Kontrollutvalet i Stord kommune Møteprotokoll

Transkript

1 Kontrollutvalet i Stord kommune Møteprotokoll Utvalg: Kontrollutvalet i Stord kommune Møtestad: Formannskapssalen, Stord rådhus Dato: Tidspunkt: 14: Følgjande faste medlemmer møtte: Navn Funksjon Representerer Reidunn Aasheim Leiar H Christoffer Rafdal Medlem AP Anna Herborg Førland Medlem AP Knut Vikane Medlem SP Følgjande medlemmer hadde meldt forfall: Navn Funksjon Representerer Nils Gunnar Waage Nestleiar FRP Følgjande varamedlemmer møtte: Navn Møtte for Representerer Stig Tommy Bertil Ling Nils Gunnar Waage FRP Merknader Møtet hadde «glippa» for Knut Vikane. Etter oppringing kom han kl , og deltok på avrøysting i sakene PS 53-60/16. Stig Tommy Bertil Ling måtte gå kl Han deltok på avrøysting i sak PS 51-52/16. Andre som møtte: Navn Stilling Harry Herstad Ordførar (sak PS 51-53/16) Magnus Mjør Rådmann (sak PS 51-53/16) Iren Dyrseth Controller (deler av sak PS 53/16) Birte Bjørkelo Director i Deloitte AS (sak PS 51-56/16) Erik Bjørhusdal Advokat i Deloitte AS (sak PS 53/16) Eirinn Hauvik Advokatfullmektig i Deloitte AS (sak PS 53/16) Hogne Haktorson Kontrollsjef i HFK, sekr for KUV (sak PS 51-59/16) Reidunn Aasheim utvalsleiar Hogne Haktorson utvalssekretær Dokumentet er elektronisk godkjent og har derfor ikkje underskrift. 1

2 Saksliste Utvalgssaksnr PS 51/16 PS 52/16 Innhold Lukket Arkivsaksnr Godkjenning av innkalling og sakliste Godkjenning av protokoll frå forrige møte PS 53/16 Vurdering av avtale om Evjestrand - notat 2016/80 PS 54/16 Referatsaker RS 19/16 Budsjettrevisjon andre tertial /178 PS 55/16 Plan for forvaltningsrevisjon for perioden /181 PS 56/16 Plan for selskapskontroll for perioden /180 PS 57/16 Gjennomgang av møteprotokollar 2015/177 PS 58/16 PS 59/16 PS 60/16 Eventuelt Konkurranseutsetting av revisjonstenester for Stord kommune Konkurranseutsetting av sekretariatstenester for Stord kommune 2014/ /36 PS 51/16 Godkjenning av innkalling og sakliste Det framkom ikkje merknader til innkalling og saksliste. Innkalling og saksliste vart godkjent. PS 52/16 Godkjenning av protokoll frå forrige møte Det framkom ikkje merknader til protokoll frå møte Protokoll frå møte vart godkjent. 2

3 PS 53/16 Vurdering av avtale om Evjestrand - notat Forslag til innstilling 1. Kommunestyret merkar seg revisor sine konklusjonar på dei fire problemstillingane som kontrollutvalet hadde bede dei om å sjå på. 2. Kommunestyret merkar seg og at rådmannen er usamd i tre av fire av revisjonen sine konklusjonar. 3. Kommunestyret ønskjer, på bakgrunn av notat og øvrig sakstilfang, at kommunen ser på kommunalt regelverk for sal av eigedommar på nytt. Rådmannen og ordføraren var invitert til å vera til stades på møtet for å kunna svara på spørsmål. Ordføraren har generelt talerett i utvalet medan rådmannen var gjeven talerett i denne saka. Utvalsleiaren gav først ordet til Deloitte AS, som orienterte om sitt notat og deira konklusjonar. Dernest fekk rådmannen ordet, og klargjorde kvifor han var usamd i fleire av revisor sine konklusjonar. Rådmannen la og fram «Saksprotokoll frå Komite for næring og utvikling av , sak 0007/04 Sal av hamneareal, med vedlegg». Her vart opplyst at dette syner at det ikkje var snakk om auka areal i avtale av 2015, samanlikna med avtale av Dette var uttrykt i rapporten som ein av fleire skilnader mellom dei to avtalane. Deloitte opplyste på spørsmål at det likevel ikkje endra på konklusjonane deira. Vidare var det eit omfattande ordskifte med spørsmål, svar og meiningsytringar, der både ordførar, rådmann, utvalsmedlemar, revisor og sekretariat deltok. Frå administrasjonen fekk og controller Iren Dyrseth ordet undervegs, etter ønskje frå rådmannen. Varamedlem Stig Tommy Bertil Ling var til stades frå møtestart til vel kl. 17, men måtte gå før avrøysting. Medlem Knut Vikane var ikkje til stades ved møtestart, men kom undervegs i sakshandsaminga og deltok i avrøysting. Det var såleis fire frå utvalet som deltok i avrøystinga. Utvalet har tidlegare uttrykt at dei ønskjer at saka kjem opp i kommunestyret og at Deloitte får høve til å presentera notatet sitt der. Det var ikkje motførestillingar frå utvalsmedlemmane til det i dette møtet. Framlegg til innstilling vart samrøystes vedteke. Innstilling: 1. Kommunestyret merkar seg revisor sine konklusjonar på dei fire problemstillingane som kontrollutvalet hadde bede dei om å sjå på. 2. Kommunestyret merkar seg og at rådmannen er usamd i tre av fire av revisjonen sine konklusjonar. 3. Kommunestyret ønskjer, på bakgrunn av notat og øvrig sakstilfang, at kommunen ser på kommunalt regelverk for sal av eigedommar på nytt. 3

4 PS 54/16 Referatsaker Referatsaka vart samrøystes teken til orientering. Referatsaka vert teken til orientering. RS 19/16 Budsjettrevisjon andre tertial 2016 PS 55/16 Plan for forvaltningsrevisjon for perioden Forslag til innstilling/vedtak Vedtak (Endeleg vedtak i kontrollutvalet) 1. Deloitte AS vart beden om å redigere plan for forvaltningsrevisjon i tråd med dei endringane som kjem fram i møtet. 2. Kontrollutvalsleiar, i samråd med sekretariatet, får fullmakt til å godkjenna endeleg versjon av planen som følgjer innstillinga. 3. Redigert plan vert å senda sekretariatet innan., slik at den kan leggjast fram for kommunestyret i møtet... Innstilling (Endeleg vedtak i kommunestyret) 1. Framlegg til plan for forvaltningsrevisjon vert vedteken slik den ligg føre. 2. Planen erstattar tilsvarande plan for perioden Planen gjeld for resten av valperioden, , og fram til ny plan etter intensjonen vert vedteken i Kommunestyret delegerer mynde til kontrollutvalet med å føreta endringar og omprioriteringar i planen, samt til å kunna definera og avgrensa konkrete prosjekt innafor dei utvalde områda i planen. 5. Planen skal reviderast og evaluerast minst ein gong i valperioden. Kommunestyret delegerer mynde til kontrollutvalet til å gjera denne revisjonen og evalueringa. 6. Kontrollutvalet skal rapportera resultatet av forvaltningsrevisjonar til kommunestyret minst ein gong kvart år. Viktige revisjonsrapportar skal leggjast fram for kommunestyret etter kvart. Director Birte Bjørkelo i Deloitte AS gjekk gjennom utkast til plan for forvaltningsrevisjon, basert på analyse, planutkast og utvalet si drøfting i førre møte. Det vart føreteke prioritering av aktuelle prosjekt. Dette vert å innarbeida i pkt. 2 i planen, der: Pkt. 2.1 utgjer 7 prosjekt i prioritert rekkefølgje. Pkt. 2.2 utgjer 11 uprioriterte prosjekt. 4

5 Utvalet hadde ikkje merknader til analysen som låg til grunn for planarbeidet, og den vert såleis gjeldande. Denne har særleg funksjon som arbeidsverktøy for kontrollutvalet. Forslag til vedtak og innstilling vart samrøystes vedteke. Innstillinga med atterhald om at prioriterte og uprioriterte prosjekt vert innarbeidde i planen slik utvalet ønskte. Vedtak / innstilling: Vedtak (Endeleg vedtak i kontrollutvalet) 1. Deloitte AS vart beden om å redigere plan for forvaltningsrevisjon i tråd med dei endringane som kjem fram i møtet. 2. Kontrollutvalsleiar, i samråd med sekretariatet, får fullmakt til å godkjenna endeleg versjon av planen som følgjer innstillinga. 3. Redigert plan vert å senda sekretariatet snarast, slik at den kan leggjast fram for kommunestyret i eit av dei komande haustmøta d.å. Innstilling (Endeleg vedtak i kommunestyret) 1. Framlegg til plan for forvaltningsrevisjon vert vedteken slik den ligg føre. 2. Planen erstattar tilsvarande plan for perioden Planen gjeld for resten av valperioden, , og fram til ny plan etter intensjonen vert vedteken i Kommunestyret delegerer mynde til kontrollutvalet med å føreta endringar og omprioriteringar i planen, samt til å kunna definera og avgrensa konkrete prosjekt innafor dei utvalde områda i planen. 5. Planen skal reviderast og evaluerast minst ein gong i valperioden. Kommunestyret delegerer mynde til kontrollutvalet til å gjera denne revisjonen og evalueringa. 6. Kontrollutvalet skal rapportera resultatet av forvaltningsrevisjonar til kommunestyret minst ein gong kvart år. Viktige revisjonsrapportar skal leggjast fram for kommunestyret etter kvart. PS 56/16 Plan for selskapskontroll for perioden Forslag til innstilling/vedtak Vedtak (Endeleg vedtak i kontrollutvalet) 1. Deloitte AS vert beden om å redigere plan for selskapskontroll i tråd med dei endringane som kjem fram i møtet. 2. Kontrollutvalsleiar, i samråd med sekretariatet, får fullmakt til å godkjenne endeleg versjon av planen. 3. Endeleg plan vert å senda sekretariatet innan..., slik at den kan leggjast fram for kommunestyret i møte... Innstilling (Endeleg vedtak i kommunestyret) 1. Framlegg til plan for selskapskontroll vert vedteken slik den ligg føre. 2. Planen erstattar tilsvarande plan for perioden Planen gjeld for resten av valperioden, , og fram til ny plan etter intensjonen vert vedteken i Kommunestyret delegerer mynde til kontrollutvalet til å gjera endringar og omprioriteringar i planen. Kontrollutvalet vil rapportere til kommunestyret om kva kontrollar som er gjennomførte og resultata av desse. 5. Planen skal reviderast og evaluerast minst ein gong i valperioden. Kommunestyret delegerer mynde til kontrollutvalet til å gjera denne revisjonen og evalueringa. 6. Kontrollutvalet skal rapportere resultatet av selskapskontrollar til kommunestyret minst ein gong kvart år. Viktige revisjonsrapportar skal leggjast fram for kommunestyret etter kvart. 5

6 Director Birte Bjørkelo i Deloitte AS gjekk gjennom utkast til plan for selskapskontroll, basert på analyse, planutkast og utvalet si drøfting i førre møte. Det vart føreteke prioritering av aktuelle prosjekt. Dette vert å innarbeida i pkt. 3 i planen, der: Pkt. 3.1 utgjer 3 prosjekt i prioritert rekkefølgje. Utvalet hadde ikkje merknader til analysen som låg til grunn for planarbeidet, og den vert såleis gjeldande. Denne har særleg funksjon som arbeidsverktøy for kontrollutvalet. Forslag til vedtak og innstilling vart samrøystes vedteke. Innstillinga med atterhald om at prioriterte prosjekt vert innarbeidde i planen slik utvalet ønskte. Vedtak / Innstilling: Vedtak (Endeleg vedtak i kontrollutvalet) 4. Deloitte AS vert beden om å redigere plan for selskapskontroll i tråd med dei endringane som kjem fram i møtet. 5. Kontrollutvalsleiar, i samråd med sekretariatet, får fullmakt til å godkjenne endeleg versjon av planen. 6. Endeleg plan vert å senda sekretariatet snarast, slik at den kan leggjast fram for kommunestyret i eit av dei komande haustmøta d.å. Innstilling (Endeleg vedtak i kommunestyret) 1. Framlegg til plan for selskapskontroll vert vedteken slik den ligg føre. 2. Planen erstattar tilsvarande plan for perioden Planen gjeld for resten av valperioden, , og fram til ny plan etter intensjonen vert vedteken i Kommunestyret delegerer mynde til kontrollutvalet til å gjera endringar og omprioriteringar i planen. Kontrollutvalet vil rapportere til kommunestyret om kva kontrollar som er gjennomførte og resultata av desse. 5. Planen skal reviderast og evaluerast minst ein gong i valperioden. Kommunestyret delegerer mynde til kontrollutvalet til å gjera denne revisjonen og evalueringa. 6. Kontrollutvalet skal rapportere resultatet av selskapskontrollar til kommunestyret minst ein gong kvart år. Viktige revisjonsrapportar skal leggjast fram for kommunestyret etter kvart. PS 57/16 Gjennomgang av møteprotokollar Forslag til vedtak Kontrollutvalet tar møteprotokollane til orientering Utvalet merka seg desse sakene frå kommunestyremøtet : PS 58/16 Sluttrekneskap for investeringsprosjekt Langeland skule. PS 63/16 Samarbeidsavtale mellom Stord Idrettsråd og Stord kommune. PS 66/16 Søknad om fritak frå politiske verv. RS 26/16 Årsmelding 2015 frå kontrollutvalet. 6

7 Vedtak i saka var samrøystes. Kontrollutvalet tar møteprotokollane til orientering. PS 58/16 Eventuelt Sekretariatet orienterte om hovudtrekk i rekneskapsstatus for kontrollutvalet sine konti. Det vart ikkje fatta vedtak i saka. PS 59/16 Konkurranseutsetting av revisjonstenester for Stord kommune Forslag til vedtak 1. Framlagt konkurransegrunnlag, med dei endringar som framkom i møtet, vert vedteke. 2. Sekretariatet får fullmakt til å gjera naudsynte redaksjonelle og strukturelle endringar i konkurransegrunnlaget før det vert sendt ut. Møtet vart lukka i samband med handsaming av denne saka med heimel i kommunelova 31.3, jf. offl. 14. Sekretariatet presenterte forslag til konkurransegrunnlag for konkurranseutsetting av revisjonstenestene i Stord kommune og svarte på spørsmål frå kontrollutvalet. Etter dette vart slikt vedtak samrøystes vedteke. 1. Framlagt konkurransegrunnlag vert vedteke. 2. Sekretariatet får fullmakt til å gjera naudsynte redaksjonelle og strukturelle endringar i konkurransegrunnlaget før det vert sendt ut. 7

8 PS 60/16 Konkurranseutsetting av sekretariatstenester for Stord kommune Forslag til innstilling Det føreligg ikkje forslag til innstilling. Møtet vart lukka i samband med handsaming av denne saka med heimel i kommunelova 31.3, jf. offl. 14. Utvalsleiar la fram utkast til innstilling frå Sunnhordland Interkommunale Innkjøpsforum, og eigne vurderingar. Vedtak i saka var samrøystes. Innstilling: Hordaland Fylkeskommune vert vald til leverandør av sekretariatsteneste for kontrollutvalet i perioden til , med opsjon på ytterlegare 2 år. 8