SAKSFRAMLEGG. Saksnr Utval Møtedato Sakshandsamar 140/11 KOMMUNESTYRE Steinar Hole. Arkiv: FE-030

Transkript

1 SAKSFRAMLEGG Saksnr Utval Møtedato Sakshandsamar 140/11 KOMMUNESTYRE Steinar Hole Arkivsaknr. 11/313 Arkiv: FE-030 Rapport etter forvaltningsrevisjon vedk. internkontroll i Austevoll kommune Kontrollutvalet si tilråding: 1. Kommunestyret merkar seg det som kjem fram i rapport etter forvaltningsrevisjon av internkontroll i Austevoll kommune. 2. Kommunestyret ber rådmannen syta for at dei tilrådingar som kjem fram i rapporten kapittel 6 vert sett i verk. 3. Kommunestyret ber om at rådmannen gjev melding tilbake om kva som vert gjort, og planar vidare, med å følgja opp tiltaka. Slik tilbakemelding skal leggjast fram som melding for kommunestyret innan , med kopi til kontrollutvalet. Vedlagte saksdokument: Dok.dato Tittel Forvaltningsrevisjonsrapport internkontroll Bakgrunn for saka: I møte i kontrollutvalet vart det vedteke å gjennomføra forvaltningsrevisjon innan Internkontroll i Austevoll kommune. Kontrollutvalet drøfta og kom med framlegg til kva ein skulle sjå på i forvaltningsrevisjonen, og bad KPMG legga fram prosjektplan i tråd med

2 dei signal som vart gjeve. Den framlagde prosjektplanen vart godkjent, og revisor starta opp arbeidet med forvaltningsrevisjonen. Føremålet med prosjektet har vore å vurdere om Austevoll kommune har etablert eit tilfredstillande internkontrollsystem som er i tråd med gjeldande lover, reglar og politiske vedtak. Kapittel 1 i føreliggjande rapport viser føremålet og problemstillingane som det er arbeidd ut i frå i dette prosjektet. Arbeidet med forvaltningsrevisjonen har vorte gjennomført ved hjelp av dokumentanalyse, intervju, samtalar og skriftlege spørsmål. Det er og gjennomført verifiseringsprosess, rådmannen har hatt høyringsutkast av rapporten til uttale. Endeleg rapport etter arbeidet med forvaltningsrevisjonen, med rådmannen sine kommentarar, ligg no føre. Drøfting: Rapporten som ligg føre gjev eit bilete av internkontroll-arbeidet i kommunen. Det er peika på at det er kommunestyret som har det overordna kontrollansvaret for den kommunale verksemda, og at det er to kontroll-linjer frå kommunestyret for å sikre dette ansvaret: - den eine kontroll-linja går frå kommunestyret til administrasjonen, og - den andre kontroll-linja går frå kommunestyret til kontrollutvalet. Med å prioritera forvaltningskontroll innanfor internkontroll-området, vil kontrollutvalet med dette melda tilbake til kommunestyret kva som bør setjast fokus på, for å sikra god kvalitet på arbeidet med den interne kontrollen i kommunen. I rapporten kapittel 3 peikar revisor på kva krav og forventningar kommunen vert revidert i høve til. Deretter følgjer eit kapittel (kapittel 4) med fakta, som viser oversyn over formelle rutinar som kommunen har i dag. I dette kapittelet legg og revisor fram sitt syn på korleis dei ulike delane av den interne kontrollen vert teke i vare, kva som fungerar bra, og kva ein bør fokusera på for å gjera forbetringar. Revisor sine vurderingar kjem fram i kapittel 5, og i hovudbodskapen innleiingsvis i rapporten vert det gjeve ei oppsummering av vurderingane: Oppsummert har kommunen etter vår vurdering ein internkontroll som delvis er egna til å sikre at kommunen oppfyller mål og regleverk, jfr. krav til internkontroll i kommuneloven 23. Samstundes er det vår vurdering at det er utfordringar i høve til i kva grad internkontrollen fullt ut er egna til å sikre betryggende kontroll på ein heilskapleg og systematisk måte. - Kommunen kunne ha hatt eit formalisert og heilskapleg internkontrollsystem for andre delar

3 av verksemda enn HMT. - Kommunen føretek ikkje systematiske risikovurderingar som fundament for prioritering av kontrolltiltak. - Dei etablerte internkontrolltiltaka kunne i større grad bli prioritert og sett inn på dei områda der kommunen etter eigen vurdering var mest sårbar. - Det føreligg ikkje eit system / rutinar for avvikshandtering utanom HMT og helse- og sosial. Det er lite dokumentasjon kring kva avvik kommunen har og korleis desse vert fylgt opp. Rapporten gjev tilbakemelding på føremål og dei problemstillingar som kontrollutvalet bad om då forvaltningsrevisjon innan internkontroll i Austevoll kommune vart tinga. Den gjev og eit grunnlag for å setja i verk tiltak som Austevoll kommune bør setja fokus på når det gjeld å utvikla og legga til rette for å betra internkontroll-arbeidet i kommunen. Tilråding om kva som bør gjerast kjem fram i kapittel 6 i rapporten. Konklusjon: Sekretariatet vil rå til at kontrollutvalet gjev innstilling til kommunestyret om å gå inn for den tilrådinga som KPMG kjem med i sin rapport. Det vert og rådd til at kommunestyret ber om tilbakemelding etter ei tid, på kva som er gjort, og kva det vert arbeidd vidare med i internkontroll-arbeidet. FORSLAG TIL INNSTILLING: 1. Kommunestyret merkar seg det som kjem fram i rapport etter forvaltningsrevisjon av internkontroll i Austevoll kommune. 2. Kommunestyret ber rådmann syta for at dei tilrådingar som kjem fram i rapporten kapittel 6 vert sett i verk. 3. Kommunestyret ber om at rådmannen gjev melding tilbake om kva som vert gjort, og planar vidare, med å følgja opp tiltaka. Slik tilbakemelding skal leggast fram som melding for kommunestyret innan , med kopi til kontrollutvalet. Vurdering: HANDSAMING I MØTET Rapporten vart presentert av KPMG v/ Kari Hesjedal. Kontrollutvalet drøfta rapporten ut frå presentasjonen og innhald i rapporten. Det vart særleg sett fokus på kva som ligg innanfor begrepet internkontroll, og det vart trekt fram døme på kva mangel på dokumentert internkontroll kan føra til. Kontrollutvalet drøfta inngåande om tilrådingane i rapporten bør forsterkast med at det bør stå må eller skal i staden for bør, men kontrollutvalet valte å ikkje gjere endringar i tilrådinga. Kontrollutvalet meinte og at det er viktig at KPMG presenterer rapporten når den skal handsamast i kommunestyret, og at det også må gjevast ei innføring i kva internkontroll inneber. Det vil vera det nye kommunestyret som handsamar rapporten, og kontrollutvalet vil at noverande kontrollutvalsleiar bør kunna vera til stades i det kommunestyremøtet der rapporten skal opp. Innstilling til kommunestyret i saka vart samrøystes vedteke

4

5

6

7

8

9

10

11

12

13

14

15

16

17

18

19

20

21

22

23

24

25

26

27

28

29

30

31

32