Sakliste: MØTEPROTOKOLL. Kontrollutvalet. Dato: Kl.: Stad: Formannskapsalen Saknr.: 29/10 38/10. MØTELEIAR Georg Lønning (FrP)

Transkript

1 Bømlo kommunee MØTEPROTOKOLL Kontrollutvalet Dato: Kl.: Stad: Formannskapsalen Saknr.: 29/10 38/10 MØTELEIAR Georg Lønning (FrP) DESSE MØTTE Kåre Habbestad (SP) Sonja Hellen Sele ( H ) Marlen Hellen (Ap) John-Kåre Torkelsen (KrF) FORFALL DESSUTAN MØTTE Rådmann Sverre Olav Svarstad, sak 31/10 Dagleg leiar i Bømlo kulturhus Hanne Jacobsen, deler av sak 31/10 Deloitte AS v/ Else Holst-Larsen Hordaland fylkeskommune, Sekretariat for kontrollutvalet v/roald Breistein Sakliste: Saknr. Sak 29/10 Godkjenning av innkalling og sakliste 30/10 Godkjenning av protokoll frå møte /10 Rådmannen orienterer 32/10 Budsjettforslag 2011 for kontroll og tilsynsarbeidet i Bømlo kommune 33/10 Vurdering av om Deloitte er uavhengig i høve Bømlo kommune 34/10 Rekneskapsrevisjon 35/10 Konkurranseutsetting av revisjonsteneste for ny avtaleperiode 36/10 Orienteringssaker 37/10 Meldingar 38/10 Gjennomgang av møteprotokollar Ymse 1

2 29/10 GODKJENNING AV INNKALLING OG SAKLISTE Det framkom ikkje merknader til innkalling og sakliste. Innkalling og sakliste vart samrøystes godkjend. 30/10 GODKJENNING AV PROTOKOLL FRÅ MØTE Det framkom ikkje merknader til protokoll frå møte Protokollen frå møte vart samrøystes godkjend. 31/10 RÅDMANNEN ORIENTERER FORSLAG TIL Saka vert lagt fram utan forslag til vedtak. Rådmann Sverre Olav Svarstad og dagleg leiar i kulturhuset Hanne Jacobsen presenterte tertialrapport for 2. tertial 2010 og svarte på spørsmål frå utvalet. Kontrollutvalet ser med uro på det økonomiske resultatet hittil i år. Utvalet ber difor rådmannen om å komme i neste møte for å gjera greie kva tiltak som vert sett i verk, ettersom rekneskapsstatus ikkje samsvarer med gjeldande budsjett. Rådmann Sverre Olav Svarstad presenterte det etablerte internkontrollsystemet i Bømlo kommune og svarte på spørsmål frå kontrollutvalet. Etter dette vart slikt vedtak samrøystes vedteke. 1. Kontrollutvalet ser med uro på det økonomiske resultatet hittil i år. Utvalet ber difor rådmannen om å komme i neste møte for å gjera greie kva tiltak som vert sett i verk, ettersom rekneskapsstatus ikkje samsvarer med gjeldande budsjett. 2. Informasjonen vart elles teke til orientering. 32/10 BUDSJETTFORSLAG 2011 FOR KONTROLL OG TILSYNSARBEIDET I BØMLO KOMMUNE FORSLAG TIL Kontrollutvalet godkjenner budsjettforslaget slik det ligg føre. Budsjettforslaget vert å sende Bømlo kommune for vidare handsaming. Kontrollutvalet godkjenner budsjettforslaget slik det ligg føre. Budsjettforslaget vert å sende Bømlo kommune for vidare handsaming. 2

3 33/10 VURDERING AV OM DELOITTE ER UAVHENGIG I HØVE BØMLO KOMMUNE FORSLAG TIL Kontrollutvalet tar uavhengighetserklæringa frå ansvarleg revisor Else Holst- Larsen vedr. om Deloitte AS er uavhengig i høve Bømlo kommune, til etterretning. Else Holst-Larsen frå Deloitte AS presenterte brev om uavhengighet i høve Bømlo kommune og svarte på spørsmål frå kontrollutvalet. Kontrollutvalet tar uavhengighetserklæringa frå ansvarleg revisor Else Holst- Larsen vedr. om Deloitte AS er uavhengig i høve Bømlo kommune, til etterretning. 34/10 REKNESKAPSREVISJON FORSLAG TIL Saka vert lagt fram utan forslag til vedtak. Else Holst-Larsen frå Deloitte presenterte årsplan for rekneskapsrevisjon 2010, gjorde greie for kva dei legg i revisjonsmandatet og svarte på spørsmål frå kontrollutvalet. Risikovurdering som Deloitte har gjort i høve rekneskapsrevisjonen for 2010 vert lagt fram for kontrollutvalet i samband med at interimrevisjonen skal presenterast i møte i utvalet Etter dette vart slikt vedtak samrøystes vedteke. 1. Risikovurdering som Deloitte har gjort i høve rekneskapsrevisjonen for 2010 vert lagt fram for kontrollutvalet i samband med at interimrevisjonen skal presenterast i møte i utvalet Presentasjonen vart elles teke til orientering. 35/10 KONKURRANSEUTSETTING AV REVISJONSTENESTER FOR NY AVTALEPERIODE FORSLAG TIL 1. Bømlo kommune ønskjer å samordna arbeid relatert til konkurranseutsetting av revisjonstenester med dei andre Sunnhordlandskommunane som skal konkurranseutsetja revisjonstenestene no. 2. Kontrollutvalet ber Sunnhordland Interkommunale Innkjøpsforum om å stå for prosessen. 3. Bistand, jmf. pkt. 2, omfattar utarbeiding av utkast til kravspesifikasjon, utkast til konkurransegrunnlag, kunngjering, protokollføring, evaluering av innkomne tilbod, varsel om tildeling, utarbeiding av utkast til kontrakt og deltaking i naudsynte samrådingsmøte, samt aktuelle møte i kontrollutvalet og kommunestyret. 3

4 1. Bømlo kommune ønskjer å samordna arbeid relatert til konkurranseutsetting av revisjonstenester med dei andre Sunnhordlandskommunane som skal konkurranseutsetja revisjonstenestene no. 2. Kontrollutvalet ber Sunnhordland Interkommunale Innkjøpsforum om å stå for prosessen. 3. Bistand, jf. pt. 2, omfattar utarbeiding av utkast til kravspesifikasjon, utkast til konkurransegrunnlag, kunngjering, protokollføring, evaluering av innkomne tilbod, varsel om tildeling, utarbeiding av utkast til kontrakt og deltaking i naudsynte samrådingsmøte, samt aktuelle møte i kontrollutvalet og kommunestyret. 36/10 ORIENTERINGSSAKER I dette møtet vil det verta orientert om følgjande saker innmeld frå sekretariat, revisjon og utvalsmedlemmer: Nr. Orientering frå: Orientering angåande: 1 Deloitte Status forvaltningsrevisjon innan psykisk helsearbeid 2 Sekretariatet Status selskapskontroll av Sentralidrettsanlegget AS 3 Utval for areal og samferdsel Sak PS 73/10 i møte Spørsmål og interpellasjonar, dokument ligg ved som eige vedlegg 4 Sekretariatet Revisjonsrapportar til, Forum for Kontroll og Tilsyn (FKT) si heimeside 5 Sekretariatet Kontrollutvalet på Bømlo kommune si heimeside 6 Ymse FORSLAG TIL Kontrollutvalet tar orienteringa til orientering. Nr. Orientering frå: Orientering angåande: 1 Deloitte Status forvaltningsrevisjon innan psykisk helsearbeid Else Holst-Larsen frå Deloitte orienterte om status innan forvaltningsrevisjon av psykisk helsearbeid i Bømlo kommune og svarte på spørsmål frå kontrollutvalet. 2 Sekretariatet Status selskapskontroll av Sentralidrettsanlegget AS Sekretariatet orienterte om status når det gjeld selskapskontroll av Sentralidrettsanlegget AS Revisjonsrapport vert levert frå Rogaland revisjon IKS til sekretariatet seinast Utval for areal og samferdsel Sak PS 73/10 i møte Spørsmål og interpellasjonar, dokument ligg ved som eige vedlegg Kontrollutvalet ber rådmannen komme i neste møte for å gjera greie for sitt syn i sakene PS 70/10, PS 71/10, PS 09/09, i høve likebehandling og om alle klagemoglegheiter er nytta, jf oppmoding frå Utval for areal og samferdsel PS 73/10 i møte

5 4 Sekretariatet Revisjonsrapportar til, Forum for Kontroll og Tilsyn (FKT) si heimeside Sekretariatet tok opp spørsmålet om å få lov til å leggja ut forvaltningsrevisjonsrapportar og selskapskontrollrapportar på heimesida til Forum for Kontroll og Tilsyn (FKT) i PDFformat. Kontrollutvalet godkjenner at Forum for Kontroll og Tilsyn ( får legge ut Bømlo kommune sine revisjonsrapportar i PDF-format på heimesida si. 5 Sekretariatet Kontrollutvalet på Bømlo kommune si heimeside Sekretariatet orienterte om status når det gjeld å få alle saker frå kontrollutvalet ut på heimesida til Bømlo kommune på same måte som dei politiske utvala i kommunen Etter dette vart slikt vedtak samrøystes vedteke. Orienteringssak nr. 3 Sak PS 73/10 frå Utval for areal og samferdsel : Kontrollutvalet ber rådmannen komme i neste møte for å gjera greie for sitt syn i sakene PS 70/10, PS 71/10, PS 09/09, i høve likebehandling og om alle klagemoglegheiter er nytta, jf anmoding frå Utval for areal og samferdsel PS 73/10 i møte Orienteringssak nr. 4 Revisjonsrapportar til, Forum for Kontroll og Tilsyn (FKT) si heimeside: Kontrollutvalet godkjenner at Forum for Kontroll og Tilsyn ( får legge ut Bømlo kommune sine revisjonsrapportar i PDF-format på heimesida si. Informasjonen vart elles teke til orientering. 37/10 MELDINGAR Nr. Melding frå: Melding vedr.: 18 Rådmannen Internt notat frå rådmannen til KST om vedtak gjort i sak PS 34/10 Bremnes ungdomsskule i utval for oppvekst, kultur og idrett 19 Kommunestyret Vedtak i sak 31/10 i KST Årsmelding 2009 for kontrollutvalet 20 Kommunestyret Referatsaker til KST Kommunestyret Vedtak i sak 40/10 i KST Årsmelding 2009 Bømlo kommune 22 Kommunestyret Vedtak i sak 41/10 i KST Årsrekneskap Kommunestyret Vedtak i sak 42/10 i KST Årsmelding Bømlo kulturhus Kommunestyret Vedtak i sak 43/10 i KST Årsrekneskap for Bømlo kulturhus Kommunestyret Vedtak i sak 49/10 i KST Nytt finansieringssystem for ikkje kommunale barnehagar 26 Kommunestyret Vedtak i sak 51/10 i KST Nytt etisk reglement for Bømlo kommune 27 Kommunestyret Sak til KST Bømlo kommune - Eigarskapsmelding - Eige vedlegg 5

6 28 Fylkesmannen Tilsynsrapport frå fylkesmannen innan økonomisk rådgjevingsteneste FORSLAG TIL Meldingane vert tekne til orientering. Meldingane vert tekne til orientering. 38/10 GJENNOMGANG AV MØTEPROTOKOLLAR. FORSLAG TIL Kontrollutvalet tar møteprotokollane til orientering. Kontrollutvalet tar møteprotokollane til orientering. YMSE Det kom ikkje fram noko under dette punktet. Georg Lønning Leiar Roald Breistein Sekretær 6