Dato: Kl.: Stad: I møterom Rongesundet i Øygarden rådhus Saknr.: 01/10 10/10

Transkript

1 Øygarrdeen kommunee MØTEPROTOKOLL Kontrollutvalet Dato: Kl.: Stad: I møterom Rongesundet i Øygarden rådhus Saknr.: 01/10 10/10 MØTELEIAR Karstein Pahr (KrF) DESSE MØTTE Helga Vik Barnes (Ap) Marit M. Bakka Torsvik (Uavh.) møtte i staden for Therese Hellesøy Strand (KrF) FORFALL Therese Hellesøy Strand (KrF) DESSUTAN MØTTE Rådmann Torgeir Sæter, sak 03/10 Deloitte AS v/ Bjarne Ryland t.o.m. sak 09/10 Deloitte AS v/øyvind Golten Pettersen t.o.m. sak 09/10 Deloitte AS v/gunnar Husabø, t.o.m. sak 09/10 Hordaland fylkeskommune, sekretariat for kontrollutvalet v/seniorrådgjevar Roald Breistein Sakliste: Saknr. Sak 01/10 Godkjenning av innkalling og sakliste 02/10 Godkjenning av møteprotokoll frå møte /10 Rådmannen orienterer 04/10 Møteplan 2010 for kontrollutvalet 05/10 Forvaltningsrevisjon innan økonomistyring og budsjettering Forslag til prosjektplan 06/10 Vurdering av om Deloitte er uavhengig i høve Øygarden kommune 07/10 Meldingar 08/10 Orienteringssaker 09/10 Gjennomgang av møteprotokollar 10/10 Val av revisor - Arbeidsmøte Ymse 1

2 01/10 GODKJENNING AV INNKALLING OG SAKLISTE Det framkom ikkje merknader til innkalling og sakliste. Innkalling og sakliste vart samrøystes godkjend. 02/10 GODKJENNING AV MØTEPROTOKOLL FRÅ MØTE Det framkom ikkje merknader til protokoll frå møte Protokollen frå møte vart samrøystes vedteken. 03/10 RÅDMANNEN ORIENTERER FORSLAG TIL Saka vert lagt fram utan forslag til vedtak. Rådmann Torgeir Sæter orienterte m.a. om ventetid og tilgang innan legetenesta i Øygarden kommune, om korleis status er på arbeidet med Sjølvkostregnskapet på VAR-området, om status forvaltningsrevisjon investeringsprosjekt i Øygarden kommune og svarte på spørsmål frå kontrollutvalet. Rådmann og kontrollutvalet ser begge partar behov for at ordførar, rådmann og kontrollutvalet møtes for å avklare roller og ansvar i høve det ansvar kontrollutvalet har. Dette bør gjerast i samband med neste møte. 1. Kontrollutvalet foreslår at dei i neste møte, saman med ordførar og rådmann, sett av tid for å avklare roller og ansvar i høve det ansvar kontrollutvalet har. 2. Informasjonen vert teken til orientering. 04/10 MØTEPLAN 2010 FOR KONTROLLUTVALET FORSLAG TIL Kontrollutvalet legg opp til denne møteaktiviteten i 2010: Dato: Merknad: Under avvikling Forslag til vedtak vart samrøystes vedteke. 2

3 Kontrollutvalet legg opp til denne møteaktiviteten i 2010: Dato: Merknad: Under avvikling /10 FORVALTNINGSREVISJON INNAN ØKONOMISTYRING OG BUDSJETTERING FORSLAG TIL PROSJEKTPLAN FORSLAG TIL : Saka vert lagt fram utan forslag til vedtak. På bakgrunn av kontrollutvalet sin budsjettmessige situasjonen ønskjer utvalet at forvaltningsrevisjon innan økonomistyring og budsjettering vert utsett til siste del av hausten : Kontrollutvalet ønskjer at forvaltningsrevisjon innan økonomistyring og budsjettering vert utsett til siste del av hausten /10 VURDERING AV OM DELOITTE AS ER UAVHENGIG I HØVE ØYGARDEN KOMMUNE FORSLAG TIL 1. Kontrollutvalet tar eigenvurderinga frå ansvarleg revisor Bjarne Ryland, vedr. om Deloitte er uavhengig i høve Øygarden kommune, førebels til orientering. 2. Kontrollutvalet ber Deloitte skriftleg gjera greie for til neste møte om dei ei revisor i selskap der Øygarden kommune har eigardelar. 3. Dersom Deloitte svarer ja på spørsmål 2 ber kontrollutvalet Deloitte gjera greie for om dette vil kunne påverke objektiviteten eller føre til at dei kan komme i konflikt med oppdraget som revisor for kommunen. Deloitte er i dag revisor for m.a. BKK som Øygarden kommune også har eigardelar i. 1. Kontrollutvalet tar eigenvurderinga frå ansvarleg revisor Bjarne Ryland, om Deloitte er uavhengig i høve Øygarden kommune, førebels til orientering. 2. Kontrollutvalet ber Deloitte gjera greie for om det at dei er revisor for m.a. BKK vil kunne påverke objektiviteten eller føre til at dei kan komme i konflikt med oppdraget som revisor for kommunen. 3

4 07/10 MELDINGAR Nr. Melding frå: Melding vedr.: 1 Sekretariatet Rekneskapsresultat 2009 for kontrollutvalet 2 Øygarden kommune Vedteke budsjett 2010 for kontrollutvalet 3 Forum for Kontroll og Medlemsbrev nr. 2 / 2009 Tilsyn 4 KRD Brev dagsett Avklaring selskapskontroll 5 KRD Brev dagsett om 85 tilrådingar for styrkt eigenkontroll FORSLAG TIL Meldingane vert tekne til orientering. Nr. Melding frå: Melding vedr.: 1 Sekretariatet Rekneskapsresultat 2009 for kontrollutvalet 2 Øygarden kommune Vedteke budsjett 2010 for kontrollutvalet 3 Forum for Kontroll og Tilsyn Medlemsbrev nr. 2 / KRD Brev dagsett Avklaring selskapskontroll 5 KRD Brev dagsett om 85 tilrådingar for styrkt eigenkontroll Forslag til vedtak vart samrøystes vedteke. Meldingane vert tekne til orientering. 08/10 ORIENTERINGSSAKER I dette møtet vil det verta orientert om følgjande saker innmeld frå sekretariat, revisjon og utvalsmedlemmer: Nr. Orientering frå: Orientering angåande: 1 Deloitte Interimsrevisjon for Sekretariatet Rekneskapsrevisjon Plan for arbeidet - Orientering om revisjonsmandatet 3 Deloitte Status forvaltningsrevisjon innan barnevernstenesta i Øygarden kommune 4 Deloitte Status selskapskontroll 2009 Eigarskapsforvaltning i Øygarden kommune 4

5 5 Sekretariatet Evaluering av plan for forvaltningsrevisjon og plan for selskapskontroll 6 Sekretariatet Kontrollutvalet på heimesida til Øygarden kommune FORSLAG TIL Kontrollutvalet tar orienteringa til orientering. Nr. Orientering frå: Orientering angåande: 1 Deloitte Interimsrevisjon for 2009 Bjarne Ryland frå Deloitte presenterte resultatet frå interimsrevisjon 2009 og svarte på spørsmål frå kontrollutvalet. Rapport vert klar til neste møte og vert send sekretariatet samstundes med revisjonsmelding, seinast innan Sekretariatet Rekneskapsrevisjon Plan for arbeidet - Orientering om revisjonsmandatet Ansvarleg revisor vert beden om å leggja fram årsplan for rekneskapsrevisjonen i første møte etter sumarferien Samstundes vert ansvarleg revisor beden om å gjera greie for kva dei legg i Revisjonsmandatet når det gjeld rekneskapsrevisjon. I dette skal det også gå fram kva dei ikkje legg i revisjonsmandatet. 3 Deloitte Status forvaltningsrevisjon innan barnevernstenesta i Øygarden kommune Gunnar Husabø frå Deloitte orienterte om status innan forvaltningsrevisjon barnevernstenesta og svarte på spørsmål frå kontrollutvalet. Revisjon innan barnevernstenesta skal vera ferdig til handsaming i kontrollutvalet i møte Revisjonsrapporten skal vera motteke i sekretariatet innan ferdige verifisert og med rådmannen sin uttale bakt inn/lagt ved rapporten 4 Deloitte Status selskapskontroll 2009 Eigarskapsforvaltning i Øygarden kommune Øyvind Golten Pettersen frå Deloitte orienterte om status når det gjeld selskapskontroll 2009 og svarte på spørsmål frå kontrollutvalet. Selskapskontroll 2009 Eigarskapsforvaltning skal vera ferdig til handsaming i kontrollutvalet i møte Revisjonsrapporten skal vera motteke i sekretariatet innan ferdige verifisert og med rådmannen sin uttale bakt inn/lagt ved rapporten 5 Sekretariatet Evaluering av plan for forvaltningsrevisjon og plan for selskapskontroll 1. Planane vart godkjend i kommunestyret Kontrollutvalet meiner difor at det er litt tidleg å evaluere planane allereie no. 2. Kontrollutvalet i samråd med ansvarleg revisor skal gjennomføre ei evaluering av risikobiletet i gjeldande plan for forvaltningsrevisjon i starten av I dette ligg det: Revisor vert beden om å gjera ei vurdering av om risikobiletet i kommunen er endra på ein slik måte at det bør gjerast endringar i godkjent plan for forvaltningsrevisjon eller godkjent plan for selskapskontroll. o I vurderinga bør det takast omsyn til m.a. erfaring frå: Gjennomførte forvaltningsrevisjonar Gjennomførte selskapskontrollar Gjennomført rekneskapsrevisjon, også i høve til 5

6 o Ev. forslag til endringar i planane skal grunngjevast o Vurderinga skal gjerast innafor ei tidsramme på inntil 15 timar og vera ferdig til handsaming i første møte i kontrollutvalet i Kontrollutvalet vert også beden om å tenkje i gjennom om det er noko som dei meiner har endra risikobiletet i kommunen på ein slik måte at det bør gjerast endringar i planane. 6 Sekretariatet Kontrollutvalet på heimesida til Øygarden kommune Kontrollutvalet ønskjer at alle sakene frå utvalet vert lagt ut på heimesida til kommunen slik det elles vert gjort for dei politiske utvala. Orientering nr. 1 - Interimsrevisjon for 2009: Rapport frå interimsrevisjon 2009 vert klar til neste møte og vert send sekretariatet samstundes med revisjonsmelding, seinast innan Orientering nr.2 - Rekneskapsrevisjon 2010: Ansvarleg revisor vert beden om å leggja fram årsplan for rekneskapsrevisjonen i første møte etter sumarferien Samstundes vert ansvarleg revisor beden om å gjera greie for kva dei legg i Revisjonsmandatet når det gjeld rekneskapsrevisjon. I dette skal det også gå fram kva dei ikkje legg i revisjonsmandatet. Orientering nr.3 - Status forvaltningsrevisjon innan barnevernstenesta i Øygarden kommune: Revisjon innan barnevernstenesta skal vera ferdig til handsaming i kontrollutvalet i møte Revisjonsrapporten skal vera motteke i sekretariatet innan ferdig verifisert og med rådmannen sin uttale bakt inn/lagt ved rapporten Orientering nr.4 - Status selskapskontroll Eigarskapsforvaltning i Øygarden kommune: Selskapskontroll 2009 Eigarskapsforvaltning skal vera ferdig til handsaming i kontrollutvalet i møte Revisjonsrapporten skal vera motteke i sekretariatet innan ferdig verifisert og med rådmannen sin uttale bakt inn/lagt ved rapporten Orientering nr.5 - Evaluering av plan for forvaltningsrevisjon og plan for selskapskontroll: 1. Planane vart godkjend i kommunestyret Kontrollutvalet meiner difor at det er litt tidleg å evaluere planane allereie no. 2. Kontrollutvalet i samråd med ansvarleg revisor skal gjennomføre ei evaluering av risikobiletet i gjeldande plan for forvaltningsrevisjon i starten av I dette ligg det: Revisor vert beden om å gjera ei vurdering av om risikobiletet i kommunen er endra på ein slik måte at det bør gjerast endringar i godkjent plan for forvaltningsrevisjon eller godkjent plan for selskapskontroll. o I vurderinga bør det takast omsyn til m.a. erfaring frå: Gjennomførte forvaltningsrevisjonar Gjennomførte selskapskontrollar Gjennomført rekneskapsrevisjon, også i høve til om gjeldande revisjonsmandat er dekkande 6

7 o o Ev. forslag til endringar i planane skal grunngjevast Vurderinga skal gjerast innafor ei tidsramme på inntil 15 timar og vera ferdig til handsaming i første møte i kontrollutvalet i Kontrollutvalet vert også beden om å tenkje i gjennom om det er noko som dei meiner har endra risikobiletet i kommunen på ein slik måte at det bør gjerast endringar i planane. Orientering nr.6 - Kontrollutvalet på heimesida til Øygarden kommune: Kontrollutvalet ønskjer at alle sakene frå utvalet vert lagt ut på heimesida til kommunen slik det elles vert gjort for dei politiske utvala. 09/10 GJENNOMGANG AV MØTEPROTOKOLLAR FORSLAG TIL Kontrollutvalet tar møteprotokollane til orientering. Forslag til vedtak vart samrøystes vedteke. Kontrollutvalet tar møteprotokollane til orientering. 10/10 VAL AV REVISOR - ARBEIDSMØTE FORSLAG TIL Arbeidsmøte utan forslag til vedtak. Sekretariatet orienterte om innkomne tilbod og presenterte si evaluering av tilboda. Kontrollutvalet konstaterte at kriteria som vart lagt til grunn i konkurransegrunnlaget er følgd og seier seg samde i den vurderinga sekretariatet har gjort av dei innkomne tilboda. Forlag til innstilling på val av ny revisor vert lagt fram til neste møte i kontrollutvalet. YMSE Rapport frå KRD: Før møtet vart sett, gav Deloitte v/gunnar Husabø ei innføring i rapport frå KRD: 85 tilrådingar for styrkt eigenkontroll i kommunane. Det kom elles ikkje fram noko under dette punktet. Karstein Pahr kontrollutvalsleiar Roald Breistein sekretær 7