Sakliste: MØTEPROTOKOLL. Kontrollutvalet. Dato: Kl.: Stad: I kommunestyresalen i Øygarden rådhus Saknr.

Transkript

1 Øygarrdeen kommunee MØTEPROTOKOLL Kontrollutvalet Dato: Kl.: Stad: I kommunestyresalen i Øygarden rådhus Saknr.: 39/10 45/10 MØTELEIAR Karstein Pahr (KrF) DESSE MØTTE Helga Vik Barnes (Ap) FORFALL Therese Hellesøy Strand (KrF), møtte ikkje opp DESSUTAN MØTTE Rådmann Torgeir Sæter, sak 41/10 Deloitte AS v/ Bjarne Ryland Hordaland fylkeskommune, sekretariat for kontrollutvalet v/kontrollsjef Hogne Haktorson Hordaland fylkeskommune, sekretariat for kontrollutvalet v/seniorrådgjevar Roald Breistein Sakliste: Saknr. Sak 39/10 Godkjenning av innkalling og sakliste 40/10 Godkjenning av møteprotokoll frå møte /10 Rådmannen orienterer 42/10 Forvaltningsrevisjon innan økonomistyring og budsjettering Forslag til prosjektplan 43/10 Meldingar 44/10 Orienteringssaker 45/10 Gjennomgang av møteprotokollar Ymse 1

2 39/10 GODKJENNING AV INNKALLING OG SAKLISTE Det framkom ikkje merknader til innkalling og sakliste. Innkalling og sakliste vart samrøystes godkjend. 40/10 GODKJENNING AV MØTEPROTOKOLL FRÅ MØTE Det framkom ikkje merknader til protokoll frå møte Protokollen frå møte vart samrøystes vedteken. 41/10 RÅDMANNEN ORIENTERER FORSLAG TIL Saka vert lagt fram utan forslag til vedtak. Rådmann Torgeir Sæter presenterte handlingsplan for tiltak for å betre eigarskapsforvaltning i Øygarden kommune og svarte på spørsmål frå kontrollutvalet. Utkast til handlingsplan vart lagt fram i møtet. Endeleg handlingsplan skal etter planen vera ferdig innan utgangen av året. Planen vert lagt fram for formannskap og kontrollutval. Etter dette vart slikt vedtak samrøystes vedteke. Informasjonen vart teken til orientering. 42/10 FORVALTNINGSREVISJON INNAN ØKONOMISTYRING OG BUDSJETTERING FORSLAG TIL PROSJEKTPLAN FORSLAG TIL : 1. Kontrollutvalet bestiller forvaltningsrevisjon av Økonomistyring og budsjettering, frå Deloitte AS, med utgangspunkt i forslag til prosjektplan dagsett.. og ev. innspel under drøftinga i møtet. 2. Det vert akseptert ein samla timeressurs på inntil det timetal som ligg i den valde prosjektplanen, inkludert presentasjon av rapporten i kommunestyret. 3. Ev. ny korrigert prosjektplan vert å sende sekretariatet innan Kontrollutvalsleiar saman med sekretariatet får fullmakt til å godkjenna endeleg prosjektplan. 4. Kontrollutvalet ønskjer at revisjonsrapport er klar frå Deloitte si side innan.., ferdig verifisert og med rådmannen sin uttale vedlagt og/eller innarbeidd. Kontrollutvalet ber om at Deloitte AS gjennomfører forvaltningsrevisjon av Økonomistyring og budsjettering, på bakgrunn av forslag til prosjektplan dagsett Etter dette vart kontrollutvalet samrøystes einige om slikt vedtak. 2

3 : 1. Kontrollutvalet bestiller forvaltningsrevisjon av Økonomistyring og budsjettering, frå Deloitte AS, med utgangspunkt i forslag til prosjektplan dagsett Det vert akseptert ein samla timeressurs på inntil det timetal som ligg i den valde prosjektplanen, inkludert presentasjon av rapporten i kommunestyret. 3. Kontrollutvalet ønskjer at revisjonsrapport er klar frå Deloitte si side innan utgangen av august 2011, ferdig verifisert og med rådmannen sin uttale vedlagt og/eller innarbeidd. 43/10 MELDINGAR Nr. Melding frå: Melding vedr.: 19 Kommunestyret Vedtak i KST sak 54/10 Forvaltningsrevisjon av barnevernstenesta 20 Kommunestyret Vedtak i KST sak 55/10 Budsjett 2011 for kontroll og tilsynsarbeidet i Øygarden kommune 21 Kommunestyret Vedtak i KST sak 56/10 Eigarskapsmelding for Øygarden kommune Kommunestyret Vedtak i KST sak 58/10 Finansreglement for Øygarden kommune 23 Kommunestyret Sak til KST sak 69/10 Organisering av kommunalt føretak innanfor VAR-området 24 FKT Medlemsbrev nr. 2 / 2010 frå Forum for Kontroll og Tilsyn (FKT) FORSLAG TIL Meldingane vert tekne til orientering. Nr. Melding frå: Melding vedr.: 22 Kommunestyret Vedtak i KST sak 58/10 Finansreglement for Øygarden kommune Kontrollutvalet ber om at rådmannen kjem i neste møte for å presentere rapport for oppfølging av finansforvaltninga, jf. punkt 11 i finansreglementet Etter detta vart slikt vedtak samrøystes vedteke. Melding nr. 22: Finansreglement for Øygarden kommune: Kontrollutvalet ber om at rådmannen kjem i neste møte for å presentere rapport for oppfølging av finansforvaltninga, jf. punkt 11 i finansreglementet. Meldingane vert elles tekne til orientering. 44/10 ORIENTERINGSSAKER I dette møtet vil det verta orientert om følgjande saker innmeld frå sekretariat, revisjon og utvalsmedlemmer: Nr. Orientering frå: Orientering angåande: 1 Deloitte AS Presentasjon av interimsrevisjon 2010 og risikovurdering som er gjort i høve rekneskapsrevisjonen 2 Sekretariatet Revisjonsrapportar til, Forum for Kontroll og Tilsyn (FKT) si heimeside 3

4 3 Sekretariatet KS har opna ein nettstad med adressa På denne heimesida kan ein m.a. finne informasjon om varsling, etikk, korrupsjon osv. 4 Sekretariatet Invitasjon til Norges kommunerevisorforbunds kontrollutvalgskonferanse på Gardermoen ligg ved til dei faste medlemmene 5 Sekretariatet Kontrollutvalet på heimesida til Øygarden kommune 6 Sekretariatet Første møte i kontrollutvalet i 2011 FORSLAG TIL Kontrollutvalet tar orienteringa til orientering. Nr. Orientering frå: Orientering angåande: 1 Deloitte AS Presentasjon av interimsrevisjon 2010 og risikovurdering som er gjort i høve rekneskapsrevisjonen Bjarne Ryland frå Deloitte presenterte risikovurderinga i samband med rekneskapsrevisjonen og svarte på spørsmål frå kontrollutvalet. 2 Sekretariatet Revisjonsrapportar til, Forum for Kontroll og Tilsyn (FKT) si heimeside Sekretariatet tok opp spørsmålet om å få lov til å leggja ut forvaltningsrevisjonsrapportar og selskapskontrollrapportar på heimesida til Forum for Kontroll og Tilsyn (FKT) i PDF-format. Kontrollutvalet godkjenner at Forum for Kontroll og Tilsyn ( får legge ut Øygarden kommune sine revisjonsrapportar i PDF-format på heimesida si. 4 Sekretariatet Invitasjon til Norges kommunerevisorforbunds kontrollutvalgskonferanse på Gardermoen Det vart også opplyst om at Forum for Kontroll og Tilsyn skal ha sin konferanse Dei som ønskjer å delta på NKRF sin kontrollutvalgskonferanse på Gardermoen må melde frå til kontrollutvalsleiar 6 Sekretariatet Første møte i kontrollutvalet i 2011 Første møte i kontrollutvalet i 2011 vert fastsett til kl Orientering nr. 2: Revisjonsrapportar til, Forum for Kontroll og Tilsyn (FKT) si heimeside: Kontrollutvalet godkjenner at Forum for Kontroll og Tilsyn ( får legge ut Øygarden kommune sine revisjonsrapportar i PDF-format på heimesida si. Orientering nr. 4: NKRF-konferanse på Gardermoen: Dei som ønskjer å delta på NKRF sin kontrollutvalgskonferanse på Gardermoen må melde frå til kontrollutvalsleiar. Orientering nr. 6: Første møte i kontrollutvalet i 2011: Første møte i kontrollutvalet i 2011 vert fastsett til kl Resten av orienteringssakene vert tekne til orientering. 4

5 45/10 GJENNOMGANG AV MØTEPROTOKOLLAR FORSLAG TIL Kontrollutvalet tar møteprotokollane til orientering. Forslag til vedtak vart samrøystes vedteke. Kontrollutvalet tar møteprotokollane til orientering. YMSE Det kom ikkje fram noko under dette punktet. Karstein Pahr kontrollutvalsleiar Roald Breistein sekretær 5