Fitjar kommune Møteprotokoll

Transkript

1 Fitjar kommune Møteprotokoll Utvalg: Kontrollutvalet Møtestad: Kommunestyresalen, Fitjar rådhus Dato: Tidspunkt: 11:00 14:30 Følgjande faste medlemmer møtte: Navn Funksjon Representerer Helga Nøtland Auestad Leiar KRF Gro Rydland Nestleiar SP Ove Raunholm Medlem FRP Følgjande medlemmer hadde meldt forfall: Navn Funksjon Representerer Johannes Koløen Medlem H Ove Gjerde Medlem AP Det var kalla inn vara for Johannes Koløen, men vararepresentant kunne ikkje møta. Det var og kalla inn vara for Ove Gjerde, men vararepresentant måtte melda forfall dagen før møtet. Følgjande varamedlemmer møtte: Navn Møtte for Representerer Merknader Andre som møtte: Navn Else Holst Larsen Atle Tornes Trond Salmo Andreas Moe Larsen Kari Nygard Stilling Rekneskapsrevisor Deloitte PS 14/14 21/14 Rådmann i sakene PS 14/14, RS 12/14 og RS 13/14 Økonomisjef i sakene PS 14/14, RS 12/14 og RS 13/14 Assisterande rådmann i PS 13/14 Seniorrådgjevar Hordaland fylkeskommune heile møtet Helga Nøtland Auestad utvalsleiar Kari Marie Nygard utvalssekretær Dokumentet er elektronisk godkjent og har derfor ikkje underskrift. 1

2 Saksliste Utvalgssaksnr PS 10/14 PS 11/14 PS 12/14 RS 11/14 Innhold Lukket Arkivsaksnr Godkjenning av innkalling og saksliste Godkjenning av møteprotokoll frå forrige møte Meldingar Reglement for kontrollutvalet vedteke i KST /33 RS 12/14 Finansforvaltningsrapport /24 RS 13/14 Budsjettbrev frå Fylkesmannen Økonomiplan /24 RS 14/14 Rekneskap KUV-budsjett pr. april /23 RS 15/14 KOFA - vedtak om overtredelsesgebyr 2014/277 RS 16/14 Innkalling representanskapsmøte SIM - sakliste 2014/21 RS 17/14 Praktisering av habilitet - rutiner for politikere 2014/373 PS 13/14 PS 14/14 Orientering om oppfølging av forvaltningsrevisjon personalforvaltning Rekneskap og årsmelding for Fitjar kommune Uttale frå kontrollutvalet. PS 15/14 Årsmelding og kontrollrapport for 2013 vedkomande skatteoppkrevjarfunksjonen i Fitjar kommune PS 16/14 Revidert plan for forvaltningsrevisjon Fitjar kommune PS 17/14 Revidert plan for selskapskontroll Fitjar kommune 2014/ / / / /19 PS 18/14 Årsmelding for kontrollutvalet for /32 PS 19/14 Møteplan haust 2013 for kontrollutvalet 2014/27 PS 20/14 Gjennomgang av møteprotokollar 2014/36 PS 21/14 Eventuelt 2

3 PS 10/14 Godkjenning av innkalling og saksliste Det kom ingen merknader til innkalling og sakliste. Kontrollutvalet påpeika at innkallinga til møte denne gongen vart seint lagt ut på heimesida til kommunen. Sekretariatet tek kontakt med politisk sekretariat i kommunen for å få til betre rutine på dette. Innkalling og sakliste vart samrøystes godkjent. PS 11/14 Godkjenning av møteprotokoll frå forrige møte Det var ingen merknader til møteprotokoll frå møte Møteprotokoll frå møte vart samrøystes godkjent. PS 12/14 Meldingar Reglement for kontrollutvalet vedteke i KST Reglement vart kort gjennomgått og kommentert. Kontrollutvalet kommenterte at ein ønskjer ein nærmare gjennomgang av reglementet på første møte til hausten, sidan det er stort forfall til møtet i dag. Utvalet ber då om at det vert lagt fram ei enkel saksutgreiing som peikar på desse formuleringane i reglementet: o Til 1 om at også nestleiar skal ha møte- og talerett i kommunestyret o Til 23 om protokollføring og underskrifter o Kontrollutvalet vil og ta opp at det bør veljast fleire vararepresentantar neste gong det skal vera valg av kontrollutval. Kontrollutvalet ønskjer å senda eit notat til kommunestyret med presiseringar til desse paragrafane i reglementet. Ellers vart reglementet teke til orientering. Finansforvaltningsrapport Økonomisjef og rådmann orienterte til kontrollutvalet om rapporten. Notat som er utarbeida til formannskapet, og som viser gjeldssituasjonen i Fitjar kommune, vart delt ut. Kontrollutvalet tok informasjonen til orientering. Budsjettbrev frå Fylkesmannen. Økonomisjef og rådmann kommenterte budsjettbrevet. Det er særleg peika på at det er utfordingar for Fitjar kommune når det gjeld store svingningar i skatteinntekter. Budsjettbrevet vart teke til orientering. 3

4 KOFA vedtak om overtredelsesegebyr. Helga Auestad opplyste under denne referatsaka om at ho er valgt inn som styremedlem i Fitjar Kraftlag. Kontrollutvalet tok informasjonen til orientering. Dei øvrige referatsakene vart gjennomgått og teke til orientering. Kontrollutvalet ber om at det til neste møte vert laga ei enkel saksutgreiing om punkt i kontrollutvalet sitt reglement, som utvalet ønskjer å gjera merknader til. Dei andre referatsakene vart teke til orientering. PS 13/14 Orientering om oppfølging av forvaltningsrevisjon personalforvaltning : Saka vert lagt fram utan forslag til vedtak. Andreas Moe Larsen orienterte om oppfølgingsarbeid etter forvaltningsrevisjonen og tilsyna frå Arbeidstilsynet. Det vart teke opp at det må førast møteprotokoll for møter i administrasjonsutvalet, og at desse bør leggast ut på heimesida. Det står ennå att å gje nokre tilbakemeldingar til Arbeidtilsynet. Dette vil bli gjort nå i slutten av mai. Notat «Oppfølging av forvaltningsrevisjon personalforvaltning», som er lagt fram for kommunestyret i februar vart gjennomgått punkt for punkt og kommentert. Det vart opplyst om at det har teke litt tid å få igang leiarsamlingar, men dette vil ein prioritera nå framover. Kontrollutvalet takka for ei nyttig og god orientering. Utvalet ønskjer å etterspørja ein ny gjennomgang på eit seinare tidspunkt. Ein vil då og vurdera å spørja om å få ein demonstrasjon og informasjon om systemet Kvalitetslosen. Kontrollutvalet tek informasjonen til orientering. På eit seinare tidspunkt vil kontrollutvalet etterspørja vidare informasjon om dette arbeidet. PS 14/14 Rekneskap og årsmelding for Fitjar kommune Uttale frå kontrollutvalet. : Kontrollutvalet vedtek utkast til uttale om Fitjar kommune sin årsrekneskap for

5 Revisor, rådmann og økonomisjef var tilstades under handsaming av saka og orienterte til kontrollutvalet. Frå utvalet vart det kommentert at ein ser positivt på at rekneskap og årsmelding er lagt fram på ein god måte og innan gitte fristar. Forslag til uttale til rekneskap og årsmelding 2013 vart drøfta, og kontrollutvalet ønskte ikkje å gjera endringar. vart samrøystes vedteke. Kontrollutvalet vedtek uttale om Fitjar kommune sin årsrekneskap for 2013 slik den ligg føre. PS 15/14 Årsmelding og kontrollrapport for 2013 vedkomande skatteoppkrevjarfunksjonen i Fitjar kommune 1. Fitjar kommune sitt skatterekneskap og kontrollrapporten frå Skatteetaten, Skatt Vest vert teken til orientering. 2. Kontrollutvalet merkar seg at Skatteetaten, Skatt Vest, konkluderer med at Fitjar kommune har ein skatteoppkrevjarfunksjon som vert i det alt vesentlege utført på ein tilfredstillande måte. 3. Kontrollutvalet ber om at rammene for kjøp av tenester for gjennomføring av arbeidsgjevarkontrollar vert auka tilstrekkeleg til å innfri minstekravet som er sett. Kontrollutvalet har fått ein gjennomgang av årsrapporten frå skatteoppkrevjar også på sist møte, då skatteoppkrevjar var med i møtet og orienterte kontrollutvalet. Kontrollutvalet merka seg det som kjem fram å årsrapport og kontrollrapport frå skatteetaten, særleg opplysningar som kjem fram om minstekrav til arbeidsgjevarkontrollar. vart samrøystes vedteke. 1. Fitjar kommune sitt skatterekneskap og kontrollrapporten frå Skatteetaten, Skatt Vest vert teken til orientering. 2. Kontrollutvalet merkar seg at Skatteetaten, Skatt Vest, konkluderer med at Fitjar kommune har ein skatteoppkrevjarfunksjon som vert i det alt vesentlege utført på ein tilfredstillande måte. 3. Kontrollutvalet ber om at rammene for kjøp av tenester for gjennomføring av arbeidsgjevarkontrollar vert auka tilstrekkeleg til å innfri minstekravet som er sett. PS 16/14 Revidert plan for forvaltningsrevisjon Fitjar kommune 1. Revidert plan for forvaltningsrevisjon vert godkjent slik den ligg føre. 5

6 2. Revidert plan for forvaltningsrevisjon vert å senda kommunestyret til orientering. Innhald i revidert plan for forvaltningsrevisjon vart drøfta. Kontrollutvalet finn at den er i tråd med prioriteringane som utvalet gjorde i sist møte. Vidare arbeid med å setja i gang prosjekt innan forvaltningsrevisjon bør takast opp på første møte til hausten. vart samrøystes vedteke. 1. Revidert plan for forvaltningsrevisjon vert godkjent slik den ligg føre. 2. Revidert plan for forvaltningsrevisjon vert å senda kommunestyret til orientering. PS 17/14 Revidert plan for selskapskontroll Fitjar kommune 1. Revidert plan for selskapskontroll vert godkjent slik den ligg føre. 2. Revidert plan for selskapskontroll vert å senda kommunestyret til orientering. Innhald i revidert plan for selskapskontroll vart drøfta. Kontrollutvalet finn at den er i tråd med prioriteringane som utvalet gjorde i sist møte. Det vart drøfta at det kan vera aktuelt at kontrollutvalet planlegg eit bedriftsbesøk i samband med eit seinare møte. vart samrøystes vedteke. 1. Revidert plan for selskapskontroll vert godkjent slik den ligg føre. 2. Revidert plan for selskapskontroll vert å senda kommunestyret til orientering. PS 18/14 Årsmelding for kontrollutvalet for 2013 Forslag til innstilling Kommunestyret godkjenner årsmelding for kontrollutvalet for 2013 Forslag til årsmelding for kontrollutvalet vart gjennomgått og drøfta. Det kom forslag om nokre endringar. Sekretariatet gjer korrigeringar før årsmeldinga vert sendt over til kommunestyret. Utvalsleiar vil presentera årsmeldinga for kommunestyret. Med korrigeringar som kom fram i møte vert årsmelding for kontrollutalet for 2013 vedteken og oversendt kommunestyret. 6

7 Innstilling: Kommunestyret godkjenner årsmelding for kontrollutvalet for PS 19/14 Møteplan haust 2013 for kontrollutvalet Kontrollutvalet legg opp til denne møteaktiviteten for hausthalvåret 2014: Dato: Aktuelle saker: Budsjettforslag Opsjon revisjonsavtale Forvaltningsrevisjonsprosjekt Bestilling forvaltningsrevisjon Interimsrevisjon Planlegge 2015 Møtedatoar for kontrollutvalet sine møter i vårhalvår 2014 vert å legga inn i møteplan for kommunen. Kontrollutvalet vil at ein kun planlegg to møter også for hausthalvåret. Forslag om møtedato går difor ut. Kontrollutvalet gjorde slikt samrøystes vedtak: Kontrollutvalet legg opp til denne møteaktiviteten for hausthalvåret 2014: Dato: Aktuelle saker: Budsjettforslag Opsjon revisjonsavtale Forvaltningsrevisjonsprosjekt Interimsrevisjon Planlegge 2015 Møtedatoar for kontrollutvalet sine møter i vårhalvår 2014 vert å legga inn i møteplan for kommunen. PS 20/14 Gjennomgang av møteprotokollar Kontrollutvalet tek møteprotokollane til orientering. Saksprotokoll i Kontrollutvalet i Fitjar kommune Kontrollutvalet drøfta enkelte saker frå møteprotokollar andre utval. Mellom anna vart «Vedleggshefte til skulebruksplan » drøfta. Utvalsleiar sender notatet over til sekretariatet, og det vert vidaresendt til utvalet til informasjon. 7

8 Sak som gjeld ei av dei verbale føringane i budsjettvedtak for 2014 vart drøfta. Det var ingen saker kontrollutvalet ønskte meir informasjon om på noverande tidspunkt. vart samrøystes vedteke. Kontrollutvalet tek møteprotokollane til orientering. PS 21/14 Eventuelt Det er to saker kontrollutvalet ønskjer å få informasjon om på første møte til hausten: Sak om bruk av areal / kai og dialog mellom Fitjar kommune og Fitjar Meieri. Dette gjeld ein klage på reguleringsplan som Fylkesmannen har handsama. Ordførar har sendt brev til Fitjar Meieri om saka. Kontrollutvalet ønskjer at ordførar informerer til kontrollutvalet om denne saka. Sekretariatet førebur orienteringssak. Kontrollutvalet ønsker og ei orientering frå helse- og sosialsjef om psykisk helsearbeid og rusomsorg. Det er vidare ønske om informasjon om stoda når det gjeld arbeidstilbod og butilbod for psykisk utviklingshemma, samt barnevern. Sekretariatet førebur også denne orienteringssaka. Sekretariatet førebur dei to orienteringssakene til første møte til hausten. 8