Kvinnherad kommune Møteprotokoll

Transkript

1 Kvinnherad kommune Møteprotokoll Utvalg: Kontrollutvalet Møtestad: Formannskapssalen, Kvinnherad rådhus Dato: Tidspunkt: 09:00 11:00 Følgjande faste medlemmer møtte: Navn Funksjon Representerer Synnøve Solbakken Leiar AP Sigmund Nordfonn Nestleiar FRP Oddbjørg Heimark Medlem KRF Følgjande medlemmer hadde meldt forfall: Navn Funksjon Representerer Svein Åge Vangdal Medlem SP Una Maeve Kolle Medlem R Følgjande varamedlemmer møtte: Navn Møtte for Representerer Leiv Guddal Svein Åge Vangdal KRF Willy Kalsås Una Maeve Kolle R Merknader Andre som møtte: Navn Line Margrete Johansen Kari Nygard Stilling Forvaltningsrevisor Deloitte i heile møtet, unnateke PS 20/17 Seniorrådgjevar Hordaland fylkeskommune, i heile møtet Synnøve Solbakken utvalsleiar Kari Marie Nygard utvalssekretær Dokumentet er elektronisk godkjent og har derfor ikkje underskrift. 1

2 Saksliste Utvalgssaksnr PS 12/17 PS 13/17 PS 14/17 PS 15/17 PS 16/17 PS 17/17 Innhold Lukket Arkivsaksnr Godkjenning av innkalling og sakliste Godkjenning av protokoll frå forrige møte Vurdering av sak om husleigesatsar for kommunale utleigebustader Forvaltningsrevisjon av psykososialt miljø i grunnskulen i Kvinnherad - Forslag til prosjektplan Årsmelding for 2016 for kontrollutvalet i Kvinnherad kommune Referatsaker 2017/ / /52 RS 7/17 Invitasjon til FKTs fagkonferanse og årsmøte /127 RS 8/17 Samarbeidsrådet for Shl. IKS - representantskapsmøte /36 RS 9/17 Melding om representantskapsmøte i SIM april /208 RS 10/17 RS 11/17 Melding om oppfølging etter selskapskontroll Fastlandssamband Halsnøy AS Fastlandssambandet Halsnøy AS - oppfølging i HFK etter selskapskontroll 2014/ /3 PS 18/17 Gjennomgang av møteprotokollar 2015/210 PS 19/17 PS 20/17 Eventuelt Konkurranseutsetting av revisjonstenester for Kvinnherad kommune - Val av revisor 2014/56 2

3 PS 12/17 Godkjenning av innkalling og sakliste Det var ingen merknader til innkalling eller sakliste. Innkalling og sakliste vart samrøystes godkjent. PS 13/17 Godkjenning av protokoll frå forrige møte Det var ikkje merknader til protokoll frå møte Møteprotokoll frå møte i kontrollutvalet vart samrøystes godkjent. PS 14/17 Vurdering av sak om husleigesatsar for kommunale utleigebustader 1. Kommunestyret merkar seg det som kjem fram i memo / notat frå Deloitte datert etter vurdering av sak om husleigesatsar for kommunale utleigebustader. 2. På bakgrunn av det som kjem fram i notatet ber kommunestyret om at det vert utarbeida nærare interne retningslinjer for når habilitet skal vurderast i saker der det ligg føre forhold eigna til å svekka tilliten for at saksførebuing og vedtak er upartiske. 3. Kommunestyret ber om at rådmann utarbeider forslag til slike interne retningslinjer og legg fram sak til handsaming innan... Utvalsleiar innleia kort om bakgrunnen. Line Margrete Johansen frå Deloitte gjennomgjekk korleis revisjonen har vurdert spørsmålstillingane som er reist i saka, og kva konklusjonar som er gjort. Kontrollutvalet drøfta ut frå dette, og det var semje om at sak med forslag til interne retningslinjer bør leggast fram innan Forslag til vedtak, innkl. dato i pkt. 3, vart samrøystes vedteke: 1. Kommunestyret merkar seg det som kjem fram i memo / notat frå Deloitte datert etter vurdering av sak om husleigesatsar for kommunale utleigebustader. 2. På bakgrunn av det som kjem fram i notatet ber kommunestyret om at det vert utarbeida nærare interne retningslinjer for når habilitet skal vurderast i saker der det ligg føre forhold eigna til å svekka tilliten for at saksførebuing og vedtak er upartiske. 3. Kommunestyret ber om at rådmann utarbeider forslag til slike interne retningslinjer og legg fram sak til handsaming innan

4 PS 15/17 Forvaltningsrevisjon av psykososialt miljø i grunnskulen i Kvinnherad - Forslag til prosjektplan Forslag til vedtak 1. Kontrollutvalet bestiller forvaltningsrevisjon av «Psykososialt miljø i grunnskulen» frå Deloitte, med utgangspunkt i forslag til prosjektplan, og evt. innspel under drøftinga i møtet. 2. Evt. ny / korrigert prosjektplan vert å senda sekretariatet innan Det vert akseptert ein samla timeressurs på inntil det timetal som ligg i forslag til prosjektplan, inkludert presentasjon av rapporten i møte i kontrollutvalet. 4. Det vert og akseptert opsjon på evt. presentasjon av rapporten i Kvinnherad kommunestyre, faktuert etter timeforbruk inntil 6 timar. 5. Kontrollutvalet ønskjer at revisjonsrapport er klar frå Deloitte si side innan , ferdig verifisert og med rådmannen sin uttale vedlagt og/eller innarbeidd i rapporten. Under drøftinga av saka kom det forslag om at fleire brukargrupper burde trekkast inn i undersøkingsfasen. Det var semje om at det burde gjerast intervju med utvalgte FAU-leiarar, og at det vert å innarbeida i prosjektplanen. Ny korrigert prosjektplan vert å senda til sekretariatet så snart som råd. Korrigert prosjektplan vert sendt til kontrollutvalet på mail for uttale, før prosjektet vert starta opp. Forslag til vedtak vart samrøystes vedteke. 1. Kontrollutvalet bestiller forvaltningsrevisjon av «Psykososialt miljø i grunnskulen» frå Deloitte, med utgangspunkt i forslag til prosjektplan, og evt. innspel under drøftinga i møtet. 2. Evt. ny / korrigert prosjektplan vert å senda sekretariatet innan Det vert akseptert ein samla timeressurs på inntil det timetal som ligg i forslag til prosjektplan, inkludert presentasjon av rapporten i møte i kontrollutvalet. 4. Det vert og akseptert opsjon på evt. presentasjon av rapporten i Kvinnherad kommunestyre, faktuert etter timeforbruk inntil 6 timar. 5. Kontrollutvalet ønskjer at revisjonsrapport er klar frå Deloitte si side innan , ferdig verifisert og med rådmannen sin uttale vedlagt og/eller innarbeidd i rapporten. PS 16/17 Årsmelding for 2016 for kontrollutvalet i Kvinnherad kommune Kommunestyret godkjenner årsmelding for kontrollutvalet for 2016 Kontrollutvalet kommenterte forslag til årsmeldig for 2016, og det vart uttalt at den gjev eit godt oversyn over kontrollutvalet sitt arbeid. Det vart og ytra ønske om at kontrollutvalsleiar gjev ein kort presentasjon av årsmeldinga når den vert handsama i kommunestyret. vart samrøystes vedteke. Kommunestyret godkjenner årsmelding for kontrollutvalet for PS 17/17 Referatsaker RS 7/17 Invitasjon til FKTs fagkonferanse og årsmøte 2017 teke til orientering RS 8/17 Samarbeidsrådet for Shl. IKS - representantskapsmøte teke til orientering RS 9/17 Melding om representantskapsmøte i SIM april 2017 teke til orientering 4

5 RS 10/17 Melding om oppfølging etter selskapskontroll Fastlandssamband Halsnøy AS teke til orientering RS 11/17 Fastlandssambandet Halsnøy AS - oppfølging i HFK etter selskapskontroll teke til orientering. Kontrollutvalet ber om at innkalling til representantskapsmøte for Fastlandssamband Halsnøy AS vert sendt til kontrollutvalet og lagt fram som referatsak. Kontrollutvalet ber om at innkalling til representantskapsmøte for Fastlandssamband Halsnøy AS vert sendt til kontrollutvalet og lagt fram som referatsak. Referatsakene vert ellers teke til orientering. PS 18/17 Gjennomgang av møteprotokollar /vedtak Kontrollutvalet tek møteprotokollane til orientering. Utvalsleiar orienterte om at sak vedr. henvending til kommunestyret, med spørsmålstilling om «Vurdering av middagsproduksjon til institusjonsplassane ved Halsnøytunet», hadde vore oppe i kommunestyremøte Det vart fleirtal for å ikkje gå vidare med saka. Kontrollutvalet tok denne opplysningen til orientering. Kontrollutvalet merka seg og at det ligg føre innkalling til 2-dagars-møte i Bergen for investeringsutvalet. Det var ingen fleire saker ein ville sjå nærmare på no. Forslag til vedtak vart samrøystes vedteke Kontrollutvalet tek møteprotokollane til orientering. PS 19/17 Eventuelt Sekretariatet informerte om at rådmann har stadfesta at rekneskap og årsmelding for kommunen for 2016 vil vera klar og kan oversendast sekretariatet før påske. Det vil då sei at det vert planlagt å ha neste møte i kontrollutvalet fredag 21.april kl Innkallinga til møte vil bli sendt ut første virkedag etter påske: tysdag 18.april. Det vart ikkje fatta vedtak under eventuelt. PS 20/17 Konkurranseutsetting av revisjonstenester for Kvinnherad kommune - Val av revisor Kommunestyret i Kvinnherad kommune vel.. som revisor frå til Kari Nygard frå sekretariatet orienterte om resultatet av evalueringa av dei innkomne tilboda. Det vart og vist til gjennomgang og drøfting på førre møte om evalueringa. Innstillinga i saka var samrøystes. Kommunestyret i Kvinnherad kommune vel Deloitte AS som revisor frå til