11/12 Kontrollrapport 2011 vedr. skatteoppkrevjarfunksjonen i Kvinnherad kommune.

Transkript

1 Kvinnheerrad kommunee MØTEPROTOKOLL Kontrollutvalet Dato: Kl.: Stad: Kommunestyresalen Saknr.: 07/12 15/12 MØTELEIAR Sølvi Ulvenes (H) DESSE MØTTE Frøydis Fjellhaugen (Ap) Are Traavik (Sp) Sigmund Nordfonn (Frp) Marit Sofie Lea (Ap) møtte som vararepresentant for Kristin Tufta Kirknes FORFALL Kristin Tufta Kirknes DESSUTAN MØTTE Deloitte v/ Tone Mari Dahle Frå administrasjonen møtte kommunalsjef Kjell Nygård i sak 09/12 Orienteringssak nr. 1, vedr. rekneskap 2011 og økonomisk stoda, og sak 11/12, vedr. skatteoppkrevjarfunksjonen Ordførar Synnøve Solbakken møtte i sakene 07/12 09/12 og sak 11/12 Hordaland fylkeskommune, sekretariat for kontrollutvalet v/ Kari Nygard. Sakliste: Saknr. Sak 07/12 Godkjenning av innkalling og sakliste 08/12 Godkjenning av protokoll frå møte /12 Orienteringssaker 10/12 Meldingar 11/12 Kontrollrapport 2011 vedr. skatteoppkrevjarfunksjonen i Kvinnherad kommune. 12/12 Analyse og plan for forvaltningsrevisjon for perioden /12 Analyse og plan for selskapskontroll for perioden /12 Utkast til årsmelding for kontrollutvalet for /12 Gjennomgang av møteprotokollar Ymse 1

2 07/12 GODKJENNING AV INNKALLING OG SAKLISTE Det framkom ikkje merknader til innkalling og sakliste. VEDTAK Innkalling og sakliste vart samrøystes godkjend. 08/12 GODKJENNING AV PROTOKOLL FRÅ MØTE Det framkom ikkje merknader til protokoll frå møte VEDTAK Protokollen frå møte vart samrøystes godkjend. 09/12 ORIENTERINGSSAKER Desse orienteringssakene vart lagt fram: Nr. Frå: Orientering vedr.: 1 Administrasjonen Avslutning av rekneskap for 2011 og økonomisk stoda så langt i Sekretariat Oppfølging av orienteringssaker frå sist møte 3 Deloitte Prosjekt med selskapskontroll SIM - statusrapport 4 Sekretariatet Oppdrag som Deloitte evt. utfører for kommunen utanom bestilling frå kontrollutvalet 5 Sekretariatet Om budsjett for kontroll- og tilsynsarbeidet for 2012 Ymse Kontrollutvalet tek orienteringane til orientering. Nr. Frå: Orientering vedr.: 1 Administrasjonen Kommunalsjef Kjell Nygård orienterte om arbeid med avslutning av rekneskap for 2011 og økonomisk stoda så langt i Det vart påpeika at det er ein svært alvorleg situasjon kommunen er i, med eit betydeleg underskot for 2011, og prognosar for drifta så langt i Det er sett ned eit utval, økonomiplanutvalet som skal arbeida med å koma fram til måtar å redusera drifta på, og budsjett for 2012 skal opp til ny handsaming og reviderast. Den økonomiske situasjonen var inngåande drøfta, og det vart stilt spørsmål til kommunalsjef og ordførar, som det blei svara på. Rekneskap og årsmelding for 2011 er nå ferdigstilt, og det vart opplyst at revisjonsmelding var motteken i dag ( ). For å kunna gjennomføra møteplanen som det er lagt opp til vedr. handsaming av rekneskap for 2011, vart det avklara at kontrollutvalet må drøfta å ha eit ekstra møte. Dette vert å ta opp under ymse til slutt i møtet. Kontrollutvalet tok orienteringa til orientering. 2 Sekretariat Oppfølging av orienteringssaker frå sist møte: Dei tre siste medlemmane fekk utlevert ipad ved møtestart. Sekretariatet syter for å avtale opplæring i bruk med IT-avdelinga. Opplysningar vedr. kontrollutvalet på heimesida til kommunen må og følgjast opp med å retta opp opplysningar og legga ut info. 2

3 3 Deloitte Tone Mari Dahle frå Deloitte orienterte om arbeidet med selskapskontroll i SIM. Ein er nå i sluttfasen med å innhente og systematisere opplysningar. Meir konkret løypemelding kan truleg gjevast i neste kontrollutvalsmøte. 4 Sekretariatet Vedr oppdrag som Deloitte evt. utfører for kommunen utanom bestilling frå kontrollutvalet vart tilbakemelding frå revisor referert. Dette viser at ingen av oppdraga er av ein slik art at spørsmål om uavhengighet bør vurderast. Det vart vidare presisert at slikt oversyn over oppdrag bør leggast fram årleg, gjerne i samband med erklæring om uavhengighet. Saka vert teke til orientering. 5 Sekretariatet Justert budsjett for kontroll- og tilsynsarbeidet for 2012 vart delt ut, gjennomgått og teke til orientering. Ymse: 1. Invitasjon til FKT-konferanse vart delt ut. Utvalsleiar er påmeldt, og andre utvalsmedlemmar vil vurdere deltaking. 2. Sekretariatet tok opp henvending som er kome vedr. Oppnemnt utval Rosendal kunstgrasbane. Kontrollutvalet drøfta ut frå mail frå representant i utvalet. I mailen vert det teke opp om det kan vera aktuelt at kontrollutvalet ser på saka på nytt. Konklusjon etter drøfting vart at det vert gjeve tilbakemelding til utvalet om følgjande: Det vart peika på at føremålet som kontrollutvalet hadde med å få gjennomført forvaltningsrevisjon vedr. kunstgrasbane i Rosendal var å vurdera om kommunen si sakshandsaming hadde vore i samsvar med regelverk, vedtak og eventuelle kommunale retningslinjer. Det vil ikkje vera rett av kontrollutvalet å gå inn i konkrete rekneskapspostar som det er usemje om. Dersom kontrollutvalet skal sjå på saka på nytt ber ein om: Utvalet lagar eit oversyn over kva ein ønskjer klarlagt frå kontrollutvalet for å kunna avslutta arbeidet sitt. At utvalet evt. knytter til seg ekspertise som kan gjennomgå rekneskap og talmateriale som er uklare. Ut over dette tek kontrollutvalet opplysningane i saka til orientering. Nokre av orienteringssakene skal følgjast opp vidare. Kontrollutvalet tek orienteringane til orientering. 10/12 MELDINGAR Desse meldingane vart lagt fram: Nr. Melding frå: Melding vedr.: 1 Kommunestyret Aktuelle vedtak å melda til kontrollutvalet: Endring av investeringsstrategi - Kraftfondet 2 Sekretariatet Notat om rutinar for å melda forfall / avbod til møte 3 Sekretariatet Melding om arbeid med politiske retningslinjer for Kvinnherad kommune 4 Sunnhordland Interkommunale Miljøverk Innkalling til representantskapsmøte Ymse Kontrollutvalet tek meldingane til orientering. 3

4 Nr. Melding frå: Melding vedr.: 1 Kommunestyret Melding om sak vedr. Endring av investeringsstrategi Kraftfondet vart gjennomgått og drøfta. Saka vart utsett i mars-møtet og vil koma opp på nytt i neste kommunestyremøte. I tråd med tidlegare gjennomført forvaltningsrevisjon er dette ei sak som kontrollutvalet ønskjer å halda seg oppdatert om vidare. Meldinga vart teke til orientering 2 Sekretariatet Notat om rutinar for å melda forfall / avbod til møte vart gjennomgått og teke til orientering 3 Sekretariatet Melding om arbeid med politiske retningslinjer for Kvinnherad kommune vart lagt fram, med utkast til reglement for kontrollutvalet. Ein vil avventa avgjerd / vedtak om reglement, og ønskjer å ta ein gjennomgang av samtlege reglement på eit seinare møte. Meldinga vart teke til orientering. 4 Sunnhordland Interkommunale Miljøverk Innkalling til representantskapsmøte vart drøfta og teke til orientering Ymse ingen meldingar under ymse. Kontrollutvalet tek meldingane til orientering. 11/12 KONTROLLRAPPORT 2011 VEDR. SKATTEOPPKREVJARFUNKSJONEN I KVINNHERTAD KOMMUNE. UTTALE FRÅ KONTROLLUTVALET 1. Kontrollutvalet merkar seg at Skatteetaten konkluderer med at Kvinnherad kommune har ein skatteoppkrevjarfunksjon som i det alt vesentlege vert utført i samsvar med gjeldande regelverk og retningslinjer. Det er derimot peika på at dei siste åra har målkrav om gjennomføring av arbeidsgjevarkontrollen ikkje vorte følgt opp i tilstrekkeleg grad. 2. Årsmelding frå skatteoppkrevjar i Kvinnherad kommune og kontrollrapport frå Skatteetaten vert teken til orientering og oversendt kommunestyret til orientering. Kommunalsjef Kjell Nygård orienterte om situasjonen ved skatteoppkrevjarkontoret. Tidlegare skatteoppkrevjar har slutta på grunn av oppnådd pensjonsalder, og ny person er tilsett. Det er ikkje teke stilling til om ein skal auka kjøp av tenester for å oppfylla målkrav for arbeidsgjevarkontrollar. Kontrollutvalet drøfta saka og ønskjer at naudsynte ressursar for å oppfylling av målkrav for arbeidsgjevarkontrollar vert vurdert. Med slik tillegg vart framlegg til vedtak samrøystes vedteke. 1. Kontrollutvalet merkar seg at Skatteetaten konkluderer med at Kvinnherad kommune har ein skatteoppkrevjarfunksjon som i det alt vesentlege vert utført i samsvar med gjeldande regelverk og retningslinjer. Det er derimot peika på at dei siste åra har målkrav om gjennomføring av arbeidsgjevarkontrollen ikkje vorte følgt opp i tilstrekkeleg grad. 2. Kontrollutvalet ber kommunestyret vurdera auka kjøp av tenester for å oppnå måltal når det gjeld skatteoppkrevjarkontroll. 3. Årsmelding frå skatteoppkrevjar i Kvinnherad kommune og kontrollrapport frå Skatteetaten vert teken til orientering og oversendt kommunestyret til orientering. 12/12 ANALYSE OG PLAN FOR FORVALTNINGSREVISJON FOR PERIODEN Kontrollutvalet godkjenner overordna analyse for forvaltningsrevisjon for slik den ligg føre. (Evt. med dei endringar / justeringar som kom fram i møte). 4

5 2. Plan for forvaltningsrevisjon for perioden vert å legga fram i kontrollutvalet sitt neste møte, og det vert då lagt opp til å innstilla til kommunestyret, som skal gjera endeleg vedtak. Overordna analyse for plan for forvaltningsrevisjon, som er utarbeida med bakgrunn i prosess med kontrollutvalet i førre møte, samt intervjurunde med administrasjon og politikarar, vart presentert av Tone Mari Dahle frå Deloitte. Ut frå dei framlagde prosjekta drøfta kontrollutvalet og prioriterte dei som ville vera aktuelle å velja ut som forvaltningsrevisjonsprosjekt. Ut frå kontrollutvalet si prioritering skal det så utarbeidast endeleg plan til neste møte. Vedtak i saka var samrøystes. 1. Kontrollutvalet godkjenner overordna analyse for forvaltningsrevisjon for slik den ligg føre. 2. Plan for forvaltningsrevisjon for perioden vert å legga fram i kontrollutvalet sitt neste møte, og det vert då lagt opp til å innstilla til kommunestyret, som skal gjera endeleg vedtak. 13/12 ANALYSE OG PLAN FOR SELSKAPSKONTOLL FOR PERIODEN Kontrollutvalet godkjenner overordna analyse for selskapskontroll for slik den ligg føre. (Evt. med dei endringar / justeringar som kom fram i møte). 2. Plan for selskapskontroll for perioden vert å legga fram i kontrollutvalet sitt neste møte, og det vert då lagt opp til å innstilla til kommunestyret, som skal gjera endeleg vedtak. HANDSAMING I MØTE Tone Mari Dahle frå Deloitte presenterte analysegrunnlaget og prosjekt innanfor selskapskontroll. Kontrollutvalet drøfta ut frå analysen og prioriterte blant prosjekt som ville vera aktuelle å velja ut for å ha med i plan for selskapskontroll. Utvalet kom med forslag til nokre endringar / tillegg i den framlagde analysen. Forslag til vedtak vart samrøystes vedteke. 1. Kontrollutvalet godkjenner overordna analyse for selskapskontroll for slik den ligg føre. 2. Plan for selskapskontroll for perioden vert å legga fram i kontrollutvalet sitt neste møte, og det vert då lagt opp til å innstilla til kommunestyret, som skal gjera endeleg vedtak. 14/12 UTKAST TIL ÅRSMELDING FOR KONTROLLUTVALET FOR 2011 Utkast til årsmelding for kontrollutvalet for 2011 vert gjennomgått i møte, og fullstendig versjon vert å legga fram på neste møte i utvalet. Utkastet til årsmelding vart gjennomgått og kontrollutvalet drøfta innhaldet. Endeleg årsmelding vert å handsame på kontrollutvalet sitt neste møte , og den skal sendast vidare til kommunestyret som sak. Forslag til vedtak vart samrøystes vedteke. Utkast til årsmelding for kontrollutvalet for 2011 vert gjennomgått i møte, og fullstendig versjon vert å legga fram på neste møte i utvalet. 5

6 15/12 GJENNOMGANG AV MØTEPROTOKOLLAR Kontrollutvalet tek møteprotokollane til orientering. Møteprotokollar vart gjennomgått og nokre saker vart trekt fram og drøfta. Men på noverande tidspunkt er det ikkje saker kontrollutvalet ønskjer å følgja opp vidare. Forslag til vedtak vart samrøystes vedteke. Kontrollutvalet tek møteprotokollane til orientering. YMSE Møtedato for evt. ekstramøte for å handsama rekneskapen vart drøfta. Kontrollutvalet legg opp til å få teke eit ekstra møte på denne saka. Møtetidspunkt vert å legga til kl Sekretariatet syter for å avklara med dei aktuelle møtedeltakarane ut frå to aktuelle datoar: 07.mai og 08. mai. Melding om endeleg møtedato vert å senda ut til kontrollutvalet og aktuelle aktørar så snart som råd. Sølvi Ulvenes Leiar Kari Nygard Sekretær 6