Austevoll kommune Møteprotokoll

Transkript

1 Austevoll kommune Møteprotokoll Utvalg: Kontrollutvalet Møtestad: Møterom 2. etasje nybygg, Rådhuset i Austevoll Dato: Tidspunkt: 10:00 13:00 Følgjande faste medlemmer møtte: Navn Funksjon Representerer Joon Raymond Haugland Leiar H Hans Reidar Njåstad Medlem SP Anne-Kristine Bakke Medlem AP Følgjande medlemmer hadde meldt forfall: Navn Funksjon Representerer Håkon Nyheim Nestleiar FRP Hege Storebø Medlem FRP Følgjande varamedlemmer møtte: Navn Møtte for Representerer Eivind Nyheim Hege Storebø FRP Merknader Vararepresentant for Håkon Nyheim var innkalla, men kunne ikkje møta. Andre som møtte: Navn Helge Skugstad Thomas Martin Larsen Ruth Larsen Jofrid Troland Lena Davik Fjørtoft Ole Willy Fundingsrud Kari Nygard Stilling Rådmann i PS 12/15 og RS 10, 11 og 12/15 Økonomisjef i RS 10, 11 og 12/15 og PS 14/15 Kommunalsjef i PS 13/15 Leiar for bestillarkontoret i PS 13/15 Forvaltningsrevisor KPMG heile møtet Forvaltningsrevisor KPMG heile møtet Seniorrådgjevar Hordaland Fylkeskommune heile møtet Joon Raymond Haugland utvalsleiar Kari Marie Nygard utvalssekretær Dokumentet er elektronisk godkjent og har derfor ikkje underskrift. 1

2 Saksliste Utvalgssaksnr PS 10/15 PS 11/15 Innhold Lukket Arkivsaksnr Godkjenning av innkalling og sakliste Godkjenning av protokoll frå forrige møte PS 12/15 PS 13/15 PS 14/15 PS 15/15 PS 16/15 Orienteringssak om oppseiing av avtale om sekretariatstenester for kontrollutvalet i Austevoll kommune Orienteringssak om arbeid ved bestillarkontoret for helsetenester Rapport etter forvaltningsrevisjon om styring av investeringsprosjekt Årsmelding frå skatteoppkrevjar og kontrollrapport 2014 vedr. skatteoppkrevjarfunksjonen i Austevoll kommune. Uttale frå kontrollutvalet. Referatsaker 2015/ / / /270 RS 10/15 Notat med økonomisk oversikt drift før revidering 2014/266 RS 11/15 Finansforvaltning - status pr /266 RS 12/15 Rekneskapsrapportar januar og februar 2014/266 RS 13/15 FKT fagkonferanse på Gardermoen juni Invitasjon (12c) 2014/343 RS 14/15 Notat vedr. prisjustering for sekretariatstenester 2015/10 RS 15/15 Orientering om strategisk næringsplan i BRB 2014/188 PS 17/15 Gjennomgang av møteprotokollar 2014/267 PS 18/15 Eventuelt 2

3 PS 10/15 Godkjenning av innkalling og sakliste Det kom ikkje merknader til innkalling eller sakliste. Innkalling og sakliste vart samrøystes godkjent. PS 11/15 Godkjenning av protokoll frå forrige møte Det kom ingen merknader til protokoll frå kontrollutvalsmøte Protokoll frå kontrollutvalsmøte vart samrøystes godkjent. PS 12/15 Orienteringssak om oppseiing av avtale om sekretariatstenester for kontrollutvalet i Austevoll kommune Forslag til vedtak Orienteringssak vert lagt fram utan forslag til vedtak. Rådmann Helge Skugstad orienterte. Noverande kontrakt er forhandla og underskriven av rådmann, som ikkje anser saka som prinsippiell. Legg opp til å sondera muligheter for sekretariatstenester i løpet av året og legga saka fram for nytt kontrollutval etter valet til hausten. Kontrollutvalet stilte spørsmål og kom med kommentarar. Informasjonen vart samrøystes teke til orientering. Informasjonen vert teke til orientering. PS 13/15 Orienteringssak om arbeid ved bestillarkontoret for helsetenester Forslag vedtak Kontrollutvalet tek informasjonen til orientering. Kommunalsjef Ruth Larsen orienterte innleiingsvis om korleis det vert arbeidd med oppfølging av kontrakten med Aleris. Kommunen planlegg å gjennomføra nye tilsyn. Det er og gjennomført brukarundersøkelsar. Rapportar etter dette vil bli oversendt kontrollutvalet. Leiar for Bestillarkontoret Jofrid Troland fortalde om arbeidet ved kontoret. Det har nå vore i drift i omlag 2 år. I starten har ein hatt fokus på å finna fram til god rollefordeling, utarbeida rutinar og tilrettelegging av tenestene. Det vert halde samhandlingsmøter med Aleris, og kommunikasjon og oppgåvefordeling ser ut til å fungera bra. Kontrollutvalet fekk og ei kort innføring i Kvalitetssystemet som er teke i bruk, og det vart vist døme på rutinar som er utarbeida. Kontrollutvalet fekk stilla spørsmål og kom med kommentarar. Utvalet vil halda seg oppdatert om det vidare arbeidet med tilsyn, kvalitetssikring og oppfølging av desse tenestene, og fatta samrøystes vedtak. 3

4 Kontrollutvalet tek informasjonen til orientering. Utvalet vil halda seg oppdatert om vidare arbeid med tilsyn, kvalitetssikring og oppfølging av desse tenestene. PS 14/15 Rapport etter forvaltningsrevisjon om styring av investeringsprosjekt Forslag til innstilling 1. Kommunestyret merkar seg det som kjem fram i rapport etter forvaltningsrevisjon av «Styring av investeringsprosjekt» i Austevoll kommune. 2. Med bakgrunn i rapporten ber kommunestyret om at rådmann syter for at tilrådingane som er gjeve, og som saksframlegget viser, vert følgde opp i vidare planlegging, gjennomføring og avslutting av prosjekt i kommunen. 3. Kommunestyret ber om at det innan vert laga ein handlingsplan som viser kva tiltak som skal setjast i verk for å følgja opp tilrådingane i rapporten, når tiltaka skal setjast i verk, og kven som skal ha ansvar for iverksetjinga. Lena Davik Fjørtoft og Ole Willy Fundingsrud presenterte rapporten etter forvaltningsrevisjon. Det vart gjort greie for arbeidet med prosjektet og sett fokus på dei tilrådingar som revisor har kome med. Kontrollutvalet fekk stilla spørsmål og koma med kommentarar. Utvalet gav uttykk for at det er ein god rapport som er lagt fram. Kontrollutvalet ber om at rapporten vert presentert for kommunestyret når saka kjem opp til handsaming. Forslag til innstilling vart samrøystes vedteke. Innstilling: 1. Kommunestyret merkar seg det som kjem fram i rapport etter forvaltningsrevisjon av «Styring av investeringsprosjekt» i Austevoll kommune. 2. Med bakgrunn i rapporten ber kommunestyret om at rådmann syter for at tilrådingane som er gjeve, og som saksframlegget viser, vert følgde opp i vidare planlegging, gjennomføring og avslutting av prosjekt i kommunen. 3. Kommunestyret ber om at det innan vert laga ein handlingsplan som viser kva tiltak som skal setjast i verk for å følgja opp tilrådingane i rapporten, når tiltaka skal setjast i verk, og kven som skal ha ansvar for iverksetjinga. PS 15/15 Årsmelding frå skatteoppkrevjar og kontrollrapport 2014 vedr. skatteoppkrevjarfunksjonen i Austevoll kommune. Uttale frå kontrollutvalet. Forslag til vedtak: 1. Kontrollutvalet merkar seg at Skatteetaten, Skatt Vest, konkluderer med at Austevoll kommune har ein skatteoppkrevjarfunksjon som vert i det alt vesentlege utført på ein tilfredstillande måte. 2. Kontrollutvalet merkar seg at rammene for kjøp av tenester for gjennomføring av arbeidsgjevarkontrollar er tilstrekkeleg for å oppnå målsetjing om å gjennomføra kontroll av minst 5 % antal leverandørar av LTO i kommunen. Kontrollutvalet meiner dette er positivt, og vil rå til at Austevoll kommune også vidare framover set tilstrekkelege rammer for dette arbeidet. 3. Årsrapport frå skatteoppkrevjaren i Austevoll og kontrollrapport frå Skatteetaten vert teken til orientering og oversendt kommunestyret til orientering. Årsmelding frå skatteoppkrevjar og kontrollrapport vedr. skatteoppkrevjarfunksjonen i Austevoll kommune for 2014, vart gjennomgått og drøfta. Forslag til vedtak vart samrøystes vedteke. 4

5 1. Kontrollutvalet merkar seg at Skatteetaten, Skatt Vest, konkluderer med at Austevoll kommune har ein skatteoppkrevjarfunksjon som vert i det alt vesentlege utført på ein tilfredstillande måte. 2. Kontrollutvalet merkar seg at rammene for kjøp av tenester for gjennomføring av arbeidsgjevarkontrollar er tilstrekkeleg for å oppnå målsetjing om å gjennomføra kontroll av minst 5 % antal leverandørar av LTO i kommunen. Kontrollutvalet meiner dette er positivt, og vil rå til at Austevoll kommune også vidare framover set tilstrekkelege rammer for dette arbeidet. 3. Årsrapport frå skatteoppkrevjaren i Austevoll og kontrollrapport frå Skatteetaten vert teken til orientering og oversendt kommunestyret til orientering. PS 16/15 Referatsaker Referatsakene vart gjennomgått, kommentert og teke til orientering. Kontrollutvalet tek referatsakene til orientering. PS 17/15 Gjennomgang av møteprotokollar Forslag til vedtak Kontrollutvalet tek møteprotokollane til orientering Møteprotokollane vart gjennomgått og kommentert. Det var ingen saker ein ville sjå nærmare på nå. Forslag til vedtak vart samrøystes vedteke. Kontrollutvalet tek møteprotokollane til orientering. PS 18/15 Eventuelt Sekretariatet tok opp om det er ønske å legga fram sak vedr. val av nytt kontrollutval hausten Aktuelt punkt å sjå på vil vera om vararepresentantar til kontrollutvalet skal veljast i rekkefølge. Vedtak i saka var samrøystes Kontrollutvalet ønskjer at sak vedr. val av nytt kontrollutval, vert lagt fram på neste møte. 5