IKS, datert ). 1. Kommunstyret vedtek at kommunen bør vurdere behov for å oppdatere delar av organisasonen, i Lov om offentlige anskaffelser. 2. Kommunestyret vedtek at kommunen må organisere rutiner i høve revisjonen sine anbefalingar, som ivaretek: utarbeide verdianslag, jf 2-3 i «Forskrift om offentlige anskaffelser». konkurransegrunnlag, jf. 8-1 og 17-1 i «Forskrift om offentlige anskaffelser». kunngjering for kjøp over kr, jf. 9-1 og 18-1 i «Forskrift om offentlige anskaffelser». skatteattest, jf. 8-7 og i «Forskrift om offentlige anskaffelser». protokollføring, jf. 3-2 i «Forskrift om offentlige anskaffelser». 3. Kommunestyret vedtek at rådmannen rapporterer om status for gjennomføringane av anbefalingane til kontrollutvalet innan Jostein Støylen Dagleg leiar