Sakliste: Saknr. Sak 29/13 Godkjenning av innkalling og sakliste

Transkript

1 Sttorrd kommunee MØTEPROTOKOLL Kontrollutvalet Dato: Kl.: Stad: Formannskapsalen Saknr.: 29/13 35/13 MØTELEIAR Johan Inge Særsten (Frp) DESSE MØTTE Jens Arne Stautland (Krf) Peggy Husevik Bærøy (V) Kristin Ankervold Bergo (Ap) FORFALL Wilhelm Engelsen (Ap) hadde meldt forfall til møte. Vara kunne ikkje møta. DESSUTAN MØTTE Else Holst-Larsen v/ Deloitte AS var med i heile møtet. Line M. Johansen v/ Deloitte AS var med i heile møtet. Hordaland fylkeskommune, sekretariat for kontrollutvalet v/ Elin Molven. Sakliste: Saknr. Sak 29/13 Godkjenning av innkalling og sakliste 30/13 Godkjenning av protokoll frå møte /13 Orienteringar 32/13 Meldingar 33/13 Budsjett for kontroll- og tilsynsarbeidet 2014 i Stord kommune 34/13 Vurdering av om Deloitte AS er uavhengig i høve til Stord kommune 35/13 Gjennomgang av møteprotokollar 1

2 29/13 GODKJENNING AV INNKALLING OG SAKLISTE Det framkom ikkje merknader til innkalling og sakliste. Innkalling og sakliste vart samrøystes godkjend. 30/13 GODKJENNING AV PROTOKOLL FRÅ MØTE Det framkom ikkje merknader til protokoll frå møte Protokollen frå møte vart samrøystes godkjend. 31/13 ORIENTERINGSSAKER Nr. Frå: Orientering vedr.: 1 Utvalsleiar Lesebrett til politiske utval i Stord kommune Status i saka. 2 Sekretariatet Vidare opplæring av kontrollutvalet. 3 Sekretariatet Endring av møtedato den Deloitte AS Forvaltningsrevisjon av fysiske miljø i skulebygg Status. 5 Deloitte AS Revisjonsplan FORSLAG TIL : Kontrollutvalet tek orienteringssakene til orientering. Nr. Frå: Orientering vedr.: 1 Utvalsleiar Lesebrett til politiske utval i Stord kommune Status i saka. Alle i utvalet har no lesebrett. Sekretariatet informerte om at innkalling på papir vert sendt ut til medlemmene så lenge det er behov for det. Difor må ein koma tilbake til tidspunkt når dei faste medlemmene berre skal ha innkallinga elektronisk. Vara må framleis få innkallinga på papir, då dei ikkje har lesebrett. 2 Sekretariatet Vidare opplæring av kontrollutvalet. Vidare opplæring er planlagt til Solstrand hotell på Os frå og med den 6. - til og med den Vidare informasjon i samband med opplæringa vil koma. KUV vert oppmoda om å koma med forslag til tema på opplæring. 3 Sekretariatet Endring av møtedato til kontrollutvalsmøte den Møtedatoen vert endra til den Revisor ber om at interimrevisjonen vert sett opp på slutten av neste møtet, då ho er forhindra i å vera med i første del av dette møtet. 2

3 4 Deloitte AS Forvaltningsrevisjon av fysiske miljø i skulebygg Status. Line M. Johansen v/ Deloitte AS informerte om status i forvaltningsrevisjon så langt og kva som gjenstår av revisjonsarbeidet. Vanskelig å koma med avklaringar pr. i dag då det ikkje er gjennomført analyse av dei innsamla data, så langt. Ved igangsetjing av revisjonsarbeidet igjen, vil det bli behov for å kontrollera ein del av allereie innsamla data, om desse framleis er korrekte. 5 Deloitte AS Revisjonsplan Else Holst Larsen v/ Deloitte AS gjekk gjennom revisjonsplan for 2013 og svarte på spørsmål frå kontrollutvalet. Sekretariatet gjorde oppmerksam på at kommunen si årsberetning og årsrekneskap må sendast minst to veker før det skal handsamast i kontrollutvalet. : Kontrollutvalet tek orienteringssakene til orientering. 32/13 MELDINGAR Nr. Frå: Melding vedr.: 1 Kommunestyret Medlemskap i Trasparancy International Norge. 2 Kommunestyret Budsjettrevisjon 1. tertial 2013 Stord kommune. 3 Kommunestyret Vedlikehaldsplan. 4 Komité for rehab., helse og omsorg 5 Kommunal- og regional departement Årsmelding alkoholkontroll Stord kommune Rundskriv om iverksetting av endringer i kommuneloven m.m. egenkontroll mv. FORSLAG TIL : Kontrollutvalet tek meldingane til orientering. Kontrollutvalsleiar gjekk gjennom meldingane. : Kontrollutvalet tek meldingane til orientering. 33/13 BUDSJETT FOR KONTROLL- OG TILSYNSARBEIDET 2014 FOR STORD KOMMUNE FORSLAG TIL Kontrollutvalet godkjenner budsjettforslaget slik det ligg føre. Budsjettforslaget skal følgja sak med budsjettarbeid fram til handsaming i kommunestyret. Kommunestyret gjer endeleg vedtak om budsjett for kontroll- og tilsynsarbeidet for

4 Kontrollutvalet gjekk gjennom forslag til budsjett Det vart litt usikkerheit kring budsjetteringssum for kurs, konferansar og opplæring for kontrollutvalet. Sekretariatet skal gå gjennom denne posten(ane) på nytt og fekk mynde til å endra tala om det vart naudsynt. Kontrollutvalet godkjenner budsjettforslaget slik det ligg føre. Budsjettforslaget skal følgja sak med budsjettarbeid fram til handsaming i kommunestyret. Kommunestyret gjer endeleg vedtak om budsjett for kontroll- og tilsynsarbeidet for /13 VURDERING AV OM DELOITTE AS ER UAVHENGIG I HØVE TIL STORD KOMMUNE FORSLAG TIL Kontrollutvalet tar uavhengighetserklæringa frå ansvarleg revisor Else Holst Larsen vedrørande om Deloitte AS er uavhengig i høve Stord kommune, til etterretning. Kontrollutvalet tar uavhengighetserklæringa frå ansvarleg revisor Else Holst Larsen vedrørande om Deloitte AS er uavhengig i høve Stord kommune, til etterretning. 35/13 GJENNOMGANG AV MØTEPROTOKOLLAR FORSLAG TIL Kontrollutvalet tar møteprotokollane til orientering. Aktuelle møteprotokollar vart gjennomgått og drøfta. Det var ingen saker som kontrollutvalet ville be om meir informasjon om på noverande tidspunkt. Kontrollutvalet tar møteprotokollane til orientering. EVENTUELT 1. Ekstramidlar til forvaltningsrevisjon: a. Utvalsleiar og sekretariatet hadde avtale om eit møte med ordførar i dag, for å diskutera kva løysing ein skal finna i høve å få midlar til å fullføra forvaltningsrevisjonen som er i gang sett. Ordførar måtte avlysa dette møtet. b. Kontrollutvalet vil no senda brev til ordførar i høve avklaring av ekstramidlar til å fullføra forvaltningsrevisjonen. c. I møtet vart det synt til Politisk reglement og retningsliner som vart endra- og vedteke på nytt av kommunestyret i Stord kommune den d. Sekretariatet og utvalsleiar har fått fullmakt frå kontrollutvalet til å skriva brevet på vegne av utvalet. 4

5 2. Kvalitetslosen: a. Kontrollutvalet ynskjer at rådmannen gjev ei oppdatering/status i kvalitetslosen i KUV møte den Innkallinga til KUV møta: a. Kontrollutvalet ynskjer at innkallinga får ein ny og betre mal enn slik det er i dag. b. Sekretariatet informerte om at fylkeskommunen er i ferd med å innføra tekstbehandlingsverktøyet ephorte 5. Såleis vil innkalling og møteprotokoll få om lag same mal som det Stord kommune har i dag, då dei også nyttar ephorte. Johan Inge Særsten leiar Elin Molven møtesekretær 5