Sakliste: MØTEPROTOKOLL. Kontrollutvalet. Dato: Kl.: Stad: Samfunnskroken i rådhuset Saknr.: 17/11 23/11

Transkript

1 Kvinnheerrad kommunee MØTEPROTOKOLL Kontrollutvalet Dato: Kl.: Stad: Samfunnskroken i rådhuset Saknr.: 17/11 23/11 MØTELEIAR Leiv Guddal (SP) DESSE MØTTE Hans Jakob Berge (KrF) Jostein Grov (SV) møtte i staden for Frode Røyrvik FORFALL Frode Røyrvik (Ap) Resy Aak Toresen (V) vararepresentant var innkalla, men kunne ikkje møta Sølvi Ulvenes (TS) vararepresentant var innkalla, men kunne ikkje møta Det kunne heller ikkje møta nokon frå Deloitte til dette møtet, på grunn av at møtedato vart endra. DESSUTAN MØTTE Frå administrasjonen: rådmann Trond Sætereng, kommunalsjef Kjell Nygård, økonomisjef Geir Mogren og kommunalsjef Asbjørn Skår i sak 19/11 Orienteringssaker Ordførar Synnøve Solbakken møtte i sakene 21/11 og 22/11. Hordaland fylkeskommune, sekretariat for kontrollutvalet v/ Kari Nygard. Sakliste: Saknr. Sak 17/11 Godkjenning av innkalling og sakliste 18/11 Godkjenning av protokoll frå møte /11 Orienteringssaker 20/11 Meldingar 21/11 Framlegg til budsjett for kontroll- og tilsynsarbeidet for /11 Arbeidet i kontrollutvalet evaluering og erfaringsoverføring 23/11 Gjennomgang av møteprotokollar Ymse 1

2 17/11 GODKJENNING AV INNKALLING OG SAKLISTE Det framkom ikkje merknader til innkalling og sakliste. Innkalling og sakliste vart samrøystes godkjend. 18/11 GODKJENNING AV PROTOKOLL FRÅ MØTE Det framkom ikkje merknader til protokoll frå møte Protokollen frå møte vart samrøystes godkjend. 19/11 ORIENTERINGSSAKER Desse orienteringssakene vart lagt fram: Nr. Frå: Orientering vedr.: 1 Rådmann / Tertialrapport nr Saksframlegg til er lagt ved 2 Rådmann / Tilsyn i kommunale og private barnehagar formannskapet Sak 20/11 Finansiering av ikkje-kommunale barnehagar i Kvinnherad 2011 ligg vedlagt 3 Rådmann / Samling av testamentariske gåver til eit fond Saksframlegg til er lagt ved 4 Økonomikontoret / administrasjonen Overføring av midlar til testamentarisk gåve frå søstrene Jensen og orientering om rettssak vedr. festeavtale på eigedom 5 Sekretariatet Om å få lagt innkalling, saker og protokollar frå kontrollutvalet sine møter på heimesida til kommunen 6 Deloitte Revisjonsplan regnskapsrevisjon 7 Sekretariatet Om innkjøp av revisjonstenester til kyrkjeleg fellesråd Ymse FORSLAG TIL : Kontrollutvalet tek orienteringane til orientering. Nr. Frå: Orientering vedr.: 1 Rådmann / Kommunalsjef Kjell Nygård orienterte om tertialrapporten, og kontrollutvalet stilte spørsmål til innhaldet, og spørsmåla vart svara på. Utviklinga i kraftfondet vart særleg kommentert, situasjonen er framleis negativ utvikling. Utvikling når det gjeld inntekter, og Fylksmannen sine kommentarar til dette vart nemnt. Det vart og orientert om stoda når det gjeld drift i dei ulike sektorane i høve til budsjett. Renteutvikling og gjeldssituasjonen vart og drøfta. 2 Rådmann / formannskapet Informasjon og orientering vart teke til orientering. Asbjørn Skår orienterte om drifta av dei kommunale og private barnehagane i kommunen. Kontrollutvalet har bedt om opplysningar om korleis kommunen fører tilsyn med alle barnehagane. Det vart opplyst at det er utarbeida eigen plan for tilsyn, som inneheld rutinar for korleis dette skal utførast. Kommunane i Sunnhordland, i regi av Forum for Oppvekst i Sunnhordland, samarbeider om tilsyn. 2

3 3 Rådmann / 4 Økonomikontoret / administrasjonen Denne ordninga har fått positiv omtale, og andre regionar har brukt Sunnhordland sin modell som døme for tilsynsarbeid i barnehagar. Finansieringsordning for barnehagane vart og drøfta. Informasjonen vart teke til orientering. Økonomisjef Geir Mogren orienterte om sak vedr. å samla alle testamentariske gåver til eit fond. Det er ulike retningslinjer / ønsker som er sett av gjevarane av testamentariske gåver, og dette er ikkje så lett å samordna dersom ein skal samla alle gåver i eit fond. Føremålet med å slå alle testamentariske gåver saman i eit fond vil vera å kunna nytta og disponera midlane på ein betre måte. Frå kontrollutvalet si side vart det peika på at ein må syta for å ivareta gjevarane sine interesser når kommunen avgjer på kva måte ein skal disponera testamentariske gåver. Orienteringa vart teke til orientering Rådmann Trond Sætereng orienterte om - Overføring av midlar til testamentarisk gåve frå søstrene Jensen og om rettssak vedr. festeavtale på pensjonateigedommmen. Rettssaka er avslutta, men ein ventar ennå på kva utfall dommen vil få. Det er brukt store ressursar på saka, og ein avventar nå resultatet på rettsavgjerda. Kontrollutvalet tok informasjonen til orientering. 5 Sekretariatet Det vart orientert om at det vert arbeidd vidare med å finna løysing på å få innkalling, saker og protokollar frå kontrollutvalet sine møter på heimesida til kommunen. Det vart påpeika at møter i utvalet bør kunngjerast betre, bl.a. med å sende melding til pressa. Når nytt kontrollutval er på plass må dette takast opp til drøfting. 6 Deloitte Revisjonsplan regnskapsrevisjon blei gjennomgått og kommentert. Planen vil og bli drøfta med rådmann og økonomisjef, og lagt fram for det nye kontrollutvalet i første møte. Kontrollutvalet tek revisjonsplanen til orientering. 7 Sekretariatet Sekretariatet orienterte om inngått avtale om revisjonstenester for Kyrkjeleg Fellesråd: Kyrkjeleg fellesråd i Kvinnherad kommune har inngått avtale om revisjon av rekneskapen sin med eit revisjonsfirma. Dette vart gjort samstundes med at det vart gjennomført ein open anbodskonkurranse, som la opp til at det skulle vera opsjon på slik revisjon med det firmaet som vart valgt etter konkurransen Kontrollutvalet drøfta dette, og konklusjonen vart at utvalet gjev kontrollutvalsleiar, i samråd med sekretariatet, fullmakt til å sende brev til kyrkjeleg fellesråd i Kvinnherad kommune for å få klarlagt kva som har skjedd i høve avtale om revisjonsteneste for fellesrådet. Ymse ingen orienteringssaker under ymse. : Orienteringssak nr. 7 Om innkjøp av revisjonstenester til kyrkjeleg fellesråd. Kontrollutvalet gjev kontrollutvalsleiar, i samråd med sekretariatet, fullmakt til å sende brev til kyrkjeleg fellesråd i Kvinnherad kommune for å få klarlagt kva som har skjedd i høve avtale om revisjonsteneste for fellesrådet. Kontrollutvalet tek dei øvrige orienteringssakene til orientering. 3

4 20/11 MELDINGAR Desse meldingane vart lagt fram: Nr. Melding frå: Melding vedr.: 1 Fylkesmannen i Budsjettbrev frå Fylkesmannen Hordaland 2 Kommunestyret Meldingar om vedtak frå 3 Kommunestyret Sak 60/11 Oppfølging av vedtak knytt til kunstgrasbana i Rosendal Sak 61/11 Sunnhordland Interkommunale Miljøverk IKS (SIM) ny selskapsavtale 4 Rosendal Turnlag Brev datert vedr. sak knytt til kunstgrasbana i Rosendal 5 Kommunal og regionaldep. (KRD) 6 Forum for Kontroll og Tilsyn (FKT) Høyring om endringar i kommunelova Eigenkontroll i kommunane m.m. Ymse Medlemsbrev nr Medlemsbrev nr FORSLAG TIL : Kontrollutvalet tek meldingane til orientering. Nr. Melding frå: Melding vedr.: 1 Fylkesmannen i Hordaland Budsjettbrev frå Fylkesmannen vart gjennomgått og kommentert. I brevet ber Fylkesmannen om nokre avklaringar frå kommunen. Svaret som er gjeve på dette frå kommunen skal leggast fram som melding på neste møte i 2 og 3 kontrollutvalet. Innhaldet i budsjettbrevet vart elles teke til orientering. Kommunestyret Meldingar om vedtak frå vart gjennomgått: Vedtak om rapport etter forvaltningsrevisjon av kraftfondet: Kontrollutvalet merkar seg her at det var investeringsutvalet som kom med framlegg til vedtak, som det vart fleirtal for i. Ein merkar seg vidare at m.a. pkt.3, 4 og 7 i innstillinga frå kontrollutvalet var teke vekk i vedtaket som det vart fleirtal for. Ein har med det vedteke at det ikkje er naudsynt å: Definera nærare kva som representerer vesentleg finansiell risiko for kommunen At det vert sikra at uavhengig instans gjer ein vurdering av rutinar for forvaltning av kraftfondet Sikrar at val av fondsforvaltar og kjøp av forvaltartenester blir gjennomført i samsvar med retningslinjer og sentralt regelverk, og at kjøp av forvaltartenester vert tilstrekkeleg skildra i innkjøpsreglementet Når det gjeld vedtak om rapport vedr. kunstgrasbane i Rosendal, forsterka kontrollutvalet si innstilling når det vart gjort vedtak etter rapporten. Det er nå fremja ny sak til, der det vert gjort greie for korleis kommunen bør følgja opp vedtak knytt til kunstgrasbana. Frå administrasjonen er det laga ei fyldig tilråding som viser rutinar for handsaming av liknande saker i framtida. Det er og sett ned ei politisk gruppe på tre personar som får som oppgåve å gå gjennom saka / prosessen for å utarbeida framtidige retningsliner ved kommunal deltaking i idrettsanlegg i Kvinnherad kommune. Dette inneber og å koma fram til ei løysing med Rosendal Turnlag. 4

5 Ein må avventa utfall av desse forhandlingane, og kontrollutvalet må be om ei orientering om saka når resultat ligg føre. Kontrollutvalet meiner det er positivt at det er kome på plass rutinar for denne type sakshandsaming. 3 Kommunestyret Sak 61/11 Sunnhordland Interkommunale Miljøverk IKS (SIM) ny selskapsavtale. Melding om SIM-konsernet sine oppgåver og organisering er sendt på høyring til kommunane. Det vart orientert om at i andre medlemskommunar for SIM har kontrolltvalet drøfta om det kan vera aktuelt å gjennomføra selskapskontroll i dette selskapet. Dette vil såleis vera eit prosjekt der fleire kommunar må samarbeida. Det nye kontrollutvalet må få kjennskap til dette når arbeid med plan for selskapskontroll skal gjennomførast, for å få det med i sine vurderingar. Dette vert å legga fram for det nye kontrollutvalet. 4 Rosendal Turnlag 5 Kommunal og regionaldep. (KRD) 6 Forum for Kontroll og Tilsyn (FKT) Sekretariatet får i oppgåve å syta for slik informasjon til det nye kontrollutvalet. Brev frå Rosendal Turnlag datert vedr. sak knytt til kunstgrasbana i Rosendal vart teke til orientering. Kort gjennomgang av hovudpunkta i høyring om endringar i kommunelova Eigenkontroll i kommunane m.m. Meldinga vart teke til orientering. Dei to medlemsbreva frå FKT blei gjennomgått og teke til orientering. Ymse ingen meldingar under ymse : Kontrollutvalet tek meldingane til orientering. 21/11 FRAMLEGG TIL BUDSJETT FOR KONTROLL- OG TILSYNSARBEIDET FOR 2012 FORSLAG TIL INNSTILLING Kommunestyret godkjenner budsjett for kontroll- og tilsynsarbeidet for 2012, slik det ligg føre. Framlegg til budsjett for kontrollutvalsarbeidet for 2012 vart gjennomgått. Kontrollutvalet drøfta dei ulike postane og gjekk inn for å styrka posten for kurs / folkevaldopplæring, samt reiseutgifter i samband med kurs / folkevaldopplæring. Ein meiner det er viktig med tilstrekkeleg opplæring når nytt kontrollutval skal starta arbeidet sitt. Framlegg om endring vart samrøystes vedteke. Med dei endringar som kom fram i møtet godkjenner kontrollutvalet budsjettforslag for kontroll- og tilsynsarbeidet for Budsjettforslaget vert å senda Kvinnherad kommune for vidare handsaming. 22/11 ARBEID I KONTROLLUTVALET EVALUERING OG ERFARINGSOVERFØRING FORSLAG TIL : Saka vert lagt fram utan forslag til vedtak. Ordførar var med under handsaminga av denne saka. Kontrollutvalet drøfta korleis ein kan gjera ei evaluering av kontrollutvalet sitt arbeid på ein god måte. Til dette møtet er det stort forfall, og ein ser at det vil vera ein fordel at fleire aktørar er tilstades når ein skal ta ein slik gjennomgang. Det kom forslag om at det bør vera eit fellesmøte mellom sitjande og nytt kontrollutval, og at ordførar og rådmann vert invitert til å delta i drøftinga / erfaringsoverføringa der. 5

6 Når det gjeld opplæring av nytt kontrollutval vart det peika på at det vil vera ein fordel om det nye kontrollutvalet får delta på folkevaldopplæringa saman med. Ordførar noterte seg dette. Det vart også drøfta at ein bør velja kontrollutval som første utval etter formannskapet på konstituerande møte. Kontrollutvalet gjorde samrøystes vedtak i saka. Det vert skipa til eit fellesmøte mellom sitjande og nytt kontrollutval der sak om Arbeid i kontrollutvalet evaluering og erfaringsoverføring, vert sett på saklista. 23/11 GJENNOMGANG AV MØTEPROTOKOLLAR FORSLAG TIL Kontrollutvalet tar møteprotokollane til orientering. Ein god del av saker frå møteprotokollar var alt teke opp under orienteringssaker og meldingar. Det var ingen andre saker ein ville be om nærmare opplysningar om. Kontrollutvalet tar møteprotokollane til orientering. YMSE Det var ingen saker å ta opp under ymse. Leiv Guddal Leiar Kari Nygard Sekretær 6