Kvinnherad kommune Møteprotokoll

Transkript

1 Kvinnherad kommune Møteprotokoll Utvalg: Kontrollutvalet Møtestad: Kommunestyresalen, Kvinnherad Rådhus Dato: Tidspunkt: 10:00 14:30 Følgjande faste medlemmer møtte: Navn Funksjon Representerer Synnøve Solbakken Leiar AP Sigmund Nordfonn Nestleiar FRP Svein Åge Vangdal Medlem SP Oddbjørg Heimark Medlem KRF Una Maeve Kolle Medlem R Følgjande medlemmer hadde meldt forfall: Navn Funksjon Representerer Følgjande varamedlemmer møtte: Navn Møtte for Representerer Merknader Andre som møtte: Navn Else Holst Larsen Iver Fiksdal Anders Blomhoff Pedersen Odd Ivar Øvregård Peder Sjo Slettebø Helge Gunnar Flatland Kari Nygard Stilling Partner / rekneskapsrevisor Deloitte, tom PS 24/16 Forvaltningsrevisor Deloitte, heile møtet Forvaltningsrevisor Deloitte, heile møtet Rådmann, i PS 15/16 19/16, samt PS 22/16 Ordførar, i PS 15/16 19/16, samt PS 22/16 Rekneskapssjef, i PS 19/16 Seniorrådgjevar Hordalnd fylkeskommune, heile møtet Synnøve Solbakken utvalsleiar Kari Marie Nygard utvalssekretær Dokumentet er elektronisk godkjent og har derfor ikkje underskrift. 1

2 Saksliste Utvalgssaksnr PS 15/16 PS 16/16 Innhold Lukket Arkivsaksnr Godkjenning av innkalling og sakliste Godkjenning av protokoll frå forrige møte PS 17/16 PS 18/16 PS 19/16 PS 20/16 PS 21/16 Orienteringssak om oppfølgingsarbeid etter tilsyn frå Fylkesmannen av NAV- Kvinnherad Orienteringssak vedr. omorganisering av Kvinnherad kommune Årsrekneskap 2015 for Kvinnherad kommune, uttale frå kontrollutvalet Årsmelding for kontrollutvalet i Kvinnherad kommune for 2015 Årsrapport frå skatteoppkrevjar og kontrollrapport frå Skatteetaten for Kvinnherad kommune 2016/ / / / /50 PS 22/16 Kurs i regi av Deloitte - vidare planlegging 2014/425 PS 23/16 RS 5/16 Referatsaker Partsbrev med vedtak frå kommunestyret om forvaltningsrevisjon innkjøp 2015/11 RS 6/16 Kontrollutvalet sin møterett i generalforsamlingar 2015/208 RS 7/16 Notat vedr. lønnsrapportar til kontrollutvalsmedlemmer og tilbakebetaling av feil utbetalt lønn 2016/24 PS 24/16 Gjennomgang av møteprotokollar 2015/210 PS 25/16 PS 26/16 PS 27/16 Overordna analyse og plan for forvaltningsrevisjon for perioden Prosessmøte 1 Overordna analyse og plan for selskapskontroll for perioden Prosessmøte 1 Eventuelt 2015/ /208 2

3 PS 15/16 Godkjenning av innkalling og sakliste Det var ingen merknader til innkalling eller sakliste. Innkalling og sakliste vart samrøystes godkjent. PS 16/16 Godkjenning av protokoll frå forrige møte Det kom ikkje merknader til protokoll frå møte i kontrollutvalet Møteprotokoll frå møte i kontrollutvalet vart samrøystes godkjent. PS 17/16 Orienteringssak om oppfølgingsarbeid etter tilsyn frå Fylkesmannen av NAV- Kvinnherad Kontrollutvalet tek informasjonen til Rådmann orienterte om oppfølgingsarbeidet etter tilsyn ved Nav-Kvinnherad. Avvik som vart påpeika etter tilsynet er nå lukka. Korrespondanse om dette vil bli oversendt sekretariatet. Lokalitetane som Nav-Kvinnherad nå disponerer på Husnes er midlertidige, men arbeidstilhøva er tilfredstillande. vart samrøystes vedteke. Kontrollutvalet tek informasjonen til PS 18/16 Orienteringssak vedr. omorganisering av Kvinnherad kommune Kontrollutvalet tek informasjonen til Rådmann Odd Ivar Øvregård informerte om arbeid med omorganisering i Kvinnherad kommune. Målsetjing for prosessen vil vera «Saman om utvikling og gode tenester». Rådmann gjennomgjekk skisse til organisering, både på overordna nivå og for dei einskilde sektorane. Organisasjonsmodellen skal nå ut på høyring før det vert arbeida vidare med å implementera den i organisasjonen. Kontrollutvalet takka for interessant informasjon og kom med kommentarar. Informasjonen vart samrøystes teke til Kontrollutvalet tek informasjonen til 3

4 PS 19/16 Årsrekneskap 2015 for Kvinnherad kommune, uttale frå kontrollutvalet Kontrollutvalet vedtek utkast til uttale om Kvinnherad kommune sin årsrekneskap for Rekneskapssjef Helge Gunnar Flatland presenterte kort hovudtala i rekneskapen og kommenterte blandt anna driftsresultat og inntekts- og gjeldssituasjonen. Også rådmann Odd Ivar Øvregård orienterte i saka. Det vart mellom anna opplyst om at sak vedr. gjennomgang av finansreglementet til kommunen, vil bli lagt fram til politisk handsaming med det første. Revisor Else Holst Larsen presenterte revisjonsmelding og revisjonsrapport. Ho peika mellom anna på det som kjem fram i rapporten vedr. likviditets-situasjonen, fondsforvaltning og disponering av ekstraordinære avdrag. At kommunen ikkje følgjer sitt eige finansreglement har vore teke opp av revisor i rapportar til rekneskapen dei siste åra. Kontrollutvalet drøfta saka og kom med kommentarar om at det må vera viktig framover å ha fokus på arbeid med fondsforvaltning og å følgja opp finansreglementet til kommunen. Forslag til uttale til rekneskap og årsmelding for kommunen for 2015 vart gjennomgått. Det kom ikkje forslag til endringar til uttalen. vart samrøystes vedteke. Kontrollutvalet vedtek utkast til uttale om Kvinnherad kommune sin årsrekneskap for 2015 PS 20/16 Årsmelding for kontrollutvalet i Kvinnherad kommune for 2015 Forslag til innstilling Kommunestyret godkjenner årsmelding for kontrollutvalet for Sekretariatet gjennomgjekk kort årsmeldinga. Kontrollutvalet kommenterte at årsmeldinga gjev eit godt oversyn over arbeidet i Det kom ingen forslag til endringar av innhald. Forslag til innstilling til kommunestyret vart samrøystes vedteke. Innstilling: Kommunestyret godkjenner årsmelding for kontrollutvalet for PS 21/16 Årsrapport frå skatteoppkrevjar og kontrollrapport frå Skatteetaten for Kvinnherad kommune Forslag til uttale 1. Kontrollutvalet merkar seg at Skatteetaten konkluderer med at Kvinnherad kommune har ein skatteoppkrevjarfunksjon som i det alt vesentlege vert utført på ein tilfredstillande måte. 2. Kontrollutvalet har merka seg at Kvinnherad kommune i 2015 ikkje har nådd kravet om 5 % arbeidsgjevarkontrollar, ved at det berre er gjennomført 1,3 % kontrollar. 3. Kontrollutvalet vil peika på at det vil vera viktig for kommunen å sikra at skatteoppkrevjar har tilstrekkeleg ressursar til å oppfylla minstekravet når det gjeld gjennomføring av arbeidsgjevarkontrollar vidare framover. 4. Årsrapport frå skatteoppkrevjaren i Kvinnherad kommune og kontrollrapport frå Skatteetaten for 2015 vert teke til orientering og oversendt kommunestyret til orientering 4

5 Årsrapport frå skatteoppkrevjar og kontrollrapport frå Skatteetaten vart gjennomgått og kort kommentert. Sidan årsrapporten nyleg er lagt fram for formannskapet, ønskjer kontrollutvalet å ta årsrapportane til orientering, og ikkje senda dei vidare til kommunestyret, jmf. Pkt. 4 i forslag til vedtak., innkl. endring i pkt. 4., vart samrøystes vedteke. 1. Kontrollutvalet merkar seg at Skatteetaten konkluderer med at Kvinnherad kommune har ein skatteoppkrevjarfunksjon som i det alt vesentlege vert utført på ein tilfredstillande måte. 2. Kontrollutvalet har merka seg at Kvinnherad kommune i 2015 ikkje har nådd kravet om 5 % arbeidsgjevarkontrollar, ved at det berre er gjennomført 1,3 % kontrollar. 3. Kontrollutvalet vil peika på at det vil vera viktig for kommunen å sikra at skatteoppkrevjar har tilstrekkeleg ressursar til å oppfylla minstekravet når det gjeld gjennomføring av arbeidsgjevarkontrollar vidare framover. 4. Årsrapport frå skatteoppkrevjaren i Kvinnherad kommune og kontrollrapport frå Skatteetaten for 2015 vert teke til PS 22/16 Kurs i regi av Deloitte - vidare planlegging Kontrollutvalet vil flytta dato for neste møte til hausten og går inn for slik møteplan for hausthalvåret: Møteplan for KUV Gjennomføring av kurs i regi av Deloitte / aktuelle saker haust 2016: Gjennomføring av kurs med tema samfunnsansvar og antikorrupsjon Prosessmøte 2 - planar Gjennomføring av kurs med tema Offentleglova Forslag til budsjett 2017 for KUV Endelege planar Sekretariatet vert beden om å ta seg av alt det praktiske med organisering og avvikling av kursa, gjerne i samarbeid med kommuneadministrasjonen, ordførar og kontrollutvalsleiar. Ordførar og rådmann var med under handsaminga av denne saka. Konklusjon etter drøfting vart at kurs vedr. «Samfunnsansvar og antikorrupsjon» vert å gjennomføra i samband med eit kommunestyremøte. Ordførar, sekretariat og Deloitte planlegg dette vidare. Kurs i Offentleglova vert å gjennomføra i samband med kontrollutvalsmøte Dato for møte i august vert endra til Vedtak som vart fatta var samrøystes. Kontrollutvalet vil flytta dato for neste møte til hausten og går inn for slik møteplan for hausthalvåret: Møteplan for KUV Gjennomføring av kurs i regi av Deloitte / aktuelle saker haust 2016: Prosessmøte 2 - planar Gjennomføring av kurs med tema Offentleglova Forslag til budsjett 2017 for KUV Endelege planar Gjennomføring av kurs med tema samfunnsansvar og antikorrupsjon (vert å gjennomføra i samband med eit kommunestyremøte etter avtale med ordførar) 5

6 Sekretariatet vert beden om å ta seg av alt det praktiske med organisering og avvikling av kursa, gjerne i samarbeid med kommuneadministrasjonen, ordførar og kontrollutvalsleiar. PS 23/16 Referatsaker Partsbrev med vedtak frå kommunestyret om forvaltningsrevisjon innkjøp. Kontrollutvalet sin møterett i generalforsamlingar Notat vedr. lønnsrapportar til KUV-medlemmer og tilbakebetaling av feil utbetaling av lønn Representantskapsmøte i Krisesenter Vest IKS vart lagt fram i møte. Endeleg rekneskap for kontroll og tilsyn 2015 vart lagt fram i møte Rekneskapsresultat 03.05,16 for kontroll og tilsyn vart lagt fram i møte Referatsakene vart samrøystes teke til Kontrollutvalet tek referatsakene til PS 24/16 Gjennomgang av møteprotokollar Kontrollutvalet tek møteprotokollane til Utvalsleiar orienterte om at ho har vore i kontakt med nokre av medlemmane i forvaltningskomiteen, der spørsmålstillingar som vart reist i førre kontrollutvalsmøte vart drøfta. Det vart peika på at dette kan vera aktuelt å ta opp som case under kurs vedr. «samfunnsansvar og antikorrupsjon». Kontrollutvalet tok og opp at det er ønske om informasjon om arbeidet i investeringsutvalet i neste møte. Utvalet vil at leiar for utvalet og sekretær vert invitert til å gje orientering til kontrollutvalet. Kontrollutvalet ber sekretariatet om å planlegga slik orienteringssak til neste møte. Kontrollutvalet ber og om at rutiner for registrering i KS sitt styrevervregister vert undersøkt til neste møte. Møteprotokollar frå andre utval / komitear vart gjennomgått og nokre saker vart kommentert. Bl.a. vart det kommentert at protokoll frå Levekårskomiteen sitt møte viser at årsmøte i Kvinnherad Frivillighetssentral er handsama som sak i komiteen sitt møte. Det vart stilt spørsmål om denne handteringa av eit årsmøte i ein organisasjon. Kontrollutvalet ber om at det vert lagt fram informasjon om framgangsmåten i denne sak til neste møte. Konklusjon etter drøfting vart at nokre av punkta som vart teke opp skal følgjast opp vidare. Kontrollutvalet tok ellers møteprotokollane til Vedtak som vart fatta var samrøystes. Kontrollutvalet tek møteprotokollane til Nokre av punkta som vart teke opp skal følgjast opp vidare. 6

7 PS 25/16 Overordna analyse og plan for forvaltningsrevisjon for perioden Prosessmøte 1 Kontrollutvalet tek, på bakgrunn av prosessmøte 1, analysearbeidet for forvaltningsrevisjon så langt til Iver Fiksdal og Anders Blomhoff Pedersen frå Deloitte orienterte om arbeidet med overordna analyse til no. Kontrollutvalet spelte risikospel og kom med innspel til arbeidet vidare. vart samrøystes vedteke. Kontrollutvalet tek, på bakgrunn av prosessmøte 1, analysearbeidet for forvaltningsrevisjon så langt til PS 26/16 Overordna analyse og plan for selskapskontroll for perioden Prosessmøte 1 Kontrollutvalet tek, på bakgrunn av prosessmøte 1, analysearbeidet for selskapskontroll så langt til Iver Fiksdal og Anders Blomhoff Pedsersen frå Deloitte orienterte om arbeidet med overordna analyse, og viste til selskap som Kvinnherad kommune har eigardelar i. Kontrollutvalet kom med innspel til arbeidet vidare. vart samrøystes vedteke. Kontrollutvalet tek, på bakgrunn av prosessmøte 1, analysearbeidet for selskapskontroll så langt til PS 27/16 Eventuelt Kontrollutvalet tok opp at til neste møte bør det ligga føre ei oppskrift /rettleiing for oppkobling til internett. Sekretariatet skal syta for at det vert lagt fram oppskrift på oppkobling på internett til neste møte. 7