Kontrollutvalet Møteprotokoll

Transkript

1 Kontrollutvalet Møteprotokoll Utvalg: Kontrollutvalet i Kvinnherad kommune Møtestad: Samfunnskroken, Kvinnherad rådhus Dato: Tidspunkt: 10:00 14:00 Følgjande faste medlemmer møtte: Navn Funksjon Representerer Hege Lægreid Røssland Leiar SV Are Traavik Medlem SP Frøydis Fjellhaugen Nestleiar AP Sigmund Nordfonn Medlem FRP Annemor Ekeland Medlem V Følgjande medlemmer hadde meldt forfall: Navn Funksjon Representerer Følgjande varamedlemmer møtte: Navn Møtte for Representerer Merknader Marit Sofie Lea møtte i PS 13/14, når spørsmål om habilitet vart vurdert. Andre som møtte: Navn Stine Karoline Olsen Synnøve Solbakken Trond Sætereng Geir Mogren Kjell Nygård Kari Nygard Stilling Forvaltningsrevisor frå Deloitte heile møtet Ordførar i PS 13/14 Rådmann i PS 14/14 Økonomisjef i RS vedr. budsjettbrev frå Fylkesmannen Kommunalsjef i PS 15/14 Seniorrådgjevar Hordaland fylkeskommune heile møtet Hege Lægreid Røssland Utvalsleiar Kari Nygard utvalssekretær Dokumentet er elektronisk godkjent og har derfor ikkje underskrift. 1

2 Saksliste Utvalgssaksnr PS 11/14 PS 12/14 Innhold Lukket Arkivsaksnr Godkjenning av innkalling og sakliste Godkjenning av protokoll frå forrige møte PS 13/14 Orienteringssak om Kvinnherad Vekstbedrift AS 2014/335 PS 14/14 PS 15/14 Orienteringssak om Eigarskapsmelding for Kvinnherad kommune Orienteringsak om Husnes Industritomteselskap AS PS 16/14 Revidert plan for forvaltningsrevisjon Kvinnherad kommune PS 17/14 Revidert plan for selskapskontroll Kvinnherad kommune PS 18/14 PS 19/14 RS 5/14 RS 6/14 RS 7/14 RS 8/14 Årsmelding 2013 for kontrollutvalet i Kvinnherad kommune Meldingar Melding om differensiert arbeidsgjevaravgift for Kvinnherad kommune Nytt oppsett av budsjett for kontroll og tilsyn for 2014 Kontrollrapport 2013 vedr. skatteoppkrevjarfunksjonen i Kvinnherad kommune Årsrapport 2013 frå skatteoppkrevjaren i Kvinnherad kommune 2014/ / / / / / / / /51 RS 9/14 FKT-konferanse Haugesund juni /49 RS 10/14 Notat om endring av møtedato for mai-møte 2014/49 PS 20/14 Gjennomgang av møteprotokollar 2014/48 PS 21/14 Eventuelt 2

3 PS 11/14 Godkjenning av innkalling og sakliste Sekretariatet opplyste at innkalling er sendt ut med feil saksnummer. Dette vil bli retta opp i sakssystemet, og i protokollen vil rett saksnummer koma fram. Det var ikkje andre merknader til innkalling og sakliste. Innkalling og sakliste vart samrøystes godkjent. PS 12/14 Godkjenning av protokoll frå forrige møte Sekretariatet gjorde merksam på nokre feilskrivingar i protokollen. Desse vil bli retta opp. Det kom ellers ingen merknader til protokoll frå kontrollutvalsmøte Protokoll frå møte vart samrøystes godkjent. PS 13/14 Orienteringssak om Kvinnherad Vekstbedrift AS Saka vert lagt fram utan forslag til vedtak. Habilitetsspørsmål var drøfta først. Frøydis Fjellhaugen reiste spørsmål om sin habilitet. Ho gjekk ifrå, Marit Sofie Lea tok sete i staden, og habilitetsspørsmålet vart drøfta. Kontrollutvalet konkluderte med at Frøydis Fjellhaugen var habil til å delta i handsaminga av saka. Frøydis Fjellhaugen tok såleis sete igjen, og Marit Sofie Lea gjekk ut. Desse dokumenta er kome inn i saka og sendt ut til kontrollutvalet: Brev til kontrollutvalet frå tre av søkarane til stilling som dagleg leiar. Det er 5 vedlegg til brevet. Redegjørelse frå styreleiar Hans Berge med 2 vedlegg. Ordførar var til stades under handsaminga av saka, og orienterte til kontrollutvalet. Ordførar la og fram dokument vedr. «Juridisk vurdering av offentleglova i Kvinnherad Vekstbedrift AS», som er sendt til Kvinnherad kommune v/ordføraren frå Borgen advokater, kontrollutvalet fekk kopi av dokumentet. Det vart orientert om korleis sak vedr. tilsetjing av ny dagleg leiar er handsama av styret, og om kontakt / møter som har vore mellom styret og ordførar / rådmann. Det vart og opplyst at det no er innkalla til ekstraordinær generalforsamling, og at det vil bli valgt nytt styre for bedrifta. 3

4 Kontrollutvalet drøfta saka ut frå orientering og dokument som låg føre i saka. Utvalet er uroa over opplysningar om at det ser ut til at det ikkje har vore tilstrekkeleg og gode rutinar på plass når det gjeld handsaming av sak om ny dagleg leiar i Kvinnherad Vekstbedrift. Det er og uklart om kommunen si eigarstyring har vore handsama på ein god nok måte overfor bedrifta. Brevet med vedlegg som er kome frå tre av søkjarane til stilling som dagleg leiar i Kvinnherad Vekstbedrift vart og drøfta. Kontrollutvalet konkluderte med at det må gjevast melding tilbake om at det ikkje ligg innanfor kontrollutvalet sitt mandat å overprøva vedtak som er gjort i andre politiske utval eller styrevedtak i bedrifter der kommunen har eigarandel. Dette skal meldast tilbake i form av eit notat som gjer nærmare greie for kva rolle kontrollutvalet har i slike saker. Ut frå opplysningar som er gjeve i møte til kontrollutvalet, og frå dokument som ligg føre i saka, konkluderte kontrollutvalet slik: Kontrollutvalet vil gå inn for å prioritera å gjennomføra ein selskapskontroll av Kvinnherad Vekstbedrift AS i plan for selskapskontroll, og gjera innstilling til kommunestyret om slik prioritering. Kontrollutvalet vil utarbeida ein uttale om saka som skal sendast til dei som har sendt brev til utvalet. Uttalen skal og sendast til kommunestyret. Uttalen skal utarbeidast ved at sekretariatet lagar utkast som vert sendt til utvalet til gjennomgang før endeleg uttale vert sendt. Det skal utarbeidast ein uttale der konklusjonane til kontrollutvalet i saka kjem fram. Uttalen skal sendast til dei som har sendt brev til kontrollutvalet, og som har søkt stilling som dagleg leiar vedr. Kvinnherad Vekstbedrift AS. Uttalen skal og sendast til kommunestyret. PS 14/14 Orienteringssak om Eigarskapsmelding for Kvinnherad kommune Kontrollutvalet tek informasjon om Eigarskapsmelding for Kvinnherad kommune til orientering. Rådmann orienterte i saka. Eigarskapsmelding er nyleg handsama i formannskap og kommunestyre. Kontrollutvalet merka seg at heile vedtaket i sak etter selskapskontroll av SIM IKS er teke inn i Eigarskapsmeldinga, med kommentarar på dei einskilde tilrådingane. Kontrollutvalet kom med kommentarar og drøfta innhaldet i Eigarskapsmeldinga. Det vart peika på at det bør vera fokus på rutinar for opplæring av styremedlemmer, å gjennomføra eigarmøter i særleg viktige selskap og syta for oppfølginga av viktige dokument, som til dømes årsrapportar, vedtekter og strategi-dokument som gjeld selskap der kommunen har eigarandelar. 4

5 Situasjonen i Kvinnherad Vekstbedrift AS vart og drøfta ut frå Eigarskapsmeldinga og kontrollutvalet peika på at det vil vera viktig å gje tydelege signal til både dette selskapet, og andre selskap, om kva regelverk som gjeld vedr. styrearbeid og drift av dei aktuelle selskapa. Kontrollutvalet tek informasjon om Eigarskapsmelding for Kvinnherad kommune til orientering PS 15/14 Orienteringsak om Husnes Industritomteselskap AS Kontrollutvalet tek informasjonen til orientering. Kommunalsjef Kjell Nygård orienterte til kontrollutvalet i saka. Det er sett ned ei gruppe som skal gjennomgå og koma med tilråding når det gjeld bruk av kompensasjonsmidlar ut frå regelverket for tildeling av slike midlar. Mandat for gruppa sitt arbeid skal handsamast i formannskapet før arbeidet med gjennomgangen kan starta. Kontrollutvalet stilte spørsmål og kom med kommentarar, og tok informasjonen til orientering. Kontrollutvalet tek informasjonen til orientering. PS 16/14 Revidert plan for forvaltningsrevisjon Kvinnherad kommune 1. Revidert plan for forvaltningsrevisjon vert godkjent slik den ligg føre. 2. Revidert plan for forvaltningsrevisjon vert å senda kommunestyret til orientering. Stine Karoline Olsen frå Deloitte gjennomgjekk den reviderte planen for forvaltningsrevisjon. Kontrollutvalet drøfta prioriteringane som nå kjem fram i planen. Det vart konkludert med at dei prioriterte prosjekta bør vera i den rekkefølgen som ligg i planen. vart samrøystes vedteke. 1. Revidert plan for forvaltningsrevisjon vert godkjent slik den ligg føre. 2. Revidert plan for forvaltningsrevisjon vert å senda kommunestyret til orientering. 5

6 PS 17/14 Revidert plan for selskapskontroll Kvinnherad kommune Forslag til innstilling: 1. Revidert plan for selskapskontroll vert godkjent slik den ligg føre. 2. Kommunestyret delegerer mynde til kontrollutvalet til å evt. gjera endringar og omprioriteringar i planen. Kontrollutvalet drøfta revidert plan for selskapskontroll for Med bakgrunn i drøfting og konklusjon i PS 13/14 «Orienteringssak om Kvinnherad Vekstbedrift AS», vedtok utvalet å gjera endringar i rekkefølgen på prioriterte prosjekt i planene. Kvinnherad Vekstbedrift AS vert sett opp som første prosjekt på prioritert liste. Deloitte får i oppgåve å endre planen ut frå denne prioriteringa. Når endringane er innarbeida vert planen sendt til kommunestyret for endeleg godkjenning. Som vedlegg til planen, når den vert sendt til kommunestyret, vert notat frå PS 13/14, lagt ved. Innstilling i saka til kommunestyret vart samrøystes vedteke. Innstilling til kommunestyret: 1. Revidert plan for selskapskontroll vert godkjent slik den ligg føre. 2. Kommunestyret delegerer mynde til kontrollutvalet til å evt. gjera endringar og omprioriteringar i planen. PS 18/14 Årsmelding 2013 for kontrollutvalet i Kvinnherad kommune Forslag til innstilling Kommunestyret godkjenner årsmelding for kontrollutvalet for Forslag til årsmelding for kontrollutvalet sitt arbeid i 2013 vart gjennomgått og drøfta. Det var semje om å ta ut eit avsnitt under selskapskontroll. Ellers meiner utvalet at årsmeldinga gjev eit godt bilete av utvalet sin aktivitet i Utvalsleiar vart oppfordra til å gje ei orientering til kommunestyret om årsmeldinga når saka kjem opp i kommunestyret. Med dei endringar som kom fram i møte godkjenner kontrollutvalet samrøystes årsmelding for 2013 for oversending til kommunestyret. 6

7 Innstilling: Kommunestyret godkjenner årsmelding for kontrollutvalet for PS 19/14 Meldingar Melding om differensiert arbeidsgjevaravgift vart gjennomgått, kommentert og teke til orientering. Nytt oppsett av budsjett for kontroll og tilsyn for 2014 vart teke til orientering. Sekretariatet lag fram eit nytt oppsett som viser kva som er disponibelt for resten av 2014 når dei prosjekt som er bestilt er gjennomført. Kontrollrapport skatteoppkrevjar 2013 vart gjennomgått og teke til orientering. Årsrapport 2013 frå skatteoppkrevjar vart gjennomgått og teke til orientering. Kontrollutvalet ber sekretariatet melda til skatteoppkrevjar at det ikkje bør koma fram person-navn i årsmeldinga til skatteoppkrevjar. Viser til pkt Organisering, her bør berre stillingsfunksjonar nemnast. Invitasjon til FKT-konferanse i Haugesund. Ingen frå kontrollutvalet har høve til å delta her. Kontrollutvalet ber om at det vert førebudd kurs i regi av utvalet, viser til pkt. 1 under eventuelt. Endring av møtedato for neste kontrollutvalsmøte. Aktuelle møtedatoar vart drøfta. Det vart vedteke å fastsetja møtedato for neste kontrollutvalsmøte til 23. mai Tilleggsmelding / referatsak: «Kvinnherad kommune budsjett og økonomiplan » - budsjettbrev frå Fylkesmannen datert var sendt ut til kontrollutvalet dagen før møtet. Økonomisjef Geir Mogren orienterte om budsjettbrevet. Kvinnherad kommune er på Robek-lista, men vil vera ute av den når resultat etter rekneskap for 2013 vert vedteke i kommunestyret. Det vart gjeve melding om eit svært godt resultat på 2013-rekneskapen. Det er ein feil i brevet frå Fylkesmannen vedr. eigedomsskatt, kommunen får ikkje så store inntekter som er nemnt her. Kontrollutvalet tok informasjonen til orientering. Nokre av referatsakene skal følgjast opp. Dei øvrige referatsakene / meldingane vart teke til orientering. PS 20/14 Gjennomgang av møteprotokollar Kontrollutvalet tar møteprotokollane til orientering. 7

8 Gjennomgang av dei aktuelle protokollane vart utsett til neste møte. Utvalet vil då særleg sjå på sak om tildeling av kulturmidlar i komite for oppvekst, kultur og idrett. Gjennomgang av aktuelle møteprotokollar vert utsett til neste møte. PS 21/14 Eventuelt Desse sakene vart teke opp under eventuelt. 1. Kontrollutvalet vil at det til hausten vert planlagt eit kurs for utvalet, og evt. andre aktuelle deltakarar. Emne som det er ønske å sjå på er «antikorrupsjon og etikk». Det var ønske om at Deloitte kan gjennomføra slikt kurs, gjerne i samband med eit kontrollutvalsmøte. 2. Deloitte v/ Stine Karoline Olsen orienterte om sak vedr. forvaltningsrevisjon om «anbodsprosess omsorgsbustader». Kontrollutvalet gav signal om gjennomføring av intervju. Så langt ser det ut til at oppsett tidsplan vert følgd, slik at rapport kan leggast fram for kontrollutvalet på møte , og sendast vidare til kommunestyret sitt juni-møte. 1. Kontrollutvalet vil at det til hausten vert planlagt kurs med emne «antikorrupsjon og etikk». 2. Kontrollutvalet tek informasjon om forvaltningsrevisjons-arbeidet til orientering. 8