Kvinnherad kommune Møteprotokoll

Transkript

1 Kvinnherad kommune Møteprotokoll Utvalg: Kontrollutvalet Møtestad: Kommunestyresalen, Kvinnherad Rådhus Dato: Tidspunkt: 13:00 15:30 Følgjande faste medlemmer møtte: Navn Funksjon Representerer Synnøve Solbakken Leiar AP Sigmund Nordfonn Nestleiar FRP Svein Åge Vangdal Medlem SP Oddbjørg Heimark Medlem KRF Følgjande medlemmer hadde forfall: Navn Funksjon Representerer Una Maeve Kolle Medlem R Følgjande varamedlemmer møtte: Navn Møtte for Representerer Merknader Forfall var ikkje meldt, difor var ikkje vararepresentant innkalla. Andre som møtte: Navn Else Holst Larsen Odd Ivar Øvregård Stilling Partner/reknesk.revisor Deloitte, heile møtet, unnateke PS 36/16 Rådmann, i PS 30/16, RS 9/16 og RS 10/16. Synnøve Solbakken utvalsleiar Kari Marie Nygard utvalssekretær Dokumentet er elektronisk godkjent og har derfor ikkje underskrift. 1

2 Saksliste Utvalgssaksnr PS 28/16 PS 29/16 Innhold Lukket Arkivsaksnr Godkjenning av innkalling og sakliste Godkjenning av protokoll frå forrige møte PS 30/16 PS 31/16 Orienteringssak vedr. rådgjevarstilling for prosjekt Kvinnheradspakken Vurdering av om Deloitte er uavhengig i høve til Kvinnherad kommune 2014/ /51 PS 32/16 Revisjonsplan for Kvinnherad kommune /32 PS 33/16 Framlegg til budsjett for kontroll- og tilsynsarbeid for /20 PS 34/16 Referatsaker RS 8/16 Utdrag frå protokoll kommunestyret /8 RS 9/16 RS 10/16 RS 11/16 Notat - referatsak som gjeld henvending vedr.kommunedelplan Referatsak til KUV-møte vedr. vedtak i Levekårskomiteen Revidert nasjonalbudsjett 2016 og kommuneopplegget for / / /19 RS 12/16 Budsjettbrev frå Fylkesmannen /32 RS 13/16 Notat til kontrollutvalet vedr. oppfølging av Styrevervregisteret 2014/370 RS 14/16 Notat vedr. oppfølging etter tilsyn med NAV-Kvinnherad 2016/33 RS 15/16 Rapport frå tilsyn med Kvinnherad kommune vedr. helsetenester til PU-pasientar 2016/33 RS 16/16 Melding om generalforsamling i Kvinnherad Energi AS 2015/208 RS 17/16 Rekneskapsoversyn KUV-budsjett pr /20 RS 18/16 Utdrag frå reglement - reglar for møtegodtgjering og satsar 2016/24 RS 19/16 Notat vedr. aktuelle orienteringssaker til kontrollutvalet 2014/69 PS 35/16 Gjennomgang av møteprotokollar 2015/210 PS 36/16 PS 37/16 Konkurranseutsetting av revisjonstenester for Kvinnherad kommune Eventuelt 2014/56 2

3 PS 28/16 Godkjenning av innkalling og sakliste Det var ingen merknader til innkalling eller sakliste. Innkalling og sakliste vart samrøystes godkjent. PS 29/16 Godkjenning av protokoll frå forrige møte Det kom ikkje merknader til protokoll frå møte i kontrollutvalet Møteprotokoll frå møte i kontrollutvalet vart samrøystes godkjent. PS 30/16 Orienteringssak vedr. rådgjevarstilling for prosjekt Kvinnheradspakken Saka vert lagt fram utan forslag til vedtak. Rådmann Odd Ivar Øvregård orienterte til kontrollutvalet i saka. Det vart informert om at arbeidsforholdet er avslutta, og at kostnader med lønnsmidlar vil bli teke opp i samband med budsjettregulering i løpet av hausten. Kontrollutvalet tok informasjonen samrøystes til orientering. Informasjonen vart teke til orientering. PS 31/16 Vurdering av om Deloitte er uavhengig i høve til Kvinnherad kommune Kontrollutvalet tar uavhengighetserklæringa frå ansvarleg revisor Else Holst-Larsen vedr. om Deloitte AS er uavhengig i høve Kvinnherad kommune, til etterretning. Kontrollutvalet hadde ingen merknader til vurdering av uavhengighet som Deloitte har lagt fram. Forslag til vedtak vart samrøystes vedteke. Kontrollutvalet tar uavhengighetserklæringa frå ansvarleg revisor Else Holst-Larsen vedr. om Deloitte AS er uavhengig i høve Kvinnherad kommune, til etterretning. PS 32/16 Revisjonsplan for Kvinnherad kommune 2016 Kontrollutvalet tar revisjonsplanen og informasjonen om rekneskapsrevisjonen så langt i 2016 frå Deloitte AS til orientering. 3

4 Else Holst Larsen presenterte revisjonsplan for Kontrollutvalet drøfta planen, men det kom ikkje forslag til endringar. vart samrøystes vedteke Kontrollutvalet tar revisjonsplanen og informasjonen om rekneskapsrevisjonen så langt i 2016 frå Deloitte AS til orientering. PS 33/16 Framlegg til budsjett for kontroll- og tilsynsarbeid for 2017 Kontrollutvalet godkjenner budsjettforslaget slik det ligg føre. Budsjettforslaget skal følgja sak med budsjettarbeid fram til handsaming i kommunestyret. Kommunestyret gjer endeleg vedtak om budsjett for kontroll- og tilsynsarbeidet for Framlegg til budsjett vart gjennomgått og drøfta. Kontrollutvalet ønskte ikkje å gjera endringar i framlegget. vart samrøystes vedteke. Kontrollutvalet godkjenner budsjettforslaget slik det ligg føre. Budsjettforslaget skal følgja sak med budsjettarbeid fram til handsaming i kommunestyret. Kommunestyret gjer endeleg vedtak om budsjett for kontroll- og tilsynsarbeidet for PS 34/16 Referatsaker RS 8/16 Utdrag frå protokoll KST RS 9/16 Referatsak vedr. henvending vedr. kommunedelplan frå Fjelberg utvikling Rådmann orienterte om bakgrunn og historikk for korleis denne saka har vore handsama i kommuneplansamanheng tidlegare. Det vart og peika på at kommuneplan på nytt vil vera aktuell sak i løpet av hausten, og at rådmann ennå ikkje har innstilla i saka. Kontrollutvalet konkluderte med at det ikkje er rett å ta denne henvendinga opp til handsaming nå, sidan dette er ei pågåande sak. Kontrollutvalet tok informasjonen om saka til orientering. RS 10/16 - Referatsak vedr. vedtak i Levekårskomiteen Rådmann orienterte om at vedtaket som er fatta er gjort med bakgrunn i at Frivillighetssentralen er ei kommunal verksemd. Sak om godkjenning av årsmøtet til Frivillighetssentralen i Levekårskomiteen burde truleg heller vore kalla generalforsamling. Korleis Frivillighetssentralen sin plass i den kommunale organisasjonen skal vera framover, vil bli vurdert. Kontrollutvalet tok informasjonen til orientering. RS 11/16 - Revidert nasjonalbudsjett 2016 og kommuneopplegget for 2017 RS 12/16 - Budsjettbrev frå Fylkesmannen 2016 RS 13/16 - Oppfølging av styrevervregisteret Gjennomgått, drøfta og teke til orientering RS 14/16 - Oppfølging etter tilsyn med NAV-Kvinnherad RS 15/16 - Rapport frå tilsyn med Kvinnherad kommune vedr. helsetenester til PU-pasientar RS 16/16 - Melding om generalforsamling i Kvinnherad Energi AS RS 17/16 - Rekneskapsoversyn KUV-budsjett pr Gjennomgått og teke til orientering 4

5 RS 18/16 - Utdrag frå reglement regler for møtegodtgjering og satsar RS 19/16 - Notat vedr. aktuelle orienteringssaker til kontrollutvalet Kontrollutvalet kom med innspel til korleis aktuelle orienteringssaker skal følgjast opp. Sekretariatet noterte dette og referatsaka vart teke til orientering. Referatsakene vart samrøystes teke til orientering. Nokre av referatsakene skal følgjast opp. PS 35/16 Gjennomgang av møteprotokollar Kontrollutvalet tek møteprotokollane til orientering. Aktuelle protokollar vart gjennomgått. Det var ingen saker som kontrollutvalet ville be om meir informasjon om på noverande tidspunkt. vart samrøystes vedteke. Kontrollutvalet tek møteprotokollane til orientering. PS 36/16 Konkurranseutsetting av revisjonstenester for Kvinnherad kommune 1. Det skal gjennomførast ny konkurranse av revisjonstenester for Kvinnherad kommune med sikte på at ny kontraktsperiode skal gjelda frå Kontrollutvalet ønskjer at arbeidet relatert til konkurranseutsetting av revisjonstenester vert samordna med andre kommunar som skal gjennomføra slik prosess nå. 3. Kontrollutvalet vil be sekretariatet om å bistå seg i prosessen. 4. Bistand omfattar: utarbeiding av utkast til kravsspesifikasjon utkast til konkurransegrunnlag kunngjering protokollføring evaluering av innkomne tilbod varsel om tildeling utarbeiding av utkast til kontrakt, deltaking i naudsynte samrådingsmøter og deltaking i aktuelle møter i kontrollutvalet og kommunestyret. 5. Arbeid knytt til evnt. klage vert å avtala særskilt. Saka vart gjennomgått og drøfta. vart samrøystes vedteke. 5

6 1. Det skal gjennomførast ny konkurranse av revisjonstenester for Kvinnherad kommune med sikte på at ny kontraktsperiode skal gjelda frå Kontrollutvalet ønskjer at arbeidet relatert til konkurranseutsetting av revisjonstenester vert samordna med andre kommunar som skal gjennomføra slik prosess nå. 3. Kontrollutvalet vil be sekretariatet om å bistå seg i prosessen. 4. Bistand omfattar: utarbeiding av utkast til kravsspesifikasjon utkast til konkurransegrunnlag kunngjering protokollføring evaluering av innkomne tilbod varsel om tildeling utarbeiding av utkast til kontrakt, deltaking i naudsynte samrådingsmøter og deltaking i aktuelle møter i kontrollutvalet og kommunestyret. 5. Arbeid knytt til evnt. klage vert å avtala særskilt. PS 37/16 Eventuelt 1. Else Holst Larsen gav løypemelding vedr. arbeidet med plan for forvaltningsrevisjon og plan for selskapskontroll. Arbeidet er forseinka på grunn av utfordringar med å få gjennomført spørjeundersøking i kommunen. 2. Møteplan for kontrollutvalet hausten 2016 vart drøfta. Møtedatoane og utgår. Det vart bestemt følgjande møtedatoar for hausten: o o o Møtestart skal til vanleg vera kl Det vart avklara kven frå kontrollutvalet som kan møta på kurs i «Samfunnsansvar og antikorrupsjon» saman med kommunestyret (kl ). 1. Kontrollutvalet tok løypemeldinga om arbeid med planar til orientering. 2. Sekretariatet melder til kommunen om møtedatoar for kontrollutvalet sine møter. 3. Sekretariatet melder til kommunen om kven frå kontrollutvalet som kan vera med på kurs