Ullensvang herad MØTEPROTOKOLL Kontrollutvalet Dato: Kl.: Stad: Saknr.: MØTELEIAR DESSE MØTTE FORFALL DESSUTAN MØTTE Sakliste: Saknr.

Transkript

1 Ullllensvang herrad MØTEPROTOKOLL Kontrollutvalet Dato: Kl.: Stad: Heradshuset i Ullensvang Saknr.: 18/12 25/12 MØTELEIAR Isak Reisæter DESSE MØTTE Jorunn Børve Marianne Haakonsdatter Kvestad FORFALL DESSUTAN MØTTE Indre Hordaland Revisjonsdistrikt v/ revisjonssjef Odd J. Storebø Hordaland fylkeskommune, sekretariat for kontrollutvalet ved rådgjevar Kjartan Haugsnes Konstituert rådmann Sveinung Dugstad til sak 20/12 Sakliste: Saknr. Sak Merknad 18/12 Godkjenning av innkalling og sakliste 19/12 Godkjenning av protokoll frå møte Vedlegg 20/12 Orientering frå rådmannen Vedlegg 21/12 Plan for selskapskontroll for Ullensvang herad perioden Vedlegg /12 Budsjett for kontroll, revisjon og tilsynsarbeidet i Vedlegg Ullensvang herad /12 Meldingar Vedlegg 24/12 Orienteringssaker 25/12 Tinging prosjektplan forvaltningsrevisjon Ullensvang herad Ymse 1

2 18/12 GODKJENNING AV INNKALLING OG SAKLISTE. : Det framkom ikkje merknader til sakliste. Jorunn Børve har ikkje fått Ipad, og ønskjer å få innkalling på papir til dette er ordna. Det vart frå rådmann og utvalsleiar forsikra om at Ipad vart ordna etter møtet. : Innkalling og sakliste vart samrøystes godkjent. 19/12 GODKJENNING AV MØTEPROTOKOLL FRÅ MØTE : Det framkom ikkje merknader til møteprotokoll : Protokollen frå møtet vart samrøystes vedteken 20/12 ORIENTERING FRÅ RÅDMANNEN FORSLAG TIL Orienteringa vert teken til orientering HANDSAMING I MØTE Kontrollutvalet fatta i sitt møte følgjande i sak YMSE : Oppslag i Kommunal Rapport gjeldande manglande internkontroll og dagbøter for Ullensvang herad. Kontrollutvalet inviterer rådmannen inn til neste møte for å orientera om denne saka. Konstituert rådmann Sveinung Dugstad orienterte og var mellom anna innom desse punkta: Personopplysningslova er den direkte årsaka til manglande internkontroll. Datatilsynet har godkjent internkontroll gjeldande personopplysningar i dag, og Datatilsynet har avslutta sak i høve Ullensvang. I korte trekk handlar det om korleis heradet handsamar personopplysningar. Rådmannen sender over Ullensvang herad sitt svar til Datatilsynet, med lenke til alle dokument. Orienteringa vert teken til orientering 2

3 21/12 PLAN FOR SELSKAPSKONTROLL FOR ULLENSVANG HERAD PERIODEN FORSLAG TIL (Endeleg vedtak i kontrollutvalet) 1. IHR vert beden om å redigere plan for selskapskontroll i tråd med dei endringane som kjem fram i møtet. 2. Kontrollutvalsleiar, i samråd med sekretariatet, får fullmakt til godkjenne endeleg versjon av planen. 3. Endeleg plan vert å sende sekretariatet innan... slik at den kan leggjast fram for heradsstyret i møte.. FORSLAG TIL INNSTILLING: (Endeleg vedtak i heradsstyret) 1. Framlegg til plan for selskapskontroll vert vedteken slik den ligg føre. Planen erstattar tilsvarande plan for perioden Planen gjeld for resten av valperioden, , og fram til ny plan etter intensjonen vert vedteken i Heradsstyret delegerer mynde til kontrollutvalet til å gjera endringar og omprioriteringar i planen. Kontrollutvalet vil rapportere til heradsstyret om kva kontrollar som er gjennomførte og resultata av desse. 4. Planen skal reviderast og evaluerast minst ein gong i valperioden. Heradsstyret delegerer mynde til kontrollutvalet til å gjera denne revisjonen og evalueringa. 5. Kontrollutvalet skal rapportere resultatet av selskapskontrollar til heradsstyret minst ein gong kvart år. Viktige revisjonsrapportar skal leggjast fram for heradsstyret etter kvart. Revisjonssjef Odd Storebø orienterte om forslag til plan. Etter sams drøfting vart endeleg vedtak i kontrollutvalet pkt. 3 endra slik: Endeleg plan vert å sende sekretariatet innan slik at den kan leggjast fram for heradsstyret i møte Etter sams drøfting kom utvalet fram til slik prioritering gjeldande selskapskontroll i Ullensvang herad: 1. Hardanger Energi AS 2. Hardangerrådet IKS 3. Indre Hordaland Miljøverk IKS Forslag til vedtak vart samrøystes vedteke. (Endeleg vedtak i kontrollutvalet) 1. IHR vert beden om å redigere plan for selskapskontroll i tråd med dei endringane som kjem fram i møtet. 2. Kontrollutvalsleiar, i samråd med sekretariatet, får fullmakt til å godkjenne endeleg versjon av planen. 3

4 3. Endeleg plan vert å sende sekretariatet innan slik at den kan leggjast fram for heradsstyret i møte INNSTILLING: (Endeleg vedtak i heradsstyret) 1. Framlegg til plan for selskapskontroll vert vedteken slik den ligg føre. Planen erstattar tilsvarande plan for perioden Planen gjeld for resten av valperioden, , og fram til ny plan etter intensjonen vert vedteken i Heradsstyret delegerer mynde til kontrollutvalet til å gjera endringar og omprioriteringar i planen. Kontrollutvalet vil rapportere til heradsstyret om kva kontrollar som er gjennomførte og resultata av desse. 4. Planen skal reviderast og evaluerast minst ein gong i valperioden. Heradsstyret delegerer mynde til kontrollutvalet til å gjera denne revisjonen og evalueringa. 5. Kontrollutvalet skal rapportere resultatet av selskapskontrollar til heradsstyret minst ein gong kvart år. Viktige revisjonsrapportar skal leggjast fram for heradsstyret etter kvart. 22/12 BUDSJETT FOR KONTROLL- TILSYNS OG REVISJONSARBEIDET I ULLENSVANG HERAD FORSLAG TIL : 1. Kontrollutvalet godkjenner budsjettframlegget slik det ligg føre. Budsjettframlegget vert å sende Ullensvang herad til vidare handsaming. Kontrollutvalet vil særskilt merke overfor heradsstyret følgjande: Forskrift om kontrollutvalg i kommuner og fylkeskommuner vart endra med verknad frå Etter forskriftas 18 skal kontrollutvalet utarbeide framlegg til budsjett for kontroll-, tilsyns- og revisjonsarbeidet i kommunen. Omtala i forskrifta lyder slik: " 18. Budsjettbehandlingen Kontrollutvalget utarbeider forslag til budsjett for kontroll- og tilsynsarbeidet i kommunen eller fylkeskommunen. Kontrollutvalgets forslag til budsjettramme for kontroll- og revisjonsarbeidet skal følge formannskapets/kommunerådets eller fylkesutvalgets/fylkesrådets innstilling til kommunestyret eller fylkestinget. Der kommunen eller fylkeskommunen har en egen revisjon avgir revisjonen innstilling til kontrollutvalget om budsjett for revisjonen. 1. Kontrollutvalet godkjenner budsjettframlegget slik det ligg føre. Budsjettframlegget vert å sende Ullensvang herad til vidare handsaming. 4

5 23/12 MELDINGAR Nr. Melding frå: Melding vedr.: 8 Ullensvang herad Vedtak HST 1. tertialrapport Ullensvang herad Vedtak HST Byggjerekneskap 10 Indre Hordaland Protokoll frå representantskapmøte Miljøverk 11 Ullensvang herad Vedtak HST Økonomiplan Ullensvang herad Vedtak HST Årsmelding kontrollutvalet Ullensvang herad Vedtak HST Plan for forvaltningsrevisjon 14 Ullensvang herad Vedtak HST Årsmelding og rekneskap Fylkesmannen i Hordaland Tilsynsrapport, retten til særskilt språkopplæring FORSLAG TIL Meldingane vert tekne til orientering Forslag til vedtak vart samrøystes vedteke. Meldingane vert tekne til orientering 24/12 ORIENTERINGSSAKER 1 Sekretariatet Samhandlingsreforma 2 IHR Personalsituasjonen i IHR 3 Sekretariatet Kontrollutvalet i heradsstyret 4 Sekretariatet Ekstramøte i kontrollutvalet hausten 2012 ift. Plan for forvaltningsrevisjon. FORSLAG TIL Orienteringssakene vert tekne til orientering 1 Sekretariatet Samhandlingsreforma Kontrollutvalet inviterer rådmannen inn til neste møte. 5

6 2 IHR Personalsituasjonen i IHR Odd Storebø orienterte. IHR har tilsett to nye medarbeidarar, ein rekneskapsrevisor og ein forvaltningsrevisor. Gode søkjarar. Dei nytilsette begynner hhv. 1. september og 1. november. IHR har vore i kontakt med kommunane gjeldande pensjonskostnadene. Saka vart teken til orientering 3 Sekretariatet Kontrollutvalet i heradsstyret Sekretariatet gjer avtale med ordførar når det kan vere aktuelt for utvalet å kome i heradsstyret. 4 Sekretariatet Ekstramøte i kontrollutvalet hausten 2012 ift. Plan for forvaltningsrevisjon. PWC har kalla inn til prosessmøte Saka vart teken til orientering Vedtaka i saka var samrøystes. Orienteringssak 1: Samhandlingsreforma Kontrollutvalet inviterer rådmannen inn til neste møte. Orienteringssak 2: Personalsituasjonen i IHR Saka vart teken til orientering Orienteringssak 3: Kontrollutvalet i heradsstyret Sekretariatet gjer avtale med ordførar om når det kan vere aktuelt for utvalet å kome i heradsstyret. Orienteringssak 4: Ekstramøte i kontrollutvalet hausten 2012 ift. Plan for forvaltningsrevisjon. PWC har kalla inn til prosessmøte Saka vart teken til orientering 6

7 25/12 TINGING PROSJEKTPLAN FORVALTNINGSREVISJON ULLENSVANG HERAD FORSLAG TIL 1. Kontrollutvalet ber IHR gjennomføre forvaltningsrevisjon på. 2. Det er tenkt slikt føremål. 3. Aktuelle problemstillingar kan vere: a).. b).. c).. d). 4. IHR vert beden om å levere forslag til prosjektplan i tråd med dei føringar utvalet har gjeve. 5. Prosjektplanen skal handsamast i møte i kontrollutvalet.. Etter sams drøfting kom utvalet fram til slikt forslag til vedtak: 1. Kontrollutvalet ber IHR gjennomføre forvaltningsrevisjon på Vedlikehald 2. Det er tenkt slikt føremål: I kva grad har heradet tenelege rutinar for å kartlegga og halde oversyn med behovet for vedlikehald på kommunale bygg og vegar, og i kva grad vert eventuelle rutinar etterlevd. 3. Aktuelle problemstillingar/ punkt kan vere: a) Forskriftene for miljøretta helsevern, opplæringslov og arbeidsmiljølov b) Har heradet ein vedlikehaldsplan i dag c) Er det mykje akuttvedlikehald i dag? d) Har heradet stort etterlep. e) Utvalet ber revisor ta utgangspunkt i gjeldande analyse. 4. IHR vert beden om å levere forslag til prosjektplan i tråd med dei føringar utvalet har gjeve, innan Prosjektplanen skal handsamast i møte i kontrollutvalet som einaste sak Forslag til vedtak var samrøystes 1. Kontrollutvalet ber IHR gjennomføre forvaltningsrevisjon på Vedlikehald 2. Det er tenkt slikt føremål: I kva grad har heradet tenelege rutinar for å kartlegga og halde oversyn med behovet for vedlikehald på kommunale bygg og vegar, og i kva grad vert eventuelle rutinar etterlevd. 3. Aktuelle problemstillingar/ punkt kan vere: a) Forskriftene for miljøretta helsevern, opplæringslov og arbeidsmiljølov b) Har heradet ein vedlikehaldsplan i dag c) Er det mykje akuttvedlikehald i dag? d) Har heradet stort etterlep. e) Utvalet ber revisor ta utgangspunkt i gjeldande analyse. 7

8 4. IHR vert beden om å levere forslag til prosjektplan i tråd med dei føringar utvalet har gjeve innan Prosjektplanen skal handsamast i møte i kontrollutvalet einaste sak YMSE I kontrollutvalet sitt møte i mai (sak 15/12) vart rådmannen invitert til å orientere om overskridingar i prosjektrekneskap i Ullensvang herad. Denne saka kom ikkje på saklista ved utsending, men sekretariatet gjorde avtale med rådmann etter innkalling slik at utvalet fekk orienteringa det var bedd om. FORSLAG TIL : Ikkje framlagt. Konstituert rådmann Sveinung Dugstad orienterte grundig og var mellom anna innom følgjande punkt. Av pågåande prosjekt får avløp Kinsarvik store overskridingar, men er i utgangspunktet til sjølvkost. Etter fleire prosjekt med overskridingar har no er det fleire som er gjeve ansvar for kvart prosjekt slik at organisasjonen vert meir robust. Stor turnover på ingeniører i heradet. Sårbar organisasjon. Heradet har etablert sjekkliste som skal følgjast i prosjekt. (Denne vert sendt utvalet til orientering) Nokre overskridingar er ikkje overskridingar. Vedtak følgjer med nøkkeltal (ca sum) Detaljplanen kjem seinare i prosjektet i 2. vedtak. Anbod: Ved stor differanse skal prosjektet tilbake til heradsstyret. Hovudproblemet for mange av prosjekta er sprekk etter at arbeidet er starta opp. Kapasitetsproblem meir enn kompetanseproblem i høve utarbeiding av anbodsdokument. Administrasjonen ønskjer færre prosjekt samtidig. Men det betyr å skyva på nokre prosjekt. Systemet som no er på plass skal i utgangspunktet vere godt nok til og hindra store overskridingar. Brukar erfaringsutveksling med dei andre Hardangerkommunane. Kontrollutvalet var godt fornøgd med orienteringa. Forslag til vedtak var samrøystes Orienteringa vart teken til orientering Isak Reisæter Kontrollutvalsleiar Kjartan Haugsnes Rådgjevar 8