Kvinnherad kommune Møteprotokoll

Transkript

1 Kvinnherad kommune Møteprotokoll Utvalg: Kontrollutvalet Møtestad: Kommunestyresalen, Kvinnherad rådhus Dato: Tidspunkt: 10:00 14:00 Følgjande faste medlemmer møtte: Navn Funksjon Representerer Synnøve Solbakken Leiar AP Oddbjørg Heimark Medlem KRF Una Maeve Kolle Medlem R Følgjande medlemmer hadde meldt forfall: Navn Funksjon Representerer Sigmund Nordfonn Nestleiar FRP Svein Åge Vangdal Medlem SP Følgjande varamedlemmer møtte: Navn Møtte for Representerer Svein Ingvald Opdal Sigmund Nordfonn Mdg Annemor Ekeland Svein Åge Vangdal V Merknader Rådmann Odd Ivar Øvregård var særleg innvitert til dette kontrollutvalsmøte, han tok til i rådmannsjobben nå i starten på februar. Utvalsleiar Synnøve Solbakken ønskte han velkommen. Den nye rådmann helsa på, og presenterte seg for kontrollutvalet. Andre som møtte: Navn Odd Ivar Øvregård Yngvar Skarveland Gunnar Husabø Kari Nygard Stilling Rådmann møtte i sak 04/16 Leiar for lønnsavdelinga møtte i sak 03/16 Senior manager - forvaltningsrevisor Deloitte - i heile møtet Seniorrådgjevar Hordalend fylkeskommune i heile møtet Synnøve Solbakken utvalsleiar Kari Marie Nygard utvalssekretær Dokumentet er elektronisk godkjent og har derfor ikkje underskrift. 1

2 Saksliste Utvalgssaksnr PS 1/16 PS 2/16 Innhold Lukket Arkivsaksnr Godkjenning av innkalling og sakliste Godkjenning av protokoll frå forrige møte PS 3/16 Orientering om rutinar for utbetaling av møtegodtgjersle i Kvinnherad kommune 2016/24 PS 4/16 Orienteringssak vedrørande rådgjevarstilling 2014/69 PS 5/16 Orienteringssak om kontrollutvalet på heimesida til Kvinnherad kommune 2014/398 PS 6/16 Møteplan for kontrollutvalet i /26 PS 7/16 Forvaltningsrevisjon av innkjøpsfunksjonen i Kvinnherad kommune - revisjonsrapport 2015/11 PS 8/16 Overordna analyse og plan for forvaltningsrevisjon - godkjenning av prosjektplan og vidare handsaming 2015/207 PS 9/16 Overordna analyse og plan for selskapskontroll - godkjenning av prosjektplan og vidare handsaming 2015/208 PS 10/16 Forslag til kurs i regi av Deloitte 2014/425 PS 11/16 PS 12/16 Budsjett 2016 for kontroll- og tilsynsarbeid - fordeling av postar innanfor ramme Referatsaker 2016/20 RS 1/16 Rapport frå tilsyn med Nav Kvinnherad kommune /33 RS 2/16 Budsjett Økonomiplan Handlingsplan 2016/32 RS 3/16 Førebels rekneskap for kontroll- og tilsynsarbeid /20 RS 4/16 Melding om representantskapsmøte i SIM 2015/208 PS 13/16 Gjennomgang av møteprotokollar 2015/210 PS 14/16 Eventuelt 2

3 PS 1/16 Godkjenning av innkalling og sakliste Til dette møtet er innkallinga kun sendt ut elektronisk. Det var ingen merknader til innkalling eller sakliste. Innkalling og sakliste vart samrøystes godkjent. PS 2/16 Godkjenning av protokoll frå forrige møte Det kom ikkje merknader til protokoll frå møte i kontrollutvalet Møteprotokoll frå møte i kontrollutvalet vart samrøystes godkjent. PS 3/16 Orientering om rutinar for utbetaling av møtegodtgjersle i Kvinnherad kommune Saka vert lagt fram utan forslag til vedtak. Leiar for lønnsavdelinga Ingvar Skarveland orienterte om rutiner for utbetaling av møtegodtgjersle, og om feil med utbetaling av møtegodtgjersle til 3 av medlemmane i kontrollutvalet. Rutinane er nå gjennomgått og skjerpa, og det vert kjørt lønnsrapportar som kontrollordning, før utbetaling skjer. Dette vert gjeldande frå Kontrollutvalet peika på at det er viktig at rutinane nå er betra, og uttalte og at lønnsavdelinga også bør tilby å gjera avtale om tilbakebetaling over tid når slike feil oppstår. Det var semje i utvalet om å ta informasjonen til orientering. Kontrollutvalet tek informasjonen til orientering. PS 4/16 Orienteringssak vedrørande rådgjevarstilling Saka vert lagt fram utan forslag til vedtak. Rådmann Odd Ivar Øvregård var med i møtet under handsaming av denne saka. Utvalsleiar innleia med å gjennomgå spørsmålstillingane som er sett. Rådmann orienterte og utdjupa notatet om rådgjevarstilling datert Det vart poengtert at rådmann ikkje ser på dette som ei ny tilsetting, men at det er å sjå på som ei forlenging av arbeidsengasjement med AFP-avtale. Rutiner, sakshandsaming og kommunikasjon kunne vore betre. 3

4 Kontrollutvalet kom med kommentarar til orienteringa. Utvalet peika mellom anna på at saka burde vore lagt fram for formannskapet før endeleg tilsetting i rådgjevarstilling. Signert arbeidsavtale vart delt ut og kontrollutvalet kommenterte at denne ikkje har noko tidsavgrensing. Avtalen vart så samla inn igjen. Ut frå orienteringa drøfta så kontrollutvalet kva ein ville gjera vidare. Det vart konkludert med at ein ønskjer å sjå vidare på saka til hausten. Utvalet vil då be om ei ny orientering om korleis stillingen vert prioritert vidare i budsjettsamanheng, etter Vedtaket var samrøystes. Kontrollutvalet vil be om ei ny orientering til hausten etter at revidert budsjett er handsama. PS 5/16 Orienteringssak om kontrollutvalet på heimesida til Kvinnherad kommune Saka vert lagt fram utan forslag til vedtak. Det var ikkje råd å koma inn på det området på heimesida der opplysninagar om kontrollutvalet ligg. Dette skuldast problem med sakshandsamarsystemet denne dagen. Men kontrollutvalet drøfta likevel korleis opplysningar om kontrollutvalet, innkallingar til møter og møteprotokollar bør vera tilgjengeleg på heimesida. Kontrollutvalet ønskjer at møteinnkallingar og møteprotokollar vert plassert på eit eige område, og på ein oversiktleg måte. Å organisera dette under postlista til kommunen er ikkje tilfredstillande. Organisering av heimesida til kommunen vil bli teke opp til vurdering nå når den nye rådmannen er på plass. Utvalet ber difor om at sekretariatet gjev melding vidare til kommunen om korleis informasjon om kontrollutvalet, innkallingar til KUV-møter og møteprotokollar bør organiserast. Vedtaket var samrøystes. Kontrollutvalet ber sekretariatet om å gjeva melding vidare til kommunen om korleis informasjon om kontrollutvalet, innkallingar til KUV-møter og møteprotokollar bør organiserast på heimesida. PS 6/16 Møteplan for kontrollutvalet i 2016 Kontrollutvalet legg opp til denne møteaktiviteten i 2016: Dato: Merknad: Under avvikling Kontrollutvalet drøfta aktuelle datoar for sine møter i Det kom forslag om å endra møte Ny møtedato vert sett til mandag Sekretariatet syter for å senda møtedatoane over til kommunen slik at kontrollutvalet sine møter vert lagt inn i kommunen sin møteplan. Vedtak i saka var samrøystes. 4

5 Kontrollutvalet legg opp til denne møteaktiviteten i 2016: (noverande møte) Kontrollutvalet ber om at møtedatoane vert sendt over til kommunen for å koma med i møteplanen for politiske møter. PS 7/16 Forvaltningsrevisjon av innkjøpsfunksjonen i Kvinnherad kommune - revisjonsrapport Forslag til innstilling A. Kommunestyret ber rådmann om å syta for følgjande tiltak vert sett i verk: 1. Gå gjennom funna i denne rapporten og sikre at eventuelle ulovlege kjøp som framleis føregår vert avslutta, og sette i verk tiltak som sikrar at tilsvarande avvik som er avdekt i rapporten ikkje blir gjentatt. 2. Gå gjennom gjeldande rutinar og retningslinjer, med eit særleg blikk for å sikre at handboka og retningslinjene frå innkjøpsforumet og kommunen er i samsvar, og at det går tydeleg fram kva verkeområde dei har. 3. Gå gjennom korleis delegasjonar og fullmakter på innkjøpsområdet er utforma, slik at det er tydeleg kva fullmakter, oppgåver og ansvar som ligg til leiarar og tilsette på ulike nivå i arbeidet med anskaffingar. 4. Gjere tydeleg rutinane for når ein skal involvere innkjøpskoordinator i samband med anskaffingsprosessar, og vurdere å senke beløpsgrensa for kva anskaffingar ein skal involvere innkjøpskoordinator i. 5. Vurdere opplæringstiltak for å gi leiarar og tilsette i kommunen betre informasjon om forventningar og krav knytt til innkjøp og bruk av gjeldande avtalar. 6. Dersom det framleis skal gjennomførast større anskaffingar uavhengig av innkjøpsforum, sikre at alle som skal vere involvert i desse anskaffingane får tilstrekkeleg opplæring i regelverket for offentlege anskaffingar. 7. Gå gjennom eksisterande rammeavtalar for å sikre at det er tydelege retningslinjer for korleis avropa skal gjennomførast. 8. Vurdere å gjennomføre jamlege analysar av rekneskapsdata for å kontrollere at gjeldande avtalar blir brukt og eventuelt finne fram til område der det er behov for å etablere rammeavtalar. 9. Gjennomføre årlege evalueringar/statusmøte knytt til dei ulike rammeavtalane som er inngått, i samsvar med reglementet for Sunnhordland interkommunale innkjøpsforum. B. Kommunestyret ber om at det vert laga ein handlingsplan som syner kva tiltak som skal setjast i verk for å følgje opp tilrådingane i rapporten, når tiltaka skal setjast i verk, og kven som skal ha ansvaret for iverksettinga. Kommunestyret ber om at at slik handlingsplan vert lagt fram for kommunestyret innan , med kopi til kontrollutvalet. Gunnar Husabø frå Deloitte presenterte rapport etter forvaltningsrevisjon om innkjøp. Han gjennomgjekk revisjonen sitt arbeid og gjorde greie for kva funn som er gjort, og ut frå dette, kva tilrådingar som er gjeve. Kontrollutvalet drøfta og kommenterte innhaldet i rapporten. Det vart konkludert med at det var ein grundig og god rapport, der det er peika på viktige tiltak for å gjera denne tenesta ennå betre. Kontrollutvalet vil at Deloitte gjev ein presentasjon av rapporten i kommunestyret når saka kjem opp til handsaming. 5

6 Forslag til innstilling vart samrøystes vedteke. Innstilling A. Kommunestyret ber rådmann om å syta for at følgjande tiltak vert sett i verk: 10. Gå gjennom funna i denne rapporten og sikre at eventuelle ulovlege kjøp som framleis føregår vert avslutta, og sette i verk tiltak som sikrar at tilsvarande avvik som er avdekt i rapporten ikkje blir gjentatt. 11. Gå gjennom gjeldande rutinar og retningslinjer, med eit særleg blikk for å sikre at handboka og retningslinjene frå innkjøpsforumet og kommunen er i samsvar, og at det går tydeleg fram kva verkeområde dei har. 12. Gå gjennom korleis delegasjonar og fullmakter på innkjøpsområdet er utforma, slik at det er tydeleg kva fullmakter, oppgåver og ansvar som ligg til leiarar og tilsette på ulike nivå i arbeidet med anskaffingar. 13. Gjere tydeleg rutinane for når ein skal involvere innkjøpskoordinator i samband med anskaffingsprosessar, og vurdere å senke beløpsgrensa for kva anskaffingar ein skal involvere innkjøpskoordinator i. 14. Vurdere opplæringstiltak for å gi leiarar og tilsette i kommunen betre informasjon om forventningar og krav knytt til innkjøp og bruk av gjeldande avtalar. 15. Dersom det framleis skal gjennomførast større anskaffingar uavhengig av innkjøpsforum, sikre at alle som skal vere involvert i desse anskaffingane får tilstrekkeleg opplæring i regelverket for offentlege anskaffingar. 16. Gå gjennom eksisterande rammeavtalar for å sikre at det er tydelege retningslinjer for korleis avropa skal gjennomførast. 17. Vurdere å gjennomføre jamlege analysar av rekneskapsdata for å kontrollere at gjeldande avtalar blir brukt og eventuelt finne fram til område der det er behov for å etablere rammeavtalar. 18. Gjennomføre årlege evalueringar/statusmøte knytt til dei ulike rammeavtalane som er inngått, i samsvar med reglementet for Sunnhordland interkommunale innkjøpsforum. B. Kommunestyret ber om at det vert laga ein handlingsplan som syner kva tiltak som skal setjast i verk for å følgje opp tilrådingane i rapporten, når tiltaka skal setjast i verk, og kven som skal ha ansvaret for iverksettinga. Kommunestyret ber om at at slik handlingsplan vert lagt fram for kommunestyret innan , med kopi til kontrollutvalet. PS 8/16 Overordna analyse og plan for forvaltningsrevisjon - godkjenning av prosjektplan og vidare handsaming 1. Prosjektplan for analyse og plan for forvaltningsrevisjon vert godkjent slik den ligg føre / evt. med endringar gjort i møte. 2. Kontrollutvalet sluttar seg til framdriftsplan for arbeid med overordna analyse og plan for forvaltningsrevisjon. 3. Kontrollutvalet ber om at prosessmøte nr. 1 vert gjennomført på neste møte. Gunnar Husabø frå Deloitte presenterte prosjektplan og orienterte om prosess med risikoanalyse og planarbeid. Kontrollutvalet drøfta saka, og konkluderte med at skisse til opplegg og prosess er god. vart samrøystes vedteke. 1. Prosjektplan for analyse og plan for forvaltningsrevisjon vert godkjent slik den ligg føre. 2. Kontrollutvalet sluttar seg til framdriftsplan for arbeid med overordna analyse og plan for forvaltningsrevisjon. 3. Kontrollutvalet ber om at prosessmøte nr. 1 vert gjennomført på neste møte. 6

7 PS 9/16 Overordna analyse og plan for selskapskontroll - godkjenning av prosjektplan og vidare handsaming 1. Prosjektplan for analyse og plan for selskapskontroll vert godkjent slik den ligg føre / evt. med endringar gjort i møte. 2. Kontrollutvalet sluttar seg til framdriftsplan for arbeid med overordna analyse og plan for selskapskontroll. 3. Kontrollutvalet ber om at prosessmøte nr. 1 vert gjennomført på neste møte. Etter orientering og kort drøfting gjorde kontrollutvalet samrøystes vedtak om å slutta seg til forslag til vedtak også i denne plan-saka. 1. Prosjektplan for analyse og plan for selskapskontroll vert godkjent slik den ligg føre. 2. Kontrollutvalet sluttar seg til framdriftsplan for arbeid med overordna analyse og plan for selskapskontroll. 3. Kontrollutvalet ber om at prosessmøte nr. 1 vert gjennomført på neste møte. PS 10/16 Forslag til kurs i regi av Deloitte 1. Kontrollutvalet ber om at Deloitte gjennomfører kurs innan..., dato Kontrollutvalet ber om at Deloitte gjennomfører kurs innan..., dato Sekretariatet vert beden om å ta seg av alt det praktiske med organisering og avvikling av kursa, gjerne i samarbeid med kommuneadministrasjonen. Kontrollutvalet drøfta aktuelle kurs. Det var særleg to kurs som vart peika på: Offentleglova Korrupsjon og samfunnsansvar Utvalsleiar ønskjer at kommunestyret og vert invitert til aktuelle kurs. Kurset må planleggast slik at det let seg gjera å gjennomføra i samband med eit kommunestyremøte. Administrasjonen skal og inviterast. Utvalsleiar og sekretariat tek dette opp med rådmann og ordførar. Eit av kursa bør gjennomførast i vår, det andre til hausten. Vedtak i saka var samrøystes. 1. Kontrollutvalet ber om at Deloitte gjennomfører kurs innan samfunnsansvar og antikorrupsjon i løpet av våren Kontrollutvalet ber om at Deloitte gjennomfører kurs innan offentleglova hausten Sekretariatet vert beden om å ta seg av alt det praktiske med organisering og avvikling av kursa, gjerne i samarbeid med kommuneadministrasjonen, ordførar og kontrollutvalsleiar. PS 11/16 Budsjett 2016 for kontroll- og tilsynsarbeid - fordeling av postar innanfor ramme 1. Kontrollutvalet vedtek forslag til fordeling av postar innanfor vedteken ramme for kontroll- og tilsynsarbeidet for 2016, evt. med dei endringar som vart gjort i møtet. 2. Sekretariatet melder tilbake til administrasjonen om kontrollutvalet sine prioriteringar når det gjeld 7

8 fordeling på postane. Kontrollutvalet gjennomgjekk og drøfta forslag til fordeling av postar i budsjett for kontroll og tilsyn. Det kom ikkje forslag til endringar, og forslag til vedtak vart samrøystes vedteke. 1. Kontrollutvalet vedtek forslag til fordeling av postar innanfor vedteken ramme for kontroll- og tilsynsarbeidet for Sekretariatet melder tilbake til administrasjonen om kontrollutvalet sine prioriteringar når det gjeld fordeling på postane. PS 12/16 Referatsaker Rapport frå tilsyn med Nav Kvinnherad kommune: Kontrollutvalet drøfta tilsynsrapporten. Utvalet vil be om at korrespondanse til og frå Helsetilsynet vert lagt fram. Til sitt neste møte vil kontrollutvalet be om at leiar for Nav Kvinnherad kjem i møte og orienterer om arbeid med oppfølging av tilsynet. Utvalet ønskjer og orientering vedr. bruk av lokalitetane som har vore vass-skada, bl.a om leigetilhøva (husleige) og tilrettelegging av arbeidstilhøva. Budsjett 2016 Økonomiplan Handlingsplan Gjennomgått og teke til orientering. Førebels rekneskap for kontroll- og tilsynsarbeid for 2015 Gjennomgått og drøfta. Kontrollutvalet vil at sekretariatet ber om opplysningar vedr. kvar tilbakebetaling av feil-utbetaling av møtegodtgjersle er ført. KUV vil ha tilbakemelding om dette på neste møte. Melding om representantskapsmøte i SIM Teke til orientering. RS 1/16 Rapport frå tilsyn med Nav Kvinnherad kommune 2015 Kontrollutvalet ber om at sekretariatet førebur orientering frå Nav Kvinnherad til neste møte. RS 2/16 Budsjett Økonomiplan Handlingsplan Teke til orientering. RS 3/16 Førebels rekneskap for kontroll- og tilsynsarbeid 2015 Kontrollutvalet ber om at det vert lagt fram informasjon om føring av tilbakebetalt møtegodtgjersle på neste møte. RS 4/16 Melding om representantskapsmøte i SIM Teke til orientering PS 13/16 Gjennomgang av møteprotokollar Kontrollutvalet tek møteprotokollane til orientering. Aktuelle saker frå andre møteprotokollar vart gjennomgått og kommentert. 8

9 Kontrollutvalet tok opp til drøfting at det er ei utfordring med at politikarar nokre gonger vert utsett for press frå partar i saker. Det vart hevda at i einskild-saker vert politikarar påverka til å legga mindre vekt på nøytrale opplysningar i saker, og i staden legga synspunkt frå «pressgrupper» til grunn for avgjerder. Det vart trekt fram at dette gjeld særleg ved synfaringar, og der partar får legga sitt syn fram i same møte der aktuell sak skal avgjerast. Det var semje i kontrollutvalet om at dette burde takast opp til generell drøfting i aktuelle komitear. Kontrollutvalsleiar vil ta dette opp med bl.a. leiar i forvaltningskomiteen. Vidare merka kontrollutvalet seg at det nå ligg føre protokollar frå møter i investeringsutvalet i Kontrollutvalet var og innom og såg på KS sitt Styrevervregister og merka seg at opplysningar her ikkje er ajourført på ei tid. Det vart stilt spørsmål om korleis info i dette registeret kan oppdaterast. Dei punkta som vart teke opp til drøfting i saka vert å koma attende til under denne faste saka i møter vidare framover. vart samrøystes vedteke. Kontrollutvalet tek møteprotokollane til orientering. PS 14/16 Eventuelt Kontrollutvalet tok opp og drøfta at det bør gjevast ei orientering til kommunestyret om kontrollutvalet sine roller og ansvar. Sekretariatet tek kontakt med ordførar om dette. Kontrollutvalet ber om at sekretariatet tek kontakt med ordførar for å be om at det kan gjevast orientering til kommunestyret om roller og ansvar for kontrollutvalet sitt arbeid. 9