Sakliste: MØTEPROTOKOLL. Kontrollutvalet. Dato: Kl.: Stad: Kommunestyresalen Saknr.: 19/12 26/12

Transkript

1 kommunee MØTEPROTOKOLL Kontrollutvalet Dato: Kl.: Stad: Kommunestyresalen Saknr.: 19/12 26/12 MØTELEIAR Helga Nøtland Auestad (Krf) DESSE MØTTE Gro Rydland (SP) Ove Gjerde (Ap) Ove Raunholm (Frp) Gisle Levåg (H) møtte som vara for Johannes Koløen Svein Lunde møtte i sak 25/12 som vara for Helga Nøtland Auestad FORFALL Johannes Koløen (H) DESSUTAN MØTTE Deloitte AS v/ Birte Bjørkelo og Else Holst Larsen Frå administrasjonen møtte økonomisjef Trond Salmo i sak 23/12 Rekneskap og årsmelding Hordaland fylkeskommune, sekretariat for kontrollutvalet v/ Kari Nygard. Sakliste: Saknr. Sak 19/12 Godkjenning av innkalling og sakliste 20/12 Godkjenning av protokoll frå møte /12 Orienteringssaker 22/12 Meldingar 23/12 Rekneskap og årsmelding 2011 for Fitjar kommune. Uttale frå kontrollutvalet 24/12 Plan for forvaltningsrevisjon for perioden /12 Plan for selskapskontroll for perioden /12 Gjennomgang av møteprotokollar. 1

2 19/12 GODKJENNING AV INNKALLING OG SAKLISTE Det framkom ikkje merknader til innkalling og sakliste. VEDTAK Innkalling og sakliste vart samrøystes godkjend. 20/12 GODKJENNING AV PROTOKOLL FRÅ MØTE Det framkom ikkje merknader til protokoll frå møte VEDTAK Protokollen frå møte vart samrøystes godkjend. 21/12 ORIENTERINGSSAKER Desse orienteringssakene vart lag fram: Nr. Frå: Orientering vedr.: 1 Deloitte Løypemelding vedr. selskapskontroll SIM 2 Økonomisjef / rådmann Budsjettrapport 1. kvartal 2012 FORSLAG TIL Kontrollutvalet tek orienteringane til orientering. HANDSAMING I MØTE Nr. Frå: Orientering vedr.: 1 Deloitte Birte Bjørkelo frå Deloitte gav ei fyldig løypemelding frå arbeid med selskapskontroll av SIM. Arbeid med analysering av innhenta materiale er i sluttfasen, og rapport vil bli utarbeida og sendt ut på høyring i løpet av sommaren til SIM / styret i SIM og kommunane. Rapport vil bli sendt til sekretariatet medio august, og lagt fram for handsaming i første møte til hausten. Helga Nøtland Auestad orienterte om at ho ikkje lenger er vara til styret i SIM. Kontrollutvalet tok orienteringa i saka til orientering. 2 Økonomisjef / rådmann Budsjettrapport 1. kvartal 2012 vart presentert av økonomisjef. Kontrollutvalet kom med kommentarar og stilte spørsmål som det blei svara på. Orienteringa vart teke til orientering. Ingen orienteringssaker under ymse. Kontrollutvalet tek orienteringane til orientering. 22/12 MELDINGAR Desse meldingane vart lagt fram: Nr. Melding frå: Melding vedr.: 1 Kommunestyret Aktuelle vedtak å melda til kontrollutvalet: Årsmelding for kontrollutvalet 2011 Finansforvaltningsrapport 2011 Vidare handsaming av rapport frå forvaltningsrevisjon av pleieog omsorgstenestene 2 Fylkesmannen Fitjar kommune budsjett og økonomiplan Fitjar kommune Siste verson av selskapsoversyn Fitjar kommune 2

3 4 Sekretariatet Møteplan for hausten. Forslag til møtedatoar: Onsdag 05. september Onsdag 21. november FORSLAG TIL Kontrollutvalet tek meldingane til orientering. Nr. Melding frå: Melding vedr.: 1 Kommunestyret Aktuelle vedtak å melda til kontrollutvalet vart gjennomgått og kommentert: Årsmelding for kontrollutvalet 2011 teke til orientering Finansforvaltningsrapport teke til orientering Vidare handsaming av rapport frå forvaltningsrevisjon av pleieog omsorgstenestene. Her vil kontrollutvalet ha orientering om oppfølgingsarbeidet når det har gått ei tid. 2 Fylkesmannen Brev frå Fylkesmannen vedr. budsjett og økonomiplan vart gjennomgått og kommentert. Det vart stilt spørsmål og økonomisjef svara på kommentarane og spørsmåla. 3 Fitjar kommune Siste verson av selskapsoversyn Fitjar kommune var sendt ut saman med innkallinga. Kontrollutvalet tok den til orientering. 4 Sekretariatet Det var semje om å følgja forslag til møteplan for hausten, som då vil ha desse møtedatoane: Onsdag 05. september Onsdag 21. november Sekretariatet melder frå om desse til kommunen, slik at dei kan koma med i møteplan for kommunen. Avisoppslag om arkivsurr og hytteamnesti vart drøfta. Kontrollutvalet ønsker ein gjennomgang og orientering om denne saka på første møte til hausten. Ein vil då be om orientering om arkivrutinar, og ønskjer og å drøfta rutinar for føring av møteprotokollar, referatsaker og liknande. Sekretariatet melder møteplan for hausten for kontrollutvalet til kommunen. Sekretariatet syter for oppfølging av nokre av meldingane. Kontrollutvalet tok elles meldingane til orientering. 23/12 REKNESKAP OG ÅRSMELDING FOR FITJAR KOMMUNE UTTALE FRÅ KONTROLLUTVALET FORSLAG TIL VEDTAK Kontrollutvalet vedtek utkast til uttale om Fitjar kommune sin årsrekneskap for HANDSAMING I MØTE Revisor presenterte revisjonsmelding og revisjonsrapport. Økonomisjef var og tilstades i møtet for å svara på spørsmål frå kontrollutvalet. Det vart gjeve god tilbakemelding om arbeidet ved økonomikontoret med rekneskap for 2011, og å legga til rette for god økonomistyring. Kontrollutvalet kommenterte rekneskapen og årsmeldinga. Det vart peika på at årsmeldinga bør vera lesarvennleg og gje info til politikarar og innbyggarane i kommunen. Kontrollutvalet vil at uttalen til rekneskapen, slik den ligg føre, vert sendt til kommunestyret. Forslag til vedtak vart samrøystes vedteke. 3

4 VEDTAK Kontrollutvalet vedtek utkast til uttale om Fitjar kommune sin årsrekneskap for /12 PLAN FOR FORVALTNINGSREVISJON FOR PERIODEN FORSLAG TIL (Endeleg vedtak i kontrollutvalet, dersom utvalet si handsaming inneber redigeringar i utkastet til plan) 1. Deloitte AS vart beden om å redigere plan for forvaltningsrevisjon i tråd med dei endringane som kjem fram i møtet. 2. Kontrollutvalsleiar, i samråd med sekretariatet, får fullmakt til å godkjenne endeleg versjon av 3. Endeleg plan vert å sende sekretariatet innan., slik at den kan leggjast fram for kommunestyret i møtet FORSLAG TIL INNSTILLING: (Endeleg vedtak i kommunestyret) 1. Framlegg til plan for forvaltningsrevisjon vert vedteken slik den ligg føre. 2. Planen erstattar tilsvarande plan for perioden Planen gjeld for resten av valperioden, , og fram til ny plan etter intensjonen vert 4. Kommunestyret delegerer mynde til kontrollutvalet med å foreta endringar og omprioriteringar i planen, samt til å kunna definera og avgrensa konkrete prosjekt innafor dei utvalde områda i 5. Planen skal reviderast og evaluerast minst ein gong i valperioden. Kommunestyret delegerer 6. Kontrollutvalet skal rapportere resultatet av forvaltningsrevisjonar til kommunestyret minst ein gong kvart år. Viktige revisjonsrapportar skal leggjast fram for kommunestyret etter kvart. HANDSAMING I MØTE Birte Bjørkelo frå Deloitte presenterte forslag til plan for forvaltningsrevisjon. Kontrollutvalet drøfta innhaldet i planen og dei prioriteringar som ligg i Det vart peika på at prioritering av prosjekt er viktig for å gje signaleffekt både til kommunestyret og administrasjonen når det gjeld kva område ein ser på som vesentlege for god tenesteyting i kommunen. Kontrollutvalet ville gjera ei endring i prioriterte prosjekt i planen: Uprioritert prosjekt IKT, informasjonstryggleik og arkivering skal flyttast opp på prioritert liste som nr. 4. Korleis planen skal presenterast for kommunestyret vart og drøfta. Det var semje om at analysedokumentet også bør leggast fram saman med Det var og semje om at Deloitte bør presentera planen i kommunestyret. Det var så gjort slikt samrøystes vedtak i kontrollutvalet: 1. Deloitte AS vart beden om å redigere plan for forvaltningsrevisjon i tråd med dei endringane som kom fram i møtet. 2. Kontrollutvalsleiar, i samråd med sekretariatet, får fullmakt til å godkjenne endeleg versjon av 3. Endeleg plan vert å sende sekretariatet innan , slik at den kan leggjast fram for kommunestyret i møtet

5 Innstilling til kommunestyret vart vedteke samrøystes: INNSTILLING: 1. Framlegg til plan for forvaltningsrevisjon vert vedteken slik den ligg føre. 2. Planen erstattar tilsvarande plan for perioden Planen gjeld for resten av valperioden, , og fram til ny plan etter intensjonen vert 4. Kommunestyret delegerer mynde til kontrollutvalet med å foreta endringar og omprioriteringar i planen, samt til å kunna definera og avgrensa konkrete prosjekt innafor dei utvalde områda i 5. Planen skal reviderast og evaluerast minst ein gong i valperioden. Kommunestyret delegerer 6. Kontrollutvalet skal rapportere resultatet av forvaltningsrevisjonar til kommunestyret minst ein gong kvart år. Viktige revisjonsrapportar skal leggjast fram for kommunestyret etter kvart. 25/12 PLAN FOR SELSKAPSKONTROLL FOR PERIODEN FORSLAG TIL VEDTAK (Endeleg vedtak i kontrollutvalet, dersom utvalet si handsaming inneber redigeringar i utkast til plan): 1. Kontrollutvalet ber Deloitte om å redigere plan for selskapskontroll i tråd med dei endringane som kjem fram i møtet. 2. Kontrollutvalsleiar, i samråd med sekretariatet, får fullmakt til godkjenne endeleg versjon av 3. Endeleg plan vert å sende sekretariatet innan slik at den kan leggjast fram for kommunestyret i møte FORSLAG TIL INNSTILLING: (Endeleg vedtak i kommunestyret) 1. Framlegg til plan for selskapskontroll vert vedteken slik den ligg føre. Planen erstattar tilsvarande plan for perioden Planen gjeld for resten av valperioden, , og fram til ny plan etter intensjonen vert 3. Kommunestyret delegerer mynde til kontrollutvalet til å gjera endringar og omprioriteringar i Kontrollutvalet vil rapportere til kommunestyret om kva kontrollar som er gjennomførte og resultata av desse. 4. Planen skal reviderast og evaluerast minst ein gong i valperioden. Kommunestyret delegerer 5. Kontrollutvalet skal rapportere resultatet av selskapskontrollar til kommunestyret minst ein gong kvart år. Viktige revisjonsrapportar skal leggjast fram for kommunestyret etter kvart. Spørsmål om ugildskap vart først handsama. Helga Nøtland Auestad sa seg ugild på grunn av at ho er vara til styret i Fitjar Kraftlag. Ho gjekk ifrå og Gro Rydland overtok som møteleiar i saka. Det vart vedteke at Helga Nøtland Auestad er ugild. Det vart og drøfta om Ove Gjerde, som er styremedlem i Podlen Verkstad AS, og Svein Lunde, som er styremedlem i Sunnhordland Industri AS, vil vera ugilde til å delta i handsaming av saka. Det vart konkludert med at sidan ikkje nokon av dei to selskapa er prioriterte i planen, vil dei ikkje vera ugilde. Svein Lunde tok sete i møte. Han orienterte om at Sunnhordland Industri AS har skifta navn til Opero AS. Birte Bjørkelo presenterte forslag til plan for forvaltningsrevisjon. Sekretariatet tok opp innspel i saksframlegget om at kommunen bør ha rutine for å ta standard atterhald om høve til revisjon når det vert gjeve t.d. kommunale tilskot, eller der kommunen går innpå eigarsida i selskap som ikkje er underlagt kommunal kontroll. Konklusjonen kring dette vart at det bør fremjast eiga sak om dette seinare, og at det ikkje treng å koma med i 5

6 Kontrollutvalet drøfta innhaldet og prioriteringane i Det var semje om at prioriteringane er i tråd med drøftingar som utvalet har hatt undervegs i prosessen. Utvalet vil at oppdaterte opplysningar om Sunnhordland Industri AS / Opero AS vert retta opp i planen før den vert sendt til kommunestyret. Det var så gjort slikt samrøystes vedtak i kontrollutvalet: 1. Kontrollutvalet ber Deloitte om å redigere plan for selskapskontroll i tråd med dei endringane som kom fram i møtet. 2. Kontrollutvalsleiar, i samråd med sekretariatet, får fullmakt til godkjenne endeleg versjon av 3. Endeleg plan vert å sende sekretariatet innan slik at den kan leggjast fram for kommunestyret i møte Innstilling til kommunestyret vart vedteke samrøystes: INNSTILLING: (Endeleg vedtak i kommunestyret) 1. Framlegg til plan for selskapskontroll vert vedteken slik den ligg føre. Planen erstattar tilsvarande plan for perioden Planen gjeld for resten av valperioden, , og fram til ny plan etter intensjonen vert 3. Kommunestyret delegerer mynde til kontrollutvalet til å gjera endringar og omprioriteringar i Kontrollutvalet vil rapportere til kommunestyret om kva kontrollar som er gjennomførte og resultata av desse. 4. Planen skal reviderast og evaluerast minst ein gong i valperioden. Kommunestyret delegerer 5. Kontrollutvalet skal rapportere resultatet av selskapskontrollar til kommunestyret minst ein gong kvart år. Viktige revisjonsrapportar skal leggjast fram for kommunestyret etter kvart. 26/12 GJENNOMGANG AV MØTEPROTOKOLLAR FORSLAG TIL Kontrollutvalet tek møteprotokollane til orientering. Førebels referat frå representantskapsmøte i SIM vart drøfta. Kontrollutvalet ønskjer å få endeleg referat lagt fram som melding på seinare møte. Det vart og kommentert at kontrollutvalet sin uttale til sakene om Kontrollrapport skatteoppkrevjarfunksjonen 2011 og Årsrapport skatteoppkrevjar 2011 ikkje vart lagt fram når desse vart handsama i kommunestyret Kontrollutvalet drøfta også om ein skal oppmoda om å sjå på administrasjonsutvalet si rolle, oppgåver og ansvarsområde. Dette vil kontrollutvalet ta opp på eit av møta til hausten. Ut over desse kommentarane hadde ikkje kontrollutvalet merknader til møteprotokollar. Sekretariatet syter for oppfølging av punkt som vart kommentert i saka. Kontrollutvalet tek elles møteprotokollane til orientering. 6

7 YMSE Kontrollutvalet vil ta opp om det bør utarbeidast retningslinjer for kontrollutval i Fitjar kommune. Dette vert teke opp på møte til hausten. Helga Nøtland Auestad Leiar Kari Nygard Sekretær 7