Ullensvang herad MØTEPROTOKOLL Kontrollutvalet Dato: Kl.: Stad: Saknr.: MØTELEIAR DESSE MØTTE FORFALL DESSUTAN MØTTE Sakliste: Saknr.

Transkript

1 Ullllensvang herrad MØTEPROTOKOLL Kontrollutvalet Dato: Kl.: Stad: Heradshuset i Ullensvang Saknr.: 26/12 32/12 MØTELEIAR Isak Reisæter DESSE MØTTE Isak Reisæter Marianne Haakonsdatter Kvestad FORFALL Jorunn Børve Torgeir T. Alvsåker DESSUTAN MØTTE Indre Hordaland Revisjonsdistrikt v/ revisjonssjef Odd J. Storebø. PWC ved Ole Willy Fundingsrud. Ullensvang herad ved konstituert rådmann Sveinung Dugstad. Hordaland fylkeskommune, sekretariat for kontrollutvalet ved rådgjevar Kjartan Haugsnes. Sakliste: Saknr. Sak 26/12 Godkjenning av innkalling og sakliste 27/12 Godkjenning av protokoll frå møte /12 Orientering frå rådmannen 29/12 Plan for forvaltningsrevisjon for Ullensvang herad perioden /12 Tinging forvaltningsrevisjon «Vedlikehald» etter prosjektplan frå IHR 31/12 Meldingar 32/12 Orienteringssaker Ymse 1

2 26/12 GODKJENNING AV INNKALLING OG SAKLISTE. Det framkom ikkje merknader til sakliste. VEDTAK: Innkalling og sakliste vart samrøystes godkjent. 27/12 GODKJENNING AV MØTEPROTOKOLL FRÅ MØTE Det framkom ein merknad til møteprotokollen. Til sak 20/12 den vart det protokollert at rådmannen skulle sende over Ullensvang herad sitt svar til datatilsynet til kontrollutvalet. Dette er ikkje kome. Rådmannen lova å sende skrivet med ein gong. VEDTAK: Protokollen frå møtet vart samrøystes vedteken 28/12 ORIENTERING FRÅ RÅDMANNEN Orienteringa vert teken til orientering Konstituert rådmann Sveinung Dugstad orienterte om korleis Ullensvang herad ligg an i høve samhandlingsreforma og var mellom anna innom desse punkta. Ullensvang herad fekk 4,6 mill. kroner ekstra frå staten til å handtera mellom anna utskrivingsklare pasientar. Av desse går ,- til å betale sjukehusa. Har etablert eit «OBS» rom på sjukeheimane. Har teke imot alle utskrivingsklare pasientar til no. Leiger plass til utskrivingsklare pasientar i Eidfjord. Dette kostar kr.1900,- i døgeret. 4,3 mill. kroner er tilbakeført til helseføretaka etter modell om kor mange frå Ullensvang som vert innlagd på sjukehus. Ullensvang brukar sjukehus mindre enn berekna. Kommunelegen legg folk inn på obs-rommet Problematisk når det er overbelegg på sjukeheimane Kompetansen må opp i kommunane/på sjukeheimane Ønskjer å oppretta ei rehabiliteringsteneste neste år (plassmangel på Bråvolltunet) Ullensvang brukar rehabilitering i Odda kommune (Bokko-tunet) Neste år tilby «øyeblikkeleg hjelp» som skal etablerast i Odda. Samhandlingsreforma er ikkje lett å implentera med vanskeleg kommuneøkonomi. Pasientjournal skal over på elektronisk system i Alle som er 75 år vil neste år få besøk og gjeve ein informasjonsperm om korleis dei kan bu heime. 2

3 Etablering av frivillighetssentral. Pasientjournal og loggføring i heimesjukepleie på smarttelefon Sjukeheimane må rehabiliterast. Individuell oppfølging av ungdom. Følgjer opp ungdom på hybel, fråfall, rus, arrangement. Bråvolltunet har store utfordringar. Sjukefråveret er høgt og må ned og vikarinnleige må reduserast. I utgangspunktet har ikkje staten sett av pengar til førebygging innan samhandlingsreforma. VEDTAK: Orienteringa vart teken til orientering 29/12 PLAN FOR FORVALTNINGSREVISJON I ULLENSVANG HERAD PERIODEN (Endeleg vedtak i kontrollutvalet) 1. Kontrollutvalet godkjenner overordna analyse som grunnlag for plan for forvaltningsrevisjon. 2. PwC vert beden om å lage utkast til plan for forvaltningsrevisjon i tråd med dei føringar som kjem fram i møtet. 3. Utkast til plan vert å sende sekretariatet innan... slik at kontrollutvalsmedlemane kan gje merknader til planen innan. 4. Kontrollutvalsleiar, i samråd med sekretariatet, får fullmakt til godkjenne endeleg versjon av planen. 5. Endeleg forslag til plan vert å sende sekretariatet innan... slik at den kan leggjast fram for heradsstyret i møte Ole Willy Fundingsrud frå PWC gjekk gjennom overordna analyse og presenterte punkta i denne. Kontrollutvalet meiner ein må prioritera mellom anna på følgjande områder: Prosjektleiing Pleie og omsorg tenester, leiing og kommunikasjon Eigedomsskatt Skule resurs/struktur og prosess Naturkatastrofar/beredskap Kommunikasjonstilbod i kommunen/ nye innbyggarar/ bustadtilbod Økonomi og tenesteyting Psykososialt arbeidsmiljø bruk av vikarar Ole Willy Fundingsrud frå PWC noterte ned innspela frå kontrollutvalet i eigen tabell og utvalet gjorde sine prioriteringar. Desse vert sendt ut i endeleg forslag til plan for forvaltningsrevisjon med frist for kontrollutvalet til å kome med attendemeldingar. Forslag til vedtak var samrøystes. 3

4 VEDTAK: (Endeleg vedtak i kontrollutvalet) 1. Kontrollutvalet godkjenner overordna analyse som grunnlag for plan for forvaltningsrevisjon. 2. PwC vert beden om å lage utkast til plan for forvaltningsrevisjon i tråd med dei føringar som kjem fram i møtet. 3. Utkast til plan vert å sende sekretariatet innan slik at kontrollutvalsmedlemane kan gje merknader til planen innan Kontrollutvalsleiar, i samråd med sekretariatet, får fullmakt til godkjenne endeleg versjon av planen. 5. Endeleg forslag til plan vert å sende sekretariatet innan slik at den kan leggjast fram for heradsstyret i møte /12 TINGING FORVALTNINGSREVISJON «VEDLIKEHALD» ETTER PROSJEKTPLAN FRÅ IHR 1. Kontrollutvalet ber IHR gjennomføre forvaltningsrevisjon innan Kommunalt vedlikehald i Ullensvang herad i tråd med den føreslåtte prosjektplanen og inkludert dei endringane som kom fram i møtet. 2. Revisjonen skal gjennomførast innafor ei tidsramme på inntil 150 timar. 3. Revisjonsrapport, ferdig verifisert og med uttale frå administrasjonen innarbeidd, skal leggjast fram for kontrollutvalet til handsaming i første møte i Etter sams drøfting i utvalet vart det gjort følgjande endring i punkt 1 og 3: 1) Kontrollutvalet ber IHR gjennomføre forvaltningsrevisjon innan Kommunalt vedlikehald i Ullensvang herad i tråd med den føreslåtte prosjektplanen. 3) Revisjonsrapport, ferdig verifisert og med uttale frå administrasjonen innarbeidd, skal leggjast fram for kontrollutvalet til handsaming i andre møte i IHR gjev løypemelding i første møte i VEDTAK 1. Kontrollutvalet ber IHR gjennomføre forvaltningsrevisjon innan Kommunalt vedlikehald i Ullensvang herad i tråd med den føreslåtte prosjektplanen. 2. Revisjonen skal gjennomførast innafor ei tidsramme på inntil 150 timar. 3. Revisjonsrapport, ferdig verifisert og med uttale frå administrasjonen innarbeidd, skal leggjast fram for kontrollutvalet til handsaming i andre møte i IHR gjev løypemelding i første møte i

5 31/12 MELDINGAR Nr. Melding frå: Melding vedr.: 16 Ullensvang herad Vedtak HST 091/12 Økonomiplan 17 Ullensvang herad Vedtak HST 097/12 Eigarskapsmelding 18 Ullensvang herad Vedtak HST 098/12 Samhandlingsreforma 19 Hardanger Folkeblad Oppslag om Kinsarvik barnehage Meldingane vert tekne til orientering VEDTAK Meldingane vert tekne til orientering 32/12 ORIENTERINGSSAKER 1 Sekretariatet Tur til Brussel 2012 Vedlegg: Rapport utarbeida av kontrollsjef i Møre og Romsdal 2 IHR Prosess mogleg samanslåing av IHR og SF revisjon Vedlegg: Særutskrift frå kontrollutvalet på Voss Revisjonssjef i IHR, Odd Storebø orienterte: Om samanslåing: Det skal haldast representantskapsmøte i SF revisjon Korleis stoda er i høve samanslåing vil ein ikkje vite før etter dette møtet. Konkurranse på forvaltningsrevisjon i kommunane i Sogn. Prismessig ligg SF- revisjon i dag noko høgare enn IHR Større konkurranse i marknaden i dag enn for få år sidan Pensjonskostnadene i IHR: Pensjonar eigen pensjonskasse for tidlegare tilsette, med avtale i Storebrand, vert vurdert. Kommunane kan kome til å overta pensjonskostnadene i IHR. 5

6 3 IHR Revisjonsstrategi 2012 Odd Storebø frå IHR presenterte revisjonsstrategien i møtet. Utvalsmedlemmene får presentasjonen tilsendt saman med protokoll. 4 IHR Interimsrevisjon 5 Sekretariatet Første møte i 2013 Odd Storebø frå IHR leverte ut interimsrevisjonsrapport i møte og orienterte. Utvalsmedlemmene får denne tilsendt saman med protokoll. Første møte i 2013 vert fredag Sekretariatet undersøker om det er mogleg å ha møtet saman med ei orientering på Utne sjukeheim Orienteringssakene vert tekne til orientering VEDTAK Orienteringssakene 1 til 4 vart tekne til orientering Orienteringssak nr. 5: Første møte i 2013 Første møte i 2013 vert fredag Sekretariatet undersøker om det er mogleg å ha møtet saman med ei orientering på Utne sjukeheim YMSE Ingen saker meldt. Isak Reisæter Kontrollutvalsleiar Kjartan Haugsnes Rådgjevar 6