Fitjar kommune Møteprotokoll

Transkript

1 Fitjar kommune Møteprotokoll Utvalg: Kontrollutvalet Møtestad: Kommunestyresalen, Fitjar rådhus Dato: Tidspunkt: 09:00 11:30 Følgjande faste medlemmer møtte: Navn Funksjon Representerer Svein Malvin Marås Leiar FRP Gro Rydland Nestleiar SP Følgjande medlemmer hadde meldt forfall: Navn Funksjon Representerer Rune Helland Medlem KRF Stein Arild Aarskog Medlem AP Følgjande varamedlemmer møtte: Navn Møtte for Representerer Johannes Nesse Rune Helland KRF Merknader Geirmund Haga melde forfall på grunn av sjukdom kvelden før møtet, og det var då for seint å kalle inn vara. Vigdis Aarre Olsen var og kalla inn som vara for Stein Arild Aarskog, men ho kunne ikkje møte. Andre som møtte: Navn Atle Tornes Svein Dale Soleng Anne Økland Anne Berit H. Johansen Marius Bergvik Aure Kari Nygard Stilling Rådmann i PS 38/17, PS 39/17, RS 25/17 og RS 26/17 Assisterande rådmann i PS 39/17 og RS 26/17 Helse- og sosialsjef i PS 38/17 Tidlegare helse- og sosislasjef i PS 38/17 Forvaltningsrevisor Deloitte i heile møtet Seniorrådgjevar Hordaland fylkeskommune i heile møtet Svein Malvin Marås utvalsleiar Kari Marie Nygard utvalssekretær Dokumentet er elektronisk godkjent og har derfor ikkje underskrift. 1

2 Saksliste Utvalgssaksnr PS 36/17 PS 37/17 PS 38/17 PS 39/17 PS 40/17 Innhold Lukket Arkivsaksnr Godkjenning av innkalling og saksliste Godkjenning av møteprotokoll frå forrige møte Orientering vedr. oppfølging etter forvaltningsrevisjon av psykisk helsearbeid og rusomsorg Orienteringssak vedr. oppfølging av forvaltningsrevisjon av personalforvaltning og HMT Referatsaker 2015/ /22 RS 24/17 Landbruksplan for Stord og Fitjar /280 RS 25/17 Finans- og gjeldsforvaltningsrapport 2. tertial /63 RS 26/17 Selskapsoversikt /203 RS 27/17 Rekneskapsoversyn kontrollutvalet pr /36 PS 41/17 Gjennomgang av møteprotokollar 2015/204 PS 42/17 Eventuelt 2

3 PS 36/17 Godkjenning av innkalling og saksliste Det var ingen merknader til innkalling eller sakliste. Innkalling og sakliste vart samrøystes godkjent. PS 37/17 Godkjenning av møteprotokoll frå forrige møte Det kom ingen merknader til protokoll frå møte Protokoll frå kontrollutvalsmøte vart samrøystes godkjent. PS 38/17 Orientering vedr. oppfølging etter forvaltningsrevisjon av psykisk helsearbeid og rusomsorg 1. Kontrollutvalet ser positivt på det arbeidet som er gjort i samband med oppfølging av tiltak i samband med forvaltningsrevisjon av psykisk helsearbeid og rusomsorg. 2. Alternativ 1 - Kontrollutvalet ber om ny status for oppfølgingsarbeidet innan... Alternativ 2 Kontrollutvalet seier seg nøgd med oppfølgingsarbeidet og avsluttar sak vedr. oppfølgingsarbeid etter denne forvaltningsrevisjonen. Tidlegare helse- og sosialsjef Anne Berit Hofstad Johansen orienterte om arbeid med oppfølging av tilrådingar etter forvaltningsrevisjonen. Ho hadde utarbeida eit skriftleg notat som vart gjennomgått i møtet. Sekretariatet bad om å få notatet tilsendt, slik at kontrollutvalet kunne få det ettersendt. Notatet gav opplysningar om kva kommunen har arbeidd med innanfor dette tenesteområdet, i etterkant av forvaltingsrevisjonen. Det viser og at mange av tilrådingane som er vedteke er delvis følgde opp. Det vart opplyst at det nå skal setjast ned ei gruppe som blandt anna skal arbeida vidare med punkt som kjem fram etter forvaltnigsrevisjonen. Ny helse- og sosialsjef Anne Økland informerte om at ein handlingsplan truleg kan vera klar i andre kvartal Kontrollutvalet takka for god informasjon og konkluderte med at ein vil be om ny status for oppfølgingsarbeidet i løpet av 2. kvartal Vedtak som vart fatta var samrøystes. 1. Kontrollutvalet ser positivt på det arbeidet som er gjort i samband med oppfølging av tiltak i samband med forvaltningsrevisjon av psykisk helsearbeid og rusomsorg. 2. Kontrollutvalet ber om ny status for oppfølgingsarbeidet i løpet av 2. kvartal

4 PS 39/17 Orienteringssak vedr. oppfølging av forvaltningsrevisjon av personalforvaltning og HMT 1. Kontrollutvalet seier seg nøgd med informasjonen som er gjeve om oppfølging etter forvaltningsrevisjon av personalforvaltning og HMT-arbeid i Fitjar kommune. 2. Kontrollutvalet ser saka om denne forvaltningsrevisjonen som avslutta. Assisterande rådmann Svein Dale Soleng orienterte i saka. I arbeidet med personalforvaltning og HMT har kommunen nytta systemet «Kvalitetslosen». Det har vore fokus på å bruka systemet i dialog ut mot arbeidstakarar, oppgradera systemet med aktuell informasjon og få til aktiv bruk av avviksmeldingar. Det har og vore fokus på opplæring, kvartalsvise leiarsamlingar og å nytta årsplan for HMT-arbeid. Fokus nå i år er særleg på sjukefråvær. Ein er og i ferd med å gjennomføra ei undersøking om uønska deltid. Rådmann Atle Tornes informerte om personalsituasjonen no. Kommunestyret skal tilsetja ny rådmann i møte Han orienterte og om andre tilsetjingar og om ledige stillingar i organisasjonen. Det er tilfredstillande rekruttering til dei fleste stillingar, men nokre stillingsheimlar er det vanskelgare å få søkjarar til. Kontrollutvalet takka for god informasjon og meiner at oppfølgingsarbeidet nå er tilfredstillande. Sak om forvaltingsrevisjon av personalforvaltnig og HMT-arbeid bør såleis avsluttast. vart samrøystes vedteke. 1. Kontrollutvalet seier seg nøgd med informasjonen som er gjeve om oppfølging etter forvaltningsrevisjon av personalforvaltning og HMT-arbeid i Fitjar kommune. 2. Kontrollutvalet ser saka om denne forvaltningsrevisjonen som avslutta. PS 40/17 Referatsaker Desse referatsakene vart gjennomgått: RS 24/17 Landbruksplan for Stord og Fitjar Blei kommentert og teke til orientering. Kontrollutvalet ber om å få ein gjennomgang og orientering om planen i første møte i RS 25/17 Finans- og gjeldsforvaltningsrapport 2. tertial 2017 Rådmann gjennomgjekk kort tertialrapporten. Referatsaka blei teke til orientering. RS 26/17 Selskapsoversikt 2016 Assisterande rådmann gjennomgjekk selskapsoversikten. Referatsaka vart teke til orientering. RS 27/17 Rekneskapsoversyn kontrollutvalet pr Sekretariatet gjennomgjekk rekneskapoversynet. Referatsaka vart teke til orientering. Informasjonen i referatsakene vart teke til orientering. Kontrollutvalet ber om å få ein gjennomgang og orientering om landbruksplanen i første møte i

5 PS 41/17 Gjennomgang av møteprotokollar Kontrollutvalet tek møteprotokollane til orientering. Aktuelle møteprotokollar vart gjennomgått og kommentert. Det var ingen saker ein ville be om meir opplysningar om nå. vart samrøystes vedteke. Kontrollutvalet tek møteprotokollane til orientering. PS 42/17 Eventuelt 1. Deltaking på konferanse / folkevaldopplæring på Solstrand Sekretariatet tek kontakt med dei utvalsmedlemmane som ikkje deltok på møte , for å høyra om dei kan delta. Utvalsleiar vert påmeldt. Gro Rydland er reserve om nokon av dei påmelde likevel ikkje kan delta. 2. Dato for første møte i kontrollutvalet Møtedato for første møte 2018 vert tirsdag Sekretariatet tek kontakt med dei utvalsmedlemmane som ikkje er på møte i dag for å høyra om dei kan delta på konferanse på Solstrand i januar. Utvalsleiar vert påmeldt. Gro Rydland er reserve om nokon av dei påmelde likevel ikkje kan delta. 2. Møtedato for første møte 2018 vert tirsdag PS 43/17 Løypemelding for arbeid med forvaltningsrevisjon av IKT-tenester Saka vert lagt fram utan forslag til vedtak. Marius Bergvik Aure frå Deloitte orienterte om framdrift. Arbeidet med forvaltningsrevisjon av IKTtenester er i tråd med framdriftsplan, det vil sei at det ser ut til at den vil vera ferdig i løpet av mars Spørjeundersøking er nå sendt ut og vidare arbeid med analyse av svar som kjem inn vil mellom anna bli arbeidd med resten av året. Det er vedteke at arbeidet med forvaltningsrevisjonen skal fordelast på 2017 og Kva som skal gjennomførast i 2017, og kva som vil bli utført i 2018 vart gjennomgått og drøfta. Kontrollutvalet gjorde samrøystes vedtak om å ta løypemeldinga til orientering Kontrollutvalet tek løypemelding frå Deloitte om arbeid med forvaltningsrevisjon av IKT-tenester til orientering. 5