Oppfølgingsliste 3/2017

Transkript

1 Oppfølgingsliste 3/2017 Saker som er avslutta vil ikkje kome med på neste statusrapport. Sak-nr Saker som er tekne opp Dato Oppfølging KU Status 5/16 FR Innkjøp og oppfølging 26.1 August 2017 av kollektivtransport 1. Kontrollutvalet tek brev frå fylkesrådmannen med oppfølging av tilrådingane til vitande. 2. Kontrollutvalet vurderer punkt 2, 4 og 5 til å vere oppfølgde 3. Kontrollutvalet ber om ny rapport når dei resterande punkta, 1a 1f er ferdig 7/16 FR Fylkesarkivet 31/16 FR Vedlikehald og inneklima i fylkeskommunale bygg rapport (17/617) august 2016 Våren 2017 oppfølgde seinast 30. juni Kontrollutvalet tek brev frå fylkesrådmannen med oppfølging av vedtak i FT-sak 3/15 til vitande. 2. Kontrollutvalet ber om status i arbeidet med utarbeiding av vedtekter for kommunearkivordninga og i arbeidet med nye rutinar for systematiske risikovurderingar innan 15. august Vedtaket vart sendt fylkesrådmannen med kopi til fylkesarkivsjefen Påminning sendt Sjå sak 5/17 OG 13/ Januar 2017 Tilråding til FT: 1. Rapporten etter gjennomført forvaltningsrevisjon av vedlikehald og inneklima i fylkeskommunale bygg vert teken til etterretning. 2. Fylkestinget ber fylkesrådmannen om å: a. Sikre at internkontrollsystemet til fylkeskommunen er i samsvar med krav i forskrift om miljøretta helsevern i barnehagar og skular ( 4), og at ansvar og oppgåver i medhald av forskrifta blir tydeleggjort. b. Sikre at det alltid blir fatta enkeltvedtak i samsvar med reglane i forvaltningslova, i saker der elevar eller foreldre, eller eit av råda eller utvala ved skulen der desse er representerte, ber om tiltak knytt til fysiske miljøtilhøve (jf. opplæringslova. 9a-2, 4. ledd) c. Sikre at det blir etablert eit meir einsarta og formalisert avvikssystem i samband med problemstillingar knytt til vedlikehald og inneklima. 1

2 3. Fylkestinget ber fylkesrådmannen vurdere dei øvrige anbefalingane i rapporten ut frå eit kost/nytteperspektiv Fylkestinget ber fylkesrådmannen rapportere status på oppfølginga av forvaltningsrevisjonen og status for vidare arbeid innan utgangen av Fylkestinget vedtok tilrådinga i FT-sak 12/16. Vedtaket vart sendt fylkesrådmannen med kopi til bygge- og eigedomssjef 16. juni. 48/16 Anbod 2016 Rammeavtale FR val av leverandør 5/17 FR Fylkesarkivet november /17 FR-Vedlikehald av inneklima i fylkeskommunale bygg i FT-sak 12/16 Frm har rapportert etter oppfølging. KU ber om ytterligare oppfølging, ref. sak 8/17. Vedtaket er sendt til frm. 22/11 Kontrollutvalet rår fylkestinget til å gjere slikt vedtak: 1. Sogn og Fjordane fylkeskommune inngår rammeavtale med Deloitte AS for leveranse av forvaltningsrevisjon for perioden med opsjon for Sogn og Fjordane fylkeskommune til å forlenge avtalen med to år. Saka vart sendt til FT-handsaming. Tilrådinga frå kontrollutvalet vart vedteken i FT-sak 44/16. Innstillingsbrev sendt dei tre tilbydarane Det er ikkje motteke klager på vedtaket, heller ikkje innsynskrav. Kontrakt vert sendt for signering Kontrollutvalet tek statusrapport Oppfølging etter forvaltningsrevisjonen av fylkesarkivet frå fylkesrådmannen til orientering 2. Kontrollutvalet ber fylkesrådmannen orientere kontrollutvalet v/kontrollsjefen om status på vedtektsarbeidet etter styringsgruppemøtet for kommunearkivordninga 1. mars 3. Oppfølginga av punktet om risikovurderingar vert vurdert som ferdig. Vedtaket sendt Frm Sjå sak 13/ Haust Kontrollutvalet tek rapport frå fylkesrådmannen datert 19. januar 2017 til orientering 2. Kontrollutvalet vurderer pkt. 2 i vedtaket i FT-sak 12/16 til å vere ferdig oppfølgt 3. Kontrollutvalet ber fylkesrådmannen vurdere dei øvrige anbefalingane i 2

3 11/17 Skriv, meldingar og orienteringar 28. mars 2017 rapporten slik fylkestinget har bedt om i pkt 3 i vedtaket i FT-sak 12/16. Vedtaket sendt Frm /03 1. Status Forvaltningsrevisjon v/deloitte a) Kulturminneforvaltninga Rapporten er sendt på høyring. Høyringsvaret vil ligge føre enten før eller etter påske. Kontrollutvalet følgjer opp mot fylkesrådmannen. b) Arkiv og offentlegheit Denne rapporten er i rute, og er under ferdigstilling i desse dagar. Den blir sendt til verifisering over helga, og etter 14 dagar sendast den på høyring. 2. Omorganisering av kommunerevisjonen i Sogn og Fjordane a) Møtereferat frå møte 11. november 2016 b) Møtereferat frå møte 16. desember 2016 c) Møtereferat frå møtet 14. februar 2017 (sjå 16/9521-3) Referata tekne til orientering. SF revisjon vil orientere om status i eit seinare møte. 3. Orienteringar v/fylkesrådmannen. Møtet vart lukka jf. kommunelova 31 nr Orientering frå leiar og kontrollsjef a. Det har kome invitasjon frå kontrollutvalet i Hordaland fylkeskommune til eit fellesmøte 8. mai eller 15. juni i Bergen for å diskutere aktuelle tema for kontrollutvala rundt regionsreforma. Kontrollutvalet er positive til initiativet. Møtet vert 8. mai 2017 i Bergen. b. Kontrollutvalsmøtet 11. mai går ut. c. Generalforsamling Firda Billag AS måndag 22. mai kl. 3

4 1100 på Scandic Sunnfjord Hotel i Førde. Teke til orientering. d. Orientering om status i arbeidet med desisjon av møtebøkene for fylkesutvalet og hovudutvala. Orienteringa vart teken til vitande. e. Orientering om at det vert representantskapsmøte i SF revisjon IKS 21. april. Orienteringa er teken til vitande. f. Orientering om forespørjing om å delta på ein eigarskapskontroll av VIGO i regi av fylkesrevisjonen Midt-Norge, der eigarane sine revisorar deltek med lokal innsats på ca timar. Vi får meir info frå Konsek (sekretariatet for kontrollutvalet i Sør- Trøndelag fylkeskommune). SF revisjon er informert om eigarskapskontrollen, og stiller seg positiv til å delta i ein eigarskapskontroll. Kontrollen vil mest sannsynleg bli gjennomført hausten Eigarskapskontroll av VIGO er ikkje prioritert i vår Plan for selskapskontroll. Kontrollutvalet ber om meir informasjon og grunnlag for eigarskapskontrollen før ein vil ta stilling til å delta i denne eigarskapskontrollen. g. Felles opplæring for dei fylkeskommunale kontrollutvala på Vestlandet i løpet av perioden. Kontrollutvalet stiller seg positive til ei samling for opplæring/erfaringsutvekslin g med dei øvrige fylkeskommunale kontrollutvala tidleg i

5 12/17 FR Innkjøp - Prosjektplan 28/03 13/17 FR Fylkesarkivet 14/17 Fr Musea i Sogn og Fjordane bestilling h. Rammeavtalen for forvaltningsrevisjon er signert av begge parter, Deloitte AS og fylkeskommunen. Teke til orientering. i. Kurs/erfaringsutvekslingsdag for kontrollutvala i fylket vert gjennomført 15. juni på Skei. Påmeldingsfrist er 12. mai. Teke til orientering. Ekstraordinær generalforsamling i Sogn og Fjordane Holding 31. mars. Kontrollutvalet stiller ikkje på denne generalforsamlinga. 1. Kontrollutvalet godkjenner prosjektplanen slik den ligg føre. 2. Kontrollutvalet vedtek å gjennomføre forvaltningsrevisjonsprosjektet utan spørjeundersøking. 3. Kontrollutvalet ber om rapport etter 8. september gjennomført forvaltningsrevisjon innan 8. september /03 1. Oppfølginga av fylkestinget sitt vedtak i FT-sak 3/15 er ferdig oppfølgt 28/03 Prosjektplan 12. mai 1. Kontrollutvalet bestiller forvaltningsrevisjon av Musea i Sogn og Fjordane etter vurdering av formål og problemstillingar i vedlagte bestilling 2. Kontrollutvalet ber kontrollsjefen sende bestillinga til Deloitte AS. Bestilling sendt 4. april 15/17 Årsmelding KU 28/03 1. Årsmelding 2016 for kontrollutvalet vert godkjent med føreslegen tekstendring. Tekstendringa vert utført før meldinga vert sendt til fylkestinget. Kontrollutvalet rår fylkestinget til å gjere slikt vedtak: 1. Årsmelding 2016 for kontrollutvalet vert teken til orientering. Sendt til handsaming i FT 26. april 5

6 16/17 Status oppfølging av forvaltningsrevisjon 28. mars /03 1. Kontrollutvalet tek status på oppfølging av forvaltningsrevisjon til vitande 17/17 Oppfølgingsliste 2/17 28/03 1. Oppfølgingsliste vert teken til vitande 18/17 Klage på vedtak om åtvaring 28/03 Ikkje offentleg Ofl 23, 1. ledd, økonomi -, løn - og personalforvaltning 19/17 FR Kulturminneforvaltningi Sogn og Fjordane fylkeskommune 26/04 1. Fylkestinget tek rapporten etter gjennomført forvaltningsrevisjon av kulturminneforvaltninga til etterretning. 2. Fylkestinget ber fylkesrådmannen: a. Gjennomføre risikoanalyse for å kartlegge om kulturminne av regional verdi eventuelt kan stå i fare for å gå tapt. Basert på ei slik analyse kan fylkeskommunen vurdere om det er kulturminne som bør følgjast særskilt opp. b. Betre rapporteringa knytt til kulturminneforvaltninga for å sikre: i. Informasjon om omfanget av vesentlege oppgåver fylkeskommunen eventuelt ikkje lukkast med å gjennomføre eller strevar med å gjennomføre ii. Informasjon om avvik i høve til måloppnåing c. Bidra til å sikre sams praksis, kvalitet og effektiv sakshandsaming ved evaluering av eksisterande malar og rutinar. d. Utarbeide skriftlege rutinar som sikrar kvalitet i arbeidet med kulturminneforvaltninga 3. Fylkestinget ber fylkesrådmannen rapportere status på oppfølginga til kontrollutvalet innan utgangen av 2017 FT behandla saka same dag i FT-sak 10/17, og gjorde slikt vedtak: 1. Fylkestinget tek rapporten etter gjennomført forvaltningsrevisjon av 6

7 20/17 Rolla til kontrollutvala i Sogn og Fjordane og Hordaland fk i samband med samanslåing av dei to fylkeskommunane arbeidsmøte Oppdatert kulturminneforvaltninga til etterretning. 2. Fylkestinget ber fylkesrådmannen: a. Vurdere om det er naudsynt å gjennomføre risikoanalyse for å kartlegge kulturminne av regional verdi. Vurderinga vert lagt fram for fylkesutvalet som får fullmakt til å ta avgjerd. b. Bidra til å sikre sams praksis, kvalitet og effektiv sakshandsaming ved evaluering av eksisterande malar og rutinar. c. Utarbeide skriftlege rutinar som sikrar kvalitet i arbeidet med kulturminneforvaltninga 3. Fylkestinget ber fylkesrådmannen rapportere status på oppfølginga til kontrollutvalet innan utgangen av /05 Det vart ikkje gjort vedtak i saka. Kontrollutvala la opp til ein prosess framover for å sikre at rolla til kontrollutvalet vert ivareteke i samanslåing av dei to fylkeskommunane. 7