35/10 Oppfølging av justert plan for forvaltningsrevisjon og tinging av prosjekt

Transkript

1 kommunee MØTEPROTOKOLL Kontrollutvalet Dato: Kl.: Stad: Kommunestyresalen Saknr.: 30/10 37/10 MØTELEIAR Benedicte Meyer (SV) DESSE MØTTE Gro Rydland (SP) fekk permisjon og gjekk frå møte etter sak 32/10 Svein Lunde (KrF) Johannes Koløen (H) Torvald Ingebrigtsen (Ap) FORFALL DESSUTAN MØTTE Deloitte AS v/else Holst Lasen og Gunnar Hoff (til og med sak 35/10) Frå administrasjonen møtte økonomisjef Trond Salmo i sak 32/10 Orienteringssak nr.1 Ordførar Harald Rydland møtte i sak 32/10 Orienteringssak nr. 2 og nr. 3 Hordaland fylkeskommune, sekretariat for kontrollutvalet v/ Kari Nygard. Sakliste: Saknr. Sak 30/10 Godkjenning av innkalling og sakliste 31/10 Protokoll frå siste møte i kontrollutvalet, /10 Orienteringssaker 33/10 Meldingar 34/10 Rekneskapsrevisjon 35/10 Oppfølging av justert plan for forvaltningsrevisjon og tinging av prosjekt 36/10 Gjennomgang av møteprotokollar 37/10 Konkurranseutsetting av revisjonstenester for ny avtaleperiode godkjenning av konkurransegrunnlag 1

2 30/10 GODKJENNING AV INNKALLING OG SAKLISTE Det framkom ikkje merknader til innkalling og sakliste. Innkalling og sakliste vart samrøystes godkjend. 31/10 GODKJENNING AV PROTOKOLL FRÅ MØTE Det framkom ikkje merknader til protokoll frå møte Protokollen frå møte vart samrøystes godkjend. 32/10 ORIENTERINGSSAKER Desse orienteringssakene vart lagt fram: Nr. Frå: Orientering vedr.: 1 Økonomisjef Reglement for finansforvaltning i Fitjar kommune Rapport finansforvaltning 2.tertial Ordførar Oppfølging etter rapport om selskapskontroll / eigarskapsforvalting (Vedtak i KST ) Selskapsoversikt og eigarstrategi (Vedtak i KST ) Om etablering av nytt kommunalt selskap (Næringspark) 3 Deloitte Prosess for å koma med innspel til arbeid med Vegleiar for kontrollutval oppfølging av 85 tilrådingar FORSLAG TIL : Kontrollutvalet tek orienteringane til orientering. Nr. Frå: Orientering vedr.: 1 Økonomisjef Økonomisjef Trond Salmo orienterte om reglement for finansforvaltning i Fitjar kommune, nytt reglement er vedteke for å tilfredstilla nye krav i forskrift frå departementet. Rapport finansforvaltning 2.tertial 2010 blei gjennomgått av økonomisjef. Dette er den første rapporten som er lagt fram etter det nye reglementet. Kontrollutvalet gav kommentarar og stilte spørsmål til orienteringa, som blei svara på. 2 Ordførar Om oppfølging etter rapport om selskapskontroll / eigarskapsforvalting (Vedtak i KST ): Ordførar orienterte om då saka var oppe i kommunestyret og vidare arbeid med å utarbeida oversyn over selskap. Selskapsoversikt og eigarstrategi (Vedtak i KST ): Det vart i denne saka lagt fram rapport med oversyn over selskap og eigarandelar for kommunestyret. Kontrollutvalet ønskjer at saka med rapport / oversyn av selskap vert lagt fram på neste KU-møte. Ordførar orienterte om at det vert planlagt å legga sak om selskapsoversyn fram på hausten kvart år, etter at alle selskap har hatt generalforsamling / ferdig med årsavslutning. 2

3 Om etablering av nytt kommunalt selskap (Næringspark): Saka har vore handsama i kommunestyret, seinast , og SNU har også arbeidd med saka. Ordførar orienterte om korleis ein arbeider med å få interessentar til næringsparken og at det vert arbeidd vidare med organiserings-løysingar. Ordførar er og næringssjef. Han sa litt om korleis han opplever desse to rollene, og meiner det i nokre høve er uheldig at ein person har begge desse rollane. 3 Deloitte Gunnar Hoff leia prosess med kontrollutvalet vedr. innspel til Vegleiar for kontrollutval oppfølging av 85 tilrådingar, som Deloitte er i ferd med å utarbeida. Oversyn over innhald vart delt ut og gjennomgått. Kontrollutvalet drøfta dei ulike emne og kom med innspel som Deloitte tek med seg i det vidare arbeidet. ingen orienteringar under ymse : Kontrollutvalet tek orienteringane til orientering. 33/10 MELDINGAR Desse meldingane vart lagt fram: Nr. Melding frå: Melding vedr.: 1 Kommunestyret Melding om vedtak Delegering av mynde (PS 43/10) frå møte Deloitte Melding om forlenging av revisjonsavtale 3 Sekretariatet Tilbakemelding om årsmeldingar frå Sunnhordland Interkommunale Barnevernsteneste 4 Sekretariatet Tilbakemelding om tinging av rapport frå Kommunal Rapport sin rangering av Fitjar kommune på Kommunebarometeret 5 Økonomikontoret Rekneskap og budsjett for perioden januar september 2010 for kontrollutvalet FORSLAG TIL : Kontrollutvalet tek meldingane til orientering. Nr. Melding frå: Melding vedr.: 1 Kommunestyret Melding om vedtak om delegering av mynde (PS 43/10) frå KSTmøte vart referert. 2 Deloitte Deloitte har stadfesta at revisjonsavtale vert forlenga til og med Sekretariatet Tilbakemelding om at Sunnhordland Interkommunale Barnevernsteneste har stadfesta at årsmeldingar vil verta sendt til kontrollutvalet 4 Sekretariatet Tilbakemelding om at tinging av rapport frå Kommunal Rapport sin rangering av Fitjar kommune på Kommunebarometeret ikkje vart gjennomført fordi prisen var forholdsvis høg 5 Økonomikontoret Rekneskap og budsjett for perioden januar september 2010 for kontrollutvalet vart gjennomgått og kommentert ingen meldingar under ymse : Kontrollutvalet tek meldingane til orientering. 3

4 34/10 REKNESKAPSREVISJON FORSLAG TIL Revisjonsplan for Fitjar kommune 2010 og notat om revisjonsmandat vert teke til orientering. Else Holst Larsen presenterte revisjonsmandat og revisjonsplan for Fitjar kommune. Kontrollutvalet kommenterte og stilte spørsmål, som vart svara på. Forslag til vedtak vart samrøystes vedteke. Revisjonsplan for Fitjar kommune 2010 og notat om revisjonsmandat vert teke til orientering. 35/10 OPPFØLGING AV JUSTERT PLAN FOR FORVALTNINGSREVISJON OG TINGING AV PROSJEKT FORSLAG TIL : 1. Kontrollutvalet ber Deloitte gjennomføra forvaltningsrevisjon innan 2. Deloitte vert innan.. beden om å levere forslag til prosjektplan i tråd med dei føringar utvalet har gjeve, inkl. føremål, problemstillingar, ev. avgrensingar og ressursbruk. 3. Kontrollutvalet gjev utvalsleiar, i samråd med sekretariatet, fullmakt til å godkjenne prosjektplanen. 4. Godkjend prosjektplan skal leggjast fram som melding i kontrollutvalet i neste møte. Sidan nokon av dei andre sakene hadde teke mykje tid, drøfta kontrollutvalet at det var ønskje om å utsetja saka. Det vart gjort samrøystes vedtak om å utsetja saka til neste møte i kontrollutvalet. Saka vert utsett, og vert teke opp på neste møte i kontrollutvalet. 36/10 GJENNOMGANG AV MØTEPROTOKOLLAR FORSLAG TIL Kontrollutvalet tar møteprotokollane til orientering. Møteprotokollar vart gjennomgått og kommentert, og forslag til vedtak vart samrøystes vedteke. Kontrollutvalet tar møteprotokollane til orientering. 37/10 KONKURRANSEUTSETTING AV REVISJONSTENESTER FOR NY AVTALEPERIODE GODKJENNING AV KONKURRANSEGRUNNLAG FORSLAG TIL 1. Framlagt konkurransegrunnlag, med dei endringar som framkom i møtet, vert vedteke. 2. Sekretariatet, i samarbeid med Sunnhordland Interkommunale Innkjøpsforum, får fullmakt til å gjera naudsynte redaksjonelle og strukturelle endringar i konkurransegrunnlaget før det vert sendt ut. Konkurransegrunnlaget vart delt ut. Dette er unnateke offentlegheit iflg. Offentleglova 23, 3.avsnitt. Innhaldet vart gjennomgått av sekretariatet og kontrollutvalet stilte spørsmål og kom med kommentarar. Det kom ikkje fram forslag til endringar til framlegget. Forslag til vedtak vart samrøystes vedteke. 4

5 1. Framlagt konkurransegrunnlag, med dei endringar som framkom i møtet, vert vedteke. 2. Sekretariatet, i samarbeid med Sunnhordland Interkommunale Innkjøpsforum, får fullmakt til å gjera naudsynte redaksjonelle og strukturelle endringar i konkurransegrunnlaget før det vert sendt ut. YMSE Ingen saker vart teke opp under ymse. Benedicte Meyer Fungerande kontrollutvalsleiar Kari Nygard Sekretær 5