Dato: Kl.: Stad: Møterom 1 på Helse- og tenestsenteret Rong Saknr.: 16/09 25/09

Transkript

1 Øygarrdeen kommunee MØTEPROTOKOLL Kontrollutvalet Dato: Kl.: Stad: Møterom 1 på Helse- og tenestsenteret Rong Saknr.: 16/09 25/09 MØTELEIAR Karstein Pahr (KrF) DESSE MØTTE Helga Vik Barnes (Ap) FORFALL Therese Hellesøy Strand (KrF) DESSUTAN MØTTE Rådmann Torgeir Sæter, sak 18/09 og 19/09 Økonomisjef Svein Muri, sak 18/09 Deloitte AS v/partnar Bjarne Ryland sak 16/09 t.o.m. 21/09 Deloitte AS Øyvind Golten Pettersen Deloitte AS Torill Wanvik Hordaland fylkeskommune, sekretariat for kontrollutvalet v/seniorrådgjevar Roald Breistein Sakliste: Saknr. Sak 16/09 Godkjenning av innkalling og sakliste Merknad 17/09 Godkjenning av møteprotokoll frå møte Vedlegg 18/09 Årsrekneskap og årsmelding 2008 for Øygarden kommune Sendt ut direkte frå Øygarden kommune 19/09 Rådmannen orienterer om kvalitetskommuneprogrammet 20/09 Kontrollrapport 2008 vedkommande skatteoppkrevjarfunksjonen i Øygarden kommune Eige vedlegg 21/09 Årsmelding 2008 for kontrollutvalet Vedlegg 22/09 Innmelding i Forum for Kontroll og Tilsyn (FKT) Vedlegg 23/09 Orienteringssaker 24/09 Meldingar Eige vedlegg 25/09 Gjennomgang av møteprotokollar Ymse 1

2 16/09 GODKJENNING AV INNKALLING OG SAKLISTE Det framkom ikkje merknader til innkalling og sakliste. Innkalling og sakliste vart samrøystes godkjend. 17/09 GODKJENNING AV MØTEPROTOKOLL FRÅ MØTE Det framkom ikkje merknader til protokoll frå møte Protokollen frå møte vart samrøystes vedteken. 18/09 REKNESKAP FOR ØYGARDEN KOMMUNE 2008, UTTALE FRÅ KONTROLLUTVALET. FORSLAG TIL 1. Kontrollutvalet vedtek utkast til uttale om Øygarden kommune sin årsrekneskap for Kontrollutvalet ber, fram til sjølvkostrekneskap på VAR-området er ferdig utarbeidd, om at administrasjonen kjem i kvart møte i utvalet for å orientere om framdrifta i prosessen. Rådmann Torgeir Sæter og økonomisjef Svein Muri presenterte Øygarden kommune sin årsrekneskap for 2008 for kontrollutvalet og svara på spørsmål. Partner Bjarne Ryland frå Deloitte orienterte om innhaldet i ein rapport som skal sendast til Øygarden kommune innan kort tid, med kopi til kontrollutvalet. Det var en feil ført feil dato i første linje i forslag til uttale, det rette skal vera Med denne endringa i uttalen vart forslag til vedtak samrøystes vedteke. 1. Kontrollutvalet vedtek utkast til uttale om Øygarden kommune sin årsrekneskap for Kontrollutvalet ber, fram til sjølvkostrekneskap på VAR-området er ferdig utarbeidd, om at administrasjonen kjem i kvart møte i utvalet for å orientere om framdrifta i prosessen. 19/09 RÅDMANNEN ORIENTERER OM KVALITETSKOMMUNEPROGRAMMET FORSLAG TIL Informasjonen vert teken til orientering. Rådmann Torgeir Sæter orienterte om det pågåande kvalitetskommuneprogrammet i Øygarden kommune og svara på spørsmål frå kontrollutvalet. Informasjonen vert teken til orientering. 2

3 20/09 KONTROLLRAPPORT 2008 VEDKOMMANDE SKATTEOPPKREVJAR- FUNKSJONEN I ØYGARDEN KOMMUNE FORSLAG TIL 1. Kontrollutvalet merkar seg at Skatteetaten, Skatt vest konkluderer med at Øygarden kommune har ein skatteoppkrevjarfunksjon som vert utført på ein tilfredstillande måte, med unnatak av at det ved utgangen av 2008 ikkje var gjort tilfredstillande avklaringar på området ressursar og tilpassa organisering. 2. Kontrollutvalet merkar seg at Øygarden kommune nyleg har inngått samarbeid med Fjell og Sund kommune for å bidra til at m.a. ressursar og tilpassa organisering vert betre ivareteke. 3. Øygarden kommune sitt skatterekneskap og rapporten frå Skatteetaten, Skatt vest vert teken til orientering og oversendt kommunestyret til orientering. 1. Kontrollutvalet merkar seg at Skatteetaten, Skatt vest konkluderer med at Øygarden kommune har ein skatteoppkrevjarfunksjon som vert utført på ein tilfredstillande måte, med unnatak av at det ved utgangen av 2008 ikkje var gjort tilfredstillande avklaringar på området ressursar og tilpassa organisering. 2. Kontrollutvalet merkar seg at Øygarden kommune nyleg har inngått samarbeid med Fjell og Sund kommune for å bidra til at m.a. ressursar og tilpassa organisering vert betre ivareteke. 3. Øygarden kommune sitt skatterekneskap og rapporten frå Skatteetaten, Skatt vest vert teken til orientering og oversendt kommunestyret til orientering. 21/09 ÅRSMELDING 2008 FOR KONTROLLUTVALET FORSLAG TIL INNSTILLING Kommunestyret godkjenner årsmelding 2008 for kontrollutvalet i Øygarden kommune. Forslag til innstilling vart samrøystes vedteke. INNSTILLING Kommunestyret godkjenner årsmelding 2008 for kontrollutvalet i Øygarden kommune. 22/09 INNMELDING I FKT (FORUM FOR KONTROLL OG TILSYN) FORSLAG TIL Kontrollutvalet i Øygarden kommune vedtar å melde utvalet inn i FKT (Forum for Kontroll og Tilsyn) med verknad f.o.m Kontrollutvalet i Øygarden kommune vedtar å melde utvalet inn i FKT (Forum for Kontroll og Tilsyn) med verknad f.o.m /09 ORIENTERINGSSAKER I dette møtet vil det verta orientert om følgjande saker innmeld frå sekretariat, revisjon og utvalsmedlemmer: 3

4 Nr. Orientering frå: Orientering angåande: 1 Sekretariatet Abonnement på kommunal rapport 2 Sekretariatet Abonnement på kommunerevisoren 3 Sekretariatet FKT konferanse Sekretariatet Avtaleperiode med Deloitte FORSLAG TIL Kontrollutvalet tar orienteringa til orientering. Nr. Orientering frå: Orientering angåande: 1 Sekretariatet Staus abonnement på kommunal rapport Medlemmene i kontrollutvalet har motteke avisa. 2 Sekretariatet Status abonnement på kommunerevisoren Medlemmene i kontrollutvalet har motteke bladet 3 Sekretariatet Staus FKT konferanse Orienteringa vart teken til orientering 4 Sekretariatet Status avtaleperiode med Deloitte Orienteringa vart teken til orientering Kontrollutvalet tok orienteringa til orientering. 24/09 MELDINGAR Nr. Melding frå: Melding vedr.: Side 12 Formannskapet Oppstartsak for mogeleg etablering av kommunalt foretak 1 innanfor VAR-området 13 Kommunestyret Val av medlemmer til ulike utval og nemnder 5 14 Kommunestyret Tiltakspakke for kommunesektoren 9 15 Fylkesmannen Øygarden kommune Budsjett og økonomiplan Formannskapet Driftsrapport pr KRD Rundskriv H-03/09 Kommunedelen av tiltakspakken 27 FORSLAG TIL Meldingane vert tekne til orientering. Nr. Melding frå: Melding vedr.: Side 12 Formannskapet Oppstartsak for mogeleg etablering av kommunalt foretak innanfor VAR-området 1 13 Kommunestyret Val av medlemmer til ulike utval og nemnder 5 14 Kommunestyret Tiltakspakke for kommunesektoren 9 Kontrollutvalet ber om at rådmannen kjem i møte i kontrollutvalet for å gjera greie for korleis Tiltakspakken frå regjeringa er brukt, med særleg vekt på Engangstilskudd til vedlikehold og rehabilitering og korleis kontrollen med bruken av desse midlane er lagt opp i høve rundskriv H-03/09 frå KRD dagsett

5 15 Fylkesmannen Øygarden kommune Budsjett og økonomiplan 16 Formannskapet Driftsrapport pr KRD Rundskriv H-03/09 Kommunedelen av tiltakspakken Meldinga vart teken til orientering, jf likevel M 14/ Vedtak Melding nr. 14: Kontrollutvalet ber om at rådmannen kjem i møte i kontrollutvalet for å gjera greie for korleis Tiltakspakken frå regjeringa er brukt, med særleg vekt på Engangstilskudd til vedlikehold og rehabilitering og korleis kontrollen med bruken av desse midlane er lagt opp i høve rundskriv H- 03/09 frå KRD dagsett Meldingane vert elles tekne til orientering. 25/09 GJENNOMGANG AV MØTEPROTOKOLLAR FORSLAG TIL Kontrollutvalet tar møteprotokollane til orientering. Kontrollutvalet tar møteprotokollane til orientering. YMSE Deloitte leia eit prosessmøte på 3 timer i samband med arbeidet med utarbeiding av plan for forvaltningsrevisjon og plan for selskapskontroll. Dette møtet er ei fortsetjing av prosessen som vart starta i møte Det kom elles ikkje fram noko under dette punktet. Karstein Pahr Kontrollutvalsleiar Roald Breistein Sekretær 5