Austevoll kommune Møteprotokoll

Transkript

1 Austevoll kommune Møteprotokoll Utvalg: Kontrollutvalet Møtestad: Kommunestyresalen, rådhuset i Austevoll kommune Dato: Tidspunkt: 10:00 12:45 Følgjande faste medlemmer møtte: Navn Funksjon Representerer Joon Raymond Haugland Leiar H Håkon Nyheim Nestleiar FRP Anne-Kristine Bakke Medlem AP Følgjande medlemmer hadde meldt forfall: Navn Funksjon Representerer Hege Storebø Medlem FRP Hans Reidar Njåstad Medlem SP Følgjande varamedlemmer møtte: Navn Møtte for Representerer Hallvard Møgster Hans Reidar Njåstad KRF Ikkje vara for Hege Storebø Merknader Før møtet, frå kl til kl , besøkte kontrollutvalsmedlemmane og sekretariatet Storebø Legekontor. Kommuneoverlege Inger Uglenes orienterte om legetenesta i Austevoll og arbeidsoppgåvene som ligg til denne tenesta. Andre som møtte: Navn Helge Hellem Ole Willy Fundingsrud Lena Davik Fjørtoft Per Olav Sørås Ruth Larsen Kari Nygard Stilling Rekneskapsrevisor KPMG til og med PS 42/14 Forvaltningsrevisor KPMG til og med PS 42/14 Forvaltningsrevisor KPMG til og med PS 42/14 Kommunalsjef oppvekst og helse i PS 37/14 Kommunalsjef utvikling og forvaltning - i PS 38/14 Seniorrådgjavar Hordaland fylkeskommune heile møtet Joon Raymond Haugland utvalsleiar Kari Marie Nygard utvalssekretær Dokumentet er elektronisk godkjent og har derfor ikkje underskrift. 1

2 Saksliste Utvalgssaksnr PS 35/14 PS 36/14 Innhold Lukket Arkivsaksnr Godkjenning av innkalling og sakliste Godkjenning av protokoll frå forrige møte PS 37/14 PS 38/14 PS 39/14 PS 40/14 Orienteringssak om Kvalitetsmelding for grunnskulen i Austevoll kommune Orienteringssak om oppfølging etter forvaltningsrevisjon vedr. tenesteanskaffingar i Austevoll kommune Prosjektplan for forvaltningsrevisjon om styring av investeringsprosjekt Vurdering av om KPMG er uavhengig i høve til Austevoll kommune 2014/ / / /271 PS 41/14 Revisjonsplan for Austevoll kommune /266 PS 42/14 PS 43/14 RS 26/14 Møteplan for kontrollutvalet for møtedato for første møte Referatsaker Melding om vedtak i kommunestyret om val av medlem til kontrollutvalet 2014/ /273 RS 27/14 Rekneskapsrapportar oktober 2014/266 RS 28/14 Notat vedr. oppsummering interimsrevisjon /266 RS 29/14 Rekneskapsoversyn KUV-budsjett pr /265 RS 30/14 Fylkesmannen si kartlegging av sjukeheimsplassar /196 RS 31/14 Fullføring av KystRos-prosjektet 2014/263 RS 32/14 Invitasjon til NKRF-konferanse /343 PS 44/14 Gjennomgang av møteprotokollar 2014/267 PS 45/14 Eventuelt 2

3 PS 35/14 Godkjenning av innkalling og sakliste Det kom ikkje merknader til innkalling eller sakliste. Innkalling og sakliste vart samrøystes godkjent. PS 36/14 Godkjenning av protokoll frå forrige møte Det kom ingen merknader til protokoll frå møte Protokoll frå kontrollutvalsmøte vart samrøystes godkjent. PS 37/14 Orienteringssak om Kvalitetsmelding for grunnskulen i Austevoll kommune Orienteringssaka vert lagt fram utan forslag til vedtak. Kommunalsjef for oppvekst og helse, Per Olav Sørås, presenterte Kvalitetsmelding for grunnskulen. Kontrollutvalet fekk koma med spørsmål og kommentarar, som vart svara på. Kvalitetsmeldinga skal oppdaterast årleg og leggast fram som del av tilstandsrapport for grunnskulen. Kontrollutvalet bad om å få ny orientering når nye versjonar av kvalitetsmeldinga vert lagt fram. Vedtak i saka var samrøystes. Kontrollutvalet tek informasjonen til orientering. Utvalet ber om at det vert gjeve informasjon om nye versjonar av Kvalitetsmelding for grunnskulen. PS 38/14 Orienteringssak om oppfølging etter forvaltningsrevisjon vedr. tenesteanskaffingar i Austevoll kommune Forslag vedtak Orienteringssaka vert lagt fram utan forslag til vedtak. Kommunalsjef for utvikling og forvaltning, Ruth Larsen, orienterte om tilsyn på Austevoll pleie- og omsorgssenter. Rapport etter tilsynet, som vart gjennomført , var sendt ut til kontrollutvalet med innkallinga. Det vart informert om korleis tilsynet vart gjennomført, og kva ein hadde stilt spørsmål om til dei som var på arbeid ved institusjonen denne dagen. Tilsynet var uvarsla. Spørsmålstillingane ein undersøkte hadde bakgrunn i avtalen som er inngått mellom Austevoll kommune og Aleris Omsorg Austevoll, som utfører tenestene ved PO-senteret. Blandt anna vart krav til antall sjukepleiarar på vakt undersøkt. Aleris har utfordringar med å tilfredstilla dette kravet fullt ut. Men kommunalsjef opplyste at kommuneoverlegen er gjort merksam på dette og har vurdert situasjonen som forsvarleg. Grunngjeving for å ikkje oppfylla fullt ut antall sjukepleiarar på vakt, er at ein har problem med å få fatt i sjukepleiarar, og at dette har vore utfordring i kommunen også før privat driftsselskap kom inn. 3

4 Det vart også snakka med pasientane / bebuarane under besøket, og rapporten frå tilsyns-besøket konkluderar med at situasjonen for bebuarane er positiv, og den daglege drift er god. Dei utfordring som er med bl.a. fagleg kompetanse vil bli påpeika, og det vil bli gjeve frist for å retta det opp. Kontrollutvalet fekk koma med spørsmål og kommentarar til orienteringa, som vart svara på. Utvalet bad og om å få nye orienteringar vidare framover om korleis tilsyns- og oppfølgingsarbeidet skjer. Kontrollutvalet tek informasjonen til orientering. Utvalet ber og om å få nye orienteringar vidare framover om korleis tilsyns- og oppfølgingsarbeidet skjer. PS 39/14 Prosjektplan for forvaltningsrevisjon om styring av investeringsprosjekt 1. Kontrollutvalet ber om at dei innspel som kom fram i møtet vert innarbeida i prosjektplan for forvaltningsrevisjonsprosjekt om «Styring av investeringsprosjekt i Austevoll kommune». 2. Framdriftsplan vert også justert i høve til at prosjektet får seinare oppstart enn først planlagt. 3. Kontrollutvalsleiar i samråd med sekretariatet får fullmakt til å godkjenna den endelege prosjektplanen. 4. Kontrollutvalet ber om at det vert gjeve statusrapport frå arbeidet i første kontrollutvalsmøte i Saksprotokoll i kontrollutvalet i Forslag til prosjektplan frå KPMG låg ved innkallinga. Det vart lagt fram eit forslag til meir detaljert utforming av føremål og problemstillingar, som sekretariatet hadde utarbeida. Kontrollutvalet drøfta ut frå den framlagde prosjektplanen og bestemte at forslag til presisering av føremål og problemstillingar vert teke inn i planen. Utvalet hadde ellers ikkje merknader til prosjektplanen. Framlegg til vedtak vart samrøystes vedteke. 1. Kontrollutvalet ber om at dei innspel som kom fram i møtet vert innarbeida i prosjektplan for forvaltningsrevisjonsprosjekt om «Styring av investeringsprosjekt i Austevoll kommune». 2. Framdriftsplan vert også justert i høve til at prosjektet får seinare oppstart enn først planlagt. 3. Kontrollutvalsleiar i samråd med sekretariatet får fullmakt til å godkjenna den endelege prosjektplanen. 4. Kontrollutvalet ber om at det vert gjeve statusrapport frå arbeidet i første kontrollutvalsmøte i PS 40/14 Vurdering av om KPMG er uavhengig i høve til Austevoll kommune Kontrollutvalet tar uavhengighetserklæringa frå ansvarleg revisor Harald Sylta om at KPMG AS er uavhengig i høve Austevoll kommune, til etterretning. Eigenvurdering av uavhengighet frå KPMG vart drøfta. Det vart teke opp at KPMG har meldt ifrå om at det også er utført oppdrag for kommunen som ikkje er bestilt av kontrollutvalet. Dette gjeld arbeid med teknisk bistand til administrasjon / økonomikontoret knytta til utarbeiding av årsrekneskap og noter. Ein ser ikkje at omfanget av dette arbeidet kjem i konflikt med uavhengighet. Kontrollutvalet merka seg desse oppysningane og forslag til vedtak vart samrøystes vedteke. 4

5 Kontrollutvalet tar uavhengighetserklæringa frå ansvarleg revisor Harald Sylta om at KPMG AS er uavhengig i høve til Austevoll kommune, til etterretning. PS 41/14 Revisjonsplan for Austevoll kommune 2014 Revisjonsplan for regnskapsåret 2014 vert teke til orientering. Helge Hellem presenterte revisjonsplan. Kontrollutvalet stilte spørsmål og kom med kommentarar, som vart svara på. Det vart og gjeve ei muntleg orientering om interimsrevsjonsarbeidet. Administrasjonen v/økonomikontoret viser framleis steg i rett retning når det gjeld arbeid med ajourhald, rapportering, etterkontrollar og dokumentasjon / intern kontroll. Men det vert fortsatt peika på områder som det må arbeidast vidare med når det gjeld trong for betring av kvalitet. Kontrollutvalet merka seg dette. vart samrøystes vedteke. Revisjonsplan for rekneskapsåret 2014 vert teke til orientering. PS 42/14 Møteplan for kontrollutvalet for møtedato for første møte Første møte i kontrollutvalet i 2015 vert Saksprotokoll i kontrollutvalet Kontrollutvalet drøfta forslag til dato for første møte i vart samrøystes vedteke. Første møte i kontrollutvalet i 2015 vert PS 43/14 Referatsaker Saksprotokoll i kontrollutvalet RS 28/14 oppsummering av interimsrevisjonsarbeid for 2014 vart teke under PS 41/14. Dei øvrige referatsakene vart gjennomgått og teke til orientrering. Kontrollutvalet tek referatsakene til orientering. PS 44/14 Gjennomgang av møteprotokollar Særleg ansvar for gjennomgang av møteprotokollar vert fordelt slik: Politisk organ: Kontrollutvalsmedlem: Kommunestyret Formannskapet Tenesteutvalet Utval for plan og byggesak Kontrollutvalet tek møteprotokollane til orientering. 5

6 Aktuelle møteprotokollar vart gjennomgått, men det var ingen saker kontrollutvalet ville be om meir informasjon om på noverande tidspunkt. Fordeling av ansvar for gjennomgang av protokollar vart drøfta og bestemt. Vedtak i saka var samrøystes. Særleg ansvar for gjennomgang av møteprotokollar vert fordelt slik: Politisk organ: Kontrollutvalsmedlem: Kommunestyret Joon Raymond Haugland Formannskapet Håkon Nyheim Tenesteutvalet Anne-Kristine Bakke Utval for plan og byggesak Hans Reidar Njåstad Kontrollutvalet tek møteprotokollane til orientering. PS 45/14 Eventuelt Det var ingen saker å ta opp under eventuelt. Ingen vedtak. 6