Fitjar kommune Møteprotokoll

Transkript

1 Fitjar kommune Møteprotokoll Utvalg: Kontrollutvalet Møtestad: Kommunestyresalen, Fitjar rådhus Dato: Tidspunkt: 10:00 12:00 Følgjande faste medlemmer møtte: Navn Funksjon Representerer Svein Malvin Marås Leiar FRP Gro Rydland Nestleiar SP Ove Gjerde Medlem AP Geirmund Aga Medlem H Rune Helland Medlem KRF Følgjande medlemmer hadde meldt forfall: Navn Funksjon Representerer Følgjande varamedlemmer møtte: Navn Møtte for Representerer Merknader Andre som møtte: Navn Else Holst Larsen Iver Fiksdal Atle Tornes Kari Nygard Stilling Partner / rekneskapsrevisor Deloitte i heile møtet Forvaltningsrevisor Deloitte i heile møtet Rådmann - i RS 05/16 og RS 06/16 Seniorrådgjevar Hordaland Fylkeskommune i heile møtet Svein Malvin Marås utvalsleiar Kari Marie Nygard utvalssekretær Dokumentet er elektronisk godkjent og har derfor ikkje underskrift. 1

2 Saksliste Utvalgssaksnr PS 1/16 PS 2/16 Innhold Lukket Arkivsaksnr Godkjenning av innkalling og saksliste Godkjenning av møteprotokoll frå forrige møte PS 3/16 Overordna analyse og plan for forvaltningsrevisjon - godkjenning av prosjektplan og vidare handsaming 2015/202 PS 4/16 Overordna analyse og plan for selskapskontroll - godkjenning av prosjektplan og vidare handsaming 2015/203 PS 5/16 Forslag til kurs i regi av Deloitte 2014/427 PS 6/16 Årsrapport frå skatteoppkrevjar og kontrollrapport frå Skatteetaten for 2015 Fitjar kommune 2016/54 PS 7/16 Møteplan for kontrollutvalet for /56 PS 8/16 Årsmelding for 2015 for kontrollutvalet i Fitjar kommune 2016/62 PS 9/16 Referatsaker RS 1/16 Oversyn rekneskap for kontroll- og tilsynsarbeid /36 RS 2/16 Møtebok frå kommunestyret sitt møte vedr. budsjett for /63 RS 3/16 Melding om representantskapsmøte i SIM 2015/203 RS 4/16 Notat vedr. budsjett for KUV fordeling av postar innanfor vedteken ramme 2016/36 RS 5/16 Finansforvaltningsrapport /63 RS 6/16 Notat vedr. Førebels rekneskap for /63 PS 10/16 Gjennomgang av møteprotokollar frå andre politiske utval 2015/204 PS 11/16 Eventuelt 2

3 PS 1/16 Godkjenning av innkalling og saksliste Kontrollutvalet kom med merknad på at innkalling til møte ikkje er lagt ut på heimesida til kommunen, og kommenterte at dette ikkje er tilfredstillande. Det var ellers ingen merknader til innkalling eller sakliste. Innkalling og sakliste vart samrøystes godkjent. PS 2/16 Godkjenning av møteprotokoll frå forrige møte Det kom ingen merknader til møteprotokoll frå kontrollutvalsmøte Protokoll frå kontrollutvalsmøte vart samrøystes godkjent. PS 3/16 Overordna analyse og plan for forvaltningsrevisjon - godkjenning av prosjektplan og vidare handsaming 1. Prosjektplan for analyse og plan for forvaltningsrevisjon vert godkjent slik den ligg føre / evt. med endringar gjort i møte. forvaltningsrevisjon. 3. Kontrollutvalet ber om at prosessmøte nr. 1 vert gjennomført på neste utvalsmøte. Iver Fiksdal frå Deloitte presenterte prosjektplan og informerte om arbeid med overordna analyse og prosess med å utarbeida plan for forvaltningsrevisjon. Kontrollutvalet kom med kommentarar og drøfta saka. Det kom ikkje forslag om å gjera endringar i prosjektplanen. vart samrøystes vedteke. 1. Prosjektplan for analyse og plan for forvaltningsrevisjon vert godkjent slik den ligg føre. forvaltningsrevisjon. 3. Kontrollutvalet ber om at prosessmøte nr. 1 vert gjennomført på neste utvalsmøte PS 4/16 Overordna analyse og plan for selskapskontroll - godkjenning av prosjektplan og vidare handsaming 1. Prosjektplan for analyse og plan for selskapskontroll vert godkjent slik den ligg føre / evt. med endringar gjort i møte. selskapskontroll. 3. Kontrollutvalet ber om at prosessmøte nr. 1 vert gjennomført på neste møte. 3

4 Kontrollutvalet drøfta saka og konkluderte med at det vil bli same opplegg for denne delen av planarbeidet, som for arbeid med forvaltningsrevisjon. vart samrøystes vedteke. 1. Prosjektplan for analyse og plan for selskapskontroll vert godkjent slik den ligg føre. selskapskontroll. 3. Kontrollutvalet ber om at prosessmøte nr. 1 vert gjennomført på neste møte PS 5/16 Forslag til kurs i regi av Deloitte 1. Kontrollutvalet ber om at Deloitte gjennomfører kurs innan..., tid: 2. Sekretariatet vert beden om å ta seg av det praktiske med organisering og avvikling av kurset, gjerne i samarbeid med kommuneadministrasjonen og evt. ordførar. Det framlagde kurstilbodet frå Deloitte vart gjennomgått og drøfta. Utvalet konkluderte med at ein ikkje ville bestemma kva kurs som bør prioriterast i dette møtet. Kontrollutvalet vil at sekretariatet tek kontakt med rådmann og ordførar om aktuelle kurs, for å få synspunkt på om det er kurs som administrasjonen, og/eller kommunestyret kan ha behov for. Vedtak i saka var samrøystes. 1. Kontrollutvalet ber om at sekretariatet tek kontakt med rådmann og ordførar, for å få synspunkt på om det er kurs som administrasjonen, og/eller kommunestyret kan ha behov for. 2. Saka vert så å ta opp på nytt i neste møte PS 6/16 Årsrapport frå skatteoppkrevjar og kontrollrapport frå Skatteetaten for 2015 Fitjar kommune 1. Kontrollutvalet merkar seg at Skatteetaten, Skatt Vest, konkluderer med at Fitjar kommune har ein skatteoppkrevjarfunksjon som vert i det alt vesentlege utført på ein tilfredstillande måte. 2. Kontrollutvalet merkar seg at rammene for kjøp av tenester for gjennomføring av arbeidsgjevarkontrollar, etter Skatteetaten Skatt Vest si meining, ikkje er tilstrekkeleg for å oppnå målsetjing om å gjennomføra kontroll av minst 5 % antal leverandørar av LTO i kommunen, og at det kun er oppnådd 2,3 %. Kontrollutvalet vil rå til at Fitjar kommune vurderer å auka rammene for dette arbeidet. 3. Årsrapport frå skatteoppkrevjaren i Fitjar kommune og kontrollrapport frå Skatteetaten for 2015 vert teken til orientering og oversendt kommunestyret til orientering. Årsrapport frå Skatteoppkrevjar og kontrollrapport frå Skatteetaten vart gjennomgått og drøfta. Kontrollutvalet kommenterte at målsetjinga om å oppnå minstemål for antal arbeidsgjevarkontrollar burde vore nådd. Utvalet vil at kommunestyret ikkje berre vurderer å auka rammene fordette arbeidet, men at desse rammene bør aukast. Når neste årsrapport vert lagt fram ønskjer kontrollutvalet å få ei orientering frå skatteoppkrevjar om arbeidet ved skatteoppkrevjarkontoret. Vedtak i saka var samrøystes. 4

5 1. Kontrollutvalet merkar seg at Skatteetaten, Skatt Vest, konkluderer med at Fitjar kommune har ein skatteoppkrevjarfunksjon som vert i det alt vesentlege utført på ein tilfredstillande måte. 2. Kontrollutvalet merkar seg at rammene for kjøp av tenester for gjennomføring av arbeidsgjevarkontrollar, etter Skatteetaten Skatt Vest si meining, ikkje er tilstrekkeleg for å oppnå målsetjing om å gjennomføra kontroll av minst 5 % antal leverandørar av LTO i kommunen, og at det kun er oppnådd 2,3 %. Kontrollutvalet vil rå til at Fitjar kommune bør auka rammene for dette arbeidet. 3. Årsrapport frå skatteoppkrevjaren i Fitjar kommune og kontrollrapport frå Skatteetaten for 2015 vert teken til orientering og oversendt kommunestyret til orientering. PS 7/16 Møteplan for kontrollutvalet for 2016 Kontrollutvalet legg opp til denne møteaktiviteten i 2016: (noverande møte) Møteplan vart gjennomgått og drøfta. Det vart gjort endringar på nokre av møtedatoane. Det vart gjort samrøystes vedtak. Kontrollutvalet legg opp til denne møteaktiviteten i 2016: (noverande møte) PS 8/16 Årsmelding for 2015 for kontrollutvalet i Fitjar kommune Forslag til innstilling Kommunestyret godkjenner årsmelding for kontrollutvalet for Årsmelding for kontrollutvalet sitt arbeid i 2015 vart gjennomgått og drøfta. Det kom forslag om nokre redaksjonelle endringar. Etter desse rettingane vart det gjort samrøystes vedtak om å innstilla til kommunestyret om å godkjenna årsmeldinga for kontrollutvalet for Innstilling: Kommunestyret godkjenner årsmelding for kontrollutvalet for

6 PS 9/16 Referatsaker RS 1/16 - Oversyn rekneskap for kontroll- og tilsynsarbeid Vart gjennomgått og teke til orientering. RS 2/16 - Møtebok frå kommunestyret sitt møte vedr. budsjett for Kontrollutvalet merka seg at kommunestyret hadde vedteke å redusera ramme for kontrollutvalet sitt budsjett med kr ,-. RS 3/16 - Melding om representantskapsmøte i SIM. - Teke til orientering. RS 4/16 - Notat med fordeling av postar ut frå vedteken ramme for kontrollutvalet sitt budsjett for vart lagt fram i møte. Kontrollutvalet drøfta denne og finn at den ramma som er sett ikkje dekker eit minimum av oppgåver som kontrollutvalet må gjennomføra i Utvalet ber om at sekretariatet legg fram ei sak til neste møte, med verbal føring for kva som er konsekvensane for rammene som er sett. Ut frå dette vil kontrollutvalet vurdera å søkja kommunestyret om ekstraløyving. RS 5/16 - Notat vedr. førebels rekneskap Notatet er ettersendt til møtet. Rådmann Atle Tornes orienterte. Informasjonen vart teke til orientering RS 6/16 - Finansforvaltningsrapport Møtebok frå formannskaps- /kommunestyremøte er ettersendt. Rådmann Atle Tornes orienterte. Informasjonen vart teke til orientering Vedr. RS 3/16 - Notat med fordeling av postar ut frå vedteken ramme for kontrollutvalet sitt budsjett for 2016: Utvalet ber om at sekretariatet legg fram ei sak til neste møte, med verbal føring for kva som er konsekvensane for rammene som er sett. Kontrollutvalet tek referatsakene til orientering. PS 10/16 Gjennomgang av møteprotokollar frå andre politiske utval Kontrollutvalet tek møteprotokollane til orientering. Aktuelle protokollar vart gjennomgått og kommentert. Ingen av sakene var aktuelle å be om meir informasjon om nå. Kontrollutvalet merka seg at det er forbetringar på gang når det gjeld møteprotokollar for viltnemnda. vart samrøyses vedteke. Kontrollutvalet tek møteprotokollane til orientering. 6

7 PS 11/16 Eventuelt Tre saker vart teke opp under dette punktet: 1. Orienteringssak om vidare handsaming av sak vedr. oppseiing av sekretariatsteneste for kontrollutvalet. Under handsaming av sak «årsmelding for kontrollutvalet for 2015», vart det teke opp at kontrollutvalet på neste møte, , vil ha ei orienteringssak om kva som skjer ut frå vedtak om å sei opp avtale med Hordaland fylkeskommune om sekretærtenester for kontrollutvalet. To av kontrollutvalsmedlemmane skal setja opp kva spørsmålsstillingar som skal setjast fram. 2. Rapport etter forvaltningsrevisjon av psykisk helsearbeid og rusomsorg. Iver Fivesdal frå Deloitte orienterte om arbeidet med å ferdigstilla rapport etter forvaltningsrevisjon av psykisk helsearbeid og rusomsorg i Fitjar kommune. Administrasjonen har bede om meir tid til å koma med kommentarar og uttale til rapporten. Dette er nå i ferd med å bli sluttført, og planen er at rapporten vil vera klar til handsaming i neste møte i kontrollutvalet. 3. Invitasjon til FKT-konferanse på Gardermoen Sekretariatet orienterte og om at det er kome invitasjon til deltaking på FKT-konferanse på Gardermoen Kontrollutvalet ber om at invitasjonen vert sendt ut til alle i kontrollutvalet, og medlemmane i samråd med utvalsleiar vil vurdera om nokon skal delta på konferansen. 1. Vedr. Orienteringssak om vidare handsaming av sak vedr. oppseiing av sekretariatsteneste for kontrollutvalet. Det vert førebudd orienteringssak til neste møte Rapport etter forvaltningsrevisjon av psykisk helsearbeid og rusomsorg. Rapport etter forvaltningsrevisjon om psykisk helsearbeid og rusomsorg vil bli lagt fram til handsaming i neste møte Invitasjon til FKT-konferanse på Gardermoen Invitasjonen vert sendt ut til kontrollutvalet frå sekretariatet. Medlemmane konfererer med utvalsleiar om evt. deltaking. 7