Sakliste: MØTEPROTOKOLL. Kontrollutvalet. Dato: Kl.: Stad: Formannskapsrommet Saknr.: 08/12 16/12

Transkript

1 Tyssneess kommunee MØTEPROTOKOLL Kontrollutvalet Dato: Kl.: Stad: Formannskapsrommet Saknr.: 08/12 16/12 MØTELEIAR Magne Ivar Fauskanger (Frp) DESSE MØTTE Lorentz Lunde (Krf) Britt Sørensen Dalsgård (Ap) Steinar Frugård (H) Annette Haugsgjerd (V) FORFALL - ingen forfall DESSUTAN MØTTE Deloitte v/ Gunnar Husabø. Frå administrasjonen møtte oppvekstsjef Helge F. Kjellevold i orienteringssak nr. 1 Økonomisjef Knut Hollekim og konsulent Helge Drange i orienteringssak nr. 2, melding nr.2 og sak 12/12. Varaordførar Aud Kaldefoss deltok på heile møtet. Hordaland fylkeskommune, sekretariat for kontrollutvalet v/ Kari Nygard. Sakliste: Saknr. Sak 08/12 Godkjenning av innkalling og sakliste 09/12 Protokoll frå møte /12 Orienteringssaker 11/12 Meldingar 12/12 Kontrollrapport 2011 vedr. skatteoppkrevjarfunksjonen i Tysnes kommune. Uttale frå kontrollutvalet. 13/12 Analyse og plan for forvaltningsrevisjon for perioden /12 Analyse og plan for selskapskontroll for perioden /12 Årsmelding for kontrollutvalet for /12 Gjennomgang av møteprotokollar 1

2 08/12 GODKJENNING AV INNKALLING OG SAKLISTE Det framkom ikkje merknader til innkalling og sakliste. VEDTAK Innkalling og sakliste vart samrøystes godkjend. 09/12 GODKJENNING AV PROTOKOLL FRÅ MØTE Det framkom ikkje merknader til protokoll frå møte VEDTAK Protokollen frå møte vart samrøystes godkjend. 10/12 ORIENTERINGSSAKER Desse orienteringssakene vart lagt fram: Nr. Frå: Orientering vedr.: 1 Rådmann / administrasjonen Orientering om tenesteområdet læringsmiljø for elevar, spesialundervisning og PPT-teneste 2 Rådmann / Førebels orientering om avslutning av rekneskap for 2011 økonomisjef 3 Deloitte / Status vedr. arbeid med selskapskontroll SIM sekretariatet 4 Sekretariatet Oppdrag som Deloitte evt. utfører for kommunen utanom bestilling frå kontrollutvalet 5 Sekretariatet Presentasjon av kontrollutvalet for kommunestyret synspunkt frå kontrollutvalet vedr. innhald / planlegging 6 Sekretariatet Vidare opplæring i kontrollutvalet 7 Sekretariatet Kontrollutvalet og media Kontrollutvalet tek orienteringane til orientering. Nr. Frå: Orientering vedr.: 1 Rådmann / administrasjonen Oppvekstsjef Helge F. Kjellevold orienterte om tenesteområdet læringsmiljø for elevar, spesialundervisning og PPT-teneste. Ut frå informasjonen som vart gjeve viser det at dette er eit område som det vert arbeidd målretta med, men at det og er utfordingar på nokre felt for å få tilfredstillande resultat. KOSTRA-tal viser høg brukar-andel i høve til kommunar ein kan samanlikne med. Kontrollutvalet kommenterte og kom med spørsmål, som det vart svara på. Konklusjonen vart at ein ønskjer å vurdera dette tenesteområdet når det gjeld å prioritera prosjekt i plan for 2 Rådmann / økonomisjef forvaltningsrevisjon. Orienteringa vart teke til orientering. Økonomisjef Knut Hollekim orienterte om førebels avslutning av rekneskap for 2011: For første gang har ein ikkje klart å overhalda fristane, men det er nå klart til levering til revisor. Årsaka er mellom anna innføring av nytt rekneskapssystemet. Konsulent Helge Drange, som har vore prosjektleiar ved innføring av rekneskapssystemet i dei tre kommunane Tysnes, Fusa og Samnanger, var og tilstades, og orienterte om arbeidet og utfordringane det har vore med å ta i bruk det nye systemet. 2

3 Kontrollutvalet merkar seg at det er lagt ned ein stor arbeidsinnsats med å ta i bruk det nye systemet. Det vart gjeve kommentarar om at det bør leggast til rette, slik at det ikkje er naudsynt med så stort arbeidspress over tid. Kontrollutvalet takka for orienteringa og tok den til orientering. 3 Deloitte / sekretariatet Gunnar Husabø informerte kort om arbeid med selskapskontroll SIM. Arbeid og framdrift er i tråd med oppsett plan, slik at rapport vil vera ferdig i løpet av juni. 4 Sekretariatet Oppdrag Deloitte utfører for kommunen utanom bestilling frå kontrollutvalet. Sekretariatet informerte i saka. Det vert sendt henvending til Deloitte der ein ber om at det vert lagt fram informasjon om dette på neste møte i kontrollutvalet. Ein ønskjer også at det vert ein årleg gjennomgang på dette. 5 Sekretariatet Presentasjon av kontrollutvalet for kommunestyret vart gjennomgått og teke til orientering. 6 Sekretariatet Vidare opplæring i kontrollutvalet vart drøfta. Kontrollutvalet ønskjer å ta dette opp på neste møte. Sekretariatet lagar notat med utkast til idedugnad. 7 Sekretariatet Det vart drøfta korleis kontrollutvalet, sekretariatet og revisjon skal forholda seg til media. Det var semje om at i hovudsak skal det vera leiar i kontrollutvalet som uttaler seg til media. Sekretariatet syter for oppfølging i nokre av orienteringssakene. Kontrollutvalet tek orienteringane til orientering. 11/12 MELDINGAR Desse meldingane vart lagt fram: Nr. Melding frå: Melding vedr.: 1 Helse- og sosialsjef Forvaltningsrevisjon for legetenestene tilbakemelding om arbeid med oppfølging. 2 Kommunestyret Skatteoppkrevjartenester Tysnes kommune Finansreglement for Tysnes kommune endring Kommunalt eigedomsselskap SIM IKS revidert selskapsavtale 3 Sekretariatet Kontrollutvalet på heimesida til kommunen Kontrollutvalet tek meldingane til orientering. Nr. Melding frå: Melding vedr.: 1 Helse- og sosialsjef Tilbakemelding om oppfølgingsarbeid etter forvaltningsrevisjon for legetenestene vart gjennomgått og drøfta. Det vart påpeika at det var ein del av innhaldet i tilbakemeldinga som utvalet ønskjer å få utdjupa meir med ytterlegare opplysningar. Konklusjonen var at kontrollutvalet, til neste møte, vil be om ei orientering frå rådmann / administrasjonen, og at sekretariatet sender førespurnad og førebur slik orientering. 3

4 2 Kommunestyret Aktuelle vedtak frå kommunestyret vart gjennomgått og drøfta. Sak om skatteoppkrevjartenester Tysnes kommune Knut Hollekim og Helge Drange orienterte kontrollutvalet om denne saka. Kontrollutvalet ønskjer å få ei orientering om skatteoppkrevj.tenesta om ei tid, når det er avklara meir korleis ansvars- og arbeidsoppgåver vert fordelt med skatteoppkrevjar i Os kommune. Finansreglement for Tysnes kommune endring. Når reglementet er vedteke i kommunestyret vil kontrollutvalet be om å få dette framlagt. Kommunalt eigedomsselskap Kontrollutvalet merka seg at denne saka er lagt fram på svært kort tid til handsaming. Utvalet tek saka til orientering og vil ta omsyn til eit evt. kommunalet eigedomsselskap i plan for selskapskontroll. SIM IKS revidert selskapsavtale kontrollutvalet tek melding om denne saka til orientering. 3 Sekretariatet Utkast til presentasjon av kontrollutvalet på heimesida til kommunen vart gjennomgått og drøfta. Utvalet sa seg samd i innhaldet, og ber sekretariatet ta kontakt med kommunen for å få dette tilpassa på heimesida. under ymse-posten la sekretariatet fram invitasjon til FKTkonferanse i Trondheim i juni. Utvalsleiar vil melda seg på som medlem i kontrollutvalet i fylkeskommunen. I budsjettet er det rom for at ein medlem til kan delta, og dei andre utvalsmedlemane gjev tilbakemelding om evt. deltaking innan påmeldingsfristen. Sekretariatet syter for oppfølging av nokre av meldingane. Kontrollutvalet tek meldingane til orientering. 12/12 KONTROLLRAPPORT 2011 VEDR. SKATTEOPPKREVJARFUNKSJONEN I TYSNES KOMMUNE. UTTALE FRÅ KONTROLLUTVALET 1. Kontrollutvalet merkar seg at Skatteetaten konkluderer med at Tysnes kommune har ein skatteoppkrevjarfunksjon som i det alt vesentlege vert utført i samsvar med gjeldande regelverk og retningslinjer. 2. Årsmelding frå skatteoppkrevjar i Tysnes kommune og kontrollrapport frå Skatteetaten vert teken til orientering og oversendt kommunestyret til orientering. Knut Hollekim og Helge Drange orienterte i saka. Det vart informert om prosess med overgang til, og avtale med skatteoppkrevjar i Os kommune. Avtalen er ennå ikkje underskreve for det står att å avklare nokre forhold som gjeld ansvar og arbeidsoppgåver. Kontrollutvalet kommenterte saka og stilte spørsmål, som det blei svara på. Kontrollutvalet merka seg at årsrapportane som er lagt fram viser at arbeidet ved skatteoppkrevjarkontoret er lagt opp med gode rutinar, og at pålegg og tilrådingar vert retta opp på tilfredstillande måte. Forslag til vedtak vart samrøystes vedteke. 1. Kontrollutvalet merkar seg at Skatteetaten konkluderer med at Tysnes kommune har ein skatteoppkrevjarfunksjon som i det alt vesentlege vert utført i samsvar med gjeldande regelverk og retningslinjer. 2. Årsmelding frå skatteoppkrevjar i Tysnes kommune og kontrollrapport frå Skatteetaten vert teken til orientering og oversendt kommunestyret til orientering. 4

5 13/12 ANALYSE OG PLAN FOR FORVALTNINGSREVISJON FOR PERIODEN Kontrollutvalet godkjenner overordna analyse for forvaltningsrevisjon for slik den ligg føre. (Evt. med dei endringar / justeringar som kom fram i møte). 2. Plan for forvaltningsrevisjon for perioden vert å legga fram i kontrollutvalet sitt neste møte, og det vert då lagt opp til å innstilla til kommunestyret, som skal gjera endeleg vedtak. Gunnar Husabø frå Deloitte presenterte analyse for plan for forvaltningsrevisjon og leia prosess i kontrollutvalet. Kontrollutvalet drøfta prosjekt ut frå det som kom fram i analysen, og det vart gjort prioriteringar av dei aktuelle prosjekta. Signala frå kontrollutvalet vert å innarbeida i plan for forvaltningsrevisjon. Forslag til vedtak vart samrøystes vedteke. 1. Kontrollutvalet godkjenner overordna analyse for forvaltningsrevisjon for slik den ligg føre. 2. Plan for forvaltningsrevisjon for perioden vert å legga fram i kontrollutvalet sitt neste møte, og det vert då lagt opp til å innstilla til kommunestyret, som skal gjera endeleg vedtak. 14/12 ANALYSE OG PLAN FOR SELSKAPSKONROLL FOR PERIODEN Kontrollutvalet godkjenner overordna analyse for selskapskontroll for slik den ligg føre. (Evt. med dei endringar / justeringar som kom fram i møte). 2. Plan for selskapskontroll for perioden vert å legga fram i kontrollutvalet sitt neste møte, og det vert då lagt opp til å innstilla til kommunestyret, som skal gjera endeleg vedtak. HANDSAMING I MØTE Gunnar Husabø frå Deloitte presenterte analyse for plan for selskapskontroll og leia prosess i kontrollutvalet. Kontrollutvalet drøfta aktuelle prosjekt, og ein drøfta om det eventuelt bør vera høve til å også ta nye prosjekt inn i planen på seinare tidspunkt, når det er avklara med kommunalt eigedomsselskap. Signala frå kontrollutvalet vert å innarbeida i plan for selskapskontroll. Forslag til vedtak vart samrøystes vedteke. 1. Kontrollutvalet godkjenner overordna analyse for selskapskontroll for slik den ligg føre. 2. Plan for selskapskontroll for perioden vert å legga fram i kontrollutvalet sitt neste møte, og det vert då lagt opp til å innstilla til kommunestyret, som skal gjera endeleg vedtak. 15/12 ÅRSMELDING FOR KONTROLLUTVALET FOR 2011 FORSLAG TIL INNSTILLING: Kommunestyret godkjenner årsmelding frå kontrollutvalet for 2011 Kontrollutvalet drøfta framlegg til årsmelding for kontroll- og tilsynsarbeidet for Sidan fleirtalet i kontrollutvalet ikkje var medlemmer i tidlegar periode, finn ein det vanskeleg å uttala seg om konkrete saker. Men utvalet meiner årsmeldinga gjev eit godt bilete av aktiviteten i kontrollutvalet i Forslag til innstilling vart samrøystes vedteke. INNSTILLING: Kommunestyret godkjenner årsmelding frå kontrollutvalet for

6 16/12 GJENNOMGANG AV MØTEPROTOKOLLAR Kontrollutvalet tar møteprotokollane til orientering. Ut over dei saker som var lagt fram under meldingar har ikkje kontrollutvalet merka seg saker som dei vil ha nærmare orientering om. Ved gjennomgang av innkallingar og protokollar har ein likevel merka seg at særleg til møter i formannskapet er det mykje saker, og ein del sakspapir vert lagt fram direkte i møtet. Ein vil peike på at dette er uheldig, og at det generelt kan gje manglande informasjon etter lov / reglar om offentleggjering av saker / saksopplysningar. Kontrollutvalet tar møteprotokollane til orientering. YMSE Magne Ivar Fauskanger Leiar Kari Nygard Sekretær 6